沈 娜

（南海年鑒社 廣東 佛山 528200）

一、加強(qiáng)年鑒圖片管理的必要性

以前，圖片在年鑒中的定位往往是起美化、裝飾版面的作用，處于附庸的地位。但近十幾年來(lái)，隨著攝影、排版、印刷技術(shù)的日新月異以及業(yè)界對(duì)圖片在年鑒中作用的重新認(rèn)識(shí)和定位，圖片在年鑒中的重要性日益凸顯，圖片使用的數(shù)量、質(zhì)量都有了質(zhì)的飛躍。各年鑒特別是地方綜合年鑒都把圖片作為展示區(qū)域或行業(yè)年度特色的重要舞臺(tái)，在增加隨文圖片的同時(shí)，很多年鑒還根據(jù)每年本地的大事、要事、新事、特事精心組織策劃了若干個(gè)圖片專(zhuān)輯，像《吉林年鑒》、《廣州年鑒》、《張家港年鑒》在這方面都是做得比較好的年鑒。筆者試比較了《廣州年鑒》以及《奉賢年鑒》從2005年到2012年的圖片使用情況（具體見(jiàn)下表）。從下表中我們可以看到，圖片使用的數(shù)量基本都是逐年遞增的，而每年使用的圖片數(shù)量少則上百?gòu)?，多則幾百?gòu)垺４送?，還有部分收集來(lái)的圖片是未在年鑒中使用的，這樣算來(lái)，很多年鑒社或史志編輯部都掌握了成千上萬(wàn)張的圖片。而這成千上萬(wàn)張的圖片又是如何被管理的呢？是妥善保存還是每年用完就不知所蹤呢？

2005～2012年《廣州年鑒》和《奉賢年鑒》收錄圖片情況表

好的圖片可以做到“一圖勝千言”，它記錄的可以是一個(gè)重大的歷史瞬間、一個(gè)城市面貌的變遷或一個(gè)生動(dòng)的生活場(chǎng)景，相較于文字，圖片更具客觀性、直觀性和真實(shí)性。年鑒中使用的圖片，一般都是經(jīng)過(guò)編輯們多渠道統(tǒng)籌搜集來(lái)的，并經(jīng)過(guò)精心挑選使用的，所以這些圖片在存史上更具價(jià)值。但是如果沒(méi)有加以妥善地保管和利用，這些珍貴的圖片資源不僅會(huì)被白白浪費(fèi)，更將對(duì)以后工作的造成影響。因?yàn)橥淖植煌?，文字一旦被記載下來(lái)出版成書(shū)，就能被后人利用，但圖片作為一種特殊的載體，只有保存拍攝的底片、紙質(zhì)照片或數(shù)碼照片，才能被利用，發(fā)揮作用，產(chǎn)生價(jià)值。目前，已經(jīng)有業(yè)界同仁意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，上海市方志辦的丁曦和上海市奉賢區(qū)方志辦的夏偉燕在《圖片數(shù)據(jù)化入庫(kù)與應(yīng)用》中提到“上海市奉賢區(qū)地方志辦公室在第二輪修志及地情資料編纂中深深認(rèn)識(shí)到圖片的缺失、圖片保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，其中的關(guān)鍵是基礎(chǔ)建設(shè)不到位，圖片資料庫(kù)不完善，圖片管理與使用制度尚欠完備?！睘榇?，上海市奉賢區(qū)地方志辦公室在2006年起開(kāi)始著手建立圖片庫(kù)，在圖片的管理及利用上進(jìn)行了有益的探索。而福建年鑒社的林忠玉在其撰寫(xiě)的《建立標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制 提高年鑒圖片應(yīng)用功效》中也提到“建設(shè)圖片數(shù)據(jù)庫(kù)，配備專(zhuān)人進(jìn)行長(zhǎng)期建設(shè)和管理，對(duì)每年搜集的所有圖片進(jìn)行分類(lèi)歸檔管理，使各階段累計(jì)的圖片成果在長(zhǎng)期年鑒工作中充分利用。”為此，筆者認(rèn)為，年鑒圖片的管理及開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題應(yīng)該引起更多的重視，使這些圖片發(fā)揮出更大的功用，同時(shí)開(kāi)辟出年鑒服務(wù)地區(qū)政治經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活的新路徑。

