李仿玲

(江西銅業(yè)集團公司 永平銅礦檔案館，江西 鉛山334506)

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，基建工程項目建設(shè)也愈來愈得到深入發(fā)展，如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質(zhì)量的一項重要的工作?；n案是企業(yè)檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程。永平銅礦露天開采萬噸規(guī)模服務(wù)年限到2012年，2013年即進入減產(chǎn)期，穩(wěn)產(chǎn)時間只剩下2年，2004年永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程經(jīng)過幾年的可行研究，已積累了大量的技術(shù)基礎(chǔ),通過委托國內(nèi)多家科研院所對該工程進行可行性研究，以及國外麥康公司的礦業(yè)咨詢，進一步明確了在永平銅礦實施露轉(zhuǎn)坑工程的可行性和必要性，為順利實現(xiàn)露天開采向井下開采的平穩(wěn)過渡,延長永平銅礦穩(wěn)產(chǎn)年限，露轉(zhuǎn)坑工程必須盡快實施。于2006年開工建設(shè)，結(jié)合近年來工程建設(shè)經(jīng)驗，對工程建設(shè)檔案資料的管理實行項目部負責制，理順了工作程序，對企業(yè)做好后續(xù)生產(chǎn)組織、設(shè)備及工藝優(yōu)化起著重要的作用。

永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程，工程從立項、審批、設(shè)計到開工建設(shè)，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。永平銅礦在組織好工程建設(shè)的同時，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項重要工作來抓，切實加強企業(yè)重點工程檔案管理工作，重點建設(shè)項目工程檔案工作應(yīng)與項目建設(shè)進程同步進行，做到同計劃、同實施、同驗收。在工程管理實行全新的項目部負責制的基礎(chǔ)上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發(fā)，認真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設(shè)進程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程工程項目檔案完整、準確、系統(tǒng)。

1 建立重點工程項目部檔案負責制，形成覆蓋工程建設(shè)各個方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程，成立露轉(zhuǎn)坑工程項目部，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。

永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程竣工資料收集的齊全、完整、準確，對永平銅礦今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此永平銅礦加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案館專職檔案員，在項目部指定專業(yè)技術(shù)人員擔任兼職檔案員，形成了全礦的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程項目部在工程開始時，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作。由工程項目部負責，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發(fā)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目部負責本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機構(gòu)上形成了一個專、兼職檔案員、露轉(zhuǎn)坑項目部、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項目建設(shè)同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2 圍繞工程建設(shè)，形成全面的重點工程檔案收集渠道

近年來隨著技術(shù)進步和江西銅業(yè)永平銅礦發(fā)展的要求，永平銅礦技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關(guān)計劃通知檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案館與項目部密切聯(lián)系，首先對中國有色工程設(shè)計研究總院等完成的有關(guān)工程項目的各種設(shè)計圖紙、資料、設(shè)計變更等材料，經(jīng)過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案館移交。項目部在資料管理上對檔案館負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案館人員經(jīng)常深入現(xiàn)場進行指導，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3 強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力

建立項目檔案工作領(lǐng)導責任制，把檔案工作納入建設(shè)項目法人責任制、招標投標制、工程監(jiān)理制、合同管理制和參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導責任制之中，并對責任制的落實情況進行監(jiān)督。

重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務(wù)，也是為歷史負責的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管，在管理過程中，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《國家檔案局中央檔案館關(guān)于認真貫徹落實〈國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知〉，進一步加強建設(shè)項目檔案工作的通知》的有關(guān)規(guī)定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、改擴建服務(wù)。

首先，要樹立質(zhì)量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點項目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關(guān)，并列入永平銅礦經(jīng)濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。

其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負責集中統(tǒng)一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設(shè)過程的各個階段及各部門、設(shè)計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個工程項目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會需要，為項目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

4 注重實效，健全完善的保證措施

為了進一步加強對重點建設(shè)項目工程檔案工作的管理，便于有關(guān)重點建設(shè)項目工程管理部門作好對重點建設(shè)項目工程檔案工作的監(jiān)督和指導工作，使重點建設(shè)項目工程檔案工作逐步實現(xiàn)制度化、標準化、規(guī)范化管理，保障重點建設(shè)項目工程建設(shè)順利進行。重點工程項目建設(shè)是一個動態(tài)的過程，從項目的提出、設(shè)計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業(yè)務(wù)工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點工程項目建設(shè)中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個問題，永平銅礦注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項目的關(guān)系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。

在《經(jīng)濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對部室的一項考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。

在工程竣工驗收環(huán)節(jié)上進行約束。按照國家檔案局重點建設(shè)項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。

在工程決算、付款上進行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經(jīng)簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。

5 開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程技術(shù)人員和施工人員對重點工程項目的管理、設(shè)計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來實施檔案數(shù)字化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為工程技術(shù)人員提供服務(wù)，檔案管理人員注重用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。每當工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

綜上所述，要搞好企業(yè)重點工程檔案收集與管理，必須扎實抓好檔案的基礎(chǔ)工作。沒有優(yōu)質(zhì)的檔案基礎(chǔ)工作不僅難以保障優(yōu)質(zhì)服務(wù)和開展利用工作，而且檔案管理升級工作也就無從談起。為了全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代管理水平，企業(yè)檔案部門必須要立足于檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，按照業(yè)務(wù)規(guī)范標準的要求，扎扎實實地做好基礎(chǔ)工作，抓好各類檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開發(fā)利用，促使企業(yè)檔案管理水平盡快提高。

［1］企業(yè)檔案工作規(guī)范[S].