摘 要：從自動(dòng)化數(shù)字檔案館文件處置流程、提高數(shù)字檔案館進(jìn)館質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)文件的可靠性出發(fā)，提出數(shù)字檔案館系統(tǒng)中應(yīng)使用“文件處置協(xié)議”功能的觀點(diǎn)，明確數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議的基本格式、功能意義、流程和具體功能需求，促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能的開發(fā)和實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；文件處置協(xié)議；系統(tǒng)功能

文件處置協(xié)議功能是國(guó)際數(shù)字檔案館普遍采用的，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程控制的核心方法，而在我國(guó)卻缺乏相關(guān)功能應(yīng)用。2010年6月我國(guó)頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中，也未引入文件處置協(xié)議相關(guān)功能需求。本文通過探索文件處置協(xié)議功能的流程和應(yīng)用等問題，以期在我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐中引入文件處置協(xié)議的功能理念并推動(dòng)其實(shí)踐開發(fā)，進(jìn)一步提升我國(guó)數(shù)字檔案館運(yùn)行效率和質(zhì)量。

1文件處置協(xié)議的基本概念

文件處置協(xié)議（“Disposition Agreement”）一詞來源于美國(guó)電子文件檔案館（“Electronic Records Archive”）（以下簡(jiǎn)稱“ERA”）的需求文檔，該文檔將其定義為“控制文件處置，并包含文件集具體處理說明的文檔”[1]。從定義上看，文件處置協(xié)議類似于我國(guó)的保管期限表，可被視為適合于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的保管期限表。傳統(tǒng)的文件保管期限表僅適合于人讀，而文件處置協(xié)議主要用于機(jī)讀，適用于數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館使用的基本文件處置協(xié)議格式如圖1所示。

如圖1所示，文件處置協(xié)議一般由一個(gè)基本信息和多個(gè)處置項(xiàng)說明組成，基本信息說明文件處置協(xié)議的適用機(jī)構(gòu)、全宗或部門等概況性信息，而處置項(xiàng)說明明確每一類文件集的詳細(xì)處置方法。從格式上看，與傳統(tǒng)文件保管期限表相比，文件處置協(xié)議特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：①內(nèi)容精確化：傳統(tǒng)文件保kjk27HxGc7lYfizvvKvXNKslNWTVqptJOrH3nu1yMyg=管期限表只定義定期和永久兩種處置方式，而文件處置協(xié)議定義多種處置方式，例如，在“5.處置說明”下拉項(xiàng)可以選擇銷毀、移交、永久保管和重新鑒定四種處置方式，并且設(shè)置具體時(shí)間和周期；②內(nèi)容結(jié)構(gòu)化：文件處置協(xié)議中的字段采用控制值、系統(tǒng)驗(yàn)證、聲明及強(qiáng)制性依賴、值列表等形式控制字段值；③內(nèi)容豐富化：除傳統(tǒng)文件保管期限信息外，文件處置協(xié)議還提供每一個(gè)處置項(xiàng)詳細(xì)的文件數(shù)量、尺寸、移交頻率等信息，有助于數(shù)字檔案館對(duì)移交文件數(shù)量進(jìn)行預(yù)測(cè)和對(duì)較長(zhǎng)年限，例如一個(gè)長(zhǎng)期項(xiàng)目的多次移交進(jìn)行跟蹤和掌握。

圖1 數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議格式實(shí)例（部分）

2數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能的意義

國(guó)際領(lǐng)域?qū)τ谖募幹脜f(xié)議功能給予充分的重視，例如著名文件管理系統(tǒng)需求標(biāo)準(zhǔn)MoReq2010[2]將其列為文件系統(tǒng)的九大核心功能之一。ERA在其需求建設(shè)指南[3]中將文件處置協(xié)議功能列為數(shù)字檔案館必選功能之一，并在系統(tǒng)中實(shí)踐開發(fā)了該功能，該功能意義在于：

2.1 自動(dòng)化文件處置流程。美國(guó)長(zhǎng)久保存環(huán)境研究組《數(shù)字檔案館長(zhǎng)期需求》報(bào)告中特別指出：“數(shù)字檔案館需要積極地、盡可能地自動(dòng)化其業(yè)務(wù)流程。長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)表明，人力成本是數(shù)字檔案館運(yùn)行成本的最大部分”[4]。文件處置協(xié)議功能可以支持?jǐn)?shù)字檔案館自動(dòng)化鑒定、移交、銷毀等業(yè)務(wù)流程，例如，圖1中的“處置說明”項(xiàng)精確到年月，支持在預(yù)定時(shí)間發(fā)起移交、銷毀等業(yè)務(wù)流程，有效實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

