張 麗 陳良鳳 卿 惠
高校“應(yīng)收及暫付款”會計科目核算的內(nèi)容是墊付給職工個人或預(yù)付給單位的一些款項,包括差旅費(fèi)、預(yù)付設(shè)備款等。暫付款是營運(yùn)資金,屬于流動資產(chǎn)范疇,理論上說能在一個會計年度內(nèi)轉(zhuǎn)變?yōu)槭聵I(yè)支出,長期掛賬容易虛列資產(chǎn)虛增事業(yè)基金。財政部2 0 1 2年部門決算表首次增加了補(bǔ)充報表,其中“2 0 1 2年省本級單位往來款明細(xì)統(tǒng)計表”要求各單位如實填報往來款明細(xì),數(shù)據(jù)填報結(jié)果令人驚嘆,暫付款占流動資產(chǎn)比例為4 5%至8 0%不等,教育部等上級主管部門年終決算前經(jīng)常召開由校長親自參加的有關(guān)會議,布置各高校清理往來款。切實加強(qiáng)高校應(yīng)收及暫付款管理勢在必行。
1.金額大賬齡長
目前,大多數(shù)高校暫付款金額大賬齡長。如某高校出國人員借款2 0 0余萬元,部分借款達(dá)1 5年之久,這些暫付款常年掛賬,年年結(jié)轉(zhuǎn),無人過問。以某大學(xué)為例,2 0 1 2年末暫付款總額9 4 0 0萬元,其中一年以上暫付款金額達(dá)6 5 0 0萬元,筆數(shù)達(dá)3 0 0筆;其中五年以上暫付款金額達(dá)3 7 0萬元,筆數(shù)達(dá)1 2 0筆;其中歷年來待處理呆賬1 0 0萬元,筆數(shù)達(dá)9 0筆。
2.項目多用途廣
高校資金籌措多元化,包括財政撥款、學(xué)費(fèi)收入、其他收入、科研收入等;校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置大致包括管理部門和學(xué)院;經(jīng)費(fèi)審批人包括管理部門負(fù)責(zé)人、學(xué)院院長、科研課題主持人,財務(wù)按部門分項目核算,項目細(xì)化達(dá)幾千到幾萬個不等。暫付款借款用途包括差旅費(fèi)、招待費(fèi)、實習(xí)費(fèi)、在職攻讀學(xué)位學(xué)費(fèi)、工資性人員費(fèi)、版權(quán)費(fèi)、實驗材料費(fèi)、設(shè)備預(yù)付款等
3.責(zé)任人沖賬意識淡薄
暫付款責(zé)任人包括直接借款人和經(jīng)費(fèi)審批人。借款方式分轉(zhuǎn)賬和現(xiàn)金方式。借款人辦理轉(zhuǎn)賬借款忘記向?qū)Ψ絾挝凰饕l(fā)票,即使取得了發(fā)票,又因財務(wù)部門報賬擁擠或其它各種原因推遲沖賬,甚至將發(fā)票遺失。再有,各部門報賬人員不固定,本應(yīng)沖賬的發(fā)票,被報賬員再次直接轉(zhuǎn)賬,給學(xué)校帶來不必要的損失;借款人辦理現(xiàn)金借款,有的是替領(lǐng)導(dǎo)辦理,報帳后將錢交給領(lǐng)導(dǎo),根本不記得還要沖賬,時間久了,領(lǐng)導(dǎo)也記不清了,還會引起經(jīng)濟(jì)糾紛。經(jīng)費(fèi)審批人不太關(guān)心負(fù)責(zé)審批的經(jīng)費(fèi)中還有誰未沖賬,他認(rèn)為那是直接借款人的事。
4.財務(wù)人員催繳難度大
面對上千條暫付款記錄,財務(wù)人員催繳費(fèi)時費(fèi)力收效少。常見的暫付款催收方法有:校園網(wǎng)上開通借款查詢網(wǎng)頁,教職工自行登錄查詢;財務(wù)部門將暫付款數(shù)據(jù)用E x c e l表導(dǎo)出,按借款人當(dāng)前所在部門進(jìn)行統(tǒng)計,將紙質(zhì)材料分發(fā)到每個部門,由各部門專門人員通知到人;財務(wù)部門直接根據(jù)學(xué)校通訊錄,電話或短信逐一通知;在校園網(wǎng)首頁以學(xué)校名義向全體教職工發(fā)出通知。
5.管理規(guī)定不夠精細(xì)化
