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        新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理工作

        2013-11-04 01:37:55劉寶恒
        卷宗 2013年5期
        關(guān)鍵詞:新時(shí)期檔案管理醫(yī)院

        劉寶恒

        摘 要:醫(yī)院檔案管理工作是整個(gè)醫(yī)院運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)。目前,許多醫(yī)院檔案管理工作存在不少問題,而新時(shí)期,醫(yī)院檔案管理工作被賦予了新的內(nèi)容,這要求我們認(rèn)真探索、總結(jié)規(guī)律,把這一工作做好。

        關(guān)鍵詞:新時(shí)期;醫(yī)院;檔案管理

        醫(yī)院檔案管理是指對(duì)醫(yī)院日常醫(yī)療活動(dòng)中的病案為主體的具有保存價(jià)值的各種文字、音像等資料的管理。其中還包括了醫(yī)院黨務(wù)、政務(wù)、人事檔案、財(cái)務(wù)狀況、器械設(shè)備、藥材采購(gòu)等,覆蓋了醫(yī)院工作的方方面面。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的醫(yī)院,管理者包括醫(yī)護(hù)人員往往忽視醫(yī)院檔案工作,認(rèn)為醫(yī)院的工作就是治病救人,別的環(huán)節(jié)都是次要的。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,衛(wèi)生事業(yè)也在不同層次的提升,現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)讓越來(lái)越多的醫(yī)院管理者認(rèn)識(shí)到檔案工作的重

        要性。

        醫(yī)院檔案工作是醫(yī)療活動(dòng)的重要依據(jù),是醫(yī)院管理中的重要組成部分,是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,是醫(yī)院繼往開來(lái)、謀求發(fā)展重要基礎(chǔ),同時(shí)也是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ),是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息資源管理,對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)尤為重要。醫(yī)院要想適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制,必須以檔案學(xué)原理為依據(jù),轉(zhuǎn)變檔案管理方式,創(chuàng)新科學(xué)檔案管理方法,制定先進(jìn)檔案管理制度,加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理,把檔案管理工作提到一個(gè)新的高度。

        一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題。

        前面我們也提到過,我們過去的醫(yī)院檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視,導(dǎo)致出現(xiàn)了許多問題。

        1、檔案管理滯后,缺乏科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制。在醫(yī)院的檔案管理中,往往只是把醫(yī)生開出的病例送到病案室,然后檔案整理人員歸類整理,其它的工作常常處在可做可不做的狀況。醫(yī)院人事、行政、后勤管理制度沒有明確的定位,工作總結(jié)、行政會(huì)議材料放在辦公室,人事檔案歸口人事科,后勤的許多工作文件也隨處亂放,造成檔案內(nèi)容界限不清,檔案管理權(quán)限不明確。到目前為止,許多醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,社會(huì)的發(fā)展,檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí),由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式,一味地根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理,使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理,造成檔案收集效率不高,檔案不齊全。

        2、檔案意識(shí)薄弱,檔案利用效率不高。我們的許多醫(yī)生,往往只是在需要查找病例時(shí)才想起病案室,匆匆的跑過去,查到自己想要找的東西一走了事,根本不會(huì)關(guān)注其它的東西。實(shí)際上,檔案資料無(wú)論是對(duì)于管理者還是醫(yī)護(hù)人員都重要。醫(yī)院的許多制度都需要員工們?nèi)チ私猓ㄡt(yī)院沿革、工資制度、請(qǐng)銷假制度、人事制度、管理制度等等。再比如,一個(gè)醫(yī)生要評(píng)職稱,要寫論文,要報(bào)科研成果,但手頭缺乏資料,網(wǎng)上的東西又不可靠,這就需要借助我們檔案室的作用,找出往年的科研成果以及工作總結(jié),充分借鑒的基礎(chǔ)上形成自己的觀點(diǎn)和意見。

        還有就是作為新時(shí)代的醫(yī)護(hù)人員,不僅僅需要高超的醫(yī)術(shù),素質(zhì)的提升同等重要。檔案圖書室充分發(fā)揮學(xué)習(xí)功能,其收藏各學(xué)科的圖書音像資料為他們提供了重要的學(xué)習(xí)載體,同時(shí),閱覽室也為員工們工閑之余讀書提供了重要場(chǎng)所。

        3、檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng),業(yè)務(wù)能力參差不齊。由于檔案學(xué)的建立健全是從現(xiàn)代發(fā)展起來(lái)的,導(dǎo)致我們的檔案專業(yè)人才不足,尤其是30歲以上的人員,很少接受過專業(yè)化系統(tǒng)化的檔案訓(xùn)練。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō),檔案管理人才更顯貧乏、單一、老化,那些既掌握檔案專業(yè)知識(shí),又對(duì)醫(yī)院各科室情況都很熟悉的人才少之又少,檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上。而在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求,檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠,缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn),許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求,缺乏創(chuàng)新和活力。醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低,更決定著醫(yī)院檔案管理是否科學(xué)化、規(guī)范化,培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才成為醫(yī)院工作的當(dāng)務(wù)之急。

        二、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn),出新的特點(diǎn)

        1、檔案管理數(shù)字化。所謂檔案管理數(shù)字化就是醫(yī)院以信息網(wǎng)絡(luò)化為載體,以現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段,檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過程。這種新的管理方式把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來(lái),降低了勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率,準(zhǔn)確率高,檢索方便。

        2、檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化。通過去的醫(yī)院檔案管理工作不同,現(xiàn)在的檔案管理是一個(gè)完善的系統(tǒng),內(nèi)部有其規(guī)范的機(jī)制。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng),各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間,檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系,并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào),實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求,除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外,還可通過法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

        三、新時(shí)期如何做好醫(yī)院檔案管理工作

        1、促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理,建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度,是促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。當(dāng)前,由于許多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作不夠重視,導(dǎo)致其發(fā)展滯后,甚至許多醫(yī)院沒有專門的檔案室,這嚴(yán)重制約醫(yī)院檔案工作的有效運(yùn)行,進(jìn)一步影響到整個(gè)醫(yī)院工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。要想改變這種被動(dòng)的局面,醫(yī)院管理者就必須加大改革力度,立足現(xiàn)實(shí)認(rèn)真探索,逐步建立健全并完善自己的檔案管理制度,確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,和科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)

        范化。

        2、引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院要加大資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備,如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備,高效滅蟲、滅火設(shè)備,這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要加強(qiáng)機(jī)房管理,用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案,方便使用者及時(shí)查找、閱讀,既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力,提高了工作效率,同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間,保存信息方便簡(jiǎn)單,也增加了其保密程度。因此,醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

        3、加大培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平,醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃,全面提高檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院要努力開展不同形式的培訓(xùn)進(jìn)修活動(dòng),加大培訓(xùn)力度,不斷總結(jié)探索檔案管理工作,以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn),爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),拓寬知識(shí)面,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),建立檔案管理人才梯隊(duì),適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,推動(dòng)檔案管理水平的提高。作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù),努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí),不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí),掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。

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