◎北京精密機電控制設備研究所 陳蘭蘭 黃波 徐軼莉 林英楠

航天企業(yè)科技檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，經(jīng)過專職檔案人員的加工處理，使文件高品質(zhì)地生成科技人員普遍需要的檔案?？萍嘉募w檔工作正是科技文件進入檔案專業(yè)化處理的工作環(huán)節(jié)，它關系到科技檔案能否真實、準確地反映和記錄事件的真實面貌，最重要的是能否全面、準確、系統(tǒng)地提供利用。因此，保證和提高科技文件歸檔工作的質(zhì)量在企業(yè)科研工作中是十分必要和重要的。然而，在企業(yè)歸檔工作中尚存在很多不足之處，在此，筆者淺作分析并擬定出對策，以為引玉之磚。

一、問題表現(xiàn)

1.歸檔不及時

航天產(chǎn)品檔案經(jīng)常是在產(chǎn)品定型后，有些科研人員才將積壓在手中的試樣甚至初樣階段的文件材料進行歸檔；有些工程項目竣工驗收將近一年，歸檔工作仍舊被拖延；設備儀器在安裝調(diào)試過程中的記錄、質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告等技術材料，也常常滯留在科技人員手中遲遲不能及時歸檔。

2.歸檔不完整

歸檔的科技文件不能夠完整、系統(tǒng)地反映科技活動的結果和全過程。很多業(yè)務人員在產(chǎn)品研制過程中應該形成的材料沒有形成，應該積累的材料沒有留存，尤其是航天產(chǎn)品研制周期較長，產(chǎn)品歸檔案卷不完整的現(xiàn)象頗多；另外，一些外來文件、重要會議文件常常被科技人員疏忽而不進行歸檔，等等。這些都造成科技文件歸檔案卷的不齊全、不完整。

二、原因分析

傳統(tǒng)的科技文件歸檔一直處于被動的滯后收和存的管理狀態(tài)，歸檔工作的控制和制約機制較差，主要表現(xiàn)在：

1.歸檔管理規(guī)定落實不力

科技文件歸檔工作規(guī)定實行“三納入”和“四參加”管理?！叭{入”是指將科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作納入科技工作程序和相應的管理制度、科研生產(chǎn)計劃以及科研人員的職責；“四參加”是指科技檔案部門或人員參加科研項目評審會、科研課題鑒定會、設備儀器開箱驗收會以及基建工程竣工驗收會，但這些規(guī)定大部分單位都沒有很好地落實。結果是由于檔案部門缺乏“三納入”的主動權且無權考核，而“四參加”又經(jīng)常參加不了，造成歸檔對象經(jīng)常游離于檔案工作人員的視線之外，使得檔案部門對科技文件缺乏切實有效的控制措施。

2.歸檔要求不明確

一方面，雖然各單位都對歸檔工作提出了各方面的要求，但往往未就各門類文件分別規(guī)定明確的歸檔時間和范圍，或歸檔范圍的編制不切實際，這樣就使歸檔工作具有很大的隨意性；另一方面，對于各門類文件的歸檔要求宣貫、培訓不到位，科研人員對相關門類文件的歸檔范圍、時間等問題的規(guī)定缺乏系統(tǒng)的了解，對歸檔要求的認識模糊，造成歸檔工作出現(xiàn)有章不循的現(xiàn)象。

3.歸檔考核措施可操作性差

很多單位制定了歸檔檢查考核制度，但有些考核制度可操作性不強，沒有具體的實施辦法，無法做到“執(zhí)法必嚴，違法必究”，造成早歸和晚歸、歸與不歸一樣的局面，嚴重削弱了科研人員的檔案意識和歸檔積極性。

4.科研人員對歸檔的認識不夠

一些單位領導的檔案意識較弱，在實際工作中只重視科研生產(chǎn)，對歸檔工作缺乏督導。有些科研人員對檔案的重要性認識不清，認為已經(jīng)辦理完畢的文件歸不歸檔無所謂，造成歸檔材料欠缺不齊；有些科研人員對檔案集中統(tǒng)一管理缺乏正確的認識，認為本部門的文件過于重要，因而“保密”不愿交出，或為自身查找取用方便將文件“據(jù)為己有”，破壞了科技文件自然形成的成套性，導致歸檔案卷殘缺不全。

