2012年，我市檔案局為了迎接全國新農(nóng)村檔案工作示范市驗收，局機關(guān)工作人員分成幾組到農(nóng)村、社區(qū)對村級檔案整理工作進行指導(dǎo)。我在指導(dǎo)整理的過程中，發(fā)現(xiàn)村級檔案整理工作確實存在一些問題，這些問題如果不能很好地解決，會給村級檔案保存和利用工作帶來諸多不便。

案例1：在指導(dǎo)某村立卷過程中，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和村干部把該村全部文件材料收集后運到檔案局，由業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員幫助整理編目后，又全部運到村里入柜排列。村干部在給環(huán)衛(wèi)工人發(fā)工資時欲尋一張該村的環(huán)衛(wèi)工人出勤表，找遍所有檔案也未發(fā)現(xiàn)，就讓業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員再找，還是沒找著。而村里的環(huán)衛(wèi)工人參加工作時間不一、出勤天數(shù)不同，村里負責此項工作的干部也記不清楚具體情況。為了避免矛盾糾紛，村里就按環(huán)衛(wèi)工人自己說的時間和出勤發(fā)放此項工資。后來，村干部埋怨業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員把環(huán)衛(wèi)工人情況表整理丟了，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員也覺得委屈，認為你們本應(yīng)該自己整理或者至少派人學(xué)著整理，而竟然一個人都不去，收集的文件材料里也不知到底有沒有這份材料……

案例2：在指導(dǎo)某社區(qū)建檔過程中，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和社區(qū)干部共同把文件材料收集后，連同以往整理過的檔案全部運到檔案局重新整。當時我認為以往整理過的檔案就不要再動了，一位參與收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員說：“社區(qū)干部說了，以前整理過的檔案用著不方便得重新加以整理。”之后，我就開始逐卷查看已整理過的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案里面果然存在一些問題：期限與上級制定的有出入，分類也不合理，擬寫的標題也不確切，拆過的案卷也沒再裝訂，借出的文件也未歸檔，等等?？春?，對于這些檔案，我也認為應(yīng)該重新整理。可是，重新整理整過的檔案比整理剛收集的文件材料更加困難，一是檔案頁碼全得涂改、目錄封面全部作廢；二是浪費了人力、財力。如果不重新整理，查找利用檔案十分困難。

針對上述情況，我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員仔細研究對策，把那些專業(yè)性強不宜分開的如計劃生育、居民醫(yī)保、黨員、戶籍、“三資”管理等文件材料作為專業(yè)檔案整理，不再按文書檔案的七大類去分。整理后把屬于一種專業(yè)的檔案放在一起，先排永久，再排長期，最后排短期，所裝柜節(jié)上標出專業(yè)檔案的名稱，如“計劃生育檔案”，其中一種排完后，依照上述方法再排另外一種，這樣，村干部到檔案室就可以直觀地看到每種檔案，便于查找。

感悟：在指導(dǎo)建檔過程中，責任心要強，該歸檔的文件材料全部按保管期限各歸其類，同時，在整理過程中村里應(yīng)指派一人監(jiān)管或?qū)W著整理。無論難度多大，都應(yīng)按有關(guān)檔案整理標準，對所收集的資料、對整理過的檔案進行分類、再整理，形成不同門類的檔案，便于檔案的保存和利用。

（作者單位：新鄭市檔案局 摘自《檔案界》）