吳國(guó)芹 卞 卉

（南京航空航天大學(xué)圖書(shū)館，江蘇 南京 210016）

吳國(guó)芹 女，1979年生。碩士，助理館員。

卞 卉 女，1977年生。碩士，館員。

科技查新是由具備一定信息資源基礎(chǔ)與相應(yīng)查新咨詢資質(zhì)人員的科技信息咨詢機(jī)構(gòu)，通過(guò)手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索等途徑，運(yùn)用綜合分析和對(duì)比的方法，為評(píng)價(jià)科研成果、科研立項(xiàng)等的新穎性提供文獻(xiàn)查證結(jié)果的一種信息咨詢服務(wù)工作[1]。它在提高科研課題立項(xiàng)和科技成果的評(píng)價(jià)水平，避免和減少科研工作低水平重復(fù)方面發(fā)揮著重要作用。筆者擬通過(guò)SWOT分析方法對(duì)高校圖書(shū)館員兼任查新工作的利弊進(jìn)行歸納，并針對(duì)圖書(shū)館外部環(huán)境所帶來(lái)的機(jī)遇和威脅進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略。

1 高校圖書(shū)館科技查新的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

我國(guó)有科技部、衛(wèi)生部和教育部三大部門認(rèn)證的查新機(jī)構(gòu)，其中教育部認(rèn)證的查新機(jī)構(gòu)一般為高校圖書(shū)館。1992年原國(guó)家教委開(kāi)始設(shè)立科技查新工作站，2003年經(jīng)教育部重新進(jìn)行認(rèn)定，至2011年第五批11家科技查新工作站授牌，教育部設(shè)立的查新工作站已達(dá)到78家[2]。高?？萍疾樾抡疽劳衅淞己玫膶W(xué)科資源和強(qiáng)大的人才優(yōu)勢(shì)已成為查新工作的一支重要生力軍。近年來(lái)，由于高校科研水平的不斷提高，科研項(xiàng)目的立項(xiàng)及成果查新需求越來(lái)越多。另外，隨著高校查新站對(duì)其他企事業(yè)、科研單位的開(kāi)放，查新項(xiàng)目更有了急劇增長(zhǎng)，高校圖書(shū)館的查新工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

高校科技查新工作在時(shí)間安排上依附于國(guó)家級(jí)、省市級(jí)課題的申報(bào)立項(xiàng)、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間，因而其工作具有一定的淡旺季之分。據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，科技查新工作的旺季一般集中于每年的2～5月，特別是在3月份（高等學(xué)校博士學(xué)科點(diǎn)專項(xiàng)科研基金申報(bào)的月份），而除此以外的時(shí)間大多屬于淡季。高校科技查新工作的季節(jié)性特點(diǎn)使得各高校無(wú)法配置足夠的查新人員，因?yàn)樵诓樾碌緯r(shí)，容易造成人力資源上的浪費(fèi)。因此，越來(lái)越多的高校圖書(shū)館開(kāi)始通過(guò)設(shè)立兼職查新員的方式來(lái)應(yīng)對(duì)查新高峰期。有文獻(xiàn)調(diào)查表明：在被調(diào)查的國(guó)內(nèi)32家圖書(shū)館中，設(shè)有兼職查新員的圖書(shū)館有11家，占32家圖書(shū)館的34．4%，說(shuō)明國(guó)內(nèi)許多高校已經(jīng)開(kāi)始了聘用兼職查新員的嘗試與實(shí)踐[3]。

2 SWOT分析法簡(jiǎn)介

SWOT分析法是西方企業(yè)最常用的一種企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境條件戰(zhàn)略因素綜合分析方法，它是由美國(guó)哈佛商學(xué)院著名教授安德魯斯于1956年首先提出的，由優(yōu)勢(shì)（Strengths）、劣勢(shì)（Weakness）、機(jī)會(huì)（Opportunities）和威脅（Threats）4個(gè)英文單詞首字母組成。分析步驟包括：①進(jìn)行外部環(huán)境分析，列出對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)外部環(huán)境中存在的發(fā)展機(jī)遇和威脅；②進(jìn)行內(nèi)部環(huán)境分析，列出企業(yè)目前具有的長(zhǎng)處和弱點(diǎn)；③繪制SWOT矩陣；④進(jìn)行組合分析[4]。這種分析方法最早應(yīng)用于工商企業(yè)領(lǐng)域，隨著這一方法內(nèi)涵的延伸，越來(lái)越多的學(xué)者將這一方法運(yùn)用到其他領(lǐng)域。

