進(jìn)入新世紀(jì)，我國圖書館事業(yè)的發(fā)展也進(jìn)入了一個(gè)新的階段。在城市化進(jìn)程不斷加快，城市公共文化服務(wù)體系不斷完善的大背景下，城市圖書館的新館建設(shè)尤其引人注目。從特大城市、大城市到中小城市，大規(guī)模的新館建設(shè)工程方興未艾，新館建設(shè)蓬勃興起?？梢哉f，圖書館正面臨著歷史上最好的發(fā)展機(jī)遇，在城市文化建設(shè)中的標(biāo)志地位日益得到凸顯和加強(qiáng)。2012年，濮陽市委、市政府決定作為重點(diǎn)項(xiàng)目在濮陽新區(qū)建設(shè)濮陽圖書館新館，新館位于濮陽新區(qū)教育園區(qū)內(nèi)，五所學(xué)校呈半圓形環(huán)聚在四周，中間七個(gè)綜合性場館呈七星分布，圖書館是七星之四——“文曲星”，新館建成后也是濮陽新區(qū)十大標(biāo)志性建筑之一。在新館建設(shè)前期準(zhǔn)備工作中、建設(shè)期間和建好驗(yàn)收評估的時(shí)候，有大量的文字材料，圖紙圖片文件等，需要對這些資料進(jìn)行建檔管理。

1 新館建設(shè)檔案的意義和作用

在新館建設(shè)過程中會有大量的文件材料，諸如工程準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘測、設(shè)計(jì)文件，招投標(biāo)文件等；監(jiān)理文件；施工文件；竣工圖；竣工驗(yàn)收文件和新館運(yùn)營檔案等六大類文件需要建檔保存。在建設(shè)過程中我們深刻地感覺到，建立新館建設(shè)檔案意義和作用十分重大，第一，建立新館建設(shè)檔案是國家法律、法規(guī)的強(qiáng)制性要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國家計(jì)委頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》第十六條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和工程全過程中產(chǎn)生的文件材料規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍和內(nèi)容，以確保歸檔文件材料的完整性?！眻D書館有責(zé)任和義務(wù)建立和管理新館建設(shè)檔案。第二，新館建設(shè)檔案是圖書館整體檔案的重要組成部分。圖書館建設(shè)歷史是圖書館歷史的重要組成部分，而新館建設(shè)檔案全面真實(shí)地保存并再現(xiàn)了城市圖書館新館建設(shè)的全部歷程，既有成功的經(jīng)驗(yàn)留存又有失敗的教訓(xùn)總結(jié)，既有參與新館建設(shè)各個(gè)方面機(jī)構(gòu)及人員的資料，又有新館建設(shè)過程中所發(fā)生時(shí)間的資料等。第三，新館建設(shè)檔案對于圖書館建筑用后評估，圖書館建筑的調(diào)整、改進(jìn)、修繕、將來的改造都具有很大的幫助。圖書館建筑的用后評估越來越受到人們的重視，用后評估的一個(gè)目的就是看建筑是否實(shí)現(xiàn)了當(dāng)初的設(shè)計(jì)目標(biāo)并分析出現(xiàn)問題的原因，圖書館建設(shè)檔案對于用后評估的作用不言而喻。城市圖書館新館建設(shè)完成后，隨著時(shí)間的推移，不可避免地要對其空間、結(jié)構(gòu)等作出一定的調(diào)整、改進(jìn)、修繕以至改造，館建檔案中的勘察、設(shè)計(jì)、施工等資料是保證上述工作成功的重要資料。第四，新館建設(shè)檔案對于其他城市圖書館建設(shè)具有很好的參考借鑒作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，城市圖書館新館建設(shè)也會持續(xù)發(fā)展。圖書館建設(shè)檔案對其他城市圖書館的新館建設(shè)工作也具有很大的參考作用，有助于他們豐富思路、少走彎路、提高效率、降低成本。

