于興成,孫揚(yáng)民

(佳木斯大學(xué) 檔案館,黑龍江 佳木斯 154007)

高校檔案是集教育、教學(xué)、科研、管理于一體的歷史記錄,是高校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究諸領(lǐng)域中不可缺少的豐富信息資源。作為收藏、管理、利用高校檔案的檔案館就是永久保存和提供利用檔案信息的檔案工作職能部門,因而它的主要功能一是收集存貯,二是提供利用。加強(qiáng)高校檔案館的功能建設(shè),充分發(fā)揮高校檔案館的服務(wù)功能,為高校的建設(shè)發(fā)展提供詳實(shí)、全面的信息資源,是高校檔案館及檔案工作者面臨的重要課題。

一、新時(shí)期高校檔案館功能建設(shè)的內(nèi)涵

所謂的“功能”,據(jù)《辭海》的解釋,即為某一種事物的“效能、作用”,是對(duì)象能夠滿足某種需求的一種屬性。凡是滿足使用者需求的任何一種屬性都屬于功能的范疇。

關(guān)于檔案館的功能建設(shè)問(wèn)題,檔案學(xué)術(shù)界歷來(lái)存有爭(zhēng)議。但不論是“一核心論”、“多核心論”還是“雙核心論”,究其根本,就是上世紀(jì)檔案“藏”與“用”關(guān)系爭(zhēng)論的延續(xù)。新世紀(jì)隨著爭(zhēng)論的不斷深入,檔案館的功能建設(shè)問(wèn)題逐漸明晰,在新世紀(jì)的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上,檔案館的功能建設(shè)有了更明確的闡述,即“檔案館作為黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),不僅具備收集、保管、利用檔案資料這三項(xiàng)基本功能,而且還具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護(hù)歷史真實(shí)面貌、資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、宣傳教育等社會(huì)功能。要充分發(fā)揮檔案館的基本功能和社會(huì)功能,把檔案館真正建成檔案安全保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會(huì)提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心?！边@充分證明當(dāng)前檔案學(xué)界諸多權(quán)威專家的論斷,就是檔案館的功能建設(shè)主要分為基本功能和社會(huì)功能兩方面,即“收集存貯檔案和提供利用檔案”。

作為永久保存和提供利用檔案信息的檔案工作職能部門的高校檔案館的功能建設(shè)的主要內(nèi)容也是基本功能和社會(huì)功能兩方面,即逐步增強(qiáng)高校檔案部門對(duì)檔案資源實(shí)施監(jiān)督管理職能,開發(fā)利用檔案信息,實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的最大作用。確立高校檔案館功能建設(shè)的總體目標(biāo),逐步成為“資源豐富,師生滿意,保障有力,制度規(guī)范,組織合理,技術(shù)先進(jìn)”的服務(wù)型高校檔案館,充分發(fā)揮其面向社會(huì)、面向公眾所提供的檔案服務(wù)功能,為高校的建設(shè)發(fā)展及社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、高校檔案館功能建設(shè)存在的主要障礙

實(shí)現(xiàn)高校檔案館功能建設(shè)的總體目標(biāo),是一項(xiàng)長(zhǎng)期又復(fù)雜的系統(tǒng)工程。社會(huì)對(duì)檔案館功能的認(rèn)識(shí)主要體現(xiàn)在功能方面,即指檔案館的服務(wù)功能。隨著高校檔案館功能建設(shè)的不斷加強(qiáng)和完善,其服務(wù)功能也不斷強(qiáng)化。但多數(shù)高校檔案館的工作體制都是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成,因而存在很多弊端,目前影響高校檔案館功能作用發(fā)揮的障礙主要存在以下幾個(gè)方面。

1.思想觀念陳舊。有學(xué)者曾有感言:在檔案部門工作時(shí)間長(zhǎng)了,就可能使人的思想產(chǎn)生局限。這認(rèn)識(shí)雖片面,但客觀地反映了一些檔案館工作者的思想現(xiàn)狀。長(zhǎng)期以來(lái),檔案工作由于處于封閉或半封閉狀態(tài),檔案工作者的思想深處或多或少存在著封閉落后、墨守成規(guī)、滿足現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險(xiǎn)、無(wú)所作為、保守松懈等不良的陳腐觀念,致使工作無(wú)動(dòng)力,不思進(jìn)取,服務(wù)質(zhì)量低下,阻礙了構(gòu)建符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案館功能目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.管理制度不健全。高校檔案館的一些規(guī)章制度,多是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代所制定的,當(dāng)前面臨的工作環(huán)境雖發(fā)生了本質(zhì)性的變化,但還抱殘守缺,死守過(guò)時(shí)的制度規(guī)范,阻礙了高校檔案館功能作用的發(fā)揮。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全,或雖有管理制度卻執(zhí)行不嚴(yán),加之部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng),致使檔案資源整理不及時(shí),收集不全,借出檔案不履行借閱手續(xù),有借無(wú)還時(shí)而有之,嚴(yán)重?fù)p害了高校檔案利用價(jià)值。