3 館員兼任科技查新工作的SWOT分析

運(yùn)用SWOT分析法可對(duì)高校圖書(shū)館員兼任查新工作的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)進(jìn)行分析，并針對(duì)圖書(shū)館外部環(huán)境所帶來(lái)的機(jī)遇和威脅進(jìn)行分析，從中可綜合高校圖書(shū)館員兼職查新工作的影響因素，從而提高查新質(zhì)量，增強(qiáng)高校圖書(shū)館科技查新站的競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)水平。

3．1 優(yōu)勢(shì)（S）分析

①充分挖掘館內(nèi)人力資源，為館員提供更廣闊的發(fā)展空間

近年來(lái)，隨著高校圖書(shū)館準(zhǔn)入條件的提高，高校圖書(shū)館已逐漸改變了工作人員學(xué)歷較低的局面，高校圖書(shū)館逐年引進(jìn)了大批高學(xué)歷人員，許多擁有較高學(xué)歷的新進(jìn)館員進(jìn)入到館內(nèi)的各個(gè)部門。這一方面給高校圖書(shū)館注入了新鮮血液，另一方面也帶來(lái)了極大的人力資源浪費(fèi)，特別是流通部門的人員，大多時(shí)候從事著相對(duì)簡(jiǎn)單重復(fù)性的工作。查新是一項(xiàng)技術(shù)含量相對(duì)較高的工作，館員兼任查新工作既可以充分利用館內(nèi)的人力資源，又可以調(diào)動(dòng)廣大館員的積極性，為有能力的館員提供了發(fā)揮個(gè)人能力的平臺(tái)。

②緩解查新部門的工作壓力

高?？萍疾樾鹿ぷ骶哂须A段性的特點(diǎn)，特別是每年的3～5月，有大量的查新課題需要在短時(shí)間內(nèi)完成，查新部門往往疲于應(yīng)付。另外，查新部門的館員一般還承擔(dān)參考咨詢、部分教學(xué)和科研任務(wù)，導(dǎo)致查新工作人員壓力倍增，這對(duì)館員的成長(zhǎng)和發(fā)展是極為不利的。館內(nèi)其他部門的人員兼任查新工作不僅可以緩解高峰期查新部門人員的工作強(qiáng)度和壓力，還能為專職查新人員抽出時(shí)間從事創(chuàng)新性工作提供更廣闊的發(fā)展空間。

③搭建起館內(nèi)跨部門之間交流和合作的平臺(tái)

兼職查新工作可以促進(jìn)高校圖書(shū)館內(nèi)各部門的交流和合作，增加了查新部門和其他部門館員之間聯(lián)系和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)了館員之間的認(rèn)知程度，為高校圖書(shū)館更全面地開(kāi)展工作提供了保障。

④促進(jìn)查新工作與學(xué)科館員工作的融合

近年來(lái)，越來(lái)越多的高校開(kāi)始嘗試查新員和學(xué)科館員雙崗合一的實(shí)踐，但在實(shí)際工作中學(xué)科館員并非只分布在查新部門，大多數(shù)學(xué)科館員分布在館內(nèi)的其他部門，如資源建設(shè)部、流通部等等。非查新部門的館員兼任查新工作可以加強(qiáng)與各對(duì)口學(xué)院老師的聯(lián)系，深入接觸到各學(xué)院老師的研究方向和研究課題，為更好地做好學(xué)科館員工作、開(kāi)展深層次信息服務(wù)提供了契機(jī)。

3．2 劣勢(shì)（W）分析

①兼職查新員的查新工作質(zhì)量有待考查

兼職查新館員大多沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的查新培訓(xùn)，且都是在查新高峰期承擔(dān)較多的查新任務(wù)，在查新淡季時(shí)則很少?gòu)氖虏樾鹿ぷ鳎樾鹿ぷ魇且豁?xiàng)非常專業(yè)的工作，持續(xù)的知識(shí)積累非常重要。因此，兼職查新員在查新質(zhì)量上無(wú)法與專職查新人員相比。

②兼職查新館員的精力有限，難以完成創(chuàng)新性工作

兼職查新人員都有自己固定的工作任務(wù)，其工作重點(diǎn)不在科技查新上，只是在科技查新項(xiàng)目比較多的情況下兼職進(jìn)行查新工作。查新是一項(xiàng)非常辛苦和耗時(shí)的工作，而館員的精力總是有限的，這在一定程度上會(huì)導(dǎo)致館員不能把足夠的時(shí)間和精力用于履行本職工作，使其難以抽出較多的時(shí)間思考和嘗試更有意義的新工作。

③缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，館員積極性不高

目前各高校圖書(shū)館尚缺乏對(duì)兼職查新工作計(jì)量和激勵(lì)的具體措施，兼職查新的工作業(yè)績(jī)?cè)谝欢ǔ潭壬虾茈y得到體現(xiàn)和肯定，造成兼職查新員工作積極性不高。

