● 石萌萌

■責(zé)編 / 張新新 Tel: 010-88383907 E-mail: hrdxin@126.com

自2008年起，全國煙草行業(yè)正式啟動人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)。本文從人力資源管理信息系統(tǒng)的基本要素入手，全面剖析深圳煙草行業(yè)人力資源管理信息建設(shè)情況，結(jié)合煙草行業(yè)的人力資源管理特點(diǎn)，探索適合發(fā)展需求，合理配置、優(yōu)化使用和公正評價人力資源，充分發(fā)揮人力資源整體效能的人力資源管理信息系統(tǒng)，力求在“人才效益型”發(fā)展道路上取得新突破。

一、人力資源管理信息系統(tǒng)的概念及作用

人力資源管理信息系統(tǒng)（HRMIS）作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，以現(xiàn)代人力資源管理理論為指導(dǎo)，從組織的人力資源規(guī)劃開始，一般包括招聘、崗位描述及工作分析、培訓(xùn)、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、人事管理等與員工個人相關(guān)的信息，并以一種相容的、一致的、共享的和易訪問的方式儲存到集中的數(shù)據(jù)庫中，從而將組織成員的信息統(tǒng)一管理。

作為信息技術(shù)與人力資源管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，HRMIS包含了三個層面的功能需求框架：效率提升層、流程優(yōu)化層、決策支持層,相關(guān)地發(fā)揮三方面的作用：

一是促進(jìn)行政與運(yùn)營效率。HRMIS為人力資源規(guī)劃建立人事檔案，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，解決企業(yè)的人事工作效率問題，處理人員進(jìn)出、人事檔案管理、薪資發(fā)放等事務(wù)性工作，搭建跨部門、跨層級、跨組織、跨地域的協(xié)同性人力資源業(yè)務(wù)管理平臺。

二是優(yōu)化工作流程。目前許多有關(guān)人力資源活動的重組都聚焦于識別人力資源信息流，拋棄大量的紙上作業(yè)，在線數(shù)據(jù)錄入并被使用。消息驅(qū)動的處理方式使得各項(xiàng)工作的處理靈活性強(qiáng)，有助于企業(yè)優(yōu)化人力資源管理中的業(yè)務(wù)流程。

三是為戰(zhàn)略決策提供服務(wù)。HRMIS包含的人員結(jié)構(gòu)分析、異動分析、薪酬變化分析、能力素質(zhì)分析、培訓(xùn)效果分析、招聘效率分析等人力資源管理業(yè)務(wù)的統(tǒng)一分析、查詢，可為高層領(lǐng)導(dǎo)策略決策提供支持，推動人力資源管理工作由事務(wù)性人事管理向戰(zhàn)略性人力資源管理轉(zhuǎn)變。

二、煙草行業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的背景及現(xiàn)狀

人力資源管理專家斯賓塞（Spencer）在《重組人力資源》中提出：“人力資源從業(yè)者應(yīng)該有60%的時間投資在戰(zhàn)略和規(guī)劃方面，只應(yīng)該有10%的時間投資在行政事務(wù)處理上?！敝塾跓煵菪袠I(yè)的未來發(fā)展，人力資源開發(fā)與管理應(yīng)由事務(wù)性向戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)“以人為中心”。以系統(tǒng)化、專業(yè)化、職業(yè)化的服務(wù)整合人力資源，優(yōu)化資源配置，已成為煙草行業(yè)人力資源管理的基本方向。2008年，國家煙草專賣局、中國煙草總公司發(fā)布《關(guān)于煙草行業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)意見》，提出用三年左右的時間，構(gòu)建行業(yè)組織機(jī)構(gòu)和人員信息庫，搭建分級行業(yè)人力資源管理業(yè)務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)行業(yè)人事管理項(xiàng)目管控流程信息化，為行業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)高效的信息和技術(shù)支撐。

