封嘉珺（上海交通大學(xué)，上海 200030）

1 EDI技術(shù)概述

1.1 EDI系統(tǒng)的含義

EDI，中文為電子數(shù)據(jù)交換，它是在兩個(gè)機(jī)構(gòu)之間將機(jī)器可讀取格式文件進(jìn)行電子傳輸。DEI傳輸可以取代標(biāo)準(zhǔn)文件的使用，包括發(fā)票或定單。EDI的控制包括了送出及修改之前的確認(rèn)檢查。此外，它還包括標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用控制，例如：輸入的完整性和正確性及交易的授權(quán)。

通過(guò)EDI，可以快速獲得信息，提供更好的服務(wù)，減少紙面作業(yè)，更好地溝通和通訊，提高生產(chǎn)率，降低成本，并且能為企業(yè)提供戰(zhàn)略性的好處，如改善運(yùn)作、改善與客戶的關(guān)系、提高對(duì)客戶的響應(yīng)、縮短事務(wù)處理周期、減少訂貨周期，減少訂貨周期中的不確定性，增強(qiáng)企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力等。

最初EDI由美國(guó)企業(yè)應(yīng)用在企業(yè)間訂貨業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，其后EDI的應(yīng)用范圍從訂貨業(yè)務(wù)向其他業(yè)務(wù)擴(kuò)展，如POS銷售信息傳送業(yè)務(wù)、庫(kù)存管理業(yè)務(wù)、發(fā)貨送貨信息和支付信息的傳送業(yè)務(wù)等。近年EDI在物流中廣泛應(yīng)用，被稱為物流EDI。

我們可以給物流EDI如下解釋：貨主、承運(yùn)業(yè)主以及其他相關(guān)的單位之間，通過(guò)EDI系統(tǒng)進(jìn)行物流數(shù)據(jù)交換，并以此為基礎(chǔ)實(shí)施物流作業(yè)活動(dòng)的方法。物流EDI參與單位有發(fā)送貨物業(yè)主（如生產(chǎn)廠家、貿(mào)易商、批發(fā)商、零售商等）、承運(yùn)業(yè)主（如獨(dú)立的物流承運(yùn)企業(yè)等）、實(shí)際運(yùn)送貨物的交通運(yùn)輸企業(yè)（鐵路企業(yè)、水運(yùn)企業(yè)、航空企業(yè)、公路運(yùn)輸企業(yè)等）、協(xié)助單位（政府有關(guān)部門、金融企業(yè)等）和其他的物流相關(guān)單位（如倉(cāng)庫(kù)業(yè)者、專業(yè)報(bào)送業(yè)者等）。

1.2 EDI系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.2.1 便于系統(tǒng)維護(hù)。通過(guò)采用3層C/S結(jié)構(gòu)，由多平臺(tái)、多種數(shù)據(jù)庫(kù)集成，應(yīng)用服務(wù)器（Web-Server）一端使用同一接口連接數(shù)據(jù)庫(kù)，簡(jiǎn)化了應(yīng)用的復(fù)雜程度，便于系統(tǒng)維護(hù)，即：通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)與本公司業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)相連，能夠保持公司信息的每日更新，保證客戶查詢得到的結(jié)果信息與本公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步。

1.2.2 客戶操作簡(jiǎn)單。傳統(tǒng)的操作方式中，訂艙是在收到客戶的委托書后進(jìn)行。但由于傳真的故障或文件在傳遞過(guò)程中發(fā)生的錯(cuò)誤而無(wú)法及時(shí)收到客戶的信息，不僅影響了工作效率，同時(shí)也可能會(huì)因時(shí)間的問(wèn)題而影響貨物的出運(yùn)及發(fā)貨人與目的港收貨人之間的合作。而如今，客戶只要在公司網(wǎng)上的“電子訂艙”中輸入公司協(xié)議號(hào)，進(jìn)入界面后輸入貨物的信息，然后再進(jìn)入“社區(qū)服務(wù)”中就可以查詢貨物的訂艙情況了，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成。“貨物跟蹤”中系統(tǒng)自動(dòng)判斷委托所屬航線，來(lái)自及到達(dá)、運(yùn)價(jià)查詢、提單確認(rèn)及更改。

