馮珍

摘 要：目前，我國(guó)各地中學(xué)深入開(kāi)展人事管理工作體制的改革，實(shí)施先進(jìn)教育教學(xué)理念，隨著一系列教育制度的改革發(fā)展，原有的人事檔案管理體制已經(jīng)不適合現(xiàn)代的教育體制。各學(xué)校加大對(duì)人事檔案管理工作的重視，切實(shí)做好檔案管理工作的工作部署，認(rèn)真分析檔案管理工作存在的問(wèn)題和不足之處，對(duì)于全面完善學(xué)校教學(xué)模式具有重要意義。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；教職工；人事檔案管理

人事檔案管理制度是我國(guó)的一項(xiàng)重要的人事管理制度，人事檔案管理主要包括了對(duì)教職工和學(xué)生的個(gè)人信息管理。目前，中學(xué)人事檔案管理工作主要針對(duì)學(xué)生個(gè)人信息以及全體教職工的身份信息、學(xué)歷信息、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及思想品行、工作作風(fēng)的管理展開(kāi)。對(duì)中學(xué)進(jìn)行全面的人事檔案管理工作，對(duì)于以后老師的升職、任職、評(píng)職稱的工作都有重要意義，可以全面細(xì)致的記錄老師的工作業(yè)績(jī)，值得各所學(xué)校推廣。

1 學(xué)校人事檔案管理工作的開(kāi)展情況分析

1.1 學(xué)校人事檔案管理工作的定義

學(xué)校人事檔案管理工作主要有以下幾個(gè)部分：首先是收集工作，將教職工和學(xué)生的身份信息、工作信息等收集起來(lái)，要保證收集的每一項(xiàng)信息的準(zhǔn)確度，這是保證學(xué)校人事檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。其次是鑒定、分類(lèi)管理學(xué)校成員的檔案，把教職工和學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)分配，在這個(gè)過(guò)程中要對(duì)每一份檔案非常熟悉。接下來(lái)是對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、剪裁、整理、包裝，把檔案集中按班級(jí)或年級(jí)教學(xué)單位進(jìn)行分類(lèi)入庫(kù)、保管，準(zhǔn)備隨時(shí)利用。

1.2 學(xué)校人事檔案管理工作的重要作用

對(duì)于教職工來(lái)說(shuō)，學(xué)校人事檔案可以準(zhǔn)確記錄教職工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、工作能力、工作業(yè)績(jī)、以及工資待遇、品德作風(fēng)、獎(jiǎng)罰評(píng)審等方面的信息，是學(xué)校對(duì)教職工進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校人事檔案是學(xué)生個(gè)人生活和未來(lái)工作的重要憑證，對(duì)以后學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)有重要作用。學(xué)校人事檔案對(duì)于學(xué)校的教育、科研 、教學(xué)制度等方面起著重要作用。通過(guò)建立學(xué)校人事檔案，可以全面調(diào)動(dòng)各職位人員的工作積極性，促進(jìn)教職工的教學(xué)技能的提升，從而在根本上提高學(xué)校的教學(xué)水平。學(xué)校教職工的人事檔案包括在校教職工的檔案，學(xué)校附屬單位教職工的具體信息，對(duì)除名、離職教職工的檔案管理，也要包括退休離任和已故教職工的檔案信息，教職工的人事檔案對(duì)于上級(jí)教育部門(mén)選拔、培養(yǎng)任用教職工具有很大的參考價(jià)值，也是學(xué)校人事檔案的重要組成部分。

1.3 學(xué)校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

由于學(xué)校人數(shù)多、學(xué)生信息量大、教職工信息條目繁雜使得學(xué)校人事管理工作量大大增加。每年教職工離退、教職工發(fā)表的各類(lèi)評(píng)審材料、新生入校等需要進(jìn)行新的檔案編排，學(xué)期期末需要對(duì)教職工教學(xué)成果和學(xué)生成績(jī)進(jìn)行存檔管理，加大了學(xué)校人事檔案管理工作的難度。學(xué)校人事檔案缺乏真實(shí)性、完整性，有關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，不能真實(shí)填寫(xiě)檔案信息，重復(fù)、作假現(xiàn)象嚴(yán)重，在查詢檔案過(guò)程中往往出現(xiàn)前后矛盾的情況。這是學(xué)校人事檔案管理工作中表現(xiàn)出的不正風(fēng)氣，應(yīng)堅(jiān)決制止。