3．3 機(jī)會(huì)（O）分析

①網(wǎng)絡(luò)時(shí)代查新流程的電子化

隨著網(wǎng)絡(luò)的興起和迅速普及，圖書(shū)館數(shù)字化、信息化建設(shè)水平不斷提高，越來(lái)越多的網(wǎng)絡(luò)化期刊、電子圖書(shū)、中外文特色數(shù)據(jù)庫(kù)及DIALOG聯(lián)機(jī)等檢索資源走進(jìn)圖書(shū)館。圖書(shū)館的數(shù)字化、信息化建設(shè)為查新工作提供了一個(gè)更便捷、更廣闊的平臺(tái)。同時(shí)，查新系統(tǒng)也由原來(lái)的人工環(huán)境向信息化檢索平臺(tái)發(fā)展，這為高校圖書(shū)館員能夠在從事本職工作的同時(shí)兼任查新工作提供了強(qiáng)有力的信息資源保證。

②查新項(xiàng)目數(shù)量的急劇增長(zhǎng)

近年來(lái)，隨著高?？蒲兴降牟粩嗵岣吆涂蒲蓄I(lǐng)域的不斷拓展，科研項(xiàng)目的立項(xiàng)及成果查新需求越來(lái)越多。另一方面，隨著越來(lái)越多的高校查新站對(duì)其他企事業(yè)、科研單位開(kāi)放，校外的查新數(shù)量更是急劇增加。查新數(shù)量的高速增長(zhǎng)為各高校圖書(shū)館大力培養(yǎng)兼職查新隊(duì)伍提供了強(qiáng)有力的保證。

3．4 威脅（T）分析

①查新站數(shù)量眾多，無(wú)法在查新數(shù)量上有所保證

據(jù)筆者統(tǒng)計(jì)，目前江蘇地區(qū)已經(jīng)有13家機(jī)構(gòu)具有科技查新資質(zhì)。其中，江蘇省科技情報(bào)研究所是國(guó)家一級(jí)科技查新咨詢機(jī)構(gòu)；南京大學(xué)、東南大學(xué)和江南大學(xué)的科技查新工作站是教育部授權(quán)的第一批科技查新工作站；河海大學(xué)和中國(guó)礦業(yè)大學(xué)的科技查新工作站是教育部授權(quán)的第二批科技查新工作站；教育部授權(quán)的第三批科技查新工作站是南京工業(yè)大學(xué)、南京理工大學(xué)和揚(yáng)州大學(xué)科技查新工作站[5]。雖然江蘇省經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，科技發(fā)展迅速，各行業(yè)尤其是化工行業(yè)對(duì)科技查新的需求眾多，但依然無(wú)法保證各高校查新站查新數(shù)量的充足供給。查新數(shù)量無(wú)法保證，兼職查新員就無(wú)法得到足夠的查新實(shí)踐，也會(huì)影響查新人員的積極性。

②為查新工作的規(guī)范化管理帶來(lái)了一定的難度

任何事情都有其兩面性，高校圖書(shū)館員兼任查新工作在緩解查新壓力的同時(shí)也為查新工作的規(guī)范化管理帶來(lái)了一定的難度。如查新員人數(shù)眾多、管理協(xié)調(diào)難度加大，查新員素質(zhì)參差不齊，查新報(bào)告的質(zhì)量有待提高等等。

4 館員兼任科技查新工作的SWOT戰(zhàn)略

SWOT矩陣是利用SWOT分析的結(jié)果，對(duì)組織在不同的關(guān)鍵外部環(huán)境狀態(tài)和內(nèi)部條件狀況的組合方式下，制定可行備選戰(zhàn)略的技術(shù)。據(jù)上述分析，可以得到如表1所示的高校圖書(shū)館員兼任科技查新工作戰(zhàn)略分析的SWOT矩陣。

表1所示的SWOT矩陣中有4個(gè)象限，每一個(gè)象限對(duì)應(yīng)一種發(fā)展戰(zhàn)略模式：

①象限1（SO戰(zhàn)略）：利用內(nèi)部發(fā)展優(yōu)勢(shì)去抓住外部機(jī)會(huì)的戰(zhàn)略——成長(zhǎng)型戰(zhàn)略。

若采取此策略，高校圖書(shū)館員需要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造需求，力爭(zhēng)自身人力資源的最大化。

②象限2（WO戰(zhàn)略）：運(yùn)用外部機(jī)會(huì)來(lái)克服內(nèi)部劣勢(shì)的戰(zhàn)略——引導(dǎo)型戰(zhàn)略。