三、建議對策

為了保證并提高歸檔工作的質(zhì)量，必須將過去歸檔管理中滯后的被動收和存改為超前的主動控制管理。筆者認為，應從制度、意識、程序、方法幾個環(huán)節(jié)著手梳理對歸檔工作的控制管理規(guī)定。

1.制定科學合理的歸檔制度

歸檔制度是保障歸檔工作有章可循、歸檔程序有條不紊的行為準則，一般包括歸檔的時間、范圍及手續(xù)等內(nèi)容，其中歸檔時間與范圍是直接影響歸檔完整性及歸檔工作質(zhì)量的決定性因素。

科技文件的歸檔時間應有兩層含義：第一層含義是指歸檔時機；第二層含義是指完成歸檔任務的周期。歸檔時間既要在任務完成后為文件歸檔預留出整理和準備工作的時間，又能保證文件在完成任務期間和任務完成后不因長期分散滯留而遺失，更要有利于科技成果的及時推廣、交流和應用，因此歸檔時機可分為階段歸檔和任務完成后一次性歸檔。型號研制項目及研制周期長的預研項目應按研制階段歸檔，其它項目一般可在任務完成后一次性歸檔。完成歸檔任務的周期可視歸檔任務的輕重、需歸檔文件在特定時間內(nèi)以文件形式與歸檔后的價值比重來確定，如航天產(chǎn)品中的設計文件、工藝文件應在階段評審結束后和產(chǎn)品定型后3～6個月內(nèi)完成歸檔；研究試驗性文件應在任務完成后半年內(nèi)歸檔；基本建設文件應在工程竣工驗收后半年內(nèi)歸檔。

確定歸檔范圍時，既要全面又要具體。全面指科技文件的種類要全，要在分析本單位科研生產(chǎn)活動的基礎上具體到每一類中，要根據(jù)科技文件的形成規(guī)律盡量具體列出其成分。在確定歸檔范圍之前，應首先由部門領導、科研人員和檔案人員共同研究確定歸檔范圍。這樣確定的歸檔范圍更適合各部門實際情況，科研人員便于執(zhí)行，檔案人員也便于實施監(jiān)督、指導。

2.提高科研人員檔案意識

應通過加強科研人員的檔案素質(zhì)和行為教育提高其檔案意識，提升科研人員的歸檔素養(yǎng)。應加大宣傳檔案法和普及檔案知識，切實提高各級領導和科技人員的檔案意識，同時通過定期培訓歸檔業(yè)務知識，使廣大科研人員明確各項歸檔工作制度、規(guī)程和要求，提升他們的歸檔素養(yǎng)；另外，可通過檔案行為教育使科技人員形成良好的歸檔工作習慣，使歸檔工作程式化、規(guī)范化。

3.實行預立卷管理的制度化和全員化

預立卷是將形成、收集和整理的同一性質(zhì)的相關文件按一定要求進行積累的過程，它是文件歸檔組卷的基礎。預立卷管理是避免科技文件在科技活動過程中積累雜亂以致散失的有效方法，因此，企業(yè)各科研部門應將預立卷工作制度化、全員化。各科研部門應把歸檔預立卷制度作為部門內(nèi)的一項工作制度明確下來并納入日常工作，從制度上保證文件積累工作的執(zhí)行；另外，要建立一個文件形成、積累責任網(wǎng)絡體系，實行文件積累的全員化。同時，檔案部門和檔案人員要認真履行監(jiān)督、指導職能。

4.納入計劃管理流程，加大考核力度

航天科技文件的特點是周期長、階段性強、數(shù)量多、內(nèi)容豐富，因此其歸檔工作必須把握時機及早介入科研活動，積極爭取“三納入”的主動權。企業(yè)檔案管理部門要同計劃、技術等科技管理部門緊密溝通協(xié)調(diào)配合，使檔案部門能夠了解和掌握科研活動的具體安排，在計劃下達的同時提出文件歸檔要求，這樣可有計劃、主動地控制科技文件的歸檔工作。此外，企業(yè)應增強檔案部門的管理職能，加大階段考核中對各個部門歸檔工作完成情況的考核力度，對歸檔工作的質(zhì)量采取經(jīng)濟獎懲措施來調(diào)節(jié)。

科技文件的歸檔工作是企業(yè)積累知識資產(chǎn)、啟迪智力資源的先導和保障，應通過加大歸檔工作的超前控制管理提高工作質(zhì)量，確保檔案案卷的質(zhì)量，為企業(yè)科技工作的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務。