屠 波

（棗陽(yáng)市人口和計(jì)劃生育局，湖北 棗陽(yáng) 441200）

1 要進(jìn)一步提高對(duì)人口計(jì)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

人口計(jì)生檔案是人口計(jì)劃生育工作過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口計(jì)生政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。要提高人口與計(jì)生檔案管理水平，就必須對(duì)人口計(jì)生檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)。

1.1 人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，能夠找到人口計(jì)生工作的特點(diǎn)和規(guī)律；能夠總結(jié)人口計(jì)生工作的發(fā)展方向；能夠理清人口計(jì)生工作思路、明確人口計(jì)生工作重點(diǎn)、量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，為人口計(jì)劃生育決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

1.2 人口計(jì)生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案資料，通過(guò)從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息一覽表》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。同時(shí)，有效利用人口計(jì)生檔案，可以掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏。

1.3 人口計(jì)生檔案可為政務(wù)公開(kāi)和民主管理服務(wù)

人口計(jì)劃生育工作既要控制人口增長(zhǎng)，又要密切黨群、干群關(guān)系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開(kāi)，以公開(kāi)促公正，維護(hù)群眾合法權(quán)益，促進(jìn)他們自覺(jué)實(shí)行計(jì)劃生育。利用人口計(jì)生檔案提供的育齡婦女信息、流動(dòng)人口信息等及時(shí)進(jìn)行公開(kāi)，能夠提高人口計(jì)劃生育工作的透明度，賦予群眾對(duì)人口計(jì)劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。

1.4 人口計(jì)生檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案信息，使農(nóng)民能夠及時(shí)了解和掌握黨和國(guó)家有關(guān)人口計(jì)劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。只有對(duì)人口計(jì)生檔案的作用在思想上真正認(rèn)識(shí)到位了，在工作上給予足夠重視了，采取了有力的措施，才能為提高人口計(jì)生檔案管理水平打下良好基礎(chǔ)。

2 認(rèn)真分析人口和計(jì)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，一些地方人口計(jì)生檔案管理中還存在以下突出問(wèn)題：

2.1 認(rèn)識(shí)上的偏差

在實(shí)際工作中，有些同志包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部仍然沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性：認(rèn)為計(jì)生檔案無(wú)實(shí)際意義，檔案與計(jì)劃生育工作無(wú)直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無(wú)所謂；加上個(gè)別計(jì)生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2 人員素質(zhì)偏低

計(jì)劃生育檔案管理干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒(méi)有相應(yīng)職務(wù)、職稱；有的單位計(jì)生檔案管理人員甚至由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍；還有的檔案管理人員變動(dòng)大，頻繁的人事調(diào)動(dòng)使得檔案交接不完全。

2.3 檔案立卷不規(guī)范

集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時(shí)間組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁(yè)紙，一文一卷，有的五六百頁(yè)紙，一類一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴(yán)重。只有認(rèn)真研究和解決好這些問(wèn)題，才能把計(jì)生檔案工作提高到一個(gè)新的水平。

3 認(rèn)真抓好人口計(jì)生檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和管理現(xiàn)代化建設(shè)

3.1 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

一是要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。二是要全面普查案卷，去糟取精。要剔除無(wú)用的文件，避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。三是要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。四是要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。五是要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

3.2 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

一是要分輕重緩急，循序漸進(jìn)。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。二是要分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

一是要重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。二是要重視檔案人員的在職培訓(xùn)。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。在實(shí)施教育培訓(xùn)時(shí)，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對(duì)性和實(shí)用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書(shū)館學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)立檔案專業(yè)的課時(shí)，傳授檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)念、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。三是要積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累。自學(xué)也是提高素質(zhì)的重要途徑。檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過(guò)程中的積累與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來(lái)。各級(jí)檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營(yíng)造支持的工作環(huán)境，為他們學(xué)習(xí)、使用新技術(shù)創(chuàng)造條件，并積極引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，注入拼搏活力，使大家通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)，增強(qiáng)危機(jī)感和使命感，激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮才能和特長(zhǎng)，營(yíng)造創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先的良好氛圍。四是要合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。