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        從基層分析組織機(jī)構(gòu)代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

        2013-08-15 00:54:54韓紅美
        山東工業(yè)技術(shù) 2013年9期
        關(guān)鍵詞:代碼機(jī)構(gòu)信息

        韓紅美

        (日照市技術(shù)監(jiān)督信息研究所,山東 日照276800)

        組織機(jī)構(gòu)代碼是按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11714《全國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼編制規(guī)則》的要求為國(guó)內(nèi)每個(gè)依法成立的組織機(jī)構(gòu)賦予的一個(gè)唯一的、始終不變的標(biāo)識(shí)。組織機(jī)構(gòu)代碼標(biāo)識(shí)制度是從1989年國(guó)務(wù)院決定在全國(guó)各組織機(jī)構(gòu)推行并實(shí)施開來,歷經(jīng)20多年的努力,組織機(jī)構(gòu)代碼已在稅務(wù)、銀行、公檢法、財(cái)政、人力資源和社會(huì)保障、國(guó)有資產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)、海關(guān)、外貿(mào)和交通等30余個(gè)領(lǐng)域和部門得到廣泛應(yīng)用,成為連接各應(yīng)用部門的紐帶,這中間組織機(jī)構(gòu)代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量就起著舉足輕重的作用,其質(zhì)量好壞直接影響到其使用效果,控制好代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量、把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)就顯得尤為重要。

        1 組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量的衡量指標(biāo)

        首先,組織機(jī)構(gòu)代碼的唯一性是最基本的質(zhì)量要求,否則代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量就無從談起。代碼的唯一性是指,組織機(jī)構(gòu)代碼一經(jīng)賦給某一個(gè)組織機(jī)構(gòu),它就隨著組織機(jī)構(gòu)的存亡而存亡。機(jī)構(gòu)合法存在,代碼就始終存在;機(jī)構(gòu)被依法終止,代碼也隨之經(jīng)代碼管理機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后被注銷。這就保證了應(yīng)用部門在使用代碼過程中只要通過查詢代碼就能準(zhǔn)確查到該組織機(jī)構(gòu)的全部信息,使用方便、快捷、準(zhǔn)確。代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量衡量指標(biāo)主要還包括準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性。準(zhǔn)確性包括兩個(gè)含義:一是,真實(shí)發(fā)生的;二是,指對(duì)信息的重要屬性表述明確,無歧義,不含糊。要求每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)代碼所代表的組織機(jī)構(gòu)信息要準(zhǔn)確,也就是在組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)、組織機(jī)構(gòu)代碼證、組織機(jī)構(gòu)公共信息卡中的有關(guān)信息,必須準(zhǔn)確無誤的反映該代碼的組織機(jī)構(gòu)的真實(shí)情況,因?yàn)橹挥姓鎸?shí)準(zhǔn)確的信息才具有使用價(jià)值,才能為社會(huì)監(jiān)管和國(guó)家宏觀決策提供服務(wù)。完整性是指在代碼登記中,與組織機(jī)構(gòu)代碼所關(guān)聯(lián)的信息必須全面、合理、完整。需要填寫的30多項(xiàng)機(jī)構(gòu)信息無多余或缺失,能完整地表達(dá)一個(gè)機(jī)構(gòu)的概貌和特征。時(shí)效性是組織機(jī)構(gòu)代碼所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)地、動(dòng)態(tài)地隨組織機(jī)構(gòu)的變化而變化。及時(shí)對(duì)代碼數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)更新,使代碼數(shù)據(jù)真實(shí)有效。另外,代碼數(shù)據(jù)的一致性也是衡量數(shù)據(jù)質(zhì)量的一個(gè)不可忽視的指標(biāo)要求。代碼數(shù)據(jù)并不是孤立存在的,數(shù)據(jù)之間往往存在著各種各樣的約束,這些約束描述了數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,不能相互矛盾。

        2 組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量現(xiàn)狀

        目前,國(guó)家實(shí)行的是“中央、省、地(市)、縣四級(jí)工作管理體系,作為基層代碼工作機(jī)構(gòu),從源頭上抓起代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量義不容辭,這也一直是基層代碼工作的重點(diǎn),每時(shí)每刻都嚴(yán)格要求,常抓不懈。在控制和提高組織機(jī)構(gòu)代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量方面做了大量的工作,質(zhì)量上有了很大提高,但是并不意味著數(shù)據(jù)質(zhì)量合格率達(dá)到百分百,還存在這樣或那樣的問題,主要表現(xiàn)在:

