張 菡

本科教學(xué)工作合格評(píng)估共有七個(gè)一級(jí)指標(biāo)、二十個(gè)二級(jí)指標(biāo)和四十個(gè)觀測(cè)點(diǎn)。涵蓋黨政領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)管理、教研科研、財(cái)務(wù)投入、人事支持、后勤保障、校園建設(shè)等各個(gè)方面。每一個(gè)指標(biāo)，每一個(gè)觀測(cè)點(diǎn)都需要大量的原始文檔材料或由原始材料加工而成的二次材料來(lái)佐證，文檔材料是本科教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和根本。各高校要以本科教學(xué)評(píng)估為契機(jī)，全面整合以往的文檔材料，推動(dòng)高校文檔建設(shè)，真正做到“以評(píng)促建以評(píng)促改 以評(píng)促管評(píng)建結(jié)合重在建設(shè)”。

一、高校文檔在評(píng)估中的重要作用

高校文檔是高等院校發(fā)展的真實(shí)反映，是學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政、學(xué)生活動(dòng)等各方面形成的文字材料，它能夠全面體現(xiàn)出學(xué)校的發(fā)展建設(shè)、管理水平和教育質(zhì)量。這些文檔材料是評(píng)估專家了解學(xué)校歷史的基礎(chǔ)，是隨著學(xué)校建設(shè)積累起來(lái)的，是在教育教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，是最原始的記錄，同時(shí)也是評(píng)估的檢查評(píng)價(jià)的指標(biāo)。

除了實(shí)地考察，高校本科教學(xué)評(píng)估主要是專家通過(guò)查閱大量的文檔資料來(lái)考察，明了學(xué)校日常運(yùn)行狀態(tài)及發(fā)展方向。專家通過(guò)閱覽文檔，就能明白學(xué)校的各項(xiàng)動(dòng)態(tài)及現(xiàn)狀，對(duì)學(xué)校有一個(gè)全面而準(zhǔn)確的把握。如果沒(méi)有這些文檔材料，不論校領(lǐng)導(dǎo)如何講解，如何闡述學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，專家也都不會(huì)無(wú)依據(jù)的相信。只有依靠文檔材料，專家才會(huì)對(duì)學(xué)校有一個(gè)公正、全面、客觀、準(zhǔn)確地評(píng)估。由此可見(jiàn)，完整系統(tǒng)的文檔材料和支撐數(shù)據(jù)是本科教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)，離開(kāi)文檔材料的教學(xué)評(píng)估是無(wú)法完成的。例如指標(biāo)“學(xué)院定位與規(guī)劃”的主要觀測(cè)點(diǎn)“學(xué)院定位與規(guī)劃”，可以通過(guò)“學(xué)院的概況”、“學(xué)院辦學(xué)歷史沿革有關(guān)材料”、“院領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于學(xué)院定位、規(guī)劃的講話稿”、“學(xué)院各項(xiàng)工作建設(shè)的十二五發(fā)展規(guī)劃”、“辦學(xué)特色”等相關(guān)材料進(jìn)行佐證。又如指標(biāo)“教師隊(duì)伍”中的觀測(cè)點(diǎn)“隊(duì)伍機(jī)構(gòu)”，就需要“師資隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)一覽表（年齡、學(xué)歷、職稱、學(xué)緣）”、“具有碩士及博士學(xué)位的專任教師比例一覽表”、“高校教師資格認(rèn)定人數(shù)統(tǒng)計(jì)表”、“專任教師中具有正高、副高專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員名冊(cè)”等材料來(lái)支撐。

由文字、圖片、聲像等材料組成豐富系統(tǒng)的文檔資料，是評(píng)估各項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)標(biāo)的依托。通過(guò)查閱文檔材料，可以了解教育教學(xué)工作現(xiàn)狀，判斷教育教學(xué)工作水平，總結(jié)教育教學(xué)工作中的成功經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題。對(duì)文檔材料不同年度的同類教學(xué)指標(biāo)“縱向”比較能反映出高校建設(shè)的成績(jī)；各高校同類教學(xué)指標(biāo)的“橫向”比較能直觀反映各學(xué)校間的教學(xué)管理水平的差距。這是探求如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展，提高教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)。

二、迎接教學(xué)合格評(píng)估，加強(qiáng)高校文檔建設(shè)

在本科教學(xué)合格評(píng)估利用文檔的準(zhǔn)備工作中，常常能夠暴露文檔建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)平時(shí)沒(méi)有留意的漏洞（文檔資料的缺失，歸檔材料不完整或者數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，該歸檔的沒(méi)有歸檔等各種問(wèn)題）。同時(shí)，教職工能更好地執(zhí)行文檔建設(shè)的規(guī)范化要求，認(rèn)識(shí)到文檔建設(shè)的重要性。

（一）學(xué)院行政部門(mén)文檔建設(shè)

高校文檔主要是由學(xué)院層面的行政文檔和教學(xué)系部的教學(xué)文檔兩大部分組成。行政部門(mén)文檔主要分為以下幾個(gè)方面，黨政群體類文檔：黨務(wù)工作文檔、群眾團(tuán)體的文檔；行政綜合類文檔 ：行政事務(wù)文檔、人事機(jī)構(gòu)文檔、財(cái)務(wù)管理文檔、圖書(shū)資料文檔、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)文檔。這些文檔由具有專業(yè)背景的檔案室老師來(lái)整理、歸檔，一般來(lái)說(shuō)整理的比較合規(guī)范，但是還是可以從以下三個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。

