管媛輝

(長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué) 信息傳播工程學(xué)院，長(zhǎng)春 130012)

高等院校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

管媛輝

(長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué) 信息傳播工程學(xué)院，長(zhǎng)春 130012)

根據(jù)開(kāi)發(fā)需求，高等院校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要應(yīng)用于檔案基本信息管理，檔案統(tǒng)計(jì)查詢管理、檔案借閱管理。開(kāi)發(fā)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)可使高等院校檔案管理人員更加高效地對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)各項(xiàng)工作的文件、檔案進(jìn)行歸檔和管理，促進(jìn)高等院校檔案管理人員提高水平、增強(qiáng)實(shí)力，并加快高等院校關(guān)于信息化建設(shè)的步伐，使各項(xiàng)管理更加規(guī)范化，效率化，安全化。本文詳細(xì)的介紹了高等院校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程。

檔案;管理系統(tǒng);標(biāo)準(zhǔn)化

為了更好的對(duì)高等院校的檔案進(jìn)行管理，為了更好的保證檔案的完整性，規(guī)范高等院校對(duì)檔案管理的規(guī)范性，我公司決定開(kāi)發(fā)高等院校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。因此，檔案管理系統(tǒng)從單位檔案管理實(shí)際出發(fā)，在遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，本著“以人為本”的原則，開(kāi)發(fā)適合中小學(xué)實(shí)際特點(diǎn)的檔案管理軟件。

1 開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)的必要性

檔案管理系統(tǒng)將系統(tǒng)信息整體管理、檔案基本信息詳細(xì)設(shè)置、基本檔案的管理、檔案詳細(xì)查詢管理、檔案借閱信息管理、個(gè)人基本信息維護(hù)等管理有機(jī)結(jié)合在一起，有效地提高了檔案管理水平和效率。利用了先在流行的技術(shù)，在檔案管理過(guò)程中安全得到了保障，最大限度地保證了高等院校的正常工作。高等院校檔案管理系統(tǒng)可以極大地提高管理效率，在開(kāi)發(fā)時(shí)充分考慮了的方便與靈活這兩個(gè)特性，既能實(shí)現(xiàn)對(duì)高等院校檔案的高效管理和控制。

2 檔案管理系統(tǒng)的功能需求分析

該模塊的功能就是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)，從系統(tǒng)中，把初始數(shù)據(jù)以excel的形式批量導(dǎo)入(excel必須跟模版形式相同)。系統(tǒng)信息管理就是對(duì)系統(tǒng)的基本信息就行管理，日志管理、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)還原。檔案基本信息設(shè)置就是對(duì)檔案的基本的信息進(jìn)行設(shè)置，全宗設(shè)置、檔案類(lèi)別。

檔案管理就是對(duì)檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行管理，收入檔案、移交檔案文檔的申請(qǐng)、刪除檔案基本信息、銷(xiāo)毀檔案文件的申請(qǐng)、檔案申請(qǐng)信息的審核、回收站管理等。檔案信息的統(tǒng)計(jì)查詢工作是對(duì)整個(gè)高等院校的檔案進(jìn)行查詢，這樣可以大大提高檔案基本信息管理的效率，館藏檔案信息的查詢工作、檔案收入信息的查詢工作、檔案信息刪除查詢工作、檔案資料移交查詢工作、檔案資料借閱查詢工作、檔案資料借閱日記的查詢工作燈。檔案資料的借閱管理就是對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行管理，檔案外借、檔案歸還、欲超期查詢、已超期查詢。

3 IBATIS的引入簡(jiǎn)介

IBATIS入門(mén)很簡(jiǎn)單，能夠好快的掌握，而且它查詢數(shù)據(jù)庫(kù)很方便，它能夠很快的與程序匹配，而且延續(xù)很好的SQL使用，對(duì)于沒(méi)有很高模型要求的作品來(lái)說(shuō)，IBATIS是相當(dāng)完美。IBATIS的缺點(diǎn)就是它是一個(gè)新的框架，它有自己很多的缺點(diǎn)，功能尚有很多缺失，雖然它們能夠匹配代碼，但是sql是一定要自己去書(shū)寫(xiě)的的，工作量很大，而且在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，想要快速的修改數(shù)據(jù)庫(kù)是一件非常困難的問(wèn)題。當(dāng)系統(tǒng)是屬于二次開(kāi)發(fā)，沒(méi)有能力對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改和開(kāi)發(fā)，那IBATIS的靈活性就充分的體現(xiàn)出來(lái)了，這就是它的優(yōu)勢(shì)。

4 系統(tǒng)初始化

模塊的功能就是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)，從系統(tǒng)中，把初始數(shù)據(jù)以excel的形式批量導(dǎo)入(excel必須跟模版形式相同)。

(1)系統(tǒng)信息管理。系統(tǒng)信息管理就是對(duì)系統(tǒng)的基本信息就行管理，日志管理、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)還原。

