任娟

為參保職工服務(wù)，是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作的出發(fā)點和歸宿。作為業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容，養(yǎng)老保險檔案以準(zhǔn)確、翔實、完整和珍貴的紙介和數(shù)字化記載，通過其潛在價值向現(xiàn)實價值的合理轉(zhuǎn)化，為領(lǐng)導(dǎo)決策和為參保職工服務(wù)提供了有利的佐證。因此說，加強(qiáng)檔案管理，是完善業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理服務(wù)水平，促進(jìn)養(yǎng)老保險工作健康和諧發(fā)展的重中之重。筆者就檔案作用與管理和幾年來從事檔案工作的體會，談點粗淺的認(rèn)識。

1.明確養(yǎng)老保險檔案的概念及構(gòu)成

養(yǎng)老保險檔案是養(yǎng)老保險活動中各個歷史時期所產(chǎn)生的具有保存價值的文件和資料，主要涵蓋文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檔案等等。這些檔案構(gòu)成了維護(hù)廣大參保職工根本權(quán)益不可替代的重要依據(jù)。也成為我們養(yǎng)老保險事業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的縮影。

2.明確檔案在養(yǎng)老保險工作中的地位和作用

依法保障參保職工享受養(yǎng)老保險待遇是目的，利用檔案資源為參保職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是達(dá)到目的的手段。檔案工作是將養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)、財務(wù)、計算機(jī)和黨群行政等活動中產(chǎn)生的文件資料，按照一定的管理方法和規(guī)則，歸集、整理、組織和保管起來，從而，搭建起社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與參保職工溝通和服務(wù)的橋梁，保護(hù)參保職工合法權(quán)益下受損害。如果忽視檔案工作的重要性，缺乏系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和管理手段，那么，基金安全就不會得到有效保障，給參保職工一個明白賬就無從談起，為廣大參保職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以實現(xiàn)，養(yǎng)老保險科學(xué)發(fā)展觀就無法貫徹落實。所以，養(yǎng)老保險檔案在來源于實踐又服務(wù)于實踐的過程中，具有不可或缺的基礎(chǔ)地位和舉足輕重的重要作用。

3.切實加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理

夯實檔案在養(yǎng)老保險工作中的基礎(chǔ)地位，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，應(yīng)該從強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)管理入手，重點做好以下幾個方面的工作。

3.1科學(xué)分類

檔案分類不僅是當(dāng)檔文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導(dǎo)的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)科學(xué)分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎(chǔ)，同時又指導(dǎo)著其它各項工作的有序展開。

3.2平時歸檔

平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。

3.3有序整理

檔案的整理，應(yīng)按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負(fù)責(zé)收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進(jìn)行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應(yīng)按裱糊技術(shù)要求進(jìn)行托裱。

3.4合理編號

整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。

3.5編制目錄

歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）、備注等項目。件號即文件材料的排列順序號。責(zé)任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人。文號即發(fā)文的字號。題名即文件材料的標(biāo)題。日期即文件材料的形成時間。頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)。備注即需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。

3.6標(biāo)準(zhǔn)化裝訂

按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認(rèn)可，符合檔案保護(hù)要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

3.7填寫卷面

案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標(biāo)題、起始時間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準(zhǔn)確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個欄次的概念：

（1）全宗號。全宗號欄內(nèi)按同級檔案局給定的全宗號填寫，暫未給定的此項可空置，待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。

（2）年度。年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度。填寫時要采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯小寫數(shù)字表示，不得簡化。

（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為16-50年，短期為15年以下。

（4）機(jī)構(gòu)或問題。機(jī)構(gòu)或問題欄是指按哪種類目進(jìn)行分類。如果檔案按科室分就是“機(jī)構(gòu)”，如“辦公室、業(yè)務(wù)科”；如按照業(yè)務(wù)類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業(yè)務(wù)臺賬”。

3.8檔案裝盒

不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應(yīng)，避免歸檔文件材料彎曲受損。

3.9定期移交

按照有關(guān)規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應(yīng)在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整。

3.10規(guī)范排列

案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序。便于查找利用。

為了保證檔案的安全完整和檔案工作的順利開展，在完成上述步驟的同時，社保經(jīng)辦部門還應(yīng)建立健全各類檔案管理制度。如檔案銷毀制度、檔案保管制度、檔案借閱制度和考核與獎懲制度等等。與此同時，還要加強(qiáng)對檔案工作人員的教育和管理，要求檔案工作人員認(rèn)真履行崗位職責(zé)，堅決杜絕檔案遺失、毀損、泄密等事件的發(fā)生。如果發(fā)生上述事件，要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)追究當(dāng)事人和有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。

4.養(yǎng)老保險檔案工作的發(fā)展方向是逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理

所謂數(shù)字檔案，就是以計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，把紙介文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源存貯在計算機(jī)和光盤中，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等方式為各項工作服務(wù)，它具有檔案資源共享化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)對象廣泛化的數(shù)字化的基本特征。相對傳統(tǒng)紙介檔案以陣地服務(wù)為主，通過檔案室案卷內(nèi)各種文本文件來提供服務(wù)的手工管理辦法，更具有存儲量大、檢索方便、便于提供利用的特點。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是我國社會保障體系建設(shè)、社會保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求、緊迫任務(wù)和發(fā)展方向。

社保部門的工作人員，都是檔案的形成者、使用者和管理者，讓我們共同攜起手來，肩負(fù)起對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的神圣使命，以嶄新的姿態(tài)和勤奮的工作，為養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展、為維護(hù)廣大參保職工的利益，留下真實、完美和永恒的軌跡。