摘 要：必著項是檔案著錄的核心，是檔案著錄實踐的強制性依據(jù)。我國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的必著項結構與功能存在著一些差異。本文對兩者進行了系統(tǒng)比較，客觀分析各自的優(yōu)缺點，進而提出我國檔案著錄標準必著項優(yōu)化建議。

關鍵詞：檔案著錄標準；必著項；比較研究

著錄是檔案管理工作的重要內容，是對檔案實施智力控制的關鍵過程?，F(xiàn)代檔案著錄的目標是：確認和說明檔案背景和內容信息以便利用，建立準確而恰當?shù)闹洍l目并根據(jù)既定模式將著錄條目加以組織，進而自始至終地保證所著錄對象的可靠性、真實性、完整性、可理解性和可利用性?，F(xiàn)代檔案著錄工作貫穿于檔案文件整個生命周期。必著項則是檔案著錄的核心，它的定位與設計勢必對著錄結果產(chǎn)生重要影響。國際檔案著錄標準——《國際檔案著錄規(guī)則（總則）》（英文名：General International Standard Archival Description），由國際檔案學會于1994年正式發(fā)布，經(jīng)修訂之后于2000年發(fā)布第二版。中國檔案著錄標準——《GB/T3792.5-85檔案著錄規(guī)則》于1985年正式發(fā)布，經(jīng)修訂后于1999年發(fā)布行業(yè)標準《DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則》。系統(tǒng)地比較兩者的必著項，找準各自的優(yōu)缺點，對于當代社會背景和技術環(huán)境下，我國檔案著錄標準的完善和實施具有重要意義。

1 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準必著項結構比較

國際檔案著錄標準必著項為6項，分別為題名、著錄級別、時間、檔號、載體形態(tài)和形成者，分屬于特征說明項和背景信息項兩個大項（國際檔案著錄標準共包含7個大項，即特征說明項、背景信息項、內容與結構項、檢索與利用條件項、相關檔案項、一般性附注項、著錄控制項）；我國檔案著錄標準必著項為8項，分別為正題名、責任者、時間、檔號、分類號、電子文檔號、縮微號以及主題詞或關鍵詞，分屬于題名與責任說明項、時間項和排檢與編號項3個大項。如表1所示。

1.1 題名項結構比較。國際檔案著錄標準的題名項規(guī)定，在較高著錄級別（如全宗級、類別級、案卷級），自擬題名要包括文件形成者名稱。在較低著錄級別，可包括文件形成者和文件種類，以及有關職能活動、專業(yè)、存址和主題等信息；我國檔案著錄標準的正題名項只是列舉了示例，沒有明確規(guī)定自擬題名結構。

1.2 形成者項結構比較。國際檔案著錄標準要求形成者項不僅要著錄檔案形成者的名稱（包括對檔案形成、積累和管理負有責任的機構或個人名稱），而且，明確應按照《國際標準——團體、個人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則》[1]進行規(guī)范著錄，包括機構行政管理沿革或個人生平傳記、檔案歷史沿革等；我國檔案著錄標準中的責任者項只著錄責任者名稱，并指出責任者即作者，是指對檔案內容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人，未采用規(guī)范記錄標準。

1.3 時間項結構比較。國際檔案著錄標準的時間項可著錄文件形成時間或積累時間，以及時間類型。并建議在適當之處，采用國際標準《ISO 8601：1988 日期元素及交換格式-信息交換-日期與時間表示法》對時間進行著錄；我國檔案著錄標準的時間項則只能著錄文件形成時間，未明確采用何種時間表示標準。

1.4 檔號項結構比較。國際檔案著錄標準的檔號項，根據(jù)唯一性要求，明確了檔號的三個構成部分，即國家代碼、收藏機構代碼和當?shù)貙Ｓ脵n號（或其他控制號、標識符）[2]，并指出，如果用于國際信息交換，三個構成項全部著錄。要求根據(jù)最新版的國際標準《ISO 3166國家名稱代碼》著錄國家代碼。根據(jù)各國收藏機構代碼標準著錄收藏機構代碼，或唯一的標識符；我國檔案著錄標準中的檔號項則只有當?shù)貦n號，沒有明確其構成，在著錄實踐中一般由全宗號、保管期限、類別號、案卷號和件號組成。

表1 國際檔案著錄標準與中國檔案著錄標準必著項比較

必著項

名稱國際檔案著錄標準中國檔案著錄標準

題名（或正題名）著錄正式題名或準確的自擬題名，依據(jù)著錄級別對自擬題名構成進行了明確正題名照原文著錄，自擬題名未明確著錄規(guī)則（實際著錄中一般由概括內容的文字加文種組成）