        2.1 代碼的唯一性還潛在著極少的不確定

        2.1.1 缺乏與機(jī)構(gòu)注冊(cè)部門的信息溝通,可能導(dǎo)致重碼發(fā)生,唯一性得不到保障

        在“法人單位基本信息庫(kù)”建設(shè)過程中,組織機(jī)構(gòu)代碼作為橋梁和紐帶連接著銀行、稅務(wù)、海關(guān)、公安、司法等政府部門的信息。統(tǒng)一代碼標(biāo)識(shí)制度的核心問題是組織機(jī)構(gòu)代碼的唯一性,機(jī)構(gòu)重碼的危害十分巨大,由于溝通不暢,與工商、民政等注冊(cè)部門在管理流程上缺乏必要的信息溝通,代碼管理機(jī)構(gòu)不易區(qū)分哪些因企業(yè)重組、改制而更名,如工商行政管理部門為其換發(fā)了新的營(yíng)業(yè)執(zhí)照的已賦碼的組織機(jī)構(gòu),有可能被再次賦碼,造成機(jī)構(gòu)重碼,這將影響到組織機(jī)構(gòu)代碼的應(yīng)用和信息共享。

        2.1.2 組織機(jī)構(gòu)的隱瞞故意,造成多碼

        這是組織機(jī)構(gòu)主觀原因造成的,有的機(jī)構(gòu)為了某種目的想方設(shè)法在組織機(jī)構(gòu)代碼上做文章,想隱瞞自身的過去,逃避某些處罰。如果其同時(shí)變更了機(jī)構(gòu)名稱、機(jī)構(gòu)類型、法定代表人、機(jī)構(gòu)地址等信息時(shí),假如該機(jī)構(gòu)以前由于某種原因已經(jīng)被吊銷而又沒有如實(shí)地跟代碼管理機(jī)構(gòu)說明本情況,即使通過正常查詢,也無法查到該機(jī)構(gòu)歷史數(shù)據(jù)。所以就有可能對(duì)該組織機(jī)構(gòu)重新賦予一個(gè)代碼,這樣也就產(chǎn)生了一個(gè)機(jī)構(gòu)多個(gè)代碼的現(xiàn)象,像這種情況雖然不多,但也直接影響到代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量。

        2.2 對(duì)使用標(biāo)準(zhǔn)理解不夠透徹,導(dǎo)致有的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

        組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是衡量數(shù)據(jù)質(zhì)量的基本要求,是第一位的,它決定了數(shù)據(jù)的有效程度和價(jià)值的高低。此類問題主要存在兩個(gè)方面:

        2.2.1 經(jīng)濟(jì)類型判定不合理

        在選擇經(jīng)濟(jì)類型時(shí),尤其對(duì)企業(yè),除依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)外,還有一個(gè)輔助的判定依據(jù)是根據(jù)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的注冊(cè)號(hào)來判定,這就要求工作人員不僅要懂得本職工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī),還要了解其他登記部門的有關(guān)規(guī)定,了解企業(yè)登記注冊(cè)類型的規(guī)定,幫助其準(zhǔn)確判定經(jīng)濟(jì)類型。注冊(cè)號(hào)中第七位數(shù)表示企業(yè)的性質(zhì),通過此數(shù)可以判定企業(yè)經(jīng)濟(jì)類型。但由于工作人員學(xué)習(xí)的局限性,對(duì)代碼涉及到的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)部門的法規(guī)掌握程度不一,難免不出現(xiàn)問題。

        2.2.2 經(jīng)濟(jì)行業(yè)存在選擇不準(zhǔn)確現(xiàn)象,新舊經(jīng)濟(jì)行業(yè)不統(tǒng)一

        經(jīng)濟(jì)行業(yè)劃分的主要依據(jù)是GB/T 4754-2002《國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類》。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和生產(chǎn)力水平的提高,新興產(chǎn)業(yè)不斷產(chǎn)生,此標(biāo)準(zhǔn)中沒有相應(yīng)的明確的行業(yè)分類,于是就隨意將其經(jīng)濟(jì)行業(yè)歸入“其他類未包括的行業(yè)”;甚至有的將很明確的經(jīng)濟(jì)行業(yè)也劃到“其他類未包括的行業(yè)”,導(dǎo)致行業(yè)劃分不準(zhǔn)確。另外,經(jīng)濟(jì)行業(yè)的選擇用到1994版(舊)和2002版(新)兩種版本的標(biāo)準(zhǔn),需要對(duì)應(yīng)一致,但常常出現(xiàn)新舊經(jīng)濟(jì)行業(yè)互不相干,各說各話。