《高等學(xué)校財務(wù)制度》對暫付款的管理作出了規(guī)定“高等學(xué)校對應(yīng)收及暫付款應(yīng)當(dāng)及時清理結(jié)算不得長期掛賬;對確實無法收回的款項應(yīng)查明原因,分清責(zé)任,按規(guī)定程序批準(zhǔn)后核銷”,但并沒有出具專門的借款管理辦法,各高校財務(wù)制度散見有“前賬不清,后賬不借”之類的話,專門的借款管理辦法較少,對借款原則、借款手續(xù)、違約責(zé)任等細(xì)則不夠具體化。
1.高等教育蓬勃發(fā)展,或資源整合合并高校
近幾年來高等教育需求增大,高校不斷擴(kuò)招,財務(wù)核算總收支大幅度增長。為提高教學(xué)質(zhì)量,高校之間合并進(jìn)行資源整合,舊賬并入新賬,甚至換了新的財務(wù)人員,對于老的暫付款不熟悉情況,深入管理棘手。
2.信息化建設(shè)體系沒有普及到財務(wù)管理的每一個角落
隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的高校校園慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化校園,“一卡通”開始推廣,有些只限學(xué)生生活消費(fèi),并未用在財務(wù)核算的諸多方面,公務(wù)卡結(jié)算、消費(fèi)卡結(jié)算因高校的國庫資金管理嚴(yán)格,不便于普遍實施,如差旅費(fèi)借款、零星辦公用品采購仍由學(xué)校墊支,形成暫付款。
3.干部競聘輪崗后未辦理暫付款移交手續(xù)
高校干部聘用期一般為每3至4年一輪,競聘上崗,組織部門將新一屆干部名單公示后即交接上任,無需到財務(wù)部門辦理包括暫付款在內(nèi)的財務(wù)移交手續(xù)。高校財務(wù)“一支筆”,經(jīng)費(fèi)審批人均為院長或其授權(quán)指定的副院長,干部輪崗不辦理財務(wù)移交手續(xù),新官不理舊賬,暫付款掛賬時間越積越長,或成呆賬。
4.天財財務(wù)核算軟件暫付款模塊有待升級
高校核算普遍使用的天財軟件具有應(yīng)收及暫付款模塊,錄入時只需輸入工號或姓名,無電話號碼之類的信息,無法將暫付款數(shù)據(jù)信息與借款人的手機(jī)號碼捆綁在一起,快速便利地向借款人發(fā)送手機(jī)短信,提示沖賬。采取傳統(tǒng)的催收方法,逐一電話通知借款人,浪費(fèi)人力和財力。
5.重暫付款制度建設(shè),輕制度貫徹落實
財務(wù)制度建設(shè)關(guān)鍵在于執(zhí)行,大多數(shù)高校暫付款相關(guān)規(guī)定都包括“前賬不清,后賬不借”,“逾期不沖賬從工資中扣完為止”,實際執(zhí)行過程中卻層層手軟,處處綠燈,從工資中扣回的金額先入暫存,待沖賬后發(fā)放,直接沖賬違背??顚S玫脑瓌t,加大財務(wù)人員清理難度。制定的暫付款制度,如果從上到下都不執(zhí)行,只是一紙空文,不利于發(fā)揮資金使用效率。
我們認(rèn)為,應(yīng)收及暫付款管理制度建設(shè)關(guān)鍵在于執(zhí)行,應(yīng)努力打造全員共管的管理格局,將暫付款指標(biāo)量化為各部門年終目標(biāo)考核指標(biāo),對借款人工資性津補(bǔ)貼實行凍結(jié),直至其將暫付款沖銷完畢為止;財務(wù)部門應(yīng)指定專人進(jìn)行暫付款管理,創(chuàng)新催繳方式,利用升級后的財務(wù)軟件導(dǎo)出相關(guān)信息,結(jié)合數(shù)字化校園短信平臺通知借款人;當(dāng)然,要杜絕暫付款沖賬黑洞,須堅持專款專用原則,切勿給挪用公款的人員提供可乘之機(jī)。
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[3]李智敏.高校經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理之暫付款管理[J].教育財會研究,2 0 1 2(1 0).