鄭詩(shī)建

（中航工業(yè)北京航空材料研究院，北京 100095）

近幾年來(lái)，一股六西格瑪管理的風(fēng)暴正席卷全球，六西格瑪這種新的管理方法在世界許多優(yōu)秀組織內(nèi)開(kāi)始流行，并使這些組織取得了輝煌的成就。20世紀(jì)80年代摩托羅拉公司創(chuàng)建了六西格瑪管理的概念和相應(yīng)的管理體系，并全力應(yīng)用到公司的各個(gè)方面。六西格瑪管理在美國(guó)通用（GE）公司更是得到發(fā)揚(yáng)光大。同樣，六西格瑪管理在聯(lián)信、ABB、東芝、三星等組織中也獲得巨大成功，甚至一些服務(wù)領(lǐng)域的組織，如花旗銀行、迪斯尼、希爾頓酒店等通過(guò)引入六西格瑪管理，給顧客和股東帶來(lái)極大的收益。

六西格瑪管理方法已進(jìn)化為一種基于統(tǒng)計(jì)技術(shù)的過(guò)程和產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)方法，進(jìn)化為組織追求精細(xì)管理的理念。六西格瑪管理的基本內(nèi)涵是提高顧客滿意度和降低組織的資源成本，強(qiáng)調(diào)從組織整個(gè)經(jīng)營(yíng)的角度出發(fā)，而不只是強(qiáng)調(diào)單一產(chǎn)品、服務(wù)或過(guò)程的質(zhì)量，強(qiáng)調(diào)組織要站在顧客的立場(chǎng)上考慮質(zhì)量問(wèn)題，采用科學(xué)的方法，在經(jīng)營(yíng)的所有領(lǐng)域追求“無(wú)缺陷”的質(zhì)量，以大大減少組織經(jīng)營(yíng)全領(lǐng)域的成本，提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。組織實(shí)施它的目的是消除無(wú)附加值活動(dòng)，縮短生產(chǎn)周期，增強(qiáng)顧客滿意，從而增加利潤(rùn)。檔案管理同樣需要消除無(wú)附加值活動(dòng)，縮短生產(chǎn)周期，增強(qiáng)顧客滿意。從這點(diǎn)來(lái)說(shuō)六西格瑪與檔案管理走到了交匯點(diǎn)上。

1 檔案管理工作的問(wèn)題描述

檔案管理有它自身的規(guī)律和特定流程，檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統(tǒng)計(jì)登記8項(xiàng)內(nèi)容。具體流程如圖1。

從系統(tǒng)論的角度看，這8項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成了一個(gè)特定的工作管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)在社會(huì)生活的大系統(tǒng)中運(yùn)作并發(fā)揮其特定作用。在這8項(xiàng)工作中，除“鑒定”和“統(tǒng)計(jì)登記”之外的6項(xiàng)工作基本構(gòu)成了一個(gè)流程性的工作過(guò)程。

圖1 檔案管理工作內(nèi)容流程圖

在檔案管理流程中，真正起核心作用的是收集、整理和利用3個(gè)環(huán)節(jié)。檔案的收集工作是檔案管理的實(shí)際起點(diǎn)，其基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案資料等集中到檔案機(jī)構(gòu)中來(lái)。其意義與價(jià)值在于決定館（室）藏的狀況與水平，決定檔案機(jī)構(gòu)的“身價(jià)”。由此可見(jiàn)，檔案收集工作對(duì)一個(gè)檔案館的重要性。然而，正是一項(xiàng)對(duì)檔案管理起著重要作用的工作，卻因?yàn)橐恍┰蚨艿接绊?。為了解決檔案收集難的問(wèn)題，我們借助先進(jìn)的管理方法進(jìn)行管理。

2 檔案管理與六西格瑪管理的融合

經(jīng)過(guò)近幾年六西格瑪管理的推進(jìn)，已經(jīng)形成了六西格瑪管理的文化理念，養(yǎng)成了用數(shù)據(jù)說(shuō)話的習(xí)慣，為六西格瑪在管理方面的應(yīng)用打下了良好的基礎(chǔ)。

要想用六西格瑪管理方法來(lái)改善檔案管理工作，首先要定義在檔案管理工作中需要改善的問(wèn)題，要把檔案管理的每個(gè)流程準(zhǔn)確描述出來(lái)，以便于分析改進(jìn)。通過(guò)流程圖分析，可使項(xiàng)目改善獲得所需的過(guò)程信息，從而最終發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題。在定義問(wèn)題時(shí)，由于檔案管理的特點(diǎn)，要先定性、后定量，既要有定性的指導(dǎo)，也要有定量的依據(jù)。為六西格瑪流程的進(jìn)一步改進(jìn)分析提供條件和基礎(chǔ)。

檔案管理的核心內(nèi)容體現(xiàn)在檔案收集、整理和利用，通過(guò)分析流程中影響收集效率的因素，改善工作流程，以實(shí)現(xiàn)檔案收集的及時(shí)性。如：通過(guò)流程分析與改進(jìn)可以縮短檔案審批時(shí)間，提高檔案審批處理速度，提高效率，以達(dá)到檔案收集及時(shí)的目的，進(jìn)一步提高顧客滿意度。