2.2 提高數(shù)字檔案館進(jìn)館質(zhì)量。據(jù)中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院課題組對(duì)我國(guó)檔案館電子文件移交進(jìn)館情況的一項(xiàng)調(diào)研表明[5]：半數(shù)調(diào)研檔案館存在接收的電子文件未經(jīng)鑒定和劃分保管期限的問題，這意味著大量電子文件缺乏規(guī)范的鑒定便倉(cāng)促進(jìn)館，進(jìn)館電子文件價(jià)值缺乏控制。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中加入文件處置協(xié)議功能可以強(qiáng)制性要求進(jìn)館單位移交前進(jìn)行鑒定，劃分保管期限，制定完善的文件處置方案。例如，ERA要求文件形成部門采用數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)制定文件處置協(xié)議，移交的文件集必須鏈接到系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的文件處置協(xié)議，而缺乏相關(guān)文件處置協(xié)議的文件集不予接收。這樣就可以從源頭上把關(guān)，提高數(shù)字檔案館進(jìn)館質(zhì)量。

2.3 證明數(shù)字檔案館的可靠性。只有數(shù)字檔案館系統(tǒng)能夠證實(shí)其保管的文件是在恰當(dāng)?shù)奶幹脜f(xié)議控制下實(shí)施處置的，才能證明系統(tǒng)的可靠性。舉例來說，假如一份文件從系統(tǒng)中銷毀了，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)能夠證明這份文件銷毀是在一定的處置協(xié)議授權(quán)下合法進(jìn)行的，而不是隨意被刪除的。因此，數(shù)字檔案館系統(tǒng)中必須具備處置協(xié)議功能，并且鏈接至其所管轄的所有文件或文件集，而每一份文件或文件集都必須具備對(duì)應(yīng)的處置協(xié)議。

3數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能分析

3.1 數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能基本流程。數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能基本流程分為四步，如圖2所示：

圖2 數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能的基本流程

如圖2所示，該功能具體步驟為：

（1）立檔單位采用數(shù)字檔案館平臺(tái)創(chuàng)建處置協(xié)議，通常是由業(yè)務(wù)部門的檔案管理人員完成，處置協(xié)議初始狀態(tài)為“草案”；

（2）立檔機(jī)構(gòu)文件管理責(zé)任人員采用數(shù)字檔案館平臺(tái)對(duì)處置協(xié)議進(jìn)行審查和更新，完成后提交至檔案館審核，處置協(xié)議狀態(tài)從“草案”變?yōu)椤耙褜彶椋峤恢翙n案館批準(zhǔn)”；

（3）檔案館相關(guān)人員對(duì)機(jī)構(gòu)提交的處置協(xié)議進(jìn)行接收，并復(fù)核，對(duì)其中不合理的處置項(xiàng)提出修改意見后返回，處置協(xié)議狀態(tài)從“已審查，提交至檔案館批準(zhǔn)”變?yōu)椤皬?fù)核后返回修訂”；如果無需修改返回，則處置協(xié)議狀態(tài)從“已審查，提交至檔案館批準(zhǔn)”變?yōu)椤疤岚浮保?/p>

（4）檔案館檔案管理責(zé)任人員對(duì)處置協(xié)議提案正式批準(zhǔn)，處置協(xié)議狀態(tài)從“提案”變?yōu)椤罢脚鷾?zhǔn)”，文件處置協(xié)議進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)，賦予其正式的唯一標(biāo)識(shí)符后不能再被修改。

3.2 數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能需求。從圖2流程圖可以看出，數(shù)字檔案館系統(tǒng)至少應(yīng)為用戶提供創(chuàng)建、批準(zhǔn)處置協(xié)議等系列功能，具體包括：

3.2.1 創(chuàng)建處置協(xié)議。該功能包括：①創(chuàng)建處置協(xié)議模板；②基于模板、現(xiàn)有處置協(xié)議、根據(jù)一系列提問用戶回答來創(chuàng)建新處置協(xié)議功能。

3.2.2 存儲(chǔ)處置協(xié)議。該功能包括：賦予處置協(xié)議唯一標(biāo)識(shí)符和存儲(chǔ)文件處置協(xié)議功能。

3.2.3 賦予處置協(xié)議狀態(tài)。該功能包括：為用戶提供賦予處置協(xié)議狀態(tài)和根據(jù)需求報(bào)告處置協(xié)議狀態(tài)的功能。

3.2.4 修改處置協(xié)議。該功能包括：為用戶提供刪除和修改處置協(xié)議的功能。

3.2.5 管理處置協(xié)議多版本。該功能包括：①管理文件處置協(xié)議的多個(gè)版本；②管理在業(yè)務(wù)規(guī)則中定義的文件處置協(xié)議的各種版本的功能。

3.2.6 批準(zhǔn)處置協(xié)議。該功能包括：①為用戶提供提交待批準(zhǔn)的處置協(xié)議的功能；②為用戶提供批準(zhǔn)文件處置協(xié)議的功能，包括錄入文件處置協(xié)議批示、批準(zhǔn)相關(guān)人員，提供利用文件處置協(xié)議定義案卷、管理文件處置協(xié)議相關(guān)審查人員，合法用戶、錄入責(zé)任人員審查、錄入有關(guān)文件處置方案涉及的案卷內(nèi)容審查人、鑒定報(bào)告審查人信息等功能。

3.2.7 定義處置協(xié)議中的處置說明。該功能具體包括：①定義系統(tǒng)能夠?qū)嵤┑奶幹谜f明的功能；②檢查處置協(xié)議中包含的處置說明確保其能夠被系統(tǒng)實(shí)施的功能。

