潘超英

（武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財(cái)務(wù)處，湖北 武漢430205）

近年來(lái)我國(guó)高職教育迅速發(fā)展，高職教育從擴(kuò)大規(guī)模建設(shè)到進(jìn)入內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展階段，在提高教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)模式改革創(chuàng)新、加強(qiáng)硬件建設(shè)、改善辦學(xué)條件、適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等都體現(xiàn)資金保障的重要性。這對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理提出了更高的要求。目前公辦高職院校資金來(lái)源總額中財(cái)政撥款僅占30%左右，70%左右為學(xué)費(fèi)收入和少量的其他收入。學(xué)費(fèi)收入已成為高職院校的主要資金來(lái)源，更凸顯高職收費(fèi)工作管理的重要性，而完善內(nèi)部控制制度是做好收費(fèi)工作的重要手段之一。

高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制是指為了規(guī)范收費(fèi)行為，保證收費(fèi)資金安全，促進(jìn)收費(fèi)工作正常開展，在崗位職責(zé)和分工上產(chǎn)生相互制約、相互聯(lián)系的關(guān)系，使其形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化，并成為一個(gè)嚴(yán)密完整的控制體系。

一、完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制制度的重要性

（一）完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制制度，是確保高職院校主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源的及時(shí)、準(zhǔn)確、足額、安全到位的重要管理手段。目前高職學(xué)院的學(xué)費(fèi)收入已成主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源，因此學(xué)生收費(fèi)工作已成為各高職院校的重要工作之一。健全和完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制制度，使收費(fèi)行為符合國(guó)家的政策法規(guī)，確保國(guó)家的各項(xiàng)收費(fèi)政策、助學(xué)政策等得以有效貫徹落實(shí)，對(duì)于加強(qiáng)高職院校內(nèi)部財(cái)務(wù)管理，促進(jìn)高職教育持續(xù)、健康發(fā)展有著重要的作用。

（二）完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制制度是進(jìn)一步規(guī)范高職院校收費(fèi)行為，保證收費(fèi)信息的真實(shí)完整的必要因素。健全有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，有助于在收費(fèi)信息及資料的采集、記錄、匯總過(guò)程中，堵塞漏洞、消除隱患、防止舞弊行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和糾正錯(cuò)誤。有助于提高收費(fèi)信息的正確性和可靠性，提高收費(fèi)工作效率，提高會(huì)計(jì)報(bào)告質(zhì)量，為高職學(xué)院管理者在預(yù)測(cè)和決策時(shí)提供真實(shí)完整的會(huì)計(jì)信息。

（三）完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制制度是加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的重要措施。高職院校收費(fèi)工作有其特殊性，高職學(xué)生相對(duì)于普通本科學(xué)生來(lái)說(shuō)貧困生占比較大，在校三年期間，社會(huì)實(shí)踐實(shí)習(xí)時(shí)間長(zhǎng)、專業(yè)調(diào)整和在校住宿時(shí)間隨就業(yè)需求而變動(dòng)，學(xué)生信息異動(dòng)頻繁，學(xué)費(fèi)住宿費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)隨信息異動(dòng)調(diào)整較多，使收費(fèi)工作更加復(fù)雜。完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制制度是非常必要的。

二、高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）崗位設(shè)置未真正做到不相容崗位相分離。高職院校的學(xué)生規(guī)模一般在一至二萬(wàn)人之間，所以高職院校所配備的財(cái)務(wù)人員較少，安排在收費(fèi)崗位的人一般為一至二人。有些高職學(xué)院日常收費(fèi)目前采取的是一人完成即開票據(jù)又收款 （包括刷POS和收現(xiàn)金）的收費(fèi)全過(guò)程工作，即使是有二人收費(fèi)，也是各收各的，待每日收費(fèi)結(jié)束時(shí)才清理收費(fèi)賬，將所收現(xiàn)金交出納進(jìn)賬（刷卡POS單交制證會(huì)計(jì)）。收費(fèi)崗和出納崗職責(zé)不清，使收費(fèi)管理工作缺乏監(jiān)督和制約，違背了不相容崗位相分離的內(nèi)部控制原則，存在資金安全隱患。