3.檔案工作人員素質(zhì)相對(duì)低下。目前高校檔案專業(yè)工作人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,與高校發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員少,知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏,更有甚者部分高校檔案館成為了單位老、弱、病、殘職工或“閑散人員”的“收容站”。這些情況極大地阻礙了高校檔案館功能作用的發(fā)揮。

4.社會(huì)認(rèn)知度差。檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”,檔案館工作人員更是滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作,頭腦中缺乏對(duì)所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果進(jìn)行宣傳的意識(shí),加之館藏資源匱乏,服務(wù)手段落后等不利因素的影響,致使檔案館被社會(huì)的認(rèn)知度很差,人們對(duì)檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能知之甚少。許多高校檔案館也是如此,很多學(xué)生和教職工不知道檔案館的工作內(nèi)容或地理位置,甚至竟有的人不知學(xué)校還有這樣一個(gè)職能部門。這不僅阻礙了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn),更是高校檔案工作者的極大悲哀。

5.技術(shù)硬件落后。由于檔案作用的發(fā)揮具有潛在性、滯后性等特點(diǎn),不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,因而檔案部門在高校的職能工作中總是處于從屬的輔助的地位,普遍存在財(cái)力、物力、人力不到位等現(xiàn)象。而我們知道,技術(shù)設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案館功能建設(shè)目標(biāo)的必要條件。沒(méi)有現(xiàn)代技術(shù)的保障,檔案館功能建設(shè)的許多新目標(biāo)不可能實(shí)現(xiàn)。近年來(lái),隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中廣泛運(yùn)用,但在管理檔案中的運(yùn)用卻不盡人意,基本還采用手工收集、檢索,如此小量的信息資源,不利于檔案的收集存貯、利用開發(fā)。

三、高校檔案館功能建設(shè)的指導(dǎo)思想

為適應(yīng)新時(shí)期高校快速發(fā)展的需要,就要加強(qiáng)高校檔案館的功能建設(shè),以實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能的總體目標(biāo)。當(dāng)然高校檔案館的功能建設(shè)需要明確樹立增強(qiáng)服務(wù)、注重統(tǒng)籌、強(qiáng)化導(dǎo)向的指導(dǎo)思想。

1.服務(wù)思想。社會(huì)對(duì)檔案館功能的認(rèn)知主要體現(xiàn)在社會(huì)功能方面,即檔案服務(wù)功能方面,因而在高校檔案館功能建設(shè)中確立優(yōu)質(zhì)服務(wù)為其指導(dǎo)思想。高校檔案工作者首先要樹立公平的服務(wù)理念,功能建設(shè)中應(yīng)體現(xiàn)“以人為本”,想利用者之所想,不分利用者的身份貴賤,為全校師生提供公開、公平、公正的檔案信息服務(wù)。其次要樹立及時(shí)有效的服務(wù)理念,注重功能建設(shè)的及時(shí)性和有效性的需要,始終體現(xiàn)“以事為先”的服務(wù)意識(shí),合理安排館內(nèi)現(xiàn)有資源的使用,急利用者之所急,及時(shí)有效地滿足廣大師生的檔案信息訴求。

2.統(tǒng)籌思想。高校檔案館功能建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期又復(fù)雜的系統(tǒng)工程,應(yīng)該確立長(zhǎng)期而有效的總體構(gòu)想和規(guī)劃,根據(jù)檔案館的自身?xiàng)l件和所處環(huán)境地位,對(duì)各功能進(jìn)行分析,制訂有利于功能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和具體措施,明白檔案館功能建設(shè)各發(fā)展階段的基本任務(wù)和主要項(xiàng)目,做到目標(biāo)明晰、分步實(shí)施,盡可能地避免“東一榔頭、西一棒”的盲目性做法,逐步實(shí)現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的總體目標(biāo)。