2 學(xué)校人事檔案管理工作的相關(guān)案例分析

2.1 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在我國(guó)，大多數(shù)地區(qū)檔案管理機(jī)制相對(duì)落后，檔案管理工作人員缺乏，專(zhuān)業(yè)性水平和人員素質(zhì)低，加大了檔案管理工作的難度，制約了學(xué)校的人事檔案管理工作的進(jìn)行，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理機(jī)制相對(duì)落后。為了解決這種問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作人員的要求，安排專(zhuān)業(yè)的工作人員，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能和水平，加大對(duì)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)?，F(xiàn)代模式的人事檔案管理工作的開(kāi)展。

此外，在查詢檔案的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)前后檔案信息相矛盾的現(xiàn)象，有些教職工故意隱瞞學(xué)歷、工作經(jīng)歷和教學(xué)水平，對(duì)檔案信息弄虛作假，錯(cuò)填漏填個(gè)人信息。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，一方面教職工個(gè)人應(yīng)該端正態(tài)度，加大重視，認(rèn)真、準(zhǔn)確填寫(xiě)個(gè)人信息，并做好對(duì)學(xué)生檔案的檢查力度，引導(dǎo)學(xué)生正確填寫(xiě)個(gè)人信息。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)該加大工作力度，不定期檢查核實(shí)檔案信息，確保信息的真實(shí)性和完整性。檔案管理人員要以身作則加強(qiáng)檔案信息的保密性工作，嚴(yán)禁非檔案管理工作人員隨意修改檔案信息。

學(xué)校人事檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，人事檔案管理的工作是繁雜的，要求工作人員政治素質(zhì)要高，以身作則，嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為。學(xué)校人事檔案管理人員要有較強(qiáng)的服務(wù)觀念和業(yè)務(wù)能力，也要不斷學(xué)習(xí)，拓展視野，高效有序地做好檔案管理工作。

2.2 增強(qiáng)檔案意識(shí)

由于傳統(tǒng)教育模式對(duì)中學(xué)教育管理制度的影響，很多中學(xué)對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠，認(rèn)為中學(xué)不同于高校和事業(yè)單位，人事檔案管理工作不用做到面面俱到。這是一種錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)，大大影響了學(xué)校人事檔案管理工作的開(kāi)展。首先，教育機(jī)構(gòu)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做好監(jiān)督工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，加大管理力度，切實(shí)從根本上提高學(xué)校教職工和學(xué)生的檔案意識(shí)。另外，學(xué)?？梢约釉O(shè)獎(jiǎng)罰制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要?jiǎng)訂T校內(nèi)人員統(tǒng)一歸檔，動(dòng)員全體校人員的積極性。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做好教育工作，使學(xué)校人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，不斷促進(jìn)檔案信息資源的完善，并加大對(duì)學(xué)校人事檔案資源的利用率。由于學(xué)校人事檔案管理工作中教職工檔案占有較大比重，參考價(jià)值比較大，所以特別要提高教職工的檔案質(zhì)量。

2.3 改善檔案的保存條件

目前，有不少中學(xué)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)學(xué)校人事檔案進(jìn)行管理，但是仍然有很多中學(xué)借助紙質(zhì)材料保存檔案。紙質(zhì)材料不能滿足現(xiàn)代檔案管理模式的需求，存在弊端，容易破損，容易發(fā)生霉變，占用空間較大等。如果學(xué)校條件允許的話，可以建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，選擇現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、有效的管理，建立學(xué)生個(gè)人和教職工個(gè)人的電子檔案，占用空間小，操作性強(qiáng)，有利于查詢檔案信息。

紙質(zhì)檔案要注意防火、防盜、防鼠、防曬、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防霉，注意通風(fēng)，注意控制存儲(chǔ)環(huán)境的條件，保證環(huán)境狀況適合檔案的存儲(chǔ)。此外，要注意做好資料保存與流動(dòng)的工作，做好資料使用和保存的關(guān)系，在展覽、查閱、審核的流動(dòng)過(guò)程中做好復(fù)制工作，用復(fù)制品代替原檔案資料，避免檔案資料的丟失和損壞。

2.4 健全登記檢索檔案信息的系統(tǒng)

由于很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，中學(xué)學(xué)校人事檔案管理模式尚未完善，導(dǎo)致很多中學(xué)的檔案管理系統(tǒng)相對(duì)繁雜，教職工和學(xué)生的檔案信息不易查詢，查詢條目不明確，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。只有健全登記檢索檔案信息系統(tǒng)才能使人事檔案管理更好地服務(wù)于學(xué)校的教育制度。