表1 高校圖書(shū)館員兼任科技查新工作的SWOT戰(zhàn)略分析

若采取此策略，高校圖書(shū)館員需抓住網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和查新項(xiàng)目增長(zhǎng)的機(jī)遇，積極參加查新培訓(xùn)，提升自身素質(zhì)，提高查新質(zhì)量。

③象限3（ST戰(zhàn)略）：依托內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)將外部威脅轉(zhuǎn)化為機(jī)會(huì)——差異型戰(zhàn)略。

若采取此策略，高校圖書(shū)館需要充分利用自身人才優(yōu)勢(shì)，完善查新審核制度，促進(jìn)查新管理的規(guī)范化，形成自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。。

④象限4（WT戰(zhàn)略）：克服內(nèi)部劣勢(shì)，避免外部威脅——完善型戰(zhàn)略。

對(duì)于組織來(lái)講，這是最糟糕的位置，應(yīng)該盡量避免。WT戰(zhàn)略是一種進(jìn)取型戰(zhàn)略，它要求組織能同時(shí)克服內(nèi)部劣勢(shì)和避免外部威脅。

綜上所述，筆者認(rèn)為高校查新站目前應(yīng)采取的是SO戰(zhàn)略和ST戰(zhàn)略。

5 思考和建議

SWOT分析進(jìn)一步明確了高校圖書(shū)館員兼任查新工作的自身?xiàng)l件、外部環(huán)境以及相應(yīng)的戰(zhàn)略選擇。筆者對(duì)高校圖書(shū)館員兼任科技查新工作的未來(lái)發(fā)展提出以下幾點(diǎn)建議。

5．1 加強(qiáng)兼職查新員培訓(xùn)，提高兼職查新員素質(zhì)

高校圖書(shū)館應(yīng)按照查新規(guī)范對(duì)兼職查新員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使其能夠獨(dú)立完成查新工作，建立專職查新員與兼職查新員一對(duì)一的責(zé)任制度，即由一名專職查新員配合并指導(dǎo)兼職查新員的查新工作，以保證查新報(bào)告的質(zhì)量。在科技查新業(yè)務(wù)較少的月份，可以開(kāi)展定期或不定期的科技查新講座，就查新工作的用途、工作流程等進(jìn)行培訓(xùn)，以提高兼職科技查新質(zhì)量和工作效率。另外，針對(duì)查新課題的不斷提升和拓寬，加強(qiáng)兼職科技查新員的非學(xué)歷繼續(xù)教育并融入激勵(lì)機(jī)制，也是一條持續(xù)提高兼職查新員業(yè)務(wù)能力和信息素養(yǎng)的新途徑。

5．2 完善審核制度，提高查新質(zhì)量

審核工作是提高查新質(zhì)量的保證，也是影響查新質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。為保證兼職查新人員的查新質(zhì)量，可以建立專職查新員作為一級(jí)審核、審核員進(jìn)行二級(jí)審核的二次審核制度。專職查新員主要從查新委托書(shū)查新點(diǎn)、技術(shù)要點(diǎn)的填寫、檢索詞的選擇、檢索策略的制定以及查新報(bào)告的撰寫等方面對(duì)兼職查新員進(jìn)行指導(dǎo)和審核，審核員負(fù)責(zé)專職查新人員指導(dǎo)和所有查新報(bào)告的最終審核。

5．3 形成具體的激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)措施，提高館員的積極性

對(duì)兼職查新員采取物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神及其他獎(jiǎng)勵(lì)并存的激勵(lì)機(jī)制。建立具體的獎(jiǎng)勵(lì)措施，工資與年終獎(jiǎng)掛鉤。對(duì)于積極從事科技查新工作的館員在年終考核、職稱晉升方面有適度傾斜；同等條件下優(yōu)先考慮其參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議、赴境外進(jìn)修訪問(wèn)、優(yōu)先給予館內(nèi)科研項(xiàng)目資助等等。

總之，科技查新是高等學(xué)校圖書(shū)館的一項(xiàng)重要工作，高校需要充分利用和發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，不斷發(fā)展、創(chuàng)新、完善高校的查新工作，為查新工作的發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1] 謝新洲，滕躍．科技查新手冊(cè)[M]．北京：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2010：455．

[2] 劉曉坤，劉亞茹，李維云．高校圖書(shū)館開(kāi)展科技查新的現(xiàn)狀分析——以天津大學(xué)科技查新工作站為例[J]．情報(bào)探索，2012（4）：88-90．

[3] 鄂麗君．高校圖書(shū)館科技查新服務(wù)調(diào)查與分析[J]．情報(bào)雜志，2012（1）：180-184．

[4] http：//baike．baidu．com/view/3892．htm．

[5] http：//www．chaxin．edu．cn．