形成者（或責任者）著錄對所著錄對象的形成、積累和管理負有責任的組織機構或個人名稱。遵循規(guī)范記錄標準著錄責任者名稱。機關團體責任者的全稱、簡稱和朝代規(guī)定；個人責任者的職務、職稱、筆名、譯名等

時間至少著錄下列兩個時間之一：一是文件在公務處理或個人事務處理中被積累的時間；二是文件形成的時間。著錄時間類型時間項視不同著錄對象，分為文件形成時間（文件級）、卷內文件起止時間（案卷級）

檔號明確檔號的三個組成部分：國家代碼；收藏機構代碼；當?shù)貦n號檔號是以字符形式賦予檔案的一組代碼，按《檔號著錄規(guī)則》賦予（實際著錄中一般由全宗號、保管期限、類別號、案卷號和件號組成）

載體形態(tài)著錄所著錄對象的形態(tài)及邏輯數(shù)量、特有的載體介質非必著項

著錄級別著錄所著錄對象的級別（文件級、案卷級、類別級和全宗級等）非必著項（但實踐中，我們對于案卷級與文件級的著錄有所區(qū)別）

分類號非必著項按《中國檔案分類詞表》著錄

電子文

檔號非必著項管理電子文件的一組符號代碼（一般由檔號、電子文件數(shù)位號和文件擴展名組成）

縮微號非必著項賦予檔案縮微制品的編號（一般由膠片編號和影像編號組成）

主題詞或關鍵詞非必著項主題詞按照《中國檔案主題詞表》進行著錄，關鍵詞可自由著錄

1.5 國際檔案著錄標準之載體形態(tài)項和著錄級別項結構。與國際檔案著錄標準相比，我國檔案著錄標準必著項缺少了載體形態(tài)和著錄級別兩項。國際檔案著錄標準規(guī)定，在載體形態(tài)項中，可以著錄當前保管的物理數(shù)量、邏輯數(shù)量，或者截至將來某個時間計劃接收的數(shù)量。在著錄級別項中，可著錄全宗級、分全宗級、類別級、分類別級、案卷級、文件級等具體級別。

1.6 中國檔案著錄標準之排檢與編號項結構。我國檔案著錄標準必著項增加了分類號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞四項。其中，分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和《GB/T15418—1994》的有關規(guī)定著錄。電子文檔號、縮微號沒有明確結構。主題詞按照《DA/T19—1999中國檔案主題詞表》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進行標引。關鍵詞取自文件題名或正文，用以表達檔案主題，著錄時比較自由。

2 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準必著項功能比較

從總體上來說，國際檔案著錄標準必著項旨在有層次地為建立規(guī)范檢索點以及檔案信息共享發(fā)揮作用，十分注重規(guī)范性，我國檔案著錄標準必著項的側重點是考慮建立多途徑檢索點。

2.1 題名項功能比較。國際檔案著錄標準題名項，目的是為著錄對象命名。清晰地列舉了自擬題名的構成要素，對于促進檔案內容的理解和建立高效檢索點具有重要意義；我國檔案著錄標準的正題名項，沒有明確自擬題名的構成要素，在實踐中易受主觀影響，導致檢索點建設的不規(guī)范性。

2.2 形成者項功能比較。國際檔案著錄標準的形成者項，實質上描述的是檔案的背景信息，不僅可以增進對檔案內容的理解，而且，可以為保障檔案的真實性、實現(xiàn)關聯(lián)查閱發(fā)揮作用，有助于形成一致、準確和具有自我說明能力的著錄條目；我國檔案著錄標準的責任者項描述的則是內容信息，由于沒有采用規(guī)范記錄標準，增加了誤檢和漏檢的可能性，未反映出負責形成、收集、保管和利用所著錄對象的機構、人員和家族的相關信息，不能對檔案管理起保障作用。

2.3 時間項功能比較。國際檔案著錄標準的時間項，旨在確定和描述所著錄對象的時間。不僅可以反映文件形成時間以及所著錄對象建立時間，而且采用了國際標準的時間表示方法，是一個規(guī)范的檢索點；我國檔案著錄標準則只能反映文件內容中的時間信息，沒有明確時間表示的采用標準，容易出現(xiàn)信息共享時的障礙。

2.4 檔號項功能比較。國際檔案著錄標準的檔號項旨在唯一地確認著錄對象，并提供著錄條目與所著錄對象之間的聯(lián)系。有助于將來源于不同保管機構的著錄條目集成于一個統(tǒng)一的信息系統(tǒng)?？梢栽趪H共享層面上，實現(xiàn)準確定位，有助于檔案信息的共享和交換；我國檔案著錄標準的檔號項，則只能在當?shù)乇９軝C構實現(xiàn)唯一確認，沒有考慮較高共享層面上的檔號唯一性，在國家及國際共享層面上，難以實現(xiàn)準確定位。