3.導(dǎo)向思想。在功能建設(shè)的實(shí)踐中,高校檔案館應(yīng)有明確的結(jié)果預(yù)期和清晰的效果預(yù)判,參與者都應(yīng)明確,通過(guò)功能建設(shè)與完善,高校檔案館的社會(huì)地位和價(jià)值體現(xiàn)會(huì)有怎樣的改變,距離實(shí)現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的總體目標(biāo)還有什么不足。以此作為結(jié)果導(dǎo)向的目標(biāo)控制系統(tǒng),整合資源,共同努力,增強(qiáng)檔案工作的計(jì)劃性和條理性,力爭(zhēng)避免“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的隨意做法,使高校檔案館的功能建設(shè)取得成效。

四、高校檔案館功能建設(shè)的策略與途徑

“功能”的定義告訴我們,事物的內(nèi)部要素匹配合理、與環(huán)境保持和諧的狀態(tài),該事物功能就會(huì)展現(xiàn)出積極作用和價(jià)值。所以說(shuō),任何事物都可以通過(guò)改變它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)要素的方式來(lái)改變其功能。探索新時(shí)期高校檔案館功能建設(shè)策略和途徑也是如此,只要我們遵循高校檔案工作的客觀規(guī)律,勇于摸索和實(shí)際,增加功能建設(shè)新要素,更新觀念,改善檔案館已有功能,進(jìn)行功能要素重組,就會(huì)逐步開創(chuàng)高校檔案館功能建設(shè)的新局面,為高校的教學(xué)、科研、管理和各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、全面的信息資源。

1.增加功能建設(shè)新要素。高校檔案館功能建設(shè)總體目標(biāo),可以通過(guò)增加新要素來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先,引入全新思想觀念。實(shí)踐證明,新的思想觀念是實(shí)現(xiàn)高校檔案館功能建設(shè)目標(biāo)的必要因素,觀念陳舊,就不能有好的結(jié)果。高校檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)高校檔案在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的地位和作用,努力挖掘檔案資源信息,正確處理好“藏”與“用”的關(guān)系,樹立服務(wù)觀念、用戶至上的思想,從根本上提高檔案信息服務(wù)的針對(duì)性和主動(dòng)性。其次,豐富館藏,增加資源。在檔案館功能建設(shè)中,沒(méi)有館藏資源支撐的功能建設(shè)目標(biāo),就會(huì)成為“泡影”。高校檔案館要打破傳統(tǒng)的館藏思路,努力拓展獲取檔案資源的渠道,轉(zhuǎn)變等、靠、要的工作狀況,不斷豐富自身的資源儲(chǔ)備和資源擁有量。只有擁有了豐富的檔案信息資源,才能不斷增強(qiáng)檔案館的社會(huì)服務(wù)能力。再次,協(xié)調(diào)發(fā)展,推陳出新。檔案館功能建設(shè)要與機(jī)構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)、管理機(jī)制建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展,如果沒(méi)有做好,會(huì)制約檔案館功能建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)踐中,高校檔案館要按照所確定的功能建設(shè)目標(biāo),優(yōu)化制度建設(shè),提高制度意識(shí),逐步健全檔案館的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的行為規(guī)范,成立相應(yīng)的組織管理機(jī)構(gòu),配備合理資源,規(guī)范管理制度及流程,就能部分實(shí)現(xiàn)功能建設(shè)的目標(biāo)。

2.改善檔案館已有功能。相對(duì)而言,高校檔案館功能建設(shè)的總體目標(biāo)是相同的,但實(shí)現(xiàn)程度卻存在著較大的差距,所以我們應(yīng)清楚地看到已有功能的改善問(wèn)題。高校檔案館要清晰地明了自己的已有功能和需要實(shí)現(xiàn)的功能,充分做到“知己”。首先完善已有功能,根據(jù)功能建設(shè)目標(biāo)的需要,調(diào)整現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu),完善相應(yīng)的組織架構(gòu),明確各組織單位的職能和任務(wù),制定規(guī)范的工作流程與保障措施,提高工作效率,提升工作效果。其次,設(shè)計(jì)需要實(shí)現(xiàn)的功能,實(shí)行要素重組。即根據(jù)新的工作內(nèi)容或目標(biāo)要求,改變組織機(jī)構(gòu)、資源分配、人員安排、制度內(nèi)容等要素原有態(tài)勢(shì),來(lái)實(shí)現(xiàn)功能建設(shè)的目的。

[1]王英瑋,尹美京.現(xiàn)代檔案館功能建設(shè)與完善的思考[J].北京檔案,2008,(3).

[2]王保國(guó).談?wù)劸C合檔案館的功能建設(shè)[J].山西檔案,2006,(2).