1.2.3 應(yīng)用服務(wù)面廣。除訂艙部分采用登陸方式外，其他功能對(duì)全社會(huì)開(kāi)放，保證滿足貨主、貨運(yùn)代理公司等不同客戶的需要。船期表下載按交通部規(guī)定的格式，并附平臺(tái)文件格式說(shuō)明，客戶可以得到格式化數(shù)據(jù)，方便有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶使用。

1.2.4 安全機(jī)制完善。采用最新防火墻技術(shù)保證了網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，并且外部路由器負(fù)責(zé)控制與外部網(wǎng)絡(luò)的連接，保證數(shù)據(jù)的安全傳遞，阻止不合適和不信任客戶登錄，同時(shí)，在訂艙應(yīng)用的修改和查詢時(shí)校核客戶和委托運(yùn)輸編號(hào)，防止客戶委托資料泄密。

2 傳統(tǒng)企業(yè)物流業(yè)務(wù)的問(wèn)題分析

2.1 操作方式缺乏保障

在EDI技術(shù)應(yīng)用以前，物流業(yè)務(wù)往往是采用信件和傳真等方式來(lái)傳遞雙方所需要的物流數(shù)據(jù)的，如貨物的數(shù)量、體積和有關(guān)信息等等，公司在收到這些傳真和信件之后必須手工將這些物流信息輸入到公司內(nèi)部的系統(tǒng)當(dāng)中，這樣就增加了信息處理的層級(jí)和數(shù)量。隨著物流信息越來(lái)越多，這一過(guò)程變得越來(lái)越復(fù)雜，這使得大量的勞動(dòng)被重復(fù)，并且增加了公司的成本，最重要的還會(huì)導(dǎo)致大量的錯(cuò)誤發(fā)生，最終引起商業(yè)糾紛，給公司帶來(lái)不必要的麻煩和經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，傳統(tǒng)的操作方式在物流信息的效率和信息的安全以及操作方式等方面得不到保障。

2.2 信息公布不穩(wěn)定

對(duì)公司的物流業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，公司必須將貨物在運(yùn)輸過(guò)程中所產(chǎn)生的相關(guān)市場(chǎng)信息以及貨物的信息向客戶進(jìn)行定期公布，如果在市場(chǎng)運(yùn)價(jià)不穩(wěn)定的時(shí)候，信息公布的頻率和速度也要發(fā)生相應(yīng)的變化，這樣就會(huì)使得公司的物流業(yè)務(wù)變更頻繁，限制了公司物流的發(fā)展，使得公司影響力很難擴(kuò)大，也使得客戶很難及時(shí)得到自己想要的信息。

2.3 貨物追蹤不及時(shí)

如果采用傳統(tǒng)的操作模式來(lái)進(jìn)行物流業(yè)務(wù)，那么貨物將無(wú)法完全被跟蹤，因?yàn)樨浳锼幍奈恢谩?shù)量、質(zhì)量等信息是在隨時(shí)變化的，傳統(tǒng)的手工操作非常繁雜，并且反饋的速度會(huì)很慢，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于工作人員的失誤和疏忽，使得貨物的信息更新不及時(shí)或無(wú)法找到貨物的情況，這就會(huì)使得貨物的追蹤非常困難，也會(huì)使客戶不能得到自己的信息從而影響客戶準(zhǔn)備工作的開(kāi)展，進(jìn)而使得公司自己的業(yè)務(wù)難以發(fā)展。

2.4 運(yùn)作方式和管理模式不完善

如果采用傳統(tǒng)的手工操作模式，那么公司物流業(yè)務(wù)所涉及到的信息、資金、銷售、運(yùn)作等等方式和管理模式將不能夠與公司的整體完全融合，使得規(guī)模效應(yīng)難以發(fā)揮，特別是物流關(guān)系到與客戶的關(guān)系，會(huì)使得顧客關(guān)系管理難以進(jìn)行，不能夠及時(shí)了解客戶的需求，因此也會(huì)使公司錯(cuò)失很多與顧客合作的機(jī)會(huì)，從而阻礙公司業(yè)務(wù)的進(jìn)一步擴(kuò)大。

3 企業(yè)應(yīng)用EDI系統(tǒng)的具體形式

3.1 信息發(fā)布

采用EDI系統(tǒng)，公司可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立起屬于自己的物流專屬頁(yè)面，在這個(gè)網(wǎng)頁(yè)上公司可以發(fā)布相關(guān)的信息，同時(shí)對(duì)物流業(yè)務(wù)進(jìn)行介紹，對(duì)物流的價(jià)格進(jìn)行查詢，對(duì)貨物進(jìn)行跟蹤，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行介紹，對(duì)匯率等進(jìn)行查詢，等等。