二、加強(qiáng)年鑒圖片的管理

以前，圖片的保存管理一般是對(duì)實(shí)體的底片和紙質(zhì)圖片進(jìn)行保存管理，隨著電腦、數(shù)碼相機(jī)的普及和信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，圖片資料的載體及管理模式也發(fā)生了變化——由紙質(zhì)圖片變?yōu)閿?shù)字文件，由對(duì)實(shí)體圖片管理變?yōu)閷?duì)數(shù)字化圖片信息資源的管理。但無(wú)論是原始的圖片保存管理方式還是數(shù)字化圖片信息資源的管理，有幾項(xiàng)基礎(chǔ)工作是必須做好，這樣才能確保圖片得到有效管理，并為后續(xù)開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

（一）圖片存儲(chǔ)安全化

由于圖片易損壞，而且一旦損壞就不可修復(fù)，特別是電子圖片，一旦損壞或丟失了，其影響是不可逆轉(zhuǎn)的。因此，圖片管理的首要任務(wù)就是要保證圖片的安全存儲(chǔ)。對(duì)紙質(zhì)圖片的安全存儲(chǔ)問(wèn)題，筆者就不贅述了。目前，檔案館對(duì)數(shù)字圖像的存儲(chǔ)制度是“多種載體備份，同一載體多份復(fù)制。多種載體備份，就是用光盤(pán)、外置硬盤(pán)、磁盤(pán)陣列等載體復(fù)制保存同樣的數(shù)碼圖像；同一載體多份復(fù)制就是利用不同品牌的光盤(pán)、硬盤(pán)等復(fù)制同樣內(nèi)容的圖像三套以上?！边@也應(yīng)該成為年鑒電子圖片安全存儲(chǔ)的原則。而對(duì)于通過(guò)建立圖片庫(kù)進(jìn)行圖片管理的，由于圖片庫(kù)具有容量大、圖片多及開(kāi)放性等特征，保證圖片的安全存儲(chǔ)就顯得更為重要和復(fù)雜，一般都要做好系統(tǒng)的定期備份、雙硬盤(pán)數(shù)據(jù)備份和服務(wù)器的安全防護(hù)。

（二）圖片分類(lèi)科學(xué)化

圖片的分類(lèi)是圖片管理的基礎(chǔ)，只有對(duì)圖片進(jìn)行科學(xué)的分門(mén)別類(lèi)，才能使圖片管理者實(shí)現(xiàn)有效管理圖片的目的，圖片利用者實(shí)現(xiàn)快速查找的目的。特別是在圖片庫(kù)的管理中，建立一套合理有效的分類(lèi)是整合圖片資料的先決條件之一。建立不同的圖片分類(lèi)，把圖片按照分類(lèi)進(jìn)行整理是分類(lèi)檢索的前提，這樣才能實(shí)現(xiàn)快捷瀏覽、查找圖片的目的。圖片的分類(lèi)一般是先按事件屬性進(jìn)行分類(lèi)，同一屬性的圖片再根據(jù)拍攝時(shí)間的先后進(jìn)行再分類(lèi)。電子圖片的分類(lèi)，為方便查找，也可以采取先按圖片拍攝時(shí)間進(jìn)行建檔分類(lèi)，再按照事件屬性進(jìn)行再次分類(lèi)的做法；圖片庫(kù)圖片的分類(lèi)，一般都是按事件屬性進(jìn)行分類(lèi)。年鑒是區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)情況的反映，年鑒圖片亦是經(jīng)濟(jì)社會(huì)方方面面的寫(xiě)照。因此年鑒圖片按屬性分類(lèi)大致可以參照年鑒部類(lèi)分類(lèi)方式進(jìn)行。先設(shè)立大的分類(lèi)，再在大的分類(lèi)下建立若干小類(lèi)。設(shè)定分類(lèi)時(shí)要注重分類(lèi)名稱(chēng)的直觀性和涵蓋性，要避免分類(lèi)過(guò)細(xì)。而分類(lèi)時(shí)要注意一旦建立，就不要輕易改動(dòng)。如南海圖片信息管理系統(tǒng)在中心圖庫(kù)中設(shè)立了“領(lǐng)導(dǎo)視察”、“重要政務(wù)”、“黨派群團(tuán)”、“地方武裝”、“政法工作”等25個(gè)大類(lèi)；每個(gè)大類(lèi)下再設(shè)若干個(gè)小類(lèi)，如“教育”下設(shè)立了“教育科研”、“幼兒教育”、“普通教育”、“高等教育”、“成人教育”、“職業(yè)教育”6個(gè)小類(lèi)。