學(xué)校加強(qiáng)人事檔案管理，按照時(shí)間順序或者以班級(jí)為單位進(jìn)行登記，對(duì)教職工信息進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)。登記簿可以作為重要的檢索工具，幫助查詢個(gè)人檔案信息，也可以作為檔案材料的備忘錄。具體可以設(shè)置《在職教職工登記簿》、《退休教職工登記簿》、《畢業(yè)生登記簿》、《后勤職工登記簿》、《獎(jiǎng)罰記錄統(tǒng)計(jì)》、《統(tǒng)計(jì)資料記錄》等。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)要加強(qiáng)保密工作，避免學(xué)校人事檔案資料的外漏，也要注意定期對(duì)硬件設(shè)施的檢查。

2.5 做好檔案管理工作的第一步---收集資料

目前中學(xué)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了教職工個(gè)人信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，最原始的個(gè)人資料多處出現(xiàn)不同程度的差錯(cuò)，造成后續(xù)利用檔案過(guò)程中出現(xiàn)新問(wèn)題，無(wú)法準(zhǔn)確、快速的查詢職工信息。對(duì)此，一方面，人事檔案管理的相關(guān)人員要加大審核力度，幫助在校職工建立正確、完整的個(gè)人檔案；另一方面，要求教職工個(gè)人提供全面的個(gè)人資料和審核評(píng)定材料，體現(xiàn)自己的工作能力和個(gè)人的工作作風(fēng)。

收集準(zhǔn)確的信息資料是做好學(xué)校人事檔案管理工作的第一步，也是最基礎(chǔ)的一步。對(duì)于中學(xué)人事檔案管理的資料主要有人員資料、圖片資料、教職工論文資料、個(gè)人榮譽(yù)檔案、入黨教職工記錄、教職工升值降職離任資料等。對(duì)教職工的人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，做到全面、準(zhǔn)確記錄教職工的檔案信息，上級(jí)教育部門(mén)要加大重視，嚴(yán)格貫徹學(xué)校的教職工人事檔案管理制度。

2.6 采用合適的技術(shù)手段服務(wù)于學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)

由于中學(xué)人事檔案管理工作尚未建立完善的機(jī)制，很多先進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)沒(méi)有正確運(yùn)用于人事檔案管理的工作中。對(duì)此，學(xué)校檔案管理人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件管理檔案系統(tǒng)。

作為中學(xué)階段的人事檔案管理工作，可以采用Microsoft access和visual basic6.0作為開(kāi)發(fā)工具進(jìn)行設(shè)計(jì)，加快學(xué)校人事檔案管理的信息化進(jìn)程?？梢酝ㄟ^(guò)這套系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行刪除、添加、修改、查看教職工的檔案信息與學(xué)生信息，也可以通過(guò)生成報(bào)表的方式大大提高檔案管理的效率。

2.7 制定嚴(yán)格、細(xì)致的人事檔案管理制度

學(xué)校人事檔案管理工作需要有嚴(yán)格的管理制度做支撐，我國(guó)很多中學(xué)由于工作人員疏忽造成的檔案室失火、檔案室內(nèi)發(fā)生盜竊、學(xué)生或教職工檔案無(wú)故丟失、損壞的意外事故時(shí)有發(fā)生。嚴(yán)重制約了學(xué)校人事檔案管理工作的進(jìn)行。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度貫徹實(shí)施。以下措施可供參考：

設(shè)置專(zhuān)用的檔案室，配置完善的檔案保護(hù)設(shè)施，檔案室由專(zhuān)門(mén)人員管理，非管理人員不得隨意入內(nèi)，管理人員工作交接必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，避免疏忽。個(gè)人檔案必須存檔學(xué)校檔案室，修改、添加個(gè)人檔案信息后必須盡快把檔案上交檔案室保管，任何人不得私自保管個(gè)人檔案。不同身份的人員的檔案信息應(yīng)交于不同部門(mén)保管，學(xué)校人事檔案管理工作人員的檔案必須由辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)保管，辦公室負(fù)責(zé)人和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人的檔案信息必須由教育局保管。并且，檔案室鑰匙不得轉(zhuǎn)交他人手中，由專(zhuān)門(mén)管理人員管理。