3.2 網(wǎng)上查詢

網(wǎng)上查詢是EDI系統(tǒng)的一個(gè)重要應(yīng)用，由于物流業(yè)務(wù)跨地域非常廣泛，因此，采取過(guò)去那種傳統(tǒng)的操作方式的話，客戶將不能夠及時(shí)有效地得知貨物的試運(yùn)行情況，如果采用了EDI系統(tǒng)，那么就可以使客戶在互聯(lián)網(wǎng)上隨時(shí)查詢貨物的實(shí)時(shí)運(yùn)送情況，并且將數(shù)以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式存儲(chǔ)下來(lái)，通過(guò)建立與之配套的電子商務(wù)網(wǎng)站，公司的物流業(yè)務(wù)可以為客戶提供標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、高效率的物流信息查詢服務(wù)。

3.3 貨物追蹤

從物流業(yè)務(wù)的角度來(lái)說(shuō)，客戶最關(guān)心的就是自己所要托運(yùn)的貨物是否安全，是否及時(shí)，因此，他們對(duì)于貨物的實(shí)時(shí)運(yùn)送狀態(tài)是非常關(guān)心的，他們關(guān)心貨物是否能夠安全準(zhǔn)確地到達(dá)自己指定的目的港以及卸貨港，如果公司的物流業(yè)務(wù)采取了EDI信息系統(tǒng)，那么客戶就可以根據(jù)物流公司所提供的查詢口令和密碼在互聯(lián)網(wǎng)上隨時(shí)隨地的查詢到自己所托運(yùn)貨物的現(xiàn)狀，從而跟蹤貨物的相關(guān)情況：如運(yùn)送時(shí)間、運(yùn)送數(shù)量、質(zhì)量安全狀況、貨物所在地等情況。同時(shí)客戶還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)貨物當(dāng)前的信息狀況進(jìn)行反饋，與公司進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通解決所存在的問(wèn)題。

4 企業(yè)應(yīng)用EDI系統(tǒng)的效果分析

4.1 提升企業(yè)形象及競(jìng)爭(zhēng)力

當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)的不景氣和世界范圍內(nèi)運(yùn)動(dòng)能力相對(duì)過(guò)剩，而使得航運(yùn)市場(chǎng)處于相對(duì)低迷的狀態(tài)，因此各家公司的物流業(yè)務(wù)相互之間爭(zhēng)奪市場(chǎng)份額會(huì)使得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，傳統(tǒng)的那種降低價(jià)格來(lái)贏得銷售的方法已經(jīng)不能夠?qū)嵸|(zhì)地提升公司的競(jìng)爭(zhēng)力，如果公司采用新的信息系統(tǒng)，應(yīng)用EDI技術(shù)對(duì)客戶信息進(jìn)行完善，提供高質(zhì)量的服務(wù)，將會(huì)大幅度提高客戶的滿意率，大幅度提升企業(yè)的形象。因此，企業(yè)的物流業(yè)務(wù)采用EDI信息技術(shù)，已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。這一方面會(huì)促進(jìn)企業(yè)的技術(shù)更新?lián)Q代，跟上當(dāng)前信息技術(shù)的時(shí)代潮流，進(jìn)而不斷完善企業(yè)自身的信息系統(tǒng)，增加企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力；另一方面也可以通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的使用來(lái)提高企業(yè)在客戶心目中的形象，從而樹(shù)立企業(yè)的品牌優(yōu)勢(shì)，搞好客戶關(guān)系，取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

4.2 提高工作效率

在傳統(tǒng)手工操作業(yè)務(wù)的情況下，由于操作系統(tǒng)不完善系統(tǒng)，對(duì)于文件的識(shí)別率不高，更不用說(shuō)自動(dòng)生成相關(guān)信息了，很多時(shí)候必須有工作人員手工進(jìn)行操作，這就大大降低了工作的效率，并且會(huì)使錯(cuò)誤率大大提高，如果公司采用了EDI信息技術(shù)，就會(huì)使得物流的信息數(shù)據(jù)庫(kù)與公司的整體操作系統(tǒng)相鏈接，工作人員只需在客戶端中輸入簡(jiǎn)單的信息，就會(huì)讓系統(tǒng)自動(dòng)生成相關(guān)的文件，這會(huì)使差錯(cuò)率大大降低，這樣不但減少了人力資本，并且還可以免去大量的重復(fù)的勞動(dòng)，減少工作差錯(cuò)，大大提高了工作效率。