1.增強(qiáng)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔建設(shè)的重視程度。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠，雖然很多重要活動(dòng)和關(guān)鍵性工作都進(jìn)行、完成的很成功，但是由于文檔意識(shí)差，導(dǎo)致沒(méi)有足夠的檔案資料保留下來(lái)。

文檔材料是對(duì)學(xué)院活動(dòng)和工作的保存和反映，加強(qiáng)文檔建設(shè)的重視程度，把文檔建設(shè)工作納入校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)主管負(fù)責(zé)人的議事日程。任何活動(dòng)特別是重大校級(jí)活動(dòng)，都要保存相關(guān)的文字、圖片甚至聲像材料，及時(shí)歸檔。

2.建立規(guī)范可行的文檔建設(shè)制度。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，規(guī)范的文檔建設(shè)制度是文檔系統(tǒng)性和全面性的保證，是文檔持續(xù)累計(jì)的必要條件。

各部門(mén)根據(jù)各自的工作實(shí)際，明確文檔的歸檔范圍，強(qiáng)化文檔建設(shè)制度，建立健全文檔的建設(shè)制度。通過(guò)調(diào)整，形成以學(xué)院檔案室為一級(jí)，各系部文檔崗位二級(jí)的文檔建設(shè)的管理體系。定期對(duì)系部文檔監(jiān)督指導(dǎo)、檢查考核，對(duì)優(yōu)秀文檔管理員予以獎(jiǎng)勵(lì)，激起兼職檔案老師工作的積極性，才能保障文檔的系統(tǒng)性，才能扎實(shí)推進(jìn)學(xué)院整個(gè)文檔建設(shè)工作。為教學(xué)工作合格評(píng)估做準(zhǔn)備。

3.使用、推廣現(xiàn)代化的文檔建設(shè)技術(shù)。信息時(shí)代，通過(guò)采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)處理和保存文檔信息，將成為今后文檔建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。

使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的手段進(jìn)行文檔建設(shè)，有助于提高高校文檔的利用價(jià)值?？梢韵劝迅黝愇臋n材料通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化，形成系統(tǒng)的電子文檔材料，鏈接至校園網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)是人們獲取信息的主要渠道，因此文檔的網(wǎng)絡(luò)化會(huì)使老師學(xué)生得到更多有用的信息。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)文檔建設(shè)，培養(yǎng)文檔員使用計(jì)算機(jī)歸檔，掌握相關(guān)的文檔檢索方法，提高師生查找信息的效率和文檔的利用率。

（二）系、部教學(xué)文檔建設(shè)

各高校教學(xué)系、部的文檔是高校教學(xué)文檔的主要組成部分，是衡量和觀測(cè)基層教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。系、部文檔主要為教學(xué)文檔，概括為教學(xué)教務(wù)文檔、教研文檔、科研文檔、學(xué)生工作文檔、課堂教學(xué)與實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)文檔等幾個(gè)方面。

系部一般都是兼職的文檔員，加上部門(mén)人員的變動(dòng)，在一定程度上還存在歸檔意識(shí)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平較低等問(wèn)題。所以，系部教學(xué)文檔的建設(shè)應(yīng)注重以下兩個(gè)方面。

1.文檔建設(shè)意識(shí)有待增強(qiáng)。許多文檔員對(duì)文檔的工作認(rèn)識(shí)不夠，或者認(rèn)為系部的教學(xué)管理是主要工作，而忽視文檔的建設(shè)。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件、通知、教學(xué)檔案亂丟亂放，教研室的活動(dòng)很少做記錄或是隨意亂丟記錄材料，有的老師的教學(xué)成果材料和科研成果資料管理不規(guī)范，有的保存在老師自己手里，丟失或者損毀的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

不斷加強(qiáng)對(duì)行政老師的文檔建設(shè)意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到文檔建設(shè)的重要性，了解文檔需要集中統(tǒng)一管理，養(yǎng)成在工作中隨時(shí)積累教學(xué)文檔資料的好習(xí)慣，及時(shí)將有價(jià)值的資料保存、歸檔，便于今后的查閱和利用。

2.業(yè)務(wù)水平亟待提高。文檔建設(shè)水平的高低，取決于文檔歸檔員的個(gè)人業(yè)務(wù)員水平和素質(zhì)。系部教學(xué)文檔來(lái)源極為廣泛，內(nèi)容十分豐富。它產(chǎn)生于每一個(gè)老師的活動(dòng)中，它的內(nèi)容是分散的、不系統(tǒng)的。沒(méi)有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的文檔老師是不會(huì)懂得如何鑒別哪些文檔是有價(jià)值的，哪些文檔是需要整理后歸檔的。

各系部要不斷提高文檔員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，經(jīng)常性地開(kāi)展系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)。讓他們了解文檔建設(shè)的工作內(nèi)容和原則，熟悉文件整理歸檔的流程，具備辨別文檔有無(wú)價(jià)值的能力。定期舉行交流會(huì)，加強(qiáng)各系部文檔員之間的溝通，分享優(yōu)秀的文檔建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，互通有無(wú)，提高文檔建設(shè)的水平和效率。

綜上所述，高校文檔建設(shè)關(guān)系著本科教學(xué)工作評(píng)估的順利進(jìn)行。以評(píng)估為契機(jī)，不斷優(yōu)化文檔建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，保證文檔建設(shè)的制度化、規(guī)范化是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、所有老師以及文檔員共同努力的目標(biāo)。

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