（二）收費(fèi)基礎(chǔ)工作薄弱，信息資源共享存在缺陷，造成學(xué)生信息不準(zhǔn)確、異動(dòng)調(diào)整不及時(shí)。各高職院校學(xué)生的基本信息均由招生處、學(xué)工處和教務(wù)處編制審核后由教務(wù)處提供給財(cái)務(wù)處作為學(xué)費(fèi)收取依據(jù)。但由于許多高職院校的收費(fèi)系統(tǒng)與教務(wù)處的學(xué)生信息管理系統(tǒng)還未聯(lián)網(wǎng)，相關(guān)學(xué)生信息未實(shí)現(xiàn)資源共享，造成財(cái)務(wù)的收費(fèi)系統(tǒng)學(xué)生總?cè)藬?shù)以及各院系學(xué)生人數(shù)、各班級(jí)人數(shù)與教務(wù)信息系統(tǒng)的學(xué)生基本信息長(zhǎng)期處在不一致?tīng)顟B(tài)，異動(dòng)調(diào)整不及時(shí)，往往在統(tǒng)計(jì)各院系欠費(fèi)情況時(shí)造成財(cái)務(wù)提供的數(shù)據(jù)有誤、不準(zhǔn)確，影響了財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠性，直接影響了欠費(fèi)的清理工作。財(cái)務(wù)與教務(wù)處及各院系等相關(guān)部門溝通不夠，也不利于欠費(fèi)催繳工作，影響了學(xué)院收入的及時(shí)入賬和學(xué)院建設(shè)的資金需求。

（三）票據(jù)管理欠規(guī)范，未嚴(yán)格按票據(jù)管理辦法履行領(lǐng)取、使用、未使用完的票據(jù)保管、作廢票據(jù)及存根聯(lián)保管、及時(shí)核銷票據(jù)的職責(zé)。高職院校一般均設(shè)有專人負(fù)責(zé)收費(fèi)票據(jù)管理工作，但只重視票據(jù)的購(gòu)領(lǐng)、登記、使用領(lǐng)取工作，不重視已領(lǐng)取使用和還未使用的票據(jù)的保管工作，不重視使用過(guò)的票據(jù)存根和記賬聯(lián)的整理保管和登記歸檔工作。因目前有些財(cái)政部門還未要求各單位將已使用過(guò)的收費(fèi)票據(jù)及時(shí)送到票據(jù)購(gòu)領(lǐng)中心核銷，因此該項(xiàng)工作還未引起各高校的重視。

（四）收費(fèi)系統(tǒng)檔案管理不規(guī)范，紙質(zhì)收費(fèi)信息和電子信息未同時(shí)存檔。隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷深入，收費(fèi)管理系統(tǒng)的不斷升級(jí)完善，財(cái)務(wù)人員早已適應(yīng)“無(wú)紙化”的管理模式，收費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)表在系統(tǒng)里每天自動(dòng)生成，體現(xiàn)了收費(fèi)工作的方便快捷，電腦里的電子收費(fèi)信息資料可以自動(dòng)備份到服務(wù)器，確實(shí)很方便。但是卻忽視了每年紙質(zhì)的收費(fèi)信息統(tǒng)計(jì)表的打印歸檔工作，不符合會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范要求，收費(fèi)系統(tǒng)資料的備份、保管工作尤為重要，一旦電腦發(fā)生故障或電子信息被破壞和丟失，會(huì)出現(xiàn)無(wú)法挽回的后果。

（五）收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)防范管理缺失，收費(fèi)審核、收費(fèi)審計(jì)工作未落實(shí)到位。收費(fèi)工作因每天與資金（含現(xiàn)金）打交道，存在多處風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。特別是高職院校的學(xué)生貧困生較多，欠費(fèi)較嚴(yán)重，一人繳費(fèi)次數(shù)多，外出實(shí)習(xí)批次多、實(shí)習(xí)人數(shù)多，收費(fèi)信息及標(biāo)準(zhǔn)異動(dòng)頻繁，使收費(fèi)工作更加復(fù)雜。因此核對(duì)收費(fèi)賬與財(cái)務(wù)賬不符、漏收、錯(cuò)收、當(dāng)天收款不進(jìn)賬等時(shí)有發(fā)生。有的高職院校不能堅(jiān)持收費(fèi)審核工作，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)收費(fèi)工作中的內(nèi)部控制問(wèn)題，對(duì)收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄，風(fēng)險(xiǎn)管理缺失。