日志管理:此功能可以按時(shí)間段統(tǒng)計(jì)出檔案電子稿的查閱情況，用以分析檔案利用率或追查重要檔案泄密原因。系統(tǒng)詳細(xì)記錄了檔案電子稿查閱日期、時(shí)間、查閱人等信息。數(shù)據(jù)庫(kù)備份:該功能是通過(guò)代碼實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份，方便用戶的管理，避免用戶因不熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)而不能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備。數(shù)據(jù)庫(kù)還原:該功能是通過(guò)代碼在程序中實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行還原，增強(qiáng)了用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的可操作性。

(2)檔案基本信息設(shè)置。檔案基本信息設(shè)置就是對(duì)檔案的基本的信息進(jìn)行設(shè)置，全宗設(shè)置、檔案類(lèi)別。全宗設(shè)置:“宗”是根據(jù)國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的，他是對(duì)檔案的基本進(jìn)行管理，是一個(gè)統(tǒng)一的過(guò)程。檔案類(lèi)別:這里把檔案進(jìn)行了分類(lèi)管理，通過(guò)樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，我們能夠很好的看清檔案的分類(lèi)以及檔案類(lèi)別的增刪改。

(3)檔案管理。檔案管理就是對(duì)檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行管理，收入檔案、移交檔案申請(qǐng)、刪除檔案、銷(xiāo)毀檔案申請(qǐng)、檔案申請(qǐng)審核、回收站。收入檔案:增加新的檔案。移交檔案申請(qǐng):一個(gè)檔案從一個(gè)部門(mén)移交到另一個(gè)部門(mén)，為了規(guī)范對(duì)檔案的管理，這里對(duì)檔案的移交申請(qǐng)進(jìn)行管理。刪除檔案:對(duì)作廢的檔案放如回收站。銷(xiāo)毀檔案申請(qǐng):把過(guò)期的檔案進(jìn)行同意銷(xiāo)毀，防止有意外，所有有銷(xiāo)毀申請(qǐng)。檔案申請(qǐng)審核:這里是增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性，對(duì)檔案移交申請(qǐng)，檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核?；厥照?對(duì)刪除的檔案進(jìn)行管理，包括徹底刪除以及還原檔案的操作。

(4)檔案統(tǒng)計(jì)查詢。檔案統(tǒng)計(jì)查詢是對(duì)整個(gè)高等院校的檔案進(jìn)行查詢，這樣可以大大增強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的效率，提高館藏檔案查詢工作的基本速度、檔案收入信息查詢工作的效率、檔案信息刪除查詢工作、檔案資料移交查詢工作、檔案資料借閱查詢工作、檔案資料借閱日記查詢工作的效率均得以大幅度提高。

館藏檔案信息的查詢工作:是對(duì)學(xué)習(xí)內(nèi)所有的檔案進(jìn)行查詢，查詢出某一檔案的使用現(xiàn)狀以及所在部門(mén)等基本信息。檔案收入查詢:查詢出某一時(shí)間段檔案的收入情況。檔案刪除查詢:查詢出檔案刪除的時(shí)間以及刪除人，刪除理由等基本信息。檔案移交查詢:檔案從一個(gè)部門(mén)移交到另一個(gè)部門(mén)的情況進(jìn)行查詢。檔案借閱查詢:了解檔案的現(xiàn)狀，增強(qiáng)對(duì)檔案的管理。檔案借閱日記查詢:這里是對(duì)檔案的借閱時(shí)間，借閱人，審批人，借閱理由等信息進(jìn)行管理。

(5)檔案資料的借閱管理。我們將檔案資料的借閱情況進(jìn)行系統(tǒng)化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理，檔案資料外借情況數(shù)據(jù)、檔案資料的歸還、欲超期查詢的資料和已超期查詢的資料統(tǒng)一進(jìn)行科學(xué)的管理。

檔案外借:對(duì)檔案的外借情況進(jìn)行管理，對(duì)檔案進(jìn)行外借等功能。檔案歸還:對(duì)外借的檔案歸還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。欲超期查詢:對(duì)外借檔案沒(méi)有超過(guò)借閱時(shí)間的進(jìn)行查詢。已超期查詢:對(duì)外借檔案查過(guò)借閱期限的檔案進(jìn)行管理。

(6)個(gè)人信息維護(hù)。在個(gè)人信息維護(hù)功能模塊中，本人可以對(duì)自己的密碼進(jìn)行修改，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，還可以修改自己的個(gè)人信息。

5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

5.1 概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

由于本網(wǎng)站涉及的實(shí)體比較多所以在這里只列舉了以下幾個(gè)實(shí)體以及之間的關(guān)系。

檔案實(shí)體圖(見(jiàn)圖1)，管理員實(shí)體圖(見(jiàn)圖2)。

圖1 教師實(shí)體及其屬性

圖2 部門(mén)實(shí)體及其屬性

由各個(gè)實(shí)體及其之間的聯(lián)系形成的E-R模型圖，如圖3所示:

