摘 要：高校人事檔案是反映個(gè)人的能力變化、工作經(jīng)歷與閱歷的真實(shí)記錄和客觀反應(yīng)，是學(xué)校職稱評(píng)定、提拔作用干部，解決工資待遇等方面的主要依據(jù)，是一種重要的文獻(xiàn)信息資源。一本完整、真實(shí)的人事檔案的形成是從檔案材料的收集開始的，其中材料鑒別又是收集工作的首要重點(diǎn)。筆者以多年從事人事檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人事檔案材料收集的難點(diǎn)、方式等進(jìn)行了闡述并提出了解決的途徑與方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案；材料收集；鑒別

人事檔案是反映個(gè)人的能力變化、工作經(jīng)歷與閱歷的記載，是干部工作、人才工作的基本依據(jù)。高校人事檔案是人事、組織部門在工作中形成的記錄和反映每一位教職工思想道德、工作成績(jī)、業(yè)務(wù)能力和獎(jiǎng)懲情況等的歷史材料，是檔案形成的最原始最直接的記錄。近年來(lái)，隨著人力資源市場(chǎng)的進(jìn)一步開放，高校人才競(jìng)爭(zhēng)激烈、人員流動(dòng)頻繁；各高校為提高辦學(xué)質(zhì)量和知名度，在高層次人才引進(jìn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任、人事代理方面加快了步伐。與此同時(shí)，人事檔案材料收集整理工作也就呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)。在這種情況下，如何有效保證高校人事檔案信息準(zhǔn)確、材料齊全，為單位、部門提供科學(xué)、規(guī)范的參考價(jià)值，為職工提供有效、便捷的服務(wù)，這是從事人事檔案工作人員必須面對(duì)和思考的問(wèn)題。

1 收集歸檔材料的思想認(rèn)識(shí)

檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作的好壞，將直接影響到人事檔案管理工作的內(nèi)在質(zhì)量的檔案管理的效率。加強(qiáng)檔案管理，首先要明確人事檔案材料收集在人事檔案工作中處于特殊地位。

收集工作是人事檔案工作的首要環(huán)節(jié)。人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)①。人事檔案材料不是由人事檔案管理人員編寫形成的，而是產(chǎn)生于和干部有一定關(guān)系的各有關(guān)組織的現(xiàn)實(shí)工作中。將有關(guān)組織過(guò)去和新近形成的人事檔案材料收集到人事檔案管理部門，既是人事檔案工作的起點(diǎn)，又是貫穿于人事檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性工作?？梢哉f(shuō)，沒有收集工作，便沒有人事檔案工作。

收集工作是人事檔案工作的基礎(chǔ)。人事檔案部門只有將人事檔案材料及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的收集起來(lái)，按《人事檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行認(rèn)真鑒別、整理，人事檔案信息資源才能得到開發(fā)和利用。（收集工作好比工業(yè)生產(chǎn)中的原材料供應(yīng)，沒有足夠的符合質(zhì)量的原材料，工業(yè)生產(chǎn)就不能進(jìn)行。）從整理工作來(lái)看，如果是成套材料，收集不全就會(huì)給整理工作帶來(lái)很大困難，甚至無(wú)法進(jìn)行整理。從保管工作來(lái)看，如果一個(gè)干部的檔案材料分散在幾個(gè)單位沒有收集起來(lái)，就無(wú)法做好集中統(tǒng)一保管工作。從利用工作來(lái)看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準(zhǔn)確地反映干部的真實(shí)面貌，就會(huì)給檔案的利用造成很大的不便。因此，收集工作是實(shí)現(xiàn)人事檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑。

2 建立健全人事檔案材料歸檔制度，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料收集標(biāo)準(zhǔn)

以《人事檔案工作條例》、《關(guān)于人事檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》等文件為主要依據(jù)，聯(lián)系實(shí)際，建立和健全適合高校人事檔案材料的收集管理制度，做到收集工作有法可依，有章可循②。對(duì)涉及人事檔案收集工作的人員進(jìn)行不定期的專業(yè)培訓(xùn)，保證檔案管理人員能及時(shí)了解和掌握最新人事檔案材料收集規(guī)定和有關(guān)變化，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。按規(guī)定對(duì)歸檔材料做細(xì)致審核、鑒別、整理，做到取之有據(jù)。對(duì)一些確實(shí)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，內(nèi)容不實(shí)的重新填寫，確保歸檔材料內(nèi)容齊全完整、手續(xù)完備。

3 歸檔材料的鑒別

人事檔案歸檔材料的鑒別是指依照一定的原則與規(guī)定，對(duì)收集起來(lái)的人事檔案材料進(jìn)行甄別和價(jià)值鑒定，再根據(jù)它們的真?zhèn)魏蛢r(jià)值進(jìn)行取舍，最后將具有保存價(jià)值的材料歸入檔案，把不應(yīng)當(dāng)歸檔的材料剔出銷毀或轉(zhuǎn)送其他部門予以處理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作③。實(shí)踐證明，鑒別工作不但是對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)和前提，也是保證人事檔案收集、整理、轉(zhuǎn)遞和利用工作質(zhì)量的重要措施。針對(duì)每個(gè)人的實(shí)際情況，依照一定的規(guī)定和材料的利用價(jià)值，對(duì)各單位或個(gè)人送交的歸檔材料，進(jìn)行鑒別，看它是否屬于歸檔材料的范圍，與個(gè)人檔案的現(xiàn)有材料內(nèi)容是否重復(fù)。其次是看材料內(nèi)容是否完整齊全、填寫是否規(guī)范，與個(gè)人檔案中的一貫記載是否一致。最后是審查整份材料的形成手續(xù)是否完備。經(jīng)過(guò)鑒別對(duì)不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，依次采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。

