韓 賢

(太原旅游職業(yè)學(xué)院，山西 太原 030032)

近年來，隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案安全體系建設(shè)已成為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容，保障檔案安全、提高服務(wù)意識(shí)是檔案工作者的神圣職責(zé)。我們要從對(duì)黨、國(guó)家、人民負(fù)責(zé)的高度，切實(shí)履行黨和國(guó)家賦予的責(zé)任，深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性，把檔案安全放在首位，時(shí)刻保持清醒的頭腦，防微杜漸，消除各種安全隱患，確保檔案安全萬無一失。檔案工作的順利開展與用科學(xué)的原則和方法管理檔案是密不可分的，而我校的工作性質(zhì)和任務(wù)使我校檔案資料具有專業(yè)性、連續(xù)性、高技術(shù)性和保密性等特點(diǎn)，因此，在實(shí)際的工作中只有用科學(xué)的原則和方法管理檔案，才能更好地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。筆者認(rèn)為，如何建立完善檔案安全體系，是每個(gè)檔案工作者需要思考的問題。就這一問題，筆者從以下五個(gè)方面談起。

一、注重檔案的收集工作

檔案的收集就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和失散在其他地方的檔案，分別接收、征集、集中到各有關(guān)檔案室的工作。

檔案的收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案工作的起點(diǎn)，沒有收集，檔案工作便無從談起。因而在工作中筆者十分注重這一環(huán)節(jié)。第一，收集材料的豐富性。在收集材料的同時(shí)，要保證數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一要求。只顧大量收羅，而不求質(zhì)量，材料再多，也談不上真正的豐富。第二，收集材料的及時(shí)性。收集及時(shí)，鑒選得當(dāng)，則為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好條件，從而能集中力量對(duì)檔案進(jìn)行研究，廣泛地開展檔案的利用工作。第三，做好調(diào)查。掌握應(yīng)收入檔案室的檔案分散、流動(dòng)、管理和使用等有關(guān)方面的信息，了解學(xué)校有關(guān)部門檔案的數(shù)量及整理、保管等情況，以便統(tǒng)籌安排。即使在工作正常情況下，加強(qiáng)檔案室外調(diào)查對(duì)做好收集工作和各項(xiàng)檔案管理工作以至整個(gè)檔案事業(yè)的預(yù)測(cè)、規(guī)劃和決策都具有重大意義。這是現(xiàn)代檔案管理工作的一項(xiàng)科學(xué)措施。

在每年年初，要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集、整理、分類、立卷工作。檔案入庫(kù)前，對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性、時(shí)限性和保密程度進(jìn)行分類鑒定和處理。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按年度、級(jí)別、機(jī)構(gòu)、問題、期限等逐項(xiàng)分開。檔案工作者就好調(diào)取、歸回文件，科學(xué)地管理好檔案。

二、注重檔案的整理工作

檔案的整理就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目、組成有序的體系。檔案的整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。第一，數(shù)量浩繁的檔案，如不進(jìn)行科學(xué)的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。第二，優(yōu)化檔案整理工作，可以促進(jìn)檔案工作系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的良性運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展。只有整理好的檔案，才能為檔案的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢查提供基本的單位和完整的體系，便于維護(hù)檔案的完整與安全。

整理好的檔案入庫(kù)時(shí)必須經(jīng)消毒、除塵后方能入庫(kù)，并對(duì)消毒殺蟲情況進(jìn)行登記，按規(guī)定的分類庫(kù)柜位置存放，確保目錄、檔案名稱、檔案存放位置與檔案管理總目錄協(xié)調(diào)一致，有利于對(duì)其實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，而后進(jìn)行整理、保管分類、編號(hào)登記，以便于清查、使用檔案，增強(qiáng)了檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

三、注重檔案的保管與保護(hù)工作

檔案的保管與保護(hù)就是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管和保護(hù)，防止和減少檔案的自然或人為損毀的工作。檔案保管得好，就為整個(gè)檔案工作的進(jìn)行提供了物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提，它與檔案工作其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開其他環(huán)節(jié)而孤立進(jìn)行。要想做好檔案保管工作，就必須與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)密切配合，掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對(duì)保管工作的促進(jìn)和制約作用，并注意在進(jìn)行其他工作環(huán)節(jié)中保護(hù)檔案。第一，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，所以文件信息的載體和書寫材料的選用，有責(zé)任向其他部門宣傳，力求選用適合的載體和書寫材料，以最大限度地延長(zhǎng)需要永久保存的重要文件的壽命。第二，檔案的保管與便于提供利用基本上是一致的，但有時(shí)又會(huì)發(fā)生一定的矛盾。檔案保管工作不是單純“為保管而保管”，其最終目的是為了保證黨和國(guó)家各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用。如果只片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案，不顧提供利用的方便，檔案保管工作就失去了意義。同樣，如果只遷就一時(shí)提供利用的方便，損毀了檔案，最終還將導(dǎo)致影響提供利用。只有加強(qiáng)檔案保管工作，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度，杜絕損壞檔案的人為行為發(fā)生，對(duì)老化、破損、霉變、褪色等受損檔案必須采取搶救措施，按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，才能最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，更好地維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。

四、注重檔案庫(kù)房安全管理工作

檔案庫(kù)房要具備良好的密閉性，庫(kù)房要有防高溫、防盜、防光、防潮、防蛀、防火等安全措施，檔案入庫(kù)后，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的保管、保護(hù)和保密工作，將檔案庫(kù)房的檔案柜科學(xué)排列編號(hào)，學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)，定期對(duì)檔案數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫登記簿；建立檔案、人員出入庫(kù)登記制度；及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行除塵、消毒，并定期清理庫(kù)房衛(wèi)生；庫(kù)房安裝了防光窗簾、防盜門窗、鐵皮柜和滅火器等設(shè)備；庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁將易燃易爆及其他物品與檔案一同存放；對(duì)防蟲、霉、鼠等有害生物的藥品要適時(shí)更換，庫(kù)房照明應(yīng)選擇無紫外線光源。此外，還要定期對(duì)庫(kù)房設(shè)備進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)維修或更換，確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，做到防患于未然。

五、注重做好檔案資料的利用工作

檔案管理工作的最終目的是為了提供利用。提供檔案利用服務(wù)是現(xiàn)代檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，是發(fā)揮檔案作用、加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、增強(qiáng)檔案管理水平、提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)的重要工作。一方面，對(duì)未利用檔案進(jìn)行妥善保管與保護(hù)；另一方面，對(duì)可利用檔案按照查（借）閱制度程序，主動(dòng)對(duì)外界提供服務(wù)。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象和不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，端正服務(wù)態(tài)度，做好利用監(jiān)督服務(wù)工作。

檔案工作涉及社會(huì)的各個(gè)方面，關(guān)系每個(gè)教職員工，因此，需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規(guī)，使每個(gè)教職員工能理解、關(guān)心、重視和支持檔案工作，檔案工作者在工作中要自覺養(yǎng)成遵照檔案法律法規(guī)來開展工作，注重規(guī)范管理，建立完善檔案安全保障措施，自覺地樹立服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)方向，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)服務(wù)的重要性，全面提高服務(wù)水平,盡心盡責(zé)地提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。

[1]劉欣，董振瑞.最新檔案管理工作手冊(cè)[M].北京：中國(guó)言實(shí)出版社，2007.