黃 昆

（江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 淮安 223003）

0 引言

干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由干部主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線，方針和政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

1 高職院校干部人事檔案工作現(xiàn)狀

高職院校的干部人事檔案管理工作是高校組織工作的重要組成部分，為了加強干部檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護和利用檔案，是高職院校組織人事工作的重要內(nèi)容。高職院校干部人事檔案工作主要記述和反映領(lǐng)導(dǎo)和教職工個人的經(jīng)歷，學(xué)習(xí)情況，工作情況，品德作風(fēng)等方面原始材料記錄，以個人為單元，按歸檔制度整理、保管、以備查考的信息載體,它是各級組織正確了解和使用干部、職工的重要依據(jù)。

近年來，各高職院校根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局印發(fā)《干部檔案工作條例》的要求，進一步加強了干部人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，在干部隊伍和師資隊伍建設(shè)，保障干部職工的權(quán)益，促進人事制度改革等方面發(fā)揮了重要的作用。同時我們也應(yīng)該注意到，目前高職院校院的干部人事檔案管理工作中仍然存在一些突出問題，有待進一步進行研究，保證得到有力解決。

2 干部檔案保管、保護工作注意要點

2.1 高職院校要設(shè)立專門的干部檔案管理部門，一般設(shè)在學(xué)院組織人事處下，要有專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

2.2 檔案放置點要設(shè)置專門的檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房要設(shè)置空調(diào)，并且保證去濕，滅火的專用設(shè)備。

2.3 庫房的溫度要求：14度－24度為宜；相對濕度45%-65%為宜。

2.4 應(yīng)要求檔案管理人員每年進行一次全面的核查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

3 加強高職院校干部人事檔案管理工作的幾點意見

3.1 提高高職院校全體教職工對干部人事檔案工作的重視

目前絕大多數(shù)高職院校對干部人事檔案工作重視度不夠，一些人認為干部人事檔案只是學(xué)院管理檔案工作人員的事情，就是保管工作而已，沒有什么重要的。有些學(xué)院甚至沒有配置專業(yè)放置干部檔案的庫房，沒有專職檔案管理人員。筆者認為要提高全體教職工對干部人事檔案工作的重視，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視此項工作是做好干部人事檔案工作的前提保證。要在教職工中加大宣傳力度，通過開全體會議，組織全體教職工學(xué)習(xí)相關(guān)的制度法規(guī)，學(xué)院宣傳部板報，分發(fā)材料等方式，讓他們知道這項工作是他們職業(yè)生涯息息相關(guān)的重要事情。進一步提高各級領(lǐng)導(dǎo)的重視度和廣大教職工的知曉度。還要更新觀念，深化檔案管理工作的改革需求，改變傳統(tǒng)的陳舊理念，積極主動地參與到干部檔案工作中來。

3.2 加強檔案管理人員隊伍建設(shè),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作不但是一項艱苦細致的工作，而且又是一項默默無聞的工作。所以要切實加強檔案管理人員思想政治工作。要求從事檔案工作的人要淡泊名利，踏實工作，要有較高的政治素質(zhì)和服務(wù)意識。人事檔案工作有較強的機密性，特別在高職院校中，檔案管理人員跟管檔對象日常工作中經(jīng)常接觸的，要恪守自己職業(yè)道德，不能隨意泄露別人檔案情況。同時還必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識，政治理論知識、人事管理知識、計算機操作技術(shù)等相關(guān)知識。還得具備較強的業(yè)務(wù)能力，扎實的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識等，學(xué)院要經(jīng)常組織分管學(xué)院檔案工作的老師參加檔案員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)工作會議和業(yè)務(wù)技能提高工作會議。不斷提高其檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)干部人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。

3.3 注重規(guī)范干部人事檔案材料的收集工作

收集干部人事檔案，會涉及很多部門，涉及很多人，是政策性比較強的工作。筆者作為學(xué)院組織人事處專門從事干部人事檔案材料整理的基層人員，體會頗深。首先要主動加強與學(xué)校各個相關(guān)部門和各個部門負責(zé)檔案人員的聯(lián)系，及時掌握材料形成的信息，掌握各部門工作動態(tài)及活動規(guī)律。加大材料收集的力度。其次對收集到的檔案材料，認真把好鑒定關(guān)，要認真仔細審查歸檔材料是否內(nèi)容完整，是否歸檔材料內(nèi)容表述準確，是否要求的歸檔手續(xù)齊全，是否歸檔材料書寫工整，是否歸檔材料的內(nèi)容觀點明確。再次要靈活機動，高職院校人事檔案材料雖然面廣量大，但也有一定規(guī)律性。在某些特定的時間段，材料比較集中，比如教職工職稱評審，年終教學(xué)檢查，考核考評等時間，要抓住這些時機集中收集。最后對于干部檔案材料的收集，歸檔和鑒別工作還得做到規(guī)范操作，要把好源頭，對來路不明的材料，認真做好調(diào)查核實，提高干部人事檔案的利用價值。

3.4 實行信息化管理，提高人事檔案利用率

要改變手工操作為主的傳統(tǒng)管理方式，利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和人事檔案管理軟件，采用科學(xué)的方法和技術(shù)來管理和利用干部人事檔案。積極進行檔案編研，按照干部隊伍和師資隊伍建設(shè)的需要，建立人事檔案自動化管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)人事檔案信息資源共享，建立完備的干部人事檔案管理信息庫，提高人事檔案的使用價值。從而為組織人事工作提供高效、快捷、準確的服務(wù)。

4 結(jié)語

高職院校的干部人事檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，對高校選拔人才、培養(yǎng)人才提供有力的事實依據(jù)。高校應(yīng)不斷完善干部人事檔案管理工作的硬件及軟件設(shè)施，努力提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理整理檔案材料的能力，使高校的干部人事檔案做到“無丟失、無漏洞、無虛假”，為高校更好的管理干部工作提供必要的保障。

［1］張燕.做好高職院校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2008：200.

［2］中共江蘇省委組織部干部一處.干部人事檔案工作文件選編[M].

［3］劉暢.淺談高職院校干部人事檔案的管理[J].科技向?qū)В?012（08）：83.