劉陽(yáng)

（馬鞍山當(dāng)涂發(fā)電有限公司，安徽 馬鞍山 243000）

1 引言

人事檔案是記錄人才信息的重要途徑，是獲得人才的主要信息來(lái)源，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)，也是選人用人、人才資源優(yōu)化合理配置的主要手段。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。做好人事檔案工作，對(duì)人才資源的高效合理利用起著至關(guān)重要的作用。隨著我國(guó)人事制度改革水平的不斷提高，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作顯得尤為重要。本文主要研究國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作中思考的幾點(diǎn)問(wèn)題以及解決方案。

2 人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（1）對(duì)人事檔案管理工作在人力資源管理中的地位體現(xiàn)較弱。人事檔案管理是一項(xiàng)幕后的工作，與其他工作不同的是它不容易引起人們的重視，也很難取得突出的工作成績(jī)。因此，在很長(zhǎng)一段時(shí)間，傳統(tǒng)的觀念，包括一些管理者，覺(jué)得人事檔案工作就是記錄、保管的基礎(chǔ)性工作，不能作為日常的主要工作，不能給企業(yè)帶來(lái)直接的利潤(rùn)和效益，只要做了，不遺失，不外泄，人事調(diào)動(dòng)的時(shí)候能夠有文件就可以了。就這樣，大部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，日常的會(huì)議中也不把此項(xiàng)工作提上議程，這樣導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案的管理工作流于形式，難以深入做細(xì)，難出成效，也難以真正為人力資源管理服務(wù)。

（2）管理力度不夠，管理措施落后，管理水平較低。隨著新時(shí)代人事制度改革的不斷加深，公司架構(gòu)的調(diào)整，部門優(yōu)化重組，人員的內(nèi)部調(diào)動(dòng)，公司發(fā)展速度不斷加快，新員工招聘入職，特別是新企業(yè)，從事檔案管理工作的人員常兼任其他工作，對(duì)檔案工作精力投入不足，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的人事檔案管理方面的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的重視度，管檔管理的要求，檔案材料的歸集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很了解，檔案的后期收集意識(shí)比較薄弱。通常的檔案管理只是把員工的所有資料堆積在檔案盒，沒(méi)有時(shí)間精力整理歸檔，這樣就影響了人事檔案的管理和利用水平。

在人事檔案管理的設(shè)施方面，大多一切從簡(jiǎn)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三室”分開，即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫(kù)房沒(méi)有配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。管理手段也較落后，調(diào)閱檔案時(shí)一般都是采用手工操作的方式，由于光線或者汗?jié)n等的影響，會(huì)造成檔案資料發(fā)黃變脆、字體模糊等情況，直接影響了檔案的完整性和安全性。

（3）人事檔案的整理和后期收集力度不夠。由于職工來(lái)自不同的機(jī)關(guān)企業(yè)，隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一、質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不一，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。首先收集檔案沒(méi)有形成完善的制度，執(zhí)行力度也不夠，檔案的收集工作不主動(dòng)，沒(méi)有時(shí)效性，這一問(wèn)題在沒(méi)有專職檔案人員或者身兼數(shù)職的企業(yè)比較明顯；再者檔案不全面，檔案按要求有十個(gè)分類，有的職工某一項(xiàng)資料十幾份，有的類別資料匱乏；最后是一些檔案的資料，比如出生年齡、曾用名等一些個(gè)人信息，不同時(shí)期的信息不同，前后矛盾，這就使得一旦需要這些信息時(shí)候無(wú)法辨別真實(shí)性。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案中，年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷等信息不對(duì)稱現(xiàn)象較為嚴(yán)重。某單位對(duì)近3000名干部的“三齡一歷”進(jìn)行核查的結(jié)果，年齡不符合的333人，工齡不符合的160人，黨齡不符合的79人。另外，許多材料在內(nèi)容和形式上是類似的，如一些評(píng)價(jià)、考評(píng)材料大多是相同的，讓人感覺(jué)不真實(shí)，不能夠正確反映每個(gè)人的實(shí)際情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