        2.3 數(shù)據(jù)字段填寫隨意,不規(guī)范、不完整,影響數(shù)據(jù)的完整性

        目前組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)錄入造成的非規(guī)范數(shù)據(jù)數(shù)量較多,影響數(shù)據(jù)的完整性。主要錯(cuò)誤類型包括:字段內(nèi)容錄入不完整,如“批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)名稱”和“主管單位名稱”錄入的機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱,不是全稱;經(jīng)營(yíng)范圍的錄入不準(zhǔn)確,不完整。經(jīng)營(yíng)范圍中有漏字、錯(cuò)字等現(xiàn)象、代碼數(shù)據(jù)年檢更新后,新的經(jīng)營(yíng)范圍沒有相應(yīng)更新,沒有錄全或錄錯(cuò);另外職工人數(shù)這項(xiàng)信息的采集,沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范,雖然在申請(qǐng)登記表的告知事項(xiàng)中寫明應(yīng)填寫單位在職職工,但各機(jī)構(gòu)對(duì)正式職工、聘任人員、兼職人員等的處理不一,隨意性大,導(dǎo)致信息的不規(guī)范。

        2.4 上下數(shù)據(jù)信息相互矛盾,不一致

        機(jī)構(gòu)類型和經(jīng)濟(jì)類型前后相互矛盾。如機(jī)構(gòu)類型為“事業(yè)法人”的經(jīng)濟(jì)類型被錯(cuò)誤的定義為“國(guó)有企業(yè)”、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)類型有的錄為“社團(tuán)法人”;經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)濟(jì)行業(yè)不統(tǒng)一。如企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍中明確表示本企業(yè)為生產(chǎn)加工企業(yè),但在界定經(jīng)濟(jì)行業(yè)時(shí),卻界定為銷售行業(yè)等,這主要是主觀因素怕麻煩的心里造成的。上下數(shù)據(jù)信息的不統(tǒng)一,影響機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性和一致性,影響社會(huì)各領(lǐng)域的使用。這類問題在上級(jí)機(jī)構(gòu)的定期審核(主要是由計(jì)算機(jī)操控)中是難以發(fā)現(xiàn)的。

        2.5 組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)更新不及時(shí),時(shí)效性得不到保障

        每年有大量的組織機(jī)構(gòu)新辦、換證、變更、注銷等情況發(fā)生,但由于組織機(jī)構(gòu)對(duì)代碼的相關(guān)法律法規(guī)了解不夠,沒有按時(shí)到代碼管理機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)業(yè)務(wù),導(dǎo)致代碼信息更新不及時(shí)。另外,組織機(jī)構(gòu)代碼證的年檢率對(duì)時(shí)效性影響很大。據(jù)了解,各地方代碼的年檢率普遍都不是很高,在60%左右。雖然以各種方式發(fā)布了有關(guān)組織機(jī)構(gòu)代碼工作的法規(guī)或規(guī)章,并每年發(fā)布公告進(jìn)行年檢的通知,但效果并不顯著。組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)的時(shí)效性得不到保障,代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量必然會(huì)受到很大影響。

        目前,隨著組織機(jī)構(gòu)代碼網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)的推廣使用,代碼數(shù)據(jù)由以前的組織機(jī)構(gòu)代碼工作人員采集錄入,到現(xiàn)在的由組織機(jī)構(gòu)自身人員在機(jī)上填報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)信息,這就勢(shì)必造成代碼管理機(jī)構(gòu)工作人員在審核當(dāng)中更要注意數(shù)據(jù)質(zhì)量的把關(guān),如果工作人員責(zé)任心不強(qiáng),業(yè)務(wù)知識(shí)不夠,上述數(shù)據(jù)質(zhì)量問題在所難免。

        2.6 缺乏與應(yīng)用部門及時(shí)溝通

        目前,機(jī)構(gòu)代碼證書廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域,在使用過程中,有的部門在查驗(yàn)組織機(jī)構(gòu)代碼證書時(shí)對(duì)證書有效性檢查不嚴(yán),發(fā)現(xiàn)有問題的代碼證書沒有及時(shí)敦促組織機(jī)構(gòu)到相應(yīng)代碼辦證機(jī)構(gòu)進(jìn)行改正,這也間接影響到代碼數(shù)據(jù)的更新和質(zhì)量。