（六）事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度還在實(shí)行收付實(shí)現(xiàn)制，致使年末財(cái)務(wù)報(bào)告不能真實(shí)反映高校學(xué)費(fèi)收入和結(jié)余情況，造成收費(fèi)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)賬收入不相符。目前每年高校的收費(fèi)收入只有通過(guò)上繳財(cái)政以后，在申請(qǐng)支付使用時(shí)才能作為學(xué)校的事業(yè)收入列賬，每年末高校結(jié)余的學(xué)費(fèi)收入只有暫留在財(cái)政國(guó)庫(kù)賬上，高校在財(cái)務(wù)處理上既不能將其列作收入，也不能列作結(jié)余處理，造成財(cái)務(wù)賬的學(xué)費(fèi)收入與收費(fèi)系統(tǒng)的已收學(xué)費(fèi)收入嚴(yán)重不符，也使收費(fèi)內(nèi)控工作收到影響。年末財(cái)務(wù)報(bào)告不能真實(shí)反映高校學(xué)費(fèi)收入和結(jié)余情況，不能給高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)重大事項(xiàng)的預(yù)測(cè)決策提供真實(shí)的財(cái)務(wù)信息，也給與學(xué)院有關(guān)聯(lián)的外部業(yè)務(wù)往來(lái)單位和相關(guān)機(jī)構(gòu)了解高校的資金狀況帶來(lái)不利因素。

三、完善高職院校收費(fèi)內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）遵循不相容職務(wù)相分離原則，規(guī)范崗位責(zé)任控制。建立合理、嚴(yán)密的崗位責(zé)任控制,確保不相容崗位相分離,各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約,權(quán)責(zé)分明,將風(fēng)險(xiǎn)降到最小程度。 結(jié)合本校實(shí)際，在高職院校財(cái)務(wù)人員相對(duì)較少的情況下，也要明確收費(fèi)系統(tǒng)管理員職責(zé)，收費(fèi)工作應(yīng)至少設(shè)置收費(fèi)主管、收費(fèi)員，數(shù)據(jù)審核、檔案管理等工作可不單獨(dú)設(shè)崗，由其他不相容崗位的財(cái)務(wù)人員擔(dān)任，也可由收費(fèi)主管擔(dān)任。收費(fèi)主管負(fù)責(zé)全校各類收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的確立、報(bào)批,負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)及收費(fèi)軟件重要操作的審批等，負(fù)債定期統(tǒng)計(jì)欠費(fèi)情況；系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)學(xué)生信息的獲取導(dǎo)入，并按物價(jià)局核定的學(xué)院收費(fèi)項(xiàng)目及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)初始化收費(fèi)系統(tǒng),負(fù)責(zé)每天收費(fèi)系統(tǒng)的備份和收費(fèi)系統(tǒng)的日常安全維護(hù)，負(fù)責(zé)變更學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息等；收費(fèi)員負(fù)責(zé)日常學(xué)生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用收取信息的錄入和收據(jù)打印并交出納辦理繳費(fèi)手續(xù),收費(fèi)員不得收取現(xiàn)金；負(fù)責(zé)按規(guī)定程序辦理學(xué)生退費(fèi),負(fù)責(zé)每日核對(duì)收費(fèi)帳,負(fù)責(zé)領(lǐng)用收據(jù),負(fù)責(zé)對(duì)已領(lǐng)收據(jù)的保管和使用。數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)管理員錄入的學(xué)生信息、學(xué)籍變動(dòng)情況、收費(fèi)員的收、退費(fèi)過(guò)程、記錄進(jìn)行審核，及時(shí)催繳；檔案管理員負(fù)責(zé)全校收費(fèi)票據(jù)的購(gòu)買、登記、收回、銷毀,負(fù)責(zé)監(jiān)督票據(jù)的正確使用，負(fù)責(zé)及時(shí)核對(duì)票據(jù)金額與上繳金額，及時(shí)催繳欠款。收費(fèi)軟件系統(tǒng)中,包括系統(tǒng)管理員、收費(fèi)員、數(shù)據(jù)審核員在內(nèi)的使用者的權(quán)限設(shè)置也應(yīng)參照上述分工進(jìn)行合理設(shè)置,并設(shè)置密碼控制,保證各使用者不會(huì)出現(xiàn)越權(quán)操作行為。以上各崗位除特殊情況下收費(fèi)主管兼任數(shù)據(jù)審核和檔案管理外，其他崗位不能兼任，保證各崗位的相互制約、相互聯(lián)系的制衡關(guān)系。