2 新館建設(shè)檔案的范圍和要求

新館建設(shè)檔案的范圍包括圖書館建筑工程檔案、新館開業(yè)業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、新館慶典等資料。新館建設(shè)檔案是全面收錄與城市圖書館建設(shè)相關(guān)的一切形式的文獻(xiàn)資料，包括紙質(zhì)資料、照片、錄像、電子文件、手稿等，時(shí)間范圍上包括從新館建設(shè)規(guī)劃一直到用后評估各個(gè)階段的有關(guān)資料，是圖書館檔案的有機(jī)組成部分。

《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，歸檔的文件，檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)、改擴(kuò)建的需要。檔案的完整指按國家檔案局和國家計(jì)委、國檔發(fā)[1988]4號文件所確定的內(nèi)容，將項(xiàng)目建設(shè)全過程中應(yīng)該歸檔的文件、資料歸檔，各種文件原件齊全。檔案的準(zhǔn)確指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映項(xiàng)目（工程）竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。檔案的系統(tǒng)指按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

3 新館建設(shè)檔案的管理

根據(jù)檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，新館建設(shè)檔案的管理顯得尤為重要。要管理好新館建設(shè)檔案，筆者認(rèn)為，必須做到如下幾點(diǎn)：

第一，要指定專人負(fù)責(zé)圖書館新館建設(shè)檔案的建立與管理。檔案建設(shè)應(yīng)貫穿城市圖書館建設(shè)的始終，從城市圖書館建設(shè)規(guī)劃起就要安排專人進(jìn)行檔案的建設(shè)和管理，務(wù)求全面、系統(tǒng)不遺漏。

第二，根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和本館建設(shè)的實(shí)際情況制定新館建設(shè)檔案管理工作細(xì)則，并確立建檔分類標(biāo)準(zhǔn)?？梢园凑杖缦路诸惞芾恚盒吗^建設(shè)組織機(jī)構(gòu)文件、可行性研究與任務(wù)書、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、工藝設(shè)備、涉外文件、財(cái)務(wù)器材管理、新館慶典資料以及其他資料等。

第三，新館建設(shè)過程中會產(chǎn)生大量的文件資料，一定要注意隨時(shí)整理歸檔，不要等到最后再處理，如果等到最后再整理，既容易造成資料的丟失，也不便于建設(shè)過程中的查閱。關(guān)于新館建設(shè)的規(guī)劃、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、工作計(jì)劃、會議資料、各種合同、調(diào)研資料、財(cái)務(wù)資料、宣傳活動(dòng)資料、驗(yàn)收資料、用后評估資料等都要注意收集和組織，照相和錄音、錄像更是需要及時(shí)攝錄和收集，文字資料若當(dāng)時(shí)沒有收集，以后還可以補(bǔ)充或追記，而音像資料如果當(dāng)時(shí)沒有攝錄，以后則無法彌補(bǔ)。

第四，利用計(jì)算機(jī)輔助新館建設(shè)檔案管理。積極運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對新館建設(shè)檔案信息進(jìn)行存儲、管理，提高工作效率，便于科學(xué)管理。傳統(tǒng)的檔案管理有一定的規(guī)范性，由于手工立卷操作較麻煩，效率低，易出錯(cuò)，因此，傳統(tǒng)的管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。要改變這種傳統(tǒng)管理方式，實(shí)現(xiàn)以電子檔案為主要管理對象，以計(jì)算機(jī)操作為主要方法，以實(shí)現(xiàn)共享為工作內(nèi)容的現(xiàn)代檔案管理方式。為此，首先要更新觀念，掌握現(xiàn)代化技術(shù)；其次要有現(xiàn)代化的設(shè)備。當(dāng)前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用到社會的各個(gè)領(lǐng)域，檔案計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展的必然趨勢。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備可以大大提高立卷、歸檔工作的效率，變手工操作為高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)輔助立卷、歸檔管理，既做到了省時(shí)、省力，又做到了方便快捷。根據(jù)檔案工作與圖書館新館建設(shè)檔案業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則，有些檔案可以利用圖書館計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，有些可以單獨(dú)編制應(yīng)用軟件，實(shí)行檔案工作的計(jì)算機(jī)管理。在收集整理資料的同時(shí)，將其隨時(shí)掃描存儲并按照一定的規(guī)則建立圖書館新館建設(shè)檔案資料數(shù)據(jù)庫，一則作為檔案的電子備份，二則便于建設(shè)過程中的查詢和調(diào)閱。