2009年11月，深圳煙草人力資源管理信息系統(tǒng)正式進(jìn)入開發(fā)階段。該系統(tǒng)在國家局人力資源信息系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上，根據(jù)國家煙草專賣局分步實(shí)施、重點(diǎn)突破、邊用邊完善的要求，配合用工分配制度改革，有計劃的逐步開發(fā)面向深圳煙草全行業(yè)的人力資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。2010年7月系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，通過對組織機(jī)構(gòu)和人員信息庫、辦公信息庫、知識信息庫等與人力資源管理相關(guān)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行業(yè)務(wù)管控，初步實(shí)現(xiàn)人工操作和信息化手段的對接。2010年8月，HRMIS實(shí)現(xiàn)CA數(shù)字證書登錄驗(yàn)證，有效提高了系統(tǒng)登錄的安全性。在近三年的發(fā)展過程中，深圳煙草已在人力資源管理系統(tǒng)中完成了共二十個子集的全員基本信息初始化，基本建立起人事信息各類視圖，以信息化促進(jìn)規(guī)范化，提高了人事勞資各項(xiàng)管理制度的實(shí)施力度。但目前仍存在以下有待完善之處：

1.存在“信息孤島”，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)欠規(guī)范。數(shù)據(jù)是系統(tǒng)的“血肉”，企業(yè)各級管理和決策水平的提升，必須依靠對業(yè)務(wù)和管理科學(xué)準(zhǔn)確的統(tǒng)計和分析。由于員工基礎(chǔ)信息分散存在于多個word或excel或以其他紙質(zhì)文件形式存檔，形成了“信息孤島”現(xiàn)象。信息源分散導(dǎo)致管理不同步，造成因信息采集、整理和更新欠缺完整性和規(guī)范性導(dǎo)致的人力資本浪費(fèi)。例如為了做好干部選拔任用工作，應(yīng)對考察對象的工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、教育經(jīng)歷等情況進(jìn)行詳細(xì)了解，往往要在不同的檔案包括電子檔案查閱大量的資料，費(fèi)時費(fèi)力。另外，雖然HRMIS設(shè)定了一些保證數(shù)據(jù)更新、校對的規(guī)定，也針對錄入信息人員進(jìn)行了專業(yè)培訓(xùn)，但未開發(fā)員工自助查詢和維護(hù)平臺，部分基礎(chǔ)信息項(xiàng)目維護(hù)條目過多，實(shí)際錄入的數(shù)據(jù)仍然存在錯誤或缺漏，影響了數(shù)據(jù)模型的穩(wěn)定性及數(shù)據(jù)分析的可行性。

2.缺乏流程管理，未能形成信息共享平臺。人力資源管理信息化的前提是建立人力資源管理的流程體系。原有HRMIS仍僅限于數(shù)據(jù)的記錄和統(tǒng)計，未能有效實(shí)現(xiàn)工作流管理，一些審批流程只能在紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)完成后，在系統(tǒng)內(nèi)錄入相應(yīng)的審批時間、獲審批事件、審批結(jié)果等內(nèi)容進(jìn)行備份，并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的人員管理信息化。

3.受傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式制約，未能有效形成決策支持。人力資源日常工作會涉及大量的人員信息文檔、表格處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，其中大部分內(nèi)容可以通過統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)模式進(jìn)行計算處理及統(tǒng)計分析。友好的用戶界面及快捷準(zhǔn)確的報表生成工具、分析工具可以幫助人力資源管理人員擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰(zhàn)略的角度來考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃。由于數(shù)據(jù)報表模板未形成統(tǒng)一編碼和統(tǒng)計規(guī)則，原有的HRMIS未能根據(jù)特定的報表樣式進(jìn)行訂制開發(fā)，當(dāng)企業(yè)決策層需要人力資源現(xiàn)狀作為依據(jù)來做出一項(xiàng)決策時，人力資源管理者仍然需要通過手工統(tǒng)計各項(xiàng)歷史數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模式限制了人力資源管理水平的提升和人力資源管理者的職能轉(zhuǎn)變。