（二）加強(qiáng)收費(fèi)基礎(chǔ)工作，保持教務(wù)管理網(wǎng)學(xué)生信息與財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)學(xué)生信息對(duì)稱。財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)生信息的正確錄入和初始化控制工作，對(duì)每年的新生信息錄入和老生的信息變更，教務(wù)處需向財(cái)務(wù)處隨時(shí)傳遞經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批程序的，并同時(shí)以電子的和紙質(zhì)的形式報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后的學(xué)生信息。系統(tǒng)管理員在導(dǎo)入數(shù)據(jù)前應(yīng)首先做好系統(tǒng)備份,導(dǎo)入后,數(shù)據(jù)審核員應(yīng)及時(shí)根據(jù)紙制材料核對(duì)收費(fèi)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否真實(shí)、完整，保證數(shù)據(jù)在第一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)與教務(wù)處、各院系進(jìn)行信息溝通,及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù),確保系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)的真實(shí)性。加強(qiáng)學(xué)生信息異動(dòng)控制，如學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、開除、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等特殊情況。辦理學(xué)生信息異動(dòng)變更必須有教務(wù)處、學(xué)工處、宿舍管理中心等相關(guān)部門出具的簽批手續(xù)齊全的加蓋公章證明文件,經(jīng)系統(tǒng)主管審核同意后由收費(fèi)員負(fù)責(zé)辦理。涉及到退費(fèi)的必須嚴(yán)格按照退費(fèi)程序經(jīng)相關(guān)人員簽字同意后辦理。只有堅(jiān)持經(jīng)常與相關(guān)部門做好溝通工作，才能保持教務(wù)處學(xué)生信息與財(cái)務(wù)處收費(fèi)系統(tǒng)信息對(duì)稱，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和正確性。

（三）制定完善的票據(jù)管理內(nèi)控制度，規(guī)范票據(jù)的購(gòu)買、領(lǐng)取和使用保管程序。高職院校的收費(fèi)票據(jù)管理員負(fù)責(zé)全校收費(fèi)票據(jù)的購(gòu)買、保管和領(lǐng)用登記工作，內(nèi)控制度必須寫明收據(jù)領(lǐng)用程序、已領(lǐng)取未使用的收據(jù)保管規(guī)定（下班前應(yīng)將其收好并鎖進(jìn)保險(xiǎn)箱柜妥善保管）、作廢收據(jù)必須保留完整聯(lián)次，并加蓋作廢章留存、機(jī)打收據(jù)使用完后應(yīng)及時(shí)清理并裝訂成冊(cè)，并及時(shí)將收據(jù)存根裝訂后交由票據(jù)管理員妥善保管。收費(fèi)主管（或兼票據(jù)管理員）應(yīng)經(jīng)常檢查各票據(jù)領(lǐng)用部門的收據(jù)使用情況，監(jiān)督收據(jù)使用是否合規(guī)，所收款項(xiàng)是否與收據(jù)一致，是否存在無(wú)規(guī)定、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)或擅自改標(biāo)準(zhǔn)隨意收費(fèi)的行為。票據(jù)管理員應(yīng)定期對(duì)已使用并已審核后的票據(jù)存根匯總登記，按財(cái)政的要求和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行繳銷或移交檔案部門保管。

（四）建立和完善收費(fèi)檔案管理制度，加強(qiáng)收費(fèi)信息資料的內(nèi)部控制。高職學(xué)院應(yīng)根據(jù)目前電算化收費(fèi)管理的特點(diǎn),建立相應(yīng)的檔案管理制度，特別強(qiáng)調(diào)每年按學(xué)期收費(fèi)結(jié)束時(shí)應(yīng)將收費(fèi)臺(tái)帳打印裝訂成冊(cè)保存。收費(fèi)系統(tǒng)應(yīng)定期備份數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)檔案包括紙質(zhì)的和電子檔案，兩種數(shù)據(jù)檔案都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)收集、保存、調(diào)用。電子檔案應(yīng)采用雙重備份,分開存放政策，以免同時(shí)毀壞，無(wú)法恢復(fù)。

（五）提高收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，完善收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)控制制度。高職收費(fèi)內(nèi)部控制是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的任務(wù)，需要有關(guān)部門相互協(xié)調(diào)、互相配合共同完成。 高職院校有關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)收費(fèi)管理的內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議，進(jìn)而更好地完善高校收費(fèi)內(nèi)部控制制度，降低收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)，保證收費(fèi)工作在良好的環(huán)境中開展。

（六）制定每日收費(fèi)核賬制度，通過(guò)登記收費(fèi)備查賬記錄每年實(shí)際收費(fèi)情況、應(yīng)收款及欠費(fèi)情況。編制每月及年終收費(fèi)系統(tǒng)反映的已收、應(yīng)收及未收費(fèi)信息統(tǒng)計(jì)表，作為對(duì)目前在收付實(shí)現(xiàn)制下事業(yè)單位決算報(bào)表對(duì)學(xué)費(fèi)收入所反映信息的補(bǔ)充資料，以便于進(jìn)行年末財(cái)務(wù)狀況分析。

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