丁秀娟?董久華

摘 要：當前，隨著網絡的普及和網絡信息的飛躍發(fā)展，全社會對國企的關注持續(xù)升溫，對國企的存在意義爭論頻仍。同時，在“依法治企”的框架下，國企面臨著內外部日益頻繁、嚴格的審計監(jiān)控、監(jiān)督。因此，全方位地做好痕跡管理既是企業(yè)自身生存、發(fā)展的需要，也是企業(yè)順利通過依法治企審計等各項檢查的要求。

關鍵詞：痕跡化；依法治企；質效；精益化

與發(fā)達國家相比，我國的檔案收集、管理和利用都有很大的提升空間。眼下，大數據時代要求我們必須高效地進行海量數據處理。那么，在目前的形勢下，我們能否以推動痕跡化管理為切入點，帶動提高檔案管理水平，推進企業(yè)精益化管理，進而提高企業(yè)的綜合競爭能力呢？梳理多年工作實踐，嘗試分析如下：

1 定義

痕跡是指事物留下的跡?。ā缎氯A字典》）。時下，痕跡化管理的概念雖屢被提及，但尚無統(tǒng)一的定義。依筆者理解，痕跡化管理是指在一切管理活動中留下的實體和記錄，包括文字、圖片、影像等。借由這些痕跡可在管理事項結束后最大程度地還原、推測或佐證活動發(fā)生時的真實情況。痕跡管理不是一門單獨的管理類別或技術，而是所有管理的基礎保障措施。企業(yè)的各類管理均可歸納為流程管理，而任一流程都由一系列相互銜接的記錄、痕跡系統(tǒng)來支撐，以保證流程被環(huán)環(huán)相扣地執(zhí)行，實現結果的可控性。換言之，痕跡是流程執(zhí)行的真實體現。痕跡不等同于記錄。記錄重在對行為的表述，是對過程的確認，如文件使用記錄等。痕跡的含義則更為廣泛，除記錄外，還包括文件、合同、通知、紀要、圖片、視頻等，再現的是完整的管理過程。企業(yè)實行痕跡化管理就是要借助人為的強化手段，使所有的生產、經營管理行為都留下印跡，形成管理和痕跡的一一對應關系，供日后查證、評估管理行為的合法性和質效。痕跡化管理關注過程管理，要求做好過程任一時段的每一項記錄，其宗旨是推進日常管理行為的標準化、制度化、流程化和規(guī)范化，形成規(guī)章制度和管理痕跡相互印證、相互促進的管理機制，不斷提升管理人員的責任意識和執(zhí)行力，形成“依法合規(guī)地決策、一絲不茍地執(zhí)行”的工作作風，與不因人員變換影響工作開展的管理模式。

2 痕跡化管理的意義

2.1 有利于推進依法治企建設

目前，隨著法制化建設的深入和網絡的迅猛發(fā)展，國有企業(yè)已成為政府和社會關注的焦點，“依法治企”不但是政府的迫切要求，也是企業(yè)自身健康發(fā)展和企業(yè)管理者維護權益的自覺選擇。依法治企的本質要求就是嚴格落實規(guī)章制度。在自上而下建立健全了規(guī)章制度標準的情勢下，企業(yè)只需在管理流程中將規(guī)定動作按規(guī)則要求做到位并生成痕跡記錄，就可以在審計監(jiān)督面前用痕跡證明其履職盡責的合法、合規(guī)性。企業(yè)只要落實了痕跡化管理，紛繁復雜的管理行為就可以沿著管理流程水到渠成地生成痕跡，實現管理的單向推進，不需再為迎接依法治企等各類檢查抽調額外的人力，做額外的工作。

2.2 利于提高企業(yè)的執(zhí)行力

執(zhí)行力不強是目前多數企業(yè)的短板。痕跡恰可作為執(zhí)行力的評估依據。因而，實行痕跡化管理首先將強化責任意識?！翱谡f無憑，立字為據”，在痕跡化管理覆蓋下，人人如同在“攝像頭”下活動，清楚自己的一言一行都將記錄留痕，迫使人們“主觀對自己”、“客觀對企業(yè)” 負責為出發(fā)點，增強責任意識，明辨職責所在，嚴格落實各項規(guī)章制度和崗位責任制，相互支撐配合，提升企業(yè)的整體執(zhí)行力。