        3 組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

        3.1 嚴(yán)格審核程序,從源頭減少問題數(shù)據(jù)產(chǎn)生

        在審核組織機(jī)構(gòu)上報(bào)的數(shù)據(jù)過程中,從初審、復(fù)審到現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)都要認(rèn)真審查材料,準(zhǔn)確核實(shí)。在初審中,對(duì)新辦和變更的數(shù)據(jù)必須嚴(yán)格按照查重程序進(jìn)行查重,避免出現(xiàn)重碼、多碼或錯(cuò)碼,從根本上保證代碼的唯一性。對(duì)填寫不準(zhǔn)確或不完整的字段要逐一更改,力求準(zhǔn)確、完整。最后在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)這一關(guān),也要認(rèn)真詢問機(jī)構(gòu)的真實(shí)情況,確保無誤。

        3.2 熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法律法規(guī),提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

        隨著組織機(jī)構(gòu)代碼工作的不斷推進(jìn),新技術(shù)新知識(shí)不斷更新,加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)、積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),熟悉并精通業(yè)務(wù)知識(shí),這是對(duì)代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量的最根本保證。組織機(jī)構(gòu)代碼的辦理過程實(shí)際上就是對(duì)相關(guān)法律法規(guī)和多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹使用過程,標(biāo)準(zhǔn)是代碼工作的主要支撐。有關(guān)機(jī)構(gòu)類型、經(jīng)濟(jì)類型、注冊(cè)資金貨幣代號(hào)、經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類、產(chǎn)品分類等涉及到多個(gè)標(biāo)準(zhǔn),這都要熟練掌握和運(yùn)用,做到準(zhǔn)確有效。針對(duì)生產(chǎn)企業(yè)還要認(rèn)真做好企業(yè)的產(chǎn)品擴(kuò)展信息采集,完善代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量。另外,標(biāo)準(zhǔn)的滯后已經(jīng)給代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量造成了一定的影響,盡快完善系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)提高代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量是必要手段。

        3.3 加大宣傳,提高代碼年檢力度,及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息

        組織機(jī)構(gòu)代碼工作的進(jìn)展,離不開各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的配合。有些組織機(jī)構(gòu)在申領(lǐng)了代碼證書后,就忽視了代碼證的作用。他們對(duì)代碼證的年檢、換證、變更等不加以重視,使組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性大大降低。對(duì)此,組織機(jī)構(gòu)代碼管理部門可通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、電視、電臺(tái)等各種方式宣傳組織機(jī)構(gòu)代碼動(dòng)態(tài)和相關(guān)知識(shí)以及重要性,提高代碼的知名度和影響力,使公眾自覺參加代碼年檢,提高代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量。

        3.4 加強(qiáng)部門間溝通與協(xié)作

        組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)可與機(jī)構(gòu)注冊(cè)登記部門建立信息溝通機(jī)制,及時(shí)與工商、編辦、民政等登記部門溝通,及時(shí)掌握組織機(jī)構(gòu)的信息變化;也要加強(qiáng)與稅務(wù)、社保、銀行及車輛管理等部門的溝通與協(xié)調(diào),制定有效的查驗(yàn)機(jī)制,敦促組織機(jī)構(gòu)及時(shí)更新代碼數(shù)據(jù)。

        3.5 管理要跟上,程序上要制度化、規(guī)范化

        在國(guó)家組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心提出的“統(tǒng)一政策、統(tǒng)一規(guī)章制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃、統(tǒng)一方法步驟”的工作要求下,制定有效的管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范各項(xiàng)工作程序,完善代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管流程,加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量管理,保證組織機(jī)構(gòu)代碼信息的有效性和完整性。避免交叉管理,有效提高代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量。

        除了上述方法,提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平、改進(jìn)代碼應(yīng)用軟件等做法,也可有效控制組織機(jī)構(gòu)代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量,提高其質(zhì)量水平。

        4 結(jié)語(yǔ)

        組織機(jī)構(gòu)代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量,是組織機(jī)構(gòu)代碼工作的核心,它不僅決定著組織機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展,更關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的騰飛,因而不能忽視其存在的問題。提高組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)質(zhì)量是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作,是社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息化建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展的前提。只有建立完善的組織機(jī)構(gòu)代碼質(zhì)量管理體系.保證組織機(jī)構(gòu)代碼的數(shù)據(jù)質(zhì)量,才能有效推進(jìn)組織機(jī)構(gòu)代碼在社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中更深層次的應(yīng)用。

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