（4）人事檔案的制作不符合要求。根據(jù)人事檔案管理制度規(guī)定，人事檔案須統(tǒng)一使用A4辦公用紙，大于或小于A4規(guī)格的檔案材料以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。這就對(duì)老檔案的規(guī)范提出了更高的要求，需要對(duì)檔案盒、檔案柜等設(shè)施進(jìn)行升級(jí)換代，許多企業(yè)由于檔案工作得不到重視，這項(xiàng)工作難以開展，存在新老資料尷尬地?cái)D在不統(tǒng)一的空間里面；由于一些早期的人事檔案資料都是較小規(guī)格的紙張，如《中學(xué)生登記表》、《成績(jī)單》、《入團(tuán)申請(qǐng)書》等等，這些材料的規(guī)格都不相同，需要重新打孔、粘貼或者裁剪，這是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，但是如果不規(guī)范操作就影響檔案的美觀，查閱起來(lái)也不方便。

（5）計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用程度不高。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案，已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢(shì)。無(wú)論是各類檔案館，還是企事業(yè)單位的檔案管理部門，幾乎都購(gòu)置了不同類型的計(jì)算機(jī)，裝配了各式各樣的管理軟件，有些還配備了專職人員進(jìn)行開發(fā)，這是傳統(tǒng)的檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的一次大飛躍。但是，我們也應(yīng)該看到，計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)的應(yīng)用廣泛，可在檔案管理上的應(yīng)用，卻始終在較低水平上徘徊。事實(shí)上，只有少部分的計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理的實(shí)際工作中，發(fā)揮了較好的作用，大部分僅有一些表演功能以應(yīng)付定級(jí)、升級(jí)。有的把計(jì)算機(jī)當(dāng)做打字機(jī)，根本就沒(méi)用于管理檔案。經(jīng)過(guò)考察，我們發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)以上狀況的原因主要有三個(gè)方面：一是檔案管理方式還存在很多不科學(xué)、不完善的地方，難以在此基礎(chǔ)上研制出較高水平的計(jì)算機(jī)軟件；二是計(jì)算機(jī)管理檔案的前處理工作沒(méi)有到位，沒(méi)有做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作；三是檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)不熟悉，人員力量不足，給計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)帶來(lái)較大困難。

（6）人事檔案信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，多數(shù)國(guó)有企業(yè)人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

3 現(xiàn)階段人事檔案管理的建議

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。企業(yè)的管理者，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在企業(yè)人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題；要對(duì)人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署，有檢查，有落實(shí)；要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。

（2）加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入。人事檔案管理部門要積極呼吁公司各個(gè)層面對(duì)人事檔案管理工作的支持，加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證經(jīng)費(fèi)落實(shí)；要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。

（3）注重培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的自身建設(shè)。人事部門應(yīng)配備專職的檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)發(fā)展對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)，檔案管理是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)的人員從事干部檔案工作，并關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)。

（4）完善、落實(shí)人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。應(yīng)該在現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對(duì)制度等制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息，真正發(fā)揮人事檔案真實(shí)完整反映個(gè)人歷史的作用。

（5）把人事檔案的收集工作作為長(zhǎng)期工作，循序漸進(jìn)地抓實(shí)。檔案管理人員應(yīng)該注意收集與檔案有關(guān)的各種材料的時(shí)效性，細(xì)致鑒別后再整理入檔。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革，干部的考察、考核、學(xué)歷，各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。

（6）提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)。為了提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命，人事檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成更容易保存和查閱的數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)；裝訂技術(shù)；自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，既大大提高檔案的利用效率，又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，做到高質(zhì)高效管理人事檔案。

4 結(jié)語(yǔ)

國(guó)家推行的干部人事制度改革，既給人事檔案事業(yè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是檔案管理工作改革、創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。人事檔案管理人員應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到存在的問(wèn)題，尋求更好的解決方案，從硬件軟件、制度措施著手，根據(jù)現(xiàn)階段人才的基本狀況，科學(xué)穩(wěn)步推進(jìn)改革創(chuàng)新，認(rèn)真面對(duì)出現(xiàn)的新問(wèn)題，積極探索，研究對(duì)策，用現(xiàn)代化的制度和設(shè)施，完善人事檔案管理工作中的問(wèn)題和不足，為新時(shí)期越來(lái)越重要的人力資源改革發(fā)展提供有力的信息支持和技術(shù)保障。

[1]黃蘭蔚.淺析人事檔案信息資源與人才的開發(fā)[J].中國(guó)商界，2009（3）.

[2]康 力.計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中的問(wèn)題及對(duì)策[J].湖北電大學(xué)刊，2008（3）.