2.3 利于提升工作質效

痕跡化管理有利于規(guī)范流程，減少工作行為的隨意性，促進由粗放型管理向精益化轉型，以“嚴、細、實”消除管理粗放和權責不清的現象；由關注結果轉向全過程管控，以細節(jié)到位和流程管控，水到渠成地實現既定目標；將管理流程顯性化，將各環(huán)節(jié)要求和落實情況具體化，在執(zhí)行前將目標“化整為零”，在執(zhí)行過程中逐步再“化零為整”，從而提高管理的針對性和科學性；管理者可以通過痕跡對比糾正錯誤，彌補不足，改進管理方法，不斷提高管理質量和效益。另一方面，痕跡化管理易于統(tǒng)計利用，可為改進管理，提升集團的集約化水平提供可靠的基礎材料。

2.4 便于監(jiān)督考核

痕跡化管理要求流程中的各管理人員作為日常行為的第一責任人，在落實本崗職責時均要執(zhí)行既定工作流程，在每一環(huán)節(jié)都形成規(guī)范的記錄，如工作計劃、決策過程及結果、任務分配、執(zhí)行反饋等，從而形成較為齊全的管理檔案，可供查考、評估、佐證和問責。如會議記錄可真實反映與會者的發(fā)言表態(tài)和會議決定，各類業(yè)務報表、審批單據、合同等真實記錄了決策審批過程與意見。這些清晰透明的痕跡，既便于績效評估，也為上級主管單位和司法機關區(qū)分責任界限并向管理者實施問責及追究法律責任提供了佐證材料，易于進行責任追究。

3 開展痕跡化管理的措施

痕跡化管理是精益化管理的基礎，強化痕跡化管理可以提升管理的規(guī)范化、科學化水平，培養(yǎng)“提高效率、嚴格自律”的職業(yè)習慣。可以從以下三方面推進痕跡化管理：

3.1 強化痕跡化管理的意識

采取多種形式對全員進行相應規(guī)章制度的培訓，促使大家認識到管理留痕是對企業(yè)負責，更是對自己負責，在強化痕跡意識的同時，普及管理要求和和崗位技能，規(guī)范留痕操作，形成管理流程清晰、職責明確、要求具體的管理機制，使參與管理的人員在深刻認識 “為什么要留痕？怎樣留痕？”后，摒棄自傳習慣，形成工作安排痕跡化、目標控制痕跡化、職責履行痕跡化、 監(jiān)督管理痕跡化和考核獎懲痕跡化，在管理的每一個節(jié)點、每一個環(huán)節(jié)、每一個時段都留下痕跡，并形成穩(wěn)定的合力，逐步提升企業(yè)的精益化管理水平。

3.2 要完善制度建設

規(guī)章制度是管理的依據，是痕跡的源頭，也是評估管理質效及其痕跡的標尺。只有完善的規(guī)章制度才能形成全面的管理痕跡。企業(yè)的制度、標準、細則，計劃、規(guī)定、年度目標等，作為開展各項工作的源頭，應力求全面、科學、合理，進而使全部管理工作有章可循、有據可依，形成“凡事都有標準，凡事都有依據，凡事有人負責”的制度管控體系，既可指導管理工作有效地開展，又可以遵循形成規(guī)范、科學的痕跡記錄。另一方面，企業(yè)還要對管理痕跡進行定期梳理、診斷、評估，并反向推動各項規(guī)章制度優(yōu)化完善，實現管理制度與痕跡地相互提升。

3.3 整合其它管理手段，強化考核，提升痕跡化管理水平

要將痕跡化管理融入各崗位標準和管理要求，如檔案管理等，整合相關崗位的標準與要求規(guī)范痕跡的載體、格式等具體規(guī)定，尤其要重視借助信息化手段，強化痕跡管理。目前，各企業(yè)的辦公、生產、財務、物資管理等均已信息化。要借此將各崗位標準要求和痕跡規(guī)定嵌入相關信息管理系統(tǒng)，持續(xù)優(yōu)化改進，強制規(guī)范執(zhí)行人的留痕行為，提高痕跡質量。

同時，要根據管理項目的性質，采用隨機考核（單項任務）與定期考核（月度、年度）相結合的方式，及時對管理及其形成的痕跡進行檢查、評估與考核，完善各類痕跡模板，形成良性機制，持續(xù)推進痕跡化管理。

作者簡介

丁秀娟（1970-），女，遼寧，大學畢業(yè)，辦公室業(yè)務實踐。

董久華（1962-），女，遼寧，大專畢業(yè)，辦公室業(yè)務實踐。