梁麗寧

（廣東電網(wǎng)公司 肇慶供電局，廣東 肇慶 526000）

0 前言

電力企業(yè)檔案在電力事業(yè)的發(fā)展建設(shè)中起著關(guān)鍵作用，它是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息資源的寶庫(kù)，所以電力企業(yè)檔案管理的工作在企業(yè)管理中尤為重要。當(dāng)今社會(huì)，信息資源已經(jīng)成為參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)生活的重要戰(zhàn)略資源，信息化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用和推廣，進(jìn)一步改善了傳統(tǒng)的檔案管理模式和辦公軟件環(huán)境，有效提高了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。在新形勢(shì)下開(kāi)展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是企業(yè)施行檔案管理改革的重要組成部分，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。隨著計(jì)算機(jī)的普及、檔案的進(jìn)一步開(kāi)放、電子文檔的實(shí)行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時(shí)空界限，成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一個(gè)重要內(nèi)容。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，不僅是全面提高檔案利用率，最大限度地滿足企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案利用的需求，而且是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正確決策的必然要求。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的好壞直接關(guān)系企業(yè)的信息服務(wù)和經(jīng)濟(jì)效益。

2 企業(yè)檔案管理面臨的主要問(wèn)題

2.1 檔案利用和管理困難

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行了一定的整理與存放，但也難以避免一些人工操作上的失誤，因此加上時(shí)間的積累就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在檔案利用和管理方面的困難。在傳統(tǒng)意義上的檔案管理中，紙質(zhì)檔案與人工管理在一定程度上使企業(yè)檔案管理上存在著嚴(yán)重的問(wèn)題，無(wú)形中增加了檔案管理工作的難度，并且隨著檔案種類(lèi)的增多和企業(yè)的快速發(fā)展，這種檔案的利用與管理都會(huì)損耗大量的財(cái)力物力，因此，企業(yè)應(yīng)該盡快建立有效的檔案管理模式。

2.2 檔案管理的效率低

紙質(zhì)是傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的有效載體，但效率不高。傳統(tǒng)意義上的檔案管理需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的工序，完成檔案的收集和存放管理，但正是在同樣的檔案管理過(guò)程中，浪費(fèi)大量的人力財(cái)力，但卻沒(méi)有切實(shí)提高企業(yè)在檔案管理上的工作效率，因此造成了很大的資源浪費(fèi)。再加上紙質(zhì)檔案無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)期的保管和利用，所以紙質(zhì)形式的檔案管理已經(jīng)無(wú)法更好地適應(yīng)企業(yè)在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中的需求。

2.3 檔案的評(píng)定管理落后

企業(yè)在檔案管理上普遍存在效率低下、利用困難等問(wèn)題，這在很大程度上影響了企業(yè)檔案的評(píng)定管理。傳統(tǒng)意義上的檔案需要在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行評(píng)定，并有效利用恰當(dāng)?shù)姆绞匠浞职l(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值。但是由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理會(huì)受到眾多因素的制約，所以在這種管理模式下會(huì)給企業(yè)檔案的清理和鑒定工作帶來(lái)很多管理上的障礙。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理沒(méi)有建立起有效的管理體系，因此導(dǎo)致企業(yè)檔案冗余，在某種程度上加大了企業(yè)檔案的管理難度和費(fèi)用支出。

3 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理的信息化人才

檔案的信息化管理建設(shè)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要任務(wù)，因此企業(yè)檔案管理的信息化應(yīng)該有效引進(jìn)并培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，有效完善企業(yè)在檔案上的管理工作，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。因?yàn)楣芾砣藛T自身的技術(shù)水平和素質(zhì)直接影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量以及信息化的建設(shè)進(jìn)，如果企業(yè)自身不具備優(yōu)秀的管理人才，即使擁有再先進(jìn)的設(shè)備也無(wú)法發(fā)揮作用。當(dāng)然，在企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程中，企業(yè)要對(duì)從事檔案管理人員提出更高的發(fā)展要求，不斷加強(qiáng)對(duì)自身的能力和素質(zhì)教育，所以，企業(yè)應(yīng)該有效引進(jìn)科學(xué)的檔案管理人才的培訓(xùn)和引進(jìn)體系，進(jìn)一步為企業(yè)檔案管理工作提供人才保障。

3.2 完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)在檔案管理方面還存在很多問(wèn)題，因此企業(yè)應(yīng)該有效結(jié)合自身的實(shí)際情況，采取有效的檔案管理方式來(lái)保證企業(yè)日常工作的順利開(kāi)展。但隨著信息化的發(fā)展以新興技術(shù)的更新?lián)Q代，企業(yè)在檔案管理上一定要實(shí)現(xiàn)信息化，完成企業(yè)的現(xiàn)代化管理，逐步建立起適合自身的企業(yè)檔案管理模式。另外，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步也大大提高了信息的存儲(chǔ)能力，因此企業(yè)在檔案管理上可以實(shí)現(xiàn)高效的信息統(tǒng)計(jì)、管理、查找、瀏覽和發(fā)送等形式，真正實(shí)現(xiàn)起企業(yè)檔案的信息化化管理。

3.3 加快企業(yè)檔案的信息化和電子化建設(shè)

企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)該建立在信息化基礎(chǔ)設(shè)備和企業(yè)紙質(zhì)檔案電子化的建設(shè)之上，這樣就可以為管理的信息化建設(shè)構(gòu)建有效的平臺(tái)。所以，檔案的信息化管理和企業(yè)檔案的電子化，應(yīng)該通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)意義上的文件信息實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的收集、整合，進(jìn)而真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的電子化，便于人們使用。此外，企業(yè)檔案的信息化管理是建立在一定的軟件平臺(tái)之上，但在實(shí)際操作中很大企業(yè)都沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范性的統(tǒng)一管理，所以嚴(yán)重影響了企業(yè)在檔案管理工作中的電子化與信息化進(jìn)程。但隨著現(xiàn)代化管理的發(fā)展，企業(yè)務(wù)必要建立規(guī)范化的檔案管理平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的電子化轉(zhuǎn)化，為檔案的信息化管理提供有力的支持。

3.4 加強(qiáng)檔案管理中的相互交流

企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)上都由專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，因此在用戶需求與設(shè)計(jì)上存在一定的問(wèn)題。在完成檔案信息的管理系統(tǒng)之后，再對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整體性的協(xié)調(diào)和調(diào)整就會(huì)存在更大的困難，并且還會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理系統(tǒng)在工作中的正常發(fā)揮，在某種程度上造成了不必要的資源浪費(fèi)。所以，這就要求企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息的系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中就要在用戶與設(shè)計(jì)的工作人員之間建立有效的相互交流模式，從而為檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用的進(jìn)程中，為用戶和設(shè)計(jì)的工作人員提供有效的交流平臺(tái)，為系統(tǒng)工作的良好運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)?？梢?jiàn)，只有通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的相互交流模式的完善，才能有效推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的健康、可持續(xù)發(fā)展，這樣企業(yè)節(jié)能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中始終保持強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力，取得更大的進(jìn)步。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息化社會(huì)的飛速發(fā)展，這位企業(yè)的發(fā)展提供了更加優(yōu)異的外部發(fā)展環(huán)境，因此在快節(jié)奏的發(fā)展環(huán)境中，企業(yè)要想加強(qiáng)自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必要建立并不斷完善檔案管理的信息化建設(shè)，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)發(fā)展需求。同時(shí)，企業(yè)檔案的信息化管理也是企業(yè)檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要工作，直接影響著而企業(yè)正常運(yùn)行，所以一定要抓好檔案管理的信息化工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展。