4.全員參與意識薄弱，未能形成組織認(rèn)同。人力資源管理與財務(wù)管理、物流管理等其他管理方面相比有其自身的特殊性，人力資源的管理對象是具有復(fù)雜情感的人?，F(xiàn)有HRMIS主要由人事部門負(fù)責(zé)維護(hù)，員工對HRMIS的認(rèn)知度、使用率較低，未形成對人、對事的程序化管理意識。因此，只有真正將以人為本、全員參與的理念融入系統(tǒng)設(shè)計中，讓HRMIS不僅成為人力資源部門的工具，而是全行業(yè)的信息化工程，才能形成信息化管理的組織認(rèn)同，提升服務(wù)水平。

三、深圳煙草人力資源管理信息系統(tǒng)優(yōu)化升級的思考

基于以上對深圳煙草HRMIS現(xiàn)狀分析，為把主要由人力資源部門使用的信息化軟件發(fā)展成為服務(wù)全局的全行業(yè)管理系統(tǒng)，在管理者和員工之間搭建一個透明、快捷、低成本的互動渠道，走好“人才效益型”道路，營造公平公正的組織氛圍，應(yīng)當(dāng)在遵循國家局總體建設(shè)思路，兼顧行業(yè)自身特色的人力資源管理信息化發(fā)展思路基礎(chǔ)上，進(jìn)一步挖掘各項(xiàng)工作模塊的功能需求，進(jìn)行系統(tǒng)升級和完善。

（一）明確思路

“管理創(chuàng)一流”的行動指南中提到，通過目標(biāo)設(shè)定回答管理活動要“做什么”，通過制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程回答管理要“怎么做”。深圳煙草HRMIS的優(yōu)化工作不僅僅是對原有的人事管理流程的合理化、簡潔化、信息化，還應(yīng)從如何做好業(yè)務(wù)服務(wù)者、決策支持者，培養(yǎng)可信任的參與者等角色轉(zhuǎn)變，明確系統(tǒng)優(yōu)化思路，采用定制開發(fā)的方法促成HRMIS的升級，實(shí)現(xiàn)行業(yè)人事管理項(xiàng)目管控流程信息化，形成一個集數(shù)據(jù)聯(lián)通、資源共享的智能化輔助決策應(yīng)用平臺，為全面加強(qiáng)人事部門的自身建設(shè)發(fā)揮有力的基礎(chǔ)性作用。

（二）厘清措施

1.科學(xué)規(guī)劃需求，有效完善信息架構(gòu)

國家局明確指出行業(yè)建設(shè)HRMIS系統(tǒng)的基本要求，“一個系統(tǒng)、兩級部署、多級應(yīng)用”的系統(tǒng)架構(gòu)要在縱向上實(shí)現(xiàn)總部和網(wǎng)省公司的數(shù)據(jù)及時貫通；在橫向上實(shí)現(xiàn)人力資源業(yè)務(wù)應(yīng)用與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用的無縫集成，并且要與一體化平臺（門戶、目錄服務(wù)）進(jìn)行集成，建成全公司統(tǒng)一的人力資源信息管控系統(tǒng)。因此，深圳煙草HRMIS建設(shè)必須充分考慮業(yè)務(wù)縱向與橫向相結(jié)合、多級審批、服務(wù)對象廣泛、業(yè)務(wù)政策性強(qiáng)等行業(yè)特點(diǎn)，注重信息采集的深度和廣度，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的及時處理和關(guān)聯(lián)分析，梳理現(xiàn)有記錄、報告和表格，規(guī)定各項(xiàng)人事報告的要求和格式，統(tǒng)一有關(guān)數(shù)據(jù)編碼結(jié)構(gòu)，確定關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)與其他信息系統(tǒng)的對接要求。