圖3 檔案、管理員和部門(mén)的E-R圖

5.2 數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)

在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象進(jìn)行介紹之后，下面將進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。本系統(tǒng)主要用到以下數(shù)據(jù)表:

(1)管理員信息表(manager)

表1 管理員信息表

(2)界面風(fēng)格信息表(jmxxb)

表2 界面信息表

(3)借閱信息表(jyxxb)

表3 借閱信息表

(4)日志信息表(rzxxb)

表4 日志信息表

(5)全宗信息表(qzxxb)

表5 全宗信息表

(6)移交信息表(yjxxb)

表6 移交信息表

檔案管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理是為了保證系統(tǒng)能長(zhǎng)期有效地運(yùn)轉(zhuǎn)而進(jìn)行的活動(dòng)，具體包括系統(tǒng)運(yùn)行情況的記錄、系統(tǒng)運(yùn)行的日常維護(hù)。由于本項(xiàng)目是高等院校的管理系統(tǒng)，所以本系統(tǒng)部署在了高等院校信息服務(wù)中心的服務(wù)器上運(yùn)行。

6 總結(jié)

經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)，系統(tǒng)基本達(dá)到了前期提出的需求，實(shí)現(xiàn)了管理員對(duì)高等院校檔案的管理。但這個(gè)系統(tǒng)還有一些不足的地方。以后將在以下幾方面進(jìn)行深入研究并進(jìn)行智能化改進(jìn):

(1)從用戶角度理解需求:在需求分析階段中，僅僅“傾聽(tīng)”用戶的需求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因?yàn)橛脩舨⒎擒浖?zhuān)業(yè)人員，通常都無(wú)法完整描述需求。因此，作為需求分析人員，不能只作為需求的“了解”者，而應(yīng)該作為系統(tǒng)需求“提出”者。在深入了解用戶業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)階段上，應(yīng)該站在用戶一面，將自己假設(shè)成用戶，關(guān)注用戶工作的細(xì)節(jié)，從用戶的角度，整理需求，將需求系統(tǒng)化、條理化、完善化，才能最大程度減少后期需求增加和更動(dòng)。

(2)使用快速原型幫助用戶確定需求:在需求分析中后期，需求分析人員通常會(huì)拿需求分析報(bào)告與用戶進(jìn)行討論，最終敲定需求。實(shí)際上，需求分析報(bào)告通常并不是很好溝通的工具。所以，必須找到一個(gè)簡(jiǎn)單、直觀的方式，模擬系統(tǒng)最終實(shí)現(xiàn)的效果，讓用戶有直觀的感覺(jué)。

(3)設(shè)計(jì)要具有靈活性:無(wú)論需求階段做了多少工作，都無(wú)法完全避免需求變更的發(fā)生。如果在高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的初期，沒(méi)有對(duì)平臺(tái)有良好的架構(gòu)和整體系統(tǒng)的思想做基礎(chǔ)，而只是在系統(tǒng)功能上勉強(qiáng)達(dá)到了暫時(shí)的需求應(yīng)付了事，這樣如果系統(tǒng)整體需求一旦發(fā)生了變化，原來(lái)的整體框架就變得非常的不穩(wěn)定，這樣的框架也是非常脆弱的，我們應(yīng)該盡量避開(kāi)這一點(diǎn)。

［1］辛運(yùn)帷，饒一梅，張鈞.JAVA程序設(shè)計(jì)［M］.北京:清華大學(xué)出版社，2001.

［2］謝小樂(lè)(Henry Xie).J2EE經(jīng)典實(shí)例詳解［M］.朱福喜，余振坤，譯.北京:人民郵電出版社，2003.

［3］石玉華，宋綺.科社網(wǎng)絡(luò)信息資源整合構(gòu)想［J］.河南圖書(shū)館學(xué)刊，2005(5):7-10.

Design and Development of Standardized File Management System in Universities

GUAN Yuan-jun
(College of Information Communication Engineering，Changchun University of Technology，Changchun 130012，China)

According to development requirements，the standardized management system is mainly used in basic information management，statistics and query management，as well as lending management of files in universities.The development of the standardized management system can make managerial personnel archive and manage files and archives more efficiently，which promotes management staff to improve level，increase strength and speed up the pace of information construction，making the management more standardized，efficient and safe.This paper introduces the process of the development of the standardized file management system in universities.

file;management system;standardization

G271

A

1009-3907(2013)12-1617-05

2013-06-21

吉林省教育廳“十二五”科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目(［2012］第120號(hào))

管媛輝(1981)，女，吉林長(zhǎng)春人，講師，碩士研究生，主要從事教育技術(shù)學(xué)及媒體與學(xué)習(xí)方向研究。

責(zé)任編輯:

張曉輝