4.3 節(jié)約物流成本

傳統(tǒng)的物流業(yè)務(wù)操作其信息的傳遞主要是通過(guò)電話信件和傳真等進(jìn)行的，尤其是在與外界客戶進(jìn)行溝通時(shí)主要采取電話實(shí)時(shí)溝通，這樣日積月累，信息費(fèi)也是一筆不小的開(kāi)支，如果公司采取EDI信息系統(tǒng)，那么公司每月在通訊方面的費(fèi)用至少可以減少25%左右，這就大大降低了物流的成本，同時(shí)EDI信息系統(tǒng)采取自動(dòng)化技術(shù)可以大大節(jié)省人力資本，這也是一筆不小的開(kāi)支，總體算下來(lái)，EDI信息系統(tǒng)會(huì)使公司物流業(yè)務(wù)的成本大大降低。

4.4 增加客戶滿意度

在傳統(tǒng)操作業(yè)務(wù)情況下，客戶如果想要對(duì)貨物的相關(guān)信息查詢，只能夠通過(guò)電話與公司進(jìn)行聯(lián)系，就會(huì)大大降低溝通的效率，并且有的時(shí)候公司的工作人員由于工作的疏忽并不能夠?qū)⒖蛻羲枰男畔⒓皶r(shí)有效的反饋給客戶，這也會(huì)造成很多誤會(huì)，從而降低客戶的滿意度，如果公司利用EDI信息系統(tǒng)對(duì)物流業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，那么會(huì)使得公司的相關(guān)信息安全、準(zhǔn)確地公布在互聯(lián)網(wǎng)上，公司的業(yè)務(wù)支撐和查詢方式也會(huì)變得越來(lái)越方便，因此客戶可以隨時(shí)隨地點(diǎn)擊公司網(wǎng)站進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢。這樣可以給顧客帶來(lái)很多的方便，并且增加了客戶的滿意度，使得公司的客戶群進(jìn)一步鞏固，搞好客戶關(guān)系。

4.5 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的統(tǒng)一管理

公司建立起EDI信息系統(tǒng)之后，可以通過(guò)該系統(tǒng)與公司內(nèi)部的整體網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)，這樣就可以對(duì)公司的所有業(yè)務(wù)進(jìn)行無(wú)縫地整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司業(yè)務(wù)如付款信息、財(cái)務(wù)信息等的統(tǒng)一管理。這樣一方面公司的高層管理員可以通過(guò)系統(tǒng)查詢實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的了解到所有分公司物流業(yè)務(wù)方面的詳細(xì)情況，包括每個(gè)辦事處、每個(gè)業(yè)務(wù)員的利潤(rùn)、傭金、當(dāng)前物流業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況等等；另一方面公司的管理層也可以及時(shí)準(zhǔn)確的了解到物流業(yè)務(wù)所涉及到的所有客戶相關(guān)情況，如客戶的業(yè)務(wù)和收付款情況，包括客戶的業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)趨勢(shì)等等。這兩個(gè)方面的信息對(duì)于管理層是十分重要的，這樣就可以實(shí)現(xiàn)管理層對(duì)公司的物流業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確地掌握，進(jìn)而做出有效的評(píng)價(jià)和判斷，對(duì)下一步的業(yè)務(wù)決策具有指導(dǎo)性作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

EDI不僅是改善企業(yè)流程或改造物流流程的一種信息技術(shù)，而且是物流企業(yè)用以提升競(jìng)爭(zhēng)力、生產(chǎn)力及創(chuàng)造內(nèi)外物流環(huán)境優(yōu)勢(shì)的一項(xiàng)策略運(yùn)用。EDI的應(yīng)用促成物流作業(yè)流程的簡(jiǎn)化、物流行業(yè)體系調(diào)整、供應(yīng)鏈系統(tǒng)內(nèi)成員關(guān)系重新定位，以及以非實(shí)物流通方式為主體的流通方式逐漸形成，致使物流環(huán)境改變，進(jìn)而影響企業(yè)物流業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)策略，最終促使公司整體競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

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