2.5 國際檔案著錄標準之載體形態(tài)項和著錄級別項功能。國際檔案著錄標準的載體形態(tài)項，旨在確定和描述所著錄對象的形態(tài)和邏輯數(shù)量、載體介質，可以提高檔案管理的計劃性和利用工作的引導性。著錄級別項，可以確定著錄對象的整理級別，反映所著錄對象在檔案管理層級結構中所處位置，是檔案管理尊重全宗原則和來源原則的直接體現(xiàn)。我國檔案著錄標準的必著項無此功能。

2.6 中國檔案著錄標準之排檢與編號項功能。我國檔案著錄標準必著項增加的分類號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞四項，增加了檢索點以及檔案與復制品之間的對應關系，其中電子文檔號和縮微號還可用于檔案工作人員對于相應原件或復制品的準確定位。尤其是主題詞或關鍵詞項，對于用戶檢索具有重要意義，但在標準實施中，易受主觀因素、專業(yè)知識水平等影響（如關鍵詞著錄），從而影響檢索效率。

3 中國檔案著錄標準必著項的優(yōu)化思考

從實際情況看，很多單位受人力、時間、經(jīng)費等因素限制，僅僅著錄了必著項。從著錄標準的實施效益和檔案管理目標考評來說，必著項起到了決定性作用。為推進檔案“三個體系”建設，優(yōu)化我國檔案著錄的必著項具有重要意義，此舉不但可以增進對檔案內容、結構和背景信息的理解，對于提高檔案信息檢索效率和保障檔案的管理更是具有長遠意義。

3.1 對必著項的功能目標進行科學定位。從建立規(guī)范檢索點與保障所著錄對象的可靠性、真實性、可理解性和可利用性出發(fā)，考慮各類文件的實際，對必著項應該具有的功能和可能達到的功能目標進行認真分析和充分調研，形成科學的必著項功能需求方案。同時，秉著兼顧效益的原則，處置好必著項功能要求與選著項功能要求的關系。必著項的功能目標應是可以滿足檔案信息的高效檢索需求、基本適應對檔案管理的保障作用。

3.2 依據(jù)功能——結構法合理構建必著項結構。對必著項的功能目標進行分類，即檢索利用目的和管理目的，并進一步細化為背景信息、內容信息、結構信息以及控制信息的著錄功能需求，構建必著項的微觀結構。針對不同需求，斟酌必著項的構成要素。在不同的信息共享層面上檢驗必著項結構的合理性。從不同層次的用戶出發(fā)，考察必著項的檢索效益和便捷性。通過多維思考，動態(tài)地對必著項結構進行調整。比如，載體形態(tài)項和著錄級別項的增加。從圖1可看出，如果要達到智能檢索和知識服務的目標，在內容維度上僅僅著錄題名、時間與主題詞是遠遠不夠的，應進一步加深內容著錄。從方便利用的角度看，在背景維度上僅僅著錄形成者亦是不夠的，應增加檢索利用條件、密級等的著錄。

圖1 檔案著錄標準之必著項分布維度圖

3.3 提高必著項的可操作性。無論是必著項的選定，還是其微觀結構設置都應注重可操作性，應符合絕大多數(shù)檔案的實際情況，即其背景、內容和結構信息的可著錄性和可理解性。例如，分類號的著錄，無疑會增加檢索途徑，但是，對于普通用戶來說，很難準確把握分類情況，往往會出現(xiàn)錯誤歸類，影響檢索效率。因此，分類號作為檢索點，應增加易于接受的說明和引導功能。

3.4 提升相關標準采用率，努力避免主觀因素的不利影響。主觀因素的影響往往來自構成要素的不齊全或結構的不明晰，或者是相關標準采用率不高。解決主觀因素的不利影響，除了要細化結構之外，還應增加相關標準采用率。例如，責任者項建議更改為形成者項，采用規(guī)范記錄標準，即對于檔案形成發(fā)揮重要作用的機構、人員和家族，著錄描述機構歷史、結構、職能、與相關機構之間關系的信息，著錄個人和家族的生平信息，同時確保所著錄實體名稱以規(guī)范形式出現(xiàn)。

參考文獻：

[1]張文友，徐維.《國際標準——團體、個人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則》的制定及其結構特點[J].檔案與建設，2001（2）：55～56.

[2]王大青.中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準微觀結構及其功能比較研究[J].檔案管理，2012（5）：17～19.

（作者單位：張戰(zhàn)爭，新疆軍區(qū)檔案館；王大青，南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系；趙愛萍，新疆軍區(qū)政治部 來稿日期：2013-04-18）