2.明確工作流程，確保業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范

圖1 工作流程圖（部分）

圖2 工作流程圖（部分）

深圳煙草HRMIS要做到“實(shí)用”，必須要處理好軟件標(biāo)準(zhǔn)程式化與管理靈活性的關(guān)系。采用“框架+模塊”的系統(tǒng)設(shè)計思想，在保證符合煙草行業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，將人事管理各模塊的“工作指引”內(nèi)容融入系統(tǒng)工作流中，在各模塊之間互設(shè)程序接口，生成明確的工作流程圖，規(guī)定流程觸發(fā)的條件、流轉(zhuǎn)的方向、處理的時限，把人力資源管理的整體框架通過系統(tǒng)語言先固定下來，再通過使用、驗(yàn)證來不斷優(yōu)化提升。（圖1、2列舉了幾類工作流程圖）

處理好工作流，更多的數(shù)據(jù)直接來自最終用戶及管理對象，相關(guān)人員可以根據(jù)業(yè)務(wù)狀況的最新進(jìn)展來檢查和調(diào)整有關(guān)信息。各項(xiàng)流程權(quán)責(zé)應(yīng)清晰界定設(shè)計業(yè)務(wù)流程提醒功能，系統(tǒng)應(yīng)成為預(yù)警平臺、消息平臺，對從事某項(xiàng)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)提醒，可以通過電子郵件發(fā)送系統(tǒng)提示流程查看與更改功能。對某項(xiàng)工作任務(wù)流程處理環(huán)節(jié)進(jìn)行查看，該由誰負(fù)責(zé)完成，并根據(jù)權(quán)限可對流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改。（表1列舉了幾類提醒功能）

3.提供權(quán)威數(shù)據(jù)分析，有力支持戰(zhàn)略決策

企業(yè)實(shí)施HRMIS后，組織中的信息系統(tǒng)能夠“在適宜的時間，將適宜的信息內(nèi)容，以適宜的形式，送到適宜的決策者手中”?；趇ntranet（內(nèi)網(wǎng)）環(huán)境建立B/S方式（瀏覽器/服務(wù)器模式）的查詢模塊，將人事管理中的一些總體數(shù)據(jù)和分析報表通過圖表形式等直觀、簡潔的方式提供給各級領(lǐng)導(dǎo)，以便比較全面、準(zhǔn)確地掌握本企業(yè)的人力資源現(xiàn)狀，用于決策參考。除了為管理層提供決策支持，為了滿足不同部門、不同業(yè)務(wù)操作人員對相同數(shù)據(jù)源不同查詢條件和不同報表格式的要求，應(yīng)設(shè)計自定義報表查詢系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)中查詢模板提供的信息集，根據(jù)自身需求對顯示的內(nèi)容和格式自行設(shè)置排序條件和查詢條件。

表1 工作提醒功能（部分）

4.強(qiáng)化全員參與意識，全面提升服務(wù)水平

質(zhì)量管理的八項(xiàng)原則之一是“全員參與”，人力資源管理工作是面對廣大員工的服務(wù)性工作，它涉及每個員工的切身利益，諸如業(yè)績考核、考勤管理、培訓(xùn)開發(fā)等人力資源業(yè)務(wù)，需要各個部門、員工樹立參與管理的民主意識，積極配合共同完成。HRMIS在基于內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下建立具有B/S風(fēng)格的多層網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式，對各類用戶賦予不同權(quán)限，如授予高層管理人員、部門經(jīng)理、普通員工不同權(quán)限在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行操作。例如員工可登錄系統(tǒng)通過社會工作經(jīng)歷頁面維護(hù)自己的社會工作經(jīng)歷，人事部門專員再進(jìn)行審核。（圖3、4列舉了員工自主申請部分模塊）

通過員工的自助服務(wù)，讓全員參與“自我管理”，在組織中形成一種互動的大工作流程，改變了以前各個獨(dú)立系統(tǒng)造成的人員信息多頭產(chǎn)生、來源不一致的情況，人員信息可以被其他業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)所使用，在各單位各部門根據(jù)權(quán)限共享使用，方便各單位、各部門進(jìn)行員工管理，解決了信息孤島現(xiàn)象，使“人力資源管理是各部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任”這一理念通過信息化得以強(qiáng)化，并通過各層面對人力資源管理工作的反饋建議，有效優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)，改善人力資源部門的服務(wù)質(zhì)量。