轉(zhuǎn)遞檔案信息的過(guò)程中要注意嚴(yán)格密封，做好登記手續(xù)，通過(guò)專(zhuān)門(mén)派送機(jī)密證件的工具并選擇可靠人員派送，檔案轉(zhuǎn)出后，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)送回。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)送回的檔案文件，應(yīng)盡快查詢，及時(shí)核實(shí)檔案去向，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)立刻向相關(guān)人員和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有關(guān)人員和工作部門(mén)在檔案信息補(bǔ)充收集階段要積極配合人事檔案管理的工作人員，教職工應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料（任免、考核、獎(jiǎng)罰、工資、成績(jī)、團(tuán)關(guān)系的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、職稱、年終總結(jié)等）上交給檔案管理人員，檔案管理人員要及時(shí)補(bǔ)充個(gè)人信息，及時(shí)做好檔案信息的整理、歸檔。學(xué)校人事檔案管理的工作人員不得外漏別人的檔案信息，不得私自把檔案帶出檔案室，嚴(yán)禁任何人將檔案帶入公共場(chǎng)所。

檔案室人員嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁在檔案室附近存放易燃、易爆物品，不得私自篡改檔案信息，不得涂改圈畫(huà)折疊文件，以免破壞檔案文件。要嚴(yán)格審批閱檔手續(xù)，如果有特殊情況需要查閱檔案，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定查閱，未經(jīng)相關(guān)人員同意不得摘抄、轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案信息，此外要核對(duì)抄錄的文檔信息，主管部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān)，做好檔案保管工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和教育制度的進(jìn)步，傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的教育模式，傳統(tǒng)的管理模式過(guò)程冗雜，實(shí)用性低，不容易保存和查閱審核。為了促進(jìn)現(xiàn)代中學(xué)教育制度的進(jìn)步，更好的完成對(duì)教職工工作的評(píng)價(jià)，學(xué)校等相關(guān)教育機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)中學(xué)的人事檔案管理工作的重視，完善學(xué)校人事檔案管理體系。

建立健全中學(xué)的學(xué)校檔案，加強(qiáng)對(duì)中學(xué)的檔案管理工作，有利于學(xué)校實(shí)施科學(xué)化管理，有利于正確評(píng)估教職工的各項(xiàng)工作。只要做好學(xué)校的人事檔案管理工作，就可以發(fā)揮檔案信息的能動(dòng)性，更好地服務(wù)現(xiàn)代教育體制。

學(xué)校要充分調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的積極性，樹(shù)立良好的工作作風(fēng)，端正工作態(tài)度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)罰措施，重視學(xué)校的人事檔案管理工作。最重要的是人事檔案管理的工作人員要保證檔案資料的完整性和真實(shí)性，提高工作質(zhì)量，做到規(guī)范化、科學(xué)化。

其次要保證教職工（包括離任、退休、已故教職工）和學(xué)生信息的真實(shí)性，堅(jiān)決制止不正風(fēng)氣的盛行，保證檔案信息的質(zhì)量。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要不定期的對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查、審核，提高檔案信息的真實(shí)性，利用合適的獎(jiǎng)罰措施協(xié)助檔案管理工作的進(jìn)行。

此外，學(xué)校要加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的管理應(yīng)用，全面提高學(xué)校人事檔案管理工作的水平與質(zhì)量，加大電子檔案的建設(shè)力度，建設(shè)完整的智能數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加大資金投入，采用計(jì)算機(jī)管理模式取代傳統(tǒng)的管理檔案的模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)用性，全面服務(wù)學(xué)校的人事檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]張保哲.關(guān)于加強(qiáng)高校人事檔案管理的思考[J]，檔案天地.2000（03）

[2]陳秀蘭.加強(qiáng)高校人事檔案管理的思考[J]，湖北檔案.2004（05）

[3]暴海燕.如何做好高校人事檔案管理[J]，黑龍江檔案.2008（04）

[4]季曉東.完善高校人事檔案管理的措施[J]，蘭臺(tái)世界.2006（10）

[5]楊瓊.關(guān)于加強(qiáng)高校人事檔案管理的思考[J]，思茅師范高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào). 2008（02）

[6]趙靜.高校人事檔案管理的新思考[J]，才智.2011（05）

[7]霸慶豐.高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及解決措施[J]，衡水學(xué)院學(xué)報(bào). 2005（03）

[8]徐英.高校人事檔案管理探析[J]，青海社會(huì)科學(xué).2006（06）