第五，歸檔時(shí)必須有竣工圖。竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內(nèi)容包括：“×××工程竣工圖”、“施工單位名稱”、“編制人”、“審核人”、“技術(shù)負(fù)責(zé)人”和“編制日期”。圖章規(guī)格尺寸為“70mm×50mm”。

第六，檔案行政管理部門要派員參加初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程驗(yàn)收的初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段同步進(jìn)行，重點(diǎn)應(yīng)放在初步驗(yàn)收階段。初步驗(yàn)收時(shí)，在驗(yàn)收主管單位組織下，檔案部門著重抽查項(xiàng)目檔案的歸檔情況。工程規(guī)模大、檔案案卷數(shù)量超過1000卷的，抽查15%的項(xiàng)目檔案；工程規(guī)模小，檔案案卷數(shù)量在1000卷以下的，抽查30%的項(xiàng)目檔案，評價(jià)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性情況以后寫出初驗(yàn)意見，對存在的問題提出改進(jìn)要求，限期解決?？⒐を?yàn)收時(shí)，項(xiàng)目規(guī)模較大、較復(fù)雜的，應(yīng)有檔案的專題驗(yàn)收報(bào)告。工程規(guī)模較小的，則應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告中寫明檔案的情況。在竣工驗(yàn)收鑒定書中要有關(guān)于檔案情況的評價(jià)。

第七，提高新館建設(shè)檔案管理工作人員的素質(zhì)。檔案工作人員的素質(zhì)是影響檔案開發(fā)利用工作的重要因素之一。作為檔案工作者，不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)，還要有較高的業(yè)務(wù)水平，也就是說，負(fù)責(zé)這項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案的人員必須具有摒棄名利觀念，甘當(dāng)無名英雄，具備“長作綠葉扶紅花，甘為蠟燭明他人”的職業(yè)道德，也要具備全面、系統(tǒng)的知識素質(zhì)，不斷地充實(shí)自己，不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識，才能做好這項(xiàng)工作。因此，要加強(qiáng)對檔案工作人員的政治思想和職業(yè)道德教育，同時(shí)還要加強(qiáng)對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們?nèi)嫦到y(tǒng)地了解檔案工作的基礎(chǔ)常識和工作方法，盡快掌握有關(guān)的新知識和新技能，以適應(yīng)新館建設(shè)檔案工作的需要。

第八，爭取圖書館領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持。圖書館新館建設(shè)檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地向館領(lǐng)導(dǎo)提供所需的檔案資料，讓領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中進(jìn)一步了解檔案的作用，體會檔案的重要性，從而爭取在人、財(cái)、物等方面給予足夠的重視和支持，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館新館建設(shè)檔案的開發(fā)與利用。

第九，館領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)參與新館建設(shè)工作人員都要有存檔意識和習(xí)慣?？梢酝ㄟ^舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、開展咨詢服務(wù)等多種形式，培養(yǎng)工作人員的檔案意識，無論是有關(guān)部門下發(fā)的文件，還是在新館建設(shè)工程中所形成的文件和活動(dòng)資料，領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)工作人員都要及時(shí)加以收集，交給專職管理人員。各部門要將各部門的檔案資料收集齊全，經(jīng)整理核對后，除辦手續(xù)需要交給有關(guān)部門的外，另備一份交給本館的專職新館建設(shè)檔案管理人員，不能隨便丟棄和私自占有數(shù)據(jù)和資料，防止和杜絕有價(jià)值的材料遺漏或丟失，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。

（作者單位：河南省濮陽市圖書館 來稿日期：2013-04-16）