（三）圖片說(shuō)明撰寫(xiě)規(guī)范化

“照片是啞巴”，一張圖片必須配上準(zhǔn)確、規(guī)范的文字說(shuō)明才能算是一張完整的圖片，也才有利用的價(jià)值。何為準(zhǔn)確、規(guī)范呢？那就是事件發(fā)生的“五個(gè)W”，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等要素缺一不可。圖片跟圖片說(shuō)明是相輔相成、密不可分的整體。一張?jiān)僬滟F的圖片，如果缺少文字說(shuō)明，其使用價(jià)值也大為遜色。尤其是歷史老照片，如何圖片要素不全，由于事過(guò)境遷，后人無(wú)法辨認(rèn)和了解，那么就不能準(zhǔn)確地揭示和表達(dá)出事物的本來(lái)面目。很多時(shí)候我們都會(huì)碰上這樣的情況，本來(lái)是一張不錯(cuò)的圖片，但由于文字圖片說(shuō)明要素不全，往往只能無(wú)奈舍棄。南海年鑒社是較早建立圖片庫(kù)的年鑒社，目前圖片庫(kù)已積累了2萬(wàn)多張圖片，但由于前期有一部分的圖片存在圖片信息填寫(xiě)的簡(jiǎn)單化和不規(guī)范現(xiàn)象，導(dǎo)致圖片利用也受到一定的制約。因此，近幾年來(lái)，南海年鑒社已逐步加強(qiáng)圖片說(shuō)明撰寫(xiě)的規(guī)范化管理，圖片拍攝者上傳的圖片要有標(biāo)題、內(nèi)容、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物等詳細(xì)的文字說(shuō)明；圖片上傳后，由編輯對(duì)每一幅圖片說(shuō)明的要素進(jìn)行審核把關(guān)，確保圖片擁有完整的有效信息。

三、年鑒圖片的開(kāi)發(fā)利用

圖片管理是手段，圖片的開(kāi)發(fā)利用是目的。圖片只有得到開(kāi)發(fā)利用，才能體現(xiàn)其本身的價(jià)值。在工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇到為了找一張需要的圖片而大費(fèi)周折，有時(shí)甚至是徒勞無(wú)功的情況。有感于此，南海年鑒社才在2002年建立了南海圖片信息管理系統(tǒng)，對(duì)圖片進(jìn)行規(guī)范管理，并努力通過(guò)各種渠道征集散落在社會(huì)上的各類(lèi)珍貴圖片。實(shí)踐證明，這不僅為年鑒的編纂創(chuàng)造了良好的條件，更為地情資料的修編、地方對(duì)外宣傳提供了很好的支撐。近年來(lái)，南海圖片信息管理系統(tǒng)每年為各鎮(zhèn)（街道）、機(jī)關(guān)單位和社會(huì)各界提供圖片查詢(xún)、利用服務(wù)2000多張次。

（一）為重大活動(dòng)、對(duì)外宣傳服務(wù)

南海圖片信息管理系統(tǒng)建立以來(lái)，已先后為全國(guó)園林城市及文明城市創(chuàng)建、學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀、佛山市城市升級(jí)三年行動(dòng)、“佛山新跨越——佛山市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大型成就展”、改革開(kāi)放30周年圖片展等重大活動(dòng)及重要展覽提供圖片利用服務(wù)，并為《城市風(fēng)》、《南海村居行》、《悠游南?！返榷啾敬笮托麄鲀?cè)提供豐富、生動(dòng)的圖片素材，為服務(wù)地方發(fā)展、宣傳推介南海發(fā)揮了積極的作用。

（二）為地情資料編修服務(wù)

在南海區(qū)第二輪志書(shū)編修中，圖片信息管理系統(tǒng)發(fā)揮了重要的作用。僅《南海市志》一書(shū)中，利用圖片系統(tǒng)的圖片就超300張。此外，圖片系統(tǒng)還為《中國(guó)共產(chǎn)黨南海區(qū)歷次代表大會(huì)資料匯編》、《南海改革開(kāi)放大事記》、《辛亥南海志士》等地情書(shū)籍提供了大量的圖片資料。

[1]丁曦，夏偉燕.圖片數(shù)據(jù)化入庫(kù)與應(yīng)用.第十三屆全國(guó)年鑒學(xué)術(shù)年會(huì)論文集，2012.

[2]林忠玉.建立標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制 提高年鑒圖片的應(yīng)用功效.第十三屆全國(guó)年鑒學(xué)術(shù)年會(huì)論文集，2012.

[3]朱敏彥，沈思睿.地方綜合年鑒圖片編纂的若干問(wèn)題.第十三屆全國(guó)年鑒學(xué)術(shù)年會(huì)論文集，2012.