黃輝
土地檔案是國土資源管理部門在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、光盤、聲像、電子文件等材料,是對土地分類變化情況、土地權屬情況、建設占用土地情況和土地交易變化情況的詳細記錄,在保護國土資源、合理開發(fā)、有效配置土地資源方面發(fā)揮了積極的作用。搞好土地檔案管理工作,對國土資源管理工作的科學發(fā)展有著重要的基礎性意義。
一、土地檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題
自《檔案法》和《檔案法實施辦法》公布實施以來,在檔案部門的指導下,土地檔案管理工作取得了顯著的成績,一大批單位達到了省級檔案治理標準,很多單位達到了省一級檔案治理標準,形成了常抓不懈的治理體制,基本達到檔案治理工作制度化、規(guī)范化的要求。但從整體情況看,仍存在對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象,有的檔案治理意識相當?shù)?,致使土地檔案工作還存在各種問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1、土地檔案思想認識不到位
當前,國土資源管理部門都把加強土地檔案管理工作放在重要位置,積極開展檔案升級達標活動,但有些同志思想認識上存在著偏差和誤區(qū),檔案意識淡薄現(xiàn)象依然存在。一是思想觀念陳舊。沒有把土地檔案工作放到夯實基礎的戰(zhàn)略高度去認識,對檔案工作缺乏必要的了解,存在檔案工作是一般事務性工作、沒有業(yè)務工作重要的思想,對土地檔案管理工作流程和方法不清楚,不知道如何做好檔案工作和怎樣加強檔案管理工作。二是重視程度不夠。沒有認識到土地檔案在當前信息化時代的實用價值,認為檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財力,往往是得不償失,存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的現(xiàn)象。三是管理意識不強。不注重日常土地資料的收集與積累,不用時檔案資料隨意亂擺亂放,要用時到處翻箱倒柜查找,一些涉及土地重要信息的資料沒有及時歸檔保存,造成檔案資料丟失、遺漏,無據(jù)可查,給工作造成了隱患。
2、土地檔案收集整理不規(guī)范
隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展,特別是土地調(diào)查、新農(nóng)村建設和萬頃良田建設等工作的開展,使土地檔案涵蓋面進一步擴大、內(nèi)容更加廣泛、形式更加多樣,除紙質(zhì)檔案外,照片、錄音、錄像、實物等檔案不斷增多。這些文件資料對地籍管理、土地確權、土地利用規(guī)劃、耕地保護和執(zhí)法監(jiān)察等國土資源管理工作起著重要的作用,但在土地檔案文件收集整理環(huán)節(jié)上,常常曝露出一些問題,存在“四重四輕”的現(xiàn)象。一是重文件,輕報表。收集的大多數(shù)是單位和部門的紅頭文件,而本級在工作活動中形成向上報送的各類材料和表格存檔相當少。二是重文書,輕實物。注重收集文件、會議材料、內(nèi)部刊物等經(jīng)收發(fā)登記和流轉(zhuǎn)的資料,忽視照片檔案、電子聲像、榮譽獎勵、科技檔案等實物檔案的整理,實物檔案庫存量較少。三是重類別,輕單項。重視加強綜合文秘類、地籍管理類、建設用地類等檔案資料的歸檔,采取限時催交、全面核查、及時歸檔等措施,確保保存完整,但是對突擊、臨時的單獨項目檔案卻很少收集,有的雖然收集了,也是隨意堆放,或私自留存?zhèn)洳?,沒有進行系統(tǒng)整理。四是重數(shù)量,輕質(zhì)量。土地規(guī)劃、土地登記、土地出讓、土地征(轉(zhuǎn))用等檔案都能做到門類齊全、案卷完整,數(shù)量清楚,但質(zhì)量不高,要求不嚴,圖紙折疊、頁碼標注、檔案裝訂等不符合規(guī)定,有的甚至對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清,出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況,制約了檔案規(guī)范化管理進程。
3、管理體制不健全
一是職責不明確。國土資源管理工作量大、任務重,由于受編制限制,檔案管理人員一般由辦公室人員或勤雜人員兼任,專兼職檔案人員配備不到位,職責不明確,文件資料收集整理歸檔知識缺乏,難以獨立完成立卷歸檔工作任務。二是制度不健全。土地檔案有的規(guī)章制度沒有建立健全,管理流于形式,隨意性大,工作中形成的文件資料在歸檔、保管、利用方面缺乏制約機制,檔案資源個別流失,存在斷代現(xiàn)象。三是管理力量薄弱。土地檔案管理人員缺乏,兼職過多,變動頻繁,不能專心從事檔案管理工作,有的甚至沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識系統(tǒng)培訓就上崗,檔案專業(yè)化程度不高,業(yè)務不熟悉,運用現(xiàn)代化管理手段較少,致使檔案管理水平差,質(zhì)量不高,檔案使用利用
率低。
二、加強土地檔案管理工作的幾點思考
1、統(tǒng)一思想,提高認識,切實更新土地檔案工作的新觀念
一是端正態(tài)度,提高認識。土地檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè),是國土資源管理工作一個不可缺少的方面,要本著“對歷史負責,對現(xiàn)實負責,對未來負責”的態(tài)度,切實提高對土地檔案工作重要性和必要性的認識,把檔案管理工作真正列入議事日程,貫穿工作始終,作為一項經(jīng)常性、基礎性工作常抓不懈,緊緊圍繞“依法治檔、科技興檔、強化服務、發(fā)揮效益”要求,做到定期研究、定期分析、定期檢查。二是深刻理解,增強責任感。全面理解“三要求”,即:“抓好檔案工作是對歷史、現(xiàn)實和未來負責的必然要求”,“抓好檔案是當今信息化發(fā)展的必然要求”和“抓好檔案工作是經(jīng)濟社會發(fā)展的具體要求”的重大意義和深刻內(nèi)涵,增強做好土地檔案工作的責任感和使命感,提高檔案工作的自覺性。全面加強檔案法律法規(guī)學習,增加必要的投入,積極主動匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,不斷提升土地檔案管理質(zhì)量和公共服務水平,發(fā)揮檔案的信息資源共享作用,切實擔負起土地檔案的承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的
