欒薇

【摘 要】隨著計算機和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，人類社會進入信息時代，黨政機關部門、企事業(yè)單位逐步實現(xiàn)了辦公自動化，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案是檔案工作中的新事物，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不具備的優(yōu)點，能極大限度地提高工作效率。因此，檔案管理者應順應時代發(fā)展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，使人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠的保管。

【關鍵詞】電子檔案；特點；管理

1.電子檔案的特點

1.1信息的非人工識讀性

電子檔案與紙質(zhì)檔案有著相同的本質(zhì)，兩者都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實態(tài)的特征。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是形成者真實活動的記錄，具有利用價值。由于電子檔案是通過計算機錄入制作生成的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在載體質(zhì)量上有著根本的不同，所以，電子檔案要借助于計算機解碼來轉(zhuǎn)換成人們可以識別的符號后，才能為人們所用。

1.2信息存儲的高密度性

電子檔案的存儲載體一般是光盤和移動硬盤，存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是移動硬盤，信息存儲量可以用“海量”來形容。而制成電子文本，存入移動硬盤，攜帶方便。這種信息存儲的高密度性大大減少了檔案的存儲空間，便于存放，便于查閱。

1.3信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息無須有固定的物理位置，它可以以非實體進行加工和管理。這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案還可以不受時間、地點、空間的限制，若干用戶可同時共享同一信息，實現(xiàn)了資源共享。在實際的工作中，電子檔案可以實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的共享，檔案管理者可以及時、準確地查閱單位的情況。而紙質(zhì)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用內(nèi)容的檔案，并且要到檔案管理者那里才能查詢到相關信息。

1.4多種信息媒體的集成性

就是利用電腦把文字、圖形、影像、動畫、聲音及視頻等媒體信息都數(shù)字化，并將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態(tài)的能力。它極大地改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合人們在信息時代的閱讀方式。

1.5系統(tǒng)依賴性

電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對設備及標準有依賴性。電子檔案的生成、傳輸?shù)酱鎯?，都是通過電子計算機實現(xiàn)的，離開電子計算機軟、硬件平臺，電子檔案看不見也摸不著。另外，電子檔案的運作環(huán)境對標準化的要求很高，無論是信息加工、存儲、傳遞、檢索，還是軟件的運行、載體的更換，都會受到標準的制約。如果不遵守標準，或者是標準不健全、不統(tǒng)一，就會出現(xiàn)電子檔案在其他設備環(huán)境下，或在原設備更新時不兼容而無法讀取，以及不同載體之間難以轉(zhuǎn)換等情況。

2.檔案信息的電子化趨勢

2.1電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案

虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示，并使之在電腦網(wǎng)絡上流動。只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景信息，才能使這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子檔案可以改變傳統(tǒng)檔案管理帶來的信息保管難、整理難和利用難的問題。檔案信息電子化可充分利用目前我國大部分企業(yè)和政府機關現(xiàn)有的計算機資源，提高電子設備的利用率；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；克服手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長的缺陷；節(jié)約紙介檔案管理和傳播經(jīng)費；便于信息資源的流通和潛在價值的實現(xiàn)。

2.2檔案室電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢

目前，電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。隨著辦公自動化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，逐步成為真實紀錄經(jīng)濟建設和社會進步情況、反映歷史文化發(fā)展的重要載體。這就使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行。這樣，檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。

3.電子檔案管理的要求

3.1檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式，更新觀念

電子檔案是檔案管理中的新生事物，一些人在思想上難以一時接受，或者雖然接受了，但卻將其只作為資料或副本保管，是檔案管理走進了誤區(qū)。為此，要提高檔案人員對電子檔案重要性的認識，使其擺脫以紙質(zhì)檔案管理為基礎的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，實現(xiàn)由紙質(zhì)文件的現(xiàn)代觀念向電子檔案的“后現(xiàn)代觀念”的轉(zhuǎn)變。

3.2檔案人員要保證電子文件的可識讀性

紙質(zhì)文件能保證信息的原始性和真實性，可識讀性毋庸置疑。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的磁盤，由于環(huán)境（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，信息很可能具有不可讀。電子文件的信息內(nèi)容是以特定的編碼形式記錄下來的，信息技術的發(fā)展不斷有新的編碼替代原來的編碼，電子文件各自所有的編碼方式和迅速變化的計算機系統(tǒng)運行環(huán)境間矛盾會越來越尖銳。

3.3檔案人員要確保電子檔案的原始性

電子文檔在保存中容易被復制和修改且不易被發(fā)現(xiàn)，因此，保證電子文件的原始性是保證其憑證作用的關鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認定上的困難。因此，科學界定電子檔案的原始性是檔案研究領域的新課題。

3.4檔案人員要加強對檔案的集中統(tǒng)一管理

電子文件其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致，同一個電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件的傳輸載體轉(zhuǎn)換等信息處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。這個特性，使其在管理上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理要有所不同。

總之，電子檔案管理是信息時代下檔案界的一次革命。這就要求檔案人員在掌握電子文檔特點的基礎上，提高檔自身的素質(zhì)，結(jié)合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高自己駕馭現(xiàn)代信息技術的能力，加強電子文件方面的研究，以適應檔案工作不斷發(fā)展的需要。

【參考文獻】

[1]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化[M].浙江大學出版社.

[2]馮惠領.電子文件管理教程[M].中國人民大學出版社.