4 歸檔材料的精練與剔除

人事檔案的一個(gè)顯著特征，是卷內(nèi)材料的遞增性。尤其是近年來(lái)隨著高校教育制度改革的不斷變化，人事管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題，任免和工作調(diào)動(dòng)頻繁，致使人事檔案材料增長(zhǎng)迅猛，日益臃腫。這種狀況不僅困擾著人事檔案的科學(xué)管理和優(yōu)化服務(wù)，而且造成了許多不必要的人、財(cái)、物浪費(fèi)，成為人事檔案管理部門的一個(gè)“累贅”。因此，檔案管理部門在收集材料歸檔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于人事檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》內(nèi)容，認(rèn)真甄別、審核，把握好尺度，做以適度剔除以控制歸檔材料的膨脹。如，剔除干部職務(wù)任免通知、職稱評(píng)審文件，只存與之相應(yīng)的審批表、登記表；重份材料以及某些從本人檔案中摘錄的重復(fù)材料只存單份材料；各類考卷、戶口復(fù)印件等一些沒有實(shí)際利用價(jià)值不應(yīng)歸檔的材料堅(jiān)決剔除，有效地遏制材料的膨脹。

剔除人事檔案材料是個(gè)嚴(yán)肅的問(wèn)題，應(yīng)持慎重態(tài)度。首先，要認(rèn)真鑒別，防止盲目剔除，造成內(nèi)容上的缺失，尤其是一些特殊材料，如：證明工齡、出生年月等材料，除了保存最后結(jié)論材料，還要將一些輔助材料作為附件緊跟其后。其次，對(duì)不屬歸檔范圍而確應(yīng)剔除的材料，應(yīng)在剔除之前，征得人事檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)部門的審核同意，并履行必要的備案手續(xù)。一般情況下，剔除的材料不應(yīng)立即銷毀，應(yīng)詳細(xì)登記，保留一定時(shí)間。最后，對(duì)不屬歸檔范圍的材料，有的還需要繼續(xù)保存相同的信息，應(yīng)在剔除這些材料的同時(shí)，補(bǔ)充相應(yīng)內(nèi)容的材料歸檔。確保人事檔案信息的完整、齊全，做到剔除有據(jù)可依，有證可查。

5 把握材料形成規(guī)律，掌握收集工作的主動(dòng)權(quán)

人事檔案材料產(chǎn)生于不同的部門，渠道繁多，涉及面廣。掌握人事檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)是提高收集工作效率的關(guān)鍵。首先建立以高校組織人事部門為主，其他職能部門和系部為輔的檔案收集渠道，明確各部門歸檔材料范圍，建立上交制度，變被動(dòng)上交為主動(dòng)上交。

在收集方式上，根據(jù)材料形成特點(diǎn)整批收集。如：進(jìn)行評(píng)聘職稱、干部任免、表彰先進(jìn)等工作都有統(tǒng)一發(fā)文。對(duì)這類材料收集時(shí)，先提供文件，按文件的不同單位，結(jié)合檔案材料歸檔的要求，整批整套收集。這樣做既可以保證材料的完整性，又可以避免缺失單人單份材料。

其次，按所在單位統(tǒng)一收集材料。這主要是針對(duì)年度考核、工資晉級(jí)等大批量歸檔材料，這類材料是每名在職職工每年都會(huì)產(chǎn)生的材料，具有一定的固定性和統(tǒng)一性。收集時(shí)可定期分小單位分別收集，這種收集方法對(duì)于按單位布局的檔案管理是非常有效的，更加方便快捷歸入個(gè)人檔案中，有效提高工作效率。

再次，對(duì)一些不定期產(chǎn)生的材料，及時(shí)掌握材料形成信息，拓寬收集渠道。對(duì)脫產(chǎn)進(jìn)修、學(xué)習(xí)、考察人員的考核材料及學(xué)習(xí)成績(jī)單等材料，要特別予以關(guān)注，主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)人員，細(xì)致耐心地收集，防止內(nèi)容的缺失，從材料搜集源頭上保證檔案內(nèi)容的完整和真實(shí)性。

總之，做好高校人事檔案收集工作是檔案管理和利用的重要前提，是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、艱苦細(xì)致的工作，要求人事檔案管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)、信息靈通、堅(jiān)持執(zhí)行有關(guān)制度，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，才能及時(shí)全面地做好人事檔案材料的收集工作。

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作者簡(jiǎn)介

屈俊華（1978-），女，陜西西鄉(xiāng)，現(xiàn)職稱：檔案助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。