2.1 針對(duì)科研課題歸檔延遲現(xiàn)象，開(kāi)展了《提高科研課題按時(shí)歸檔率》的六西格瑪項(xiàng)目研究。根據(jù)科研課題歸檔現(xiàn)狀，首先定義了存在的問(wèn)題，未按時(shí)歸檔的課題達(dá)90%以上，是科研任務(wù)按時(shí)完成的瓶頸之一，影響科研成果的推廣和資料收集；第2步對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了量化，收集了大量用于分析的數(shù)據(jù)，因?yàn)榱鞲瘳斒亲⒅赜脭?shù)據(jù)說(shuō)話，沒(méi)有量化就無(wú)法考核；第3步利用六西格瑪?shù)南嚓P(guān)工具和方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出導(dǎo)致問(wèn)題的一些關(guān)鍵因素；本項(xiàng)目通過(guò)魚(yú)刺圖分析找出影響科研課題歸檔文件審批時(shí)間的因素（如圖2）。第4步對(duì)導(dǎo)致問(wèn)題的流程和關(guān)鍵因素進(jìn)行改進(jìn)，使流程優(yōu)化關(guān)鍵因素得到解決。工作效率得到提高，科研課題歸檔滯后現(xiàn)象得到改善，改善效果見(jiàn)圖3。最后，通過(guò)制定措施或形成文件，固化流程，使問(wèn)題得到控制并持續(xù)保持項(xiàng)目成果。

圖2 影響科研課題歸檔文件審批時(shí)間的因素分析魚(yú)刺圖

圖3 改善前后科研課題歸檔資料審批時(shí)間對(duì)比圖

2.2 針對(duì)電子公文辦理時(shí)間過(guò)長(zhǎng)現(xiàn)象開(kāi)展了《縮短電子公文承辦周期》的六西格瑪項(xiàng)目研究，根據(jù)對(duì)電子公文辦理現(xiàn)狀，首先定義了存在的問(wèn)題，統(tǒng)計(jì)已終止流程的電子公文中承辦周期超過(guò)4個(gè)工作日（96小時(shí)）的占63%，文件要求得不到及時(shí)辦理，存在錯(cuò)失重大機(jī)遇、造成經(jīng)濟(jì)損失的可能。通過(guò)利用六西格瑪管理方法，本項(xiàng)目通過(guò)魚(yú)刺圖分析找出影響電子公文承辦周期的因素（如圖4）。對(duì)導(dǎo)致問(wèn)題的流程和關(guān)鍵因素進(jìn)行改進(jìn)，使流程優(yōu)化關(guān)鍵因素得到解決。工作效率得到提高，電子公文中承辦周期過(guò)長(zhǎng)現(xiàn)象得到改善（見(jiàn)圖5），公文歸檔及時(shí)。最后，通過(guò)制定措施或形成文件，固化流程，使問(wèn)題得到控制并持續(xù)保持項(xiàng)目成果。

圖2和圖4利用魚(yú)刺圖分析影響科研課題歸檔文件審批時(shí)間的因素和電子公文承辦周期的因素，通過(guò)六西格瑪?shù)钠渌ぞ哒页龈饕蛩貙?duì)問(wèn)題的貢獻(xiàn)率，找出幾個(gè)關(guān)鍵的影響因素，并針對(duì)關(guān)鍵的因素制定整改策略。從圖3和圖5可以看出改善前后科研課題歸檔資料的審批時(shí)間和電子公文承辦周期有明顯改進(jìn)，縮短了審批時(shí)間，而且審批時(shí)間相對(duì)較固定。

圖4 影響電子公文承辦周期的因素分析魚(yú)刺圖

圖5 改善前后電子公文承辦時(shí)間對(duì)比圖

3 結(jié)論

通過(guò)研究分析，我們認(rèn)為隨著檔案管理的進(jìn)一步深化，對(duì)檔案的前端管理要求更高，采用六西格瑪管理對(duì)檔案前端實(shí)施控制，可改變被動(dòng)接收為主動(dòng)收集的方式，可確保檔案的完整性和系統(tǒng)性；將六西格瑪管理理念融入到檔案管理中會(huì)推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，可以提高檔案管理的可量化性，拓展了檔案管理的考核方式。推進(jìn)六西格瑪管理方法在檔案管理中的應(yīng)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況有序進(jìn)行, 加強(qiáng)檔案管理信息化工作，逐步完善檔案管理流程，減少不必要的動(dòng)作和步驟，節(jié)省了辦公成本；六西格瑪是基于事實(shí)和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的管理方法，要想得到很好的應(yīng)用，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的量化和相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，為六西格瑪管理方法在檔案管理實(shí)施創(chuàng)造條件。檔案管理應(yīng)在創(chuàng)新中求發(fā)展, 變被動(dòng)式提供利用為主動(dòng)服務(wù)，從而提高檔案管理的地位。