5.規(guī)范權(quán)限管理，確保信息安全透明

信息的透明和安全是一對矛盾，HRMIS的安全性設(shè)計使得機(jī)密的人事信息處于一種相對“受控”的透明狀態(tài)。由于大部分基礎(chǔ)性工作仍依賴于前期人為指令和數(shù)據(jù)，在規(guī)劃和設(shè)計信息化人力資源管理系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)制訂有效的管理制度和流程，通過參數(shù)、流程、日志、預(yù)警等功能實(shí)行有效的問題處理和流程監(jiān)督，通過合理規(guī)劃和設(shè)計系統(tǒng)維護(hù)、管理、訪問的各個環(huán)節(jié)的權(quán)限等外力約束和降低業(yè)務(wù)操作的主觀性，例如員工個人信息、薪資信息、考核信息等都要求嚴(yán)格保密，系統(tǒng)在用戶訪問權(quán)限設(shè)計時充分考慮到保密要求。各級業(yè)務(wù)人員應(yīng)明確分工、按需授權(quán)、多點(diǎn)錄入、分級共享數(shù)據(jù)，以確保責(zé)任到人，信息維護(hù)及時到位和信息訪問安全。

（三）強(qiáng)化保障

隨著企業(yè)勞動人事制度改革的不斷深入，人力資源業(yè)務(wù)不斷拓展，企業(yè)在人事管理信息化的推進(jìn)過程中逐步形成由決策層、職能管理層和實(shí)施維護(hù)層組成的信息化建設(shè)組織體系。項(xiàng)目實(shí)施小組人員包括企業(yè)管理人員、人事勞資、信息技術(shù)人員和軟件開發(fā)人員，作為企業(yè)運(yùn)行HRMIS的主要骨干和技術(shù)支持，以優(yōu)化管理的導(dǎo)向來建設(shè)系統(tǒng)，以完善系統(tǒng)的運(yùn)行來優(yōu)化管理的思路，負(fù)責(zé)整個項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)有效性的檢查。

人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)易于擴(kuò)展、升級和移植，具備支持業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性，才能實(shí)現(xiàn)不斷更新升級以適應(yīng)勞動人事制度改革的需要。軟件開發(fā)商作為系統(tǒng)升級的主要執(zhí)行者，在升級系統(tǒng)上線前，人力資源管理部門、信息技術(shù)支持部門就應(yīng)站在合作的角度與供應(yīng)商充分調(diào)研、合作，就一些基本開發(fā)達(dá)成共識，如軟件商介入企業(yè)內(nèi)部去了解、協(xié)助整理業(yè)務(wù)流程，選用結(jié)構(gòu)化分析、動態(tài)分析等科學(xué)的開發(fā)方法剖析企業(yè)的人力資源管理模式，形成人力資源管理信息系統(tǒng)需求分析報告，企業(yè)才能得到適合自己的產(chǎn)品，供應(yīng)商也能在實(shí)施過程中完善產(chǎn)品，盡可能實(shí)現(xiàn)企業(yè)和供應(yīng)商雙贏。

綜上所述，HRMIS既是企業(yè)管理信息化的過程，又是通過系統(tǒng)反思企業(yè)自身管理現(xiàn)狀的過程，需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的調(diào)整和市場環(huán)境的變化進(jìn)行及時的變更，需要不斷審視實(shí)施策略、方法和保障因素，循序漸進(jìn)，制定系統(tǒng)優(yōu)化方案，建成支持在線操作、動態(tài)管理、流程管控、全面查詢、實(shí)時分析的HRMIS，真正形成業(yè)務(wù)引導(dǎo)系統(tǒng)、系統(tǒng)規(guī)范業(yè)務(wù)的良好局面，達(dá)到人與事的匹配，推動煙草行業(yè)人事管理工作再上新水平。

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