3.2.8 自動(dòng)化電子文件處置說明實(shí)施。該功能具體包括：①為用戶提供暫停任何處置說明自動(dòng)化實(shí)施的功能；②為用戶提供對(duì)任何暫停的處置說明繼續(xù)自動(dòng)化實(shí)施的功能；③提供實(shí)施變更的處置說明的功能；④在處置說明變更時(shí)進(jìn)行確認(rèn)；⑤識(shí)別變更的處置說明影響的所有文件；⑥對(duì)所有受處置說明變更影響的文件執(zhí)行變更后的處置說明功能。

3.2.9 其他。該功能包括：①定義處置協(xié)議之間關(guān)系；②提供包含處置協(xié)議中文件相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能；③根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)檢查處置協(xié)議功能；④提供在處置協(xié)議批準(zhǔn)過程的所有階段獲取處置協(xié)議功能。

3.3 數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能的應(yīng)用實(shí)例。數(shù)字檔案館應(yīng)實(shí)現(xiàn)以文件處置協(xié)議為核心的流程控制，例如處置協(xié)議控制數(shù)字檔案館文件的移交，支持鑒定流程確定文件價(jià)值，控制文件的銷毀等。以移交流程為例，數(shù)字檔案館處置協(xié)議對(duì)其控制原理如圖3所示。

圖3 數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議控制文件移交

如圖3所示，數(shù)字檔案館文件移交過程分為三步：①定義文件處置協(xié)議：定義文件處置協(xié)議及其處置說明，每一個(gè)文件處置說明規(guī)定一個(gè)文件集合的具體處置方法；②移交計(jì)劃：根據(jù)文件處置說明生成特定文件集合的移交計(jì)劃，根據(jù)移交計(jì)劃提出一到多次的移交申請(qǐng)，移交申請(qǐng)是對(duì)每一個(gè)文件集合中的部分文件移交提出的；③執(zhí)行移交：當(dāng)正式移交時(shí)，采用封裝方法對(duì)需要移交的文件集進(jìn)行封裝，并在傳輸、接收過程中采用認(rèn)證方法進(jìn)行認(rèn)證，生成認(rèn)證報(bào)告?？梢钥闯觯募幹脜f(xié)議在移交中主要發(fā)揮三方面功能：①控制文件移交范圍：文件處置協(xié)議控制哪些文件集需要移交、哪些需要暫時(shí)保存和銷毀；②移交計(jì)劃形成的前提和基礎(chǔ)：文件處置協(xié)議中有關(guān)文件處置說明的內(nèi)容會(huì)成為制定移交計(jì)劃的參考和依據(jù)，機(jī)構(gòu)向數(shù)字檔案館的每一次移交都必須是在一定的處置協(xié)議批準(zhǔn)下進(jìn)行的，不能隨意發(fā)起移交；③啟動(dòng)移交行為：文件處置協(xié)議中定義的處置說明將在預(yù)定時(shí)間啟動(dòng)移交，或是發(fā)出系統(tǒng)提醒。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館文件處置協(xié)議功能的未來實(shí)施和完善需要：①更新我國(guó)現(xiàn)有的保管期限表，使之成為可以應(yīng)用于計(jì)算機(jī)的文件處置協(xié)議，例如，人大學(xué)者李澤江提出的“對(duì)保管期限表應(yīng)細(xì)化其保管期限，處置行為，包含預(yù)定處置狀態(tài)的文件保管期限等策略”[6]；②建立文件處置協(xié)議模板庫(kù)：數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)建立各類文件處置協(xié)議的模板庫(kù)，供各類機(jī)構(gòu)、各種類型文件使用。例如美國(guó)電子文件檔案館的文件處置協(xié)議模板庫(kù)形成級(jí)次結(jié)構(gòu)。最頂層的處置協(xié)議模板適用于所有機(jī)構(gòu)使用，只包含最基本元素，例如基本處置說明、機(jī)構(gòu)名稱等；第二層處置協(xié)議模板劃分類別，例如捐獻(xiàn)檔案處置協(xié)議、聯(lián)邦文件處置協(xié)議等；第三層模板繼續(xù)細(xì)分，例如聯(lián)邦文件處置協(xié)議下劃分出圖像、音頻、文書類型處置協(xié)議等。除此之外，機(jī)構(gòu)可以在遵循ERA標(biāo)準(zhǔn)模板的格式要求下，自行定義更為精確的處置協(xié)議模板，并且注冊(cè)登記在ERA系統(tǒng)中，豐富的模板庫(kù)也將統(tǒng)一規(guī)范各類型機(jī)構(gòu)、各類文件的處置流程，避免文件處置隨意性。

注：本文系國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金青年項(xiàng)目“中國(guó)數(shù)字檔案館的基本結(jié)構(gòu)與運(yùn)行機(jī)制研究”（項(xiàng)目編號(hào)：11CTQ033）的研究成果之一。

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（作者單位：南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系 來稿日期：2013-04-10）