田雪

信息化時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)，也給網(wǎng)絡(luò)化下的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰(zhàn)。

1.打造專業(yè)隊(duì)伍

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)工作的要求不斷提高，尤其是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等廣泛應(yīng)用于檔案信息的采集、組織、加工等后，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了要掌握檔案知識(shí)外，還有對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)運(yùn)用純熟。因此，檔案管理部門要對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員進(jìn)行知識(shí)更新培訓(xùn)，提高他們的知識(shí)含量，業(yè)務(wù)水平，使之成為全能的檔案管理人才。特別是以往沉淀下來的傳統(tǒng)檔案紛繁復(fù)雜，轉(zhuǎn)換需要一定的時(shí)間和人力物力，所以就要求檔案管理部門要配備一支高精尖隊(duì)伍，加速實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)換。

2.加速傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理者要正確對(duì)待傳統(tǒng)檔案與電子檔案的關(guān)系，畢竟許多網(wǎng)絡(luò)檔案信息的主要來源除了在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中自動(dòng)生成的電子文件外，還有很多是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換而來的，因此，加快傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程，提高檔案的使用效率，成為當(dāng)下檔案部門的重要工作之一。檔案部門要針對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)量及結(jié)構(gòu)，結(jié)合利用者的需求狀況，有計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，讓現(xiàn)有檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，使利用者足不出戶就可以得到更多自己所需的檔案信息。

3.不斷轉(zhuǎn)變觀念來完善檔案管理機(jī)制

對(duì)于我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷發(fā)展，工作也由原來的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變成為如今更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)方式。對(duì)于社會(huì)福利求助，基層民主政治、消防建設(shè)，專項(xiàng)社會(huì)事務(wù)管理等各個(gè)方面都有了明顯的改變。打破固有的傳統(tǒng)思維模式，積極研究檔案資源，改變檔案工作中的職能、性質(zhì)及管理方式，讓檔案管理工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的決策起著積極的作用。只有不斷完善民政檔案管理機(jī)制，才能適應(yīng)新形勢下的經(jīng)濟(jì)體制步伐。從傳統(tǒng)的借閱式檔案利用方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的網(wǎng)上共享瀏覽，從原先單一的檔案收集方式轉(zhuǎn)變成為多渠道模式，檔案管理工作都需要緊密結(jié)合工作中新的改革方向，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理在方法、內(nèi)容及服務(wù)上的創(chuàng)新。

4.不斷加快信息化來促進(jìn)檔案管理數(shù)字化水平

在國家信息化建設(shè)不斷加快的情況下，檔案工作也應(yīng)跟上信息化的步伐，檔案工作信息化是衡量檔案管理服務(wù)水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的信息數(shù)字化，直接影響著檔案部門的工作。檔案信息系統(tǒng)的集成，為日后有效利用檔案材料起著至關(guān)重要的作用。同機(jī)關(guān)的電子檔案管理實(shí)行同步，讓文檔一體化成為現(xiàn)實(shí)，對(duì)于文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的錄入，對(duì)于長久保存方便查閱有著不可估量的作用。

5.增加信息服務(wù)的意識(shí)

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅猛的今天，檔案部門傳統(tǒng)的信息管理方式已越來越不能滿足人們的需要，社會(huì)和公眾需要更加先進(jìn)的信息汲取方式，這就要求檔案部門一定要增加服務(wù)社會(huì)、公眾的意識(shí)，及時(shí)迅速的轉(zhuǎn)變思想，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，迅速把檔案信息化管理工作上升到一定的高度，使得檔案信息化水平快速提高。

6.建立完善的檔案管理規(guī)章制度

相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，能夠確保檔案管理工作順利進(jìn)行。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案部門進(jìn)行一定的監(jiān)督管理，能夠?qū)翌C布的相關(guān)檔案法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高全體工作人員對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)?？梢园凑諜n案的類別，比如檔案歸檔、借閱與利用、保密制度等，來進(jìn)行相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的了解，并匯編成冊(cè)，讓各部門各崗位人員都能學(xué)習(xí)到。在進(jìn)行考核過程中，可以加入檔案管理人員的績效考核制度，這樣才能提高管理人員的工作積極性，激勵(lì)起對(duì)檔案管理工作的熱情。

7.注重反饋渠道

檔案信息反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。檔案信息反饋工作主要是通過檔案反饋信息的收集整理并對(duì)其中存在的問題進(jìn)行分析，從而提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。所以做好檔案信息反饋工作主要做好下面二點(diǎn)，一是強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮工作的能動(dòng)性；二是加強(qiáng)對(duì)信息使用者的宣傳工作，通過信息使用者反饋出更多更好的建設(shè)性意見，從而提檔案信息管理水平。

8.維護(hù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全

互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用使公眾對(duì)檔案信息的使用更加快捷，但同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下黑客的入侵，病毒的威脅，給檔案信息的安全也帶來了隱患。如何保護(hù)好檔案信息安全，也成為檔案管理部門重要工作之一。一是檔案管理部門要加強(qiáng)技術(shù)研究，采用信息安全技術(shù)，如檔案信息加密技術(shù)。通過加密是保障檔案信息安全的最核心的技術(shù)措施。檔案信息加密過程是由形形色色的加密算法來具體實(shí)施的，它以較小的代價(jià)獲得較大的安全保護(hù)。二是要制定嚴(yán)密的管理制度，加強(qiáng)檔案信息資源管理。如要建立內(nèi)部檔案信息網(wǎng)站和外部檔案信息網(wǎng)站分別管理，前者只對(duì)供檔案信息機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用，后者可以對(duì)公眾分享，在公開的檔案信息網(wǎng)站上發(fā)布。使得檔案信息既得到了共享，又不會(huì)泄密，此外對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行安全管理，也是保證檔案信息資源共享有一個(gè)安全的平臺(tái)重要因素。