重任。
2、強化培訓,健全制度,不斷注入土地檔案事業(yè)發(fā)展新動力
一是著眼長遠發(fā)展,加強土地檔案隊伍建設。做好土地檔案工作,需要一支精通業(yè)務、甘于清苦、開拓進取、求真務實的高素質(zhì)隊伍,要圍繞提高整體素質(zhì),增強創(chuàng)新能力的要求,將熱愛檔案管理工作、細心勤快的人員選配到土地檔案管理的崗位上來,在政治上給予關懷,在工作上給予關心,在生活上給予關愛,營造良好的工作環(huán)境,充分激發(fā)他們的潛能和熱情,主動擔負起檔案工作資政育人、傳承文明、服務大局的重任。二是著眼長期建設,強化土地檔案業(yè)務學習培訓。一方面積極選送檔案人員參加檔案部門組織的業(yè)務培訓,采取“請進來、走出去”的辦法,提高檔案人員的實際操作技能和業(yè)務指導能力,確保相互協(xié)作、和諧發(fā)展,另一方面根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要,適時舉辦土地檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓,鼓勵他們自學檔案管理知識,并從時間和經(jīng)費上給予保障,培養(yǎng)適應檔案工作發(fā)展的合格人才,促進檔案工作健康、平衡發(fā)展。三是著眼長久建設,完善土地檔案工作制度。按照檔案工作目標管理考核制度的要求,將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業(yè)務工作程序,納入崗位目標管理制考核內(nèi)容進行考核,切實調(diào)動檔案工作的積極性和創(chuàng)造性。建立健全督查機制,加強協(xié)調(diào)聯(lián)系和督促落實,強化對檔案工作的檢查,努力抓好“四有”,即:有專(兼)職檔案人員、有檔案管理制度、有檔案保管箱柜、有檔案實體保存。
3、突出重點,規(guī)范管理,努力開創(chuàng)土地檔案工作發(fā)展新局面
一是完善制度,規(guī)范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度,嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集,遵循土地檔案的形成規(guī)律,創(chuàng)新收集手段,采取廣泛收集和重點收集相結合,運用事前監(jiān)控文件、主動尋求等形式,既收集紙質(zhì)載體,又收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。二是嚴格要求,規(guī)范檔案整理工作。嚴格按照土地檔案管理要求進行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結實美觀。三是改善條件,規(guī)范檔案管理工作。積極改善土地檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件,落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開,全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備,實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理,方便檔案的保管和利用,堅決杜絕檔案丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的發(fā)生。
4、瞄準目標,提高效能,全面拓展土地檔案工作發(fā)展新思路
一是加強土地檔案信息化建設,提高科技含量。切實加強電子文件的管理,確保電子文件的真實、完整、安全,開展檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡建設,建立和完善內(nèi)部局域網(wǎng),實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享,積極開發(fā)應用檔案管理軟件,確保檔案信息及時、準確地輸入、檢索和利用,實現(xiàn)土地檔案信息基礎設施現(xiàn)代化、信息傳遞網(wǎng)絡化、查詢簡便科學化,為檔案信息全方位服務奠定基礎,使土地檔案成為宣傳工作、服務社會、服務群眾的重要窗口。二是加強土地檔案資源建設,開發(fā)信息資源。建立檔案征集工作新機制,主動了解工作動態(tài),積極探索重大活動和重大事件檔案管理機制,調(diào)查檔案利用需求,深層次、多角度、全方位地開發(fā)挖掘檔案信息資源,主動開展土地特色檔案材料的收集工作,加大對散存散失檔案的征集力度,著力做好檔案的維護工作,使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”,優(yōu)化結構、豐富藏量,更好地為國土資源管理工作發(fā)展服務。三是大力推進檔案服務功能建設,改進服務措施。立足自身優(yōu)勢,依托有效載體,注重研究土地檔案的利用的規(guī)律和特點,開發(fā)檔案信息資源,充分發(fā)揮檔案信息資源的獨特優(yōu)勢,完善檔案管理、改進服務功能,不斷完善檢索手段,建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系,突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況,變被動服務為主動服務,事后服務為超前服務,建成政務信息公開的重要場所,為檔案工作長遠發(fā)展增添動力和活力。