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        電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存管理

        2013-10-21 17:25:35馮怡
        卷宗 2013年9期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案電子檔案

        馮怡

        摘 要:隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)階段電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。二者之間相互利用,各有千秋。電子檔案可以方便快捷的查閱,為工作和利用方便;紙質(zhì)檔案保存原始的、真實(shí)的憑證,為電子檔案查閱提供真實(shí)有效的證件,二者相輔相承。文章結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究,對其發(fā)展方向進(jìn)行詳細(xì)探討。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;紙質(zhì)檔案;共存管理

        0 引言

        隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用,檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化,存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備,總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用,時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案,使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀,紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn),兩者互相依存,相互兼容,協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期,如何科學(xué)有效地管理好檔案工作,完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡,是檔案工作者深入思考的課題。

        1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)分析

        1.1 電子檔案的特點(diǎn)

        電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的,以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物,也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段,在檔案信息存儲、輸出、處理等方面,具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性,主要表現(xiàn)在如下幾方面。

        (1)檔案信息存儲豐富性

        電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤,尤其是光盤,由于信息存儲的高密度性,使檔案信息存儲量極為豐富,具有“海量存儲”之稱,大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息,這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間,又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

        (2) 檔案信息生動形象性

        隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟,電子檔案與多媒體信息相結(jié)合,通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài),形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況,從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性,使反映出的信息圖、文、聲、像并茂,對人類社會活動的概貌進(jìn)行全息化

        再現(xiàn)。

        (3) 信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性

        電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能,它通過數(shù)字或代碼,對信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲、傳遞、編輯加工處理,由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息,從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

        1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

        紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來,這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用,它具有以下特征。

        (1) 信息與載體的依附性

        由于載體與信息的統(tǒng)一,構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面,也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上,信息與載體是密不可分的,一旦信息與載體結(jié)合,就很難將其分離。同時,只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等,才可以了解其所承載的信息。

        (2) 檔案信息的原始憑證性

        從其形成過程來看,紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況,具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體,是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。

        2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略

        2.1 更新觀念,提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來,檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案

        管理工作,習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式,面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案,應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備,更新傳統(tǒng)的管理觀念,樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識,把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分,進(jìn)行科學(xué)的管理。同時,面對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊,提高職業(yè)素質(zhì),調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用,新型檔案載體隨之產(chǎn)生,這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式,工作重心,服務(wù)手段等方面的變化,對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求,除了具有較高的政治素質(zhì)外,同時對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求,在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識和文史知識外,還要具有計(jì)算機(jī)知識和外語知識。對于計(jì)算機(jī)知識已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的掌握,更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開發(fā)利用知識,并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

        2.2 改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

        新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理,必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量,要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn),如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》( GB379215- 85) 、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》( GB3260- 83) 等,新型載體檔案廣泛應(yīng)用后,建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩,如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),著錄標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等; 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn),新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等,都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程,如制定新型載體檔案的管理制度,包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié); 由于電子檔案自身的某些缺陷,電子檔案的真實(shí)性和其法律地位,也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護(hù)與

        確定。

        2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

        吸收與創(chuàng)新,探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案,其管理方法與模式,是經(jīng)過長期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展,給檔案管理工作帶來深刻的影響,在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。

        (1) 在管理方式上,許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,如電子文件的歸檔,可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對機(jī)的拷貝來完成,不必對文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移,檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。其次,在管理內(nèi)容上,電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律,應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合,保證電子檔案的完整性。

        (2)電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境,表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍;電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷,而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理; 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重,由于電子檔案的易更改性,使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡,所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn),并存在相當(dāng)大的難度; 電子檔案保管,與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進(jìn)行保護(hù)管理,只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同,檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同,所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別; 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比,具有更快捷、更方便的特點(diǎn),但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提,電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備,所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識別文件的建立等工作,以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次,在管理程序上,紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個流程性的工作過程,而電子檔案的管理程序并不明顯,由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作,所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密,有些管理程序有可能同時進(jìn)行,相互交叉,這些并不影響電子檔案整體管理。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 祁玉萍.電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的差異[J]. 檔案管理. 2006(05)

        [2] 楊貞.數(shù)字時代電子檔案與紙質(zhì)檔案并存[J]. 城建檔案. 2010(03)

        [3] 劉曉芳.紙質(zhì)檔案較之電子檔案的魅力[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2007(06)

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