梅艷娟

（伊春市公共資源交易中心 黑龍江 伊春 153000）

由于檔案管理與其他管理信息系統(tǒng)在企業(yè)信息網(wǎng)絡中各執(zhí)其政，相互分離，不相銜接的影響，極大阻礙著企業(yè)信息網(wǎng)絡建設和檔案信息資源開發(fā)利用。因此，應該依據(jù)國家頒行的《檔案法》規(guī)定，按照檔案信息的獨特性征和檔案管理的特殊功能，構想和設計以計算機技術為主題，有利于檔案管理特殊功能和提高企業(yè)信息化程度的檔案管理系統(tǒng)與其他信息管理系統(tǒng)有效聯(lián)接的綜合管理體系。

一、檔案是企業(yè)信息管理中的獨特特征

檔案在企業(yè)一切生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的歷史性記錄。在企業(yè)信息管理中具備三種區(qū)別與其他管理信息的獨特性征。

一是本源性特征。企業(yè)在一切歷史時期所從事的包括生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品開發(fā)、管理方略、科技應用、市場銷售和經(jīng)濟效益的一切經(jīng)濟活動，從開始階段就以檔案的形式予以真實、準確和完整的記錄，并據(jù)其價值取向，據(jù)檔案集中管理原則，運用傳統(tǒng)方式或現(xiàn)代方式，既手工操作和計算機操作方式進行組卷歸檔、保存利用，成為不受時間與空間制約的跨時空的檔案信息資源，即可為現(xiàn)實的生產(chǎn)經(jīng)營決策、技術創(chuàng)新，產(chǎn)品開發(fā)提供依據(jù)，又可為企業(yè)久遠發(fā)展中的經(jīng)營方針方略，技術開發(fā)和科研活動提供歷史的本源性論證資料，也可做為企業(yè)內(nèi)、外部提供法律性信證的依據(jù)。

二是備忘性特征。在企業(yè)所進行的分階段的科研項目、基建工程和產(chǎn)品換代的經(jīng)營活動中，檔案以其備忘性特征記錄每個階段的始末及其運行過程，使檔案成為運行過程中的與該項活動同步產(chǎn)生的一種產(chǎn)品。從檔案中可以了解該項目如何起步、展開和結束以及過程中出現(xiàn)的成功與失敗的原由所在，為下階段的開始提供研討決策的依據(jù)。而且，利用檔案管理技術所制作的文字的、數(shù)字的、聲像的、光盤的檔案，成為階段的全過程結束的重要標準。在某種程度上，檔案的銜接與完整程度完全可以反映計劃項目實施的質(zhì)量和效果。

三是優(yōu)選性特征。檔案管理與信息網(wǎng)絡中其他信息管理系統(tǒng)具備著同樣的信息收集、處理、傳輸、存儲、開發(fā)和利用的基本功能，但檔案管理還具備一種區(qū)別與其他信息管理的篩選、優(yōu)選功能，把信息網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中具備長期保存價值的重要信息形成檔案，組成長期或永久保存案卷，實行集中，統(tǒng)一和規(guī)范保管，把企業(yè)信息資源的精華積聚一處，以備利用。

二、檔案管理在信息網(wǎng)絡中的特殊功能

在計算機技術和網(wǎng)絡技術逐步應用于檔案管理，逐步以應用計算機操作為主題的現(xiàn)代式檔案管理替代以手工操作為方法的傳統(tǒng)式檔案管理的條件下，檔案管理在企業(yè)信息網(wǎng)絡運行中具備三種區(qū)別于其他信息管理系統(tǒng)的特殊功能。

一是信息延伸功能。檔案管理除具備與其他信息管理系統(tǒng)同樣的網(wǎng)絡上的信息處理和交流功能外，還具備信息延伸功能，即對網(wǎng)絡上轉(zhuǎn)換過來的重要信息，在利用公文登錄技術搞好檔案立卷、編目、檢索業(yè)務的同時，還可以將轉(zhuǎn)換過來的全文信息轉(zhuǎn)換成檔案信息庫，使檔案檢索實現(xiàn)案卷級、文件級的二級提問，實現(xiàn)案卷、文件、全文的三級顯示，并可在保密控制下向利用者開放。同時，還可以產(chǎn)生檔案衍生品，諸如信息資源摘編、專題信息匯集、重要信息復制和史志參考資源等，以保證信息資源的有效開發(fā)利用。

二是業(yè)務規(guī)范功能。檔案管理部門是信息管理專業(yè)部門，其檔案信息的管理標準均是依據(jù)國家頒布的《檔案法》規(guī)定形成的，具有法定的權威性。因此，檔案管理進入企業(yè)信息網(wǎng)絡運行時，完全可以運用檔案管理的業(yè)務標準，對其他信息管理系統(tǒng)的管理行為，施加制約和規(guī)范性的影響，使其從運行起點上就與檔案管理標準相統(tǒng)一。諸如信息和數(shù)據(jù)庫、信息形成的標準格式和原始數(shù)據(jù)承取等，以保證檔案管理與信息網(wǎng)絡系統(tǒng)功能的銜接。

三是監(jiān)督指導功能。檔案管理系統(tǒng)在參與企業(yè)信息網(wǎng)絡的信息流處理中，具備依法進行監(jiān)督指導的職權。諸如對重要管理信息的收集和處理進行技術指導；監(jiān)督下屬檔案管理機構、專業(yè)檔案形成部門在信息的真實性、準確性上實施監(jiān)督；在安全保密上予以相應的管理控制等，以提高信息綜合管理水平。

三、檔案管理與信息網(wǎng)絡有效聯(lián)接構想

根據(jù)國家頒行的《檔案法》規(guī)定，應該從檔案管理在信息網(wǎng)絡中所具有的獨特性征和功能著眼，從強化企業(yè)信息網(wǎng)絡現(xiàn)代化建設著手，提出合理而適宜的有效聯(lián)接構想。

一是建立以檔案管理標準為要素的業(yè)務規(guī)范。檔案管理與信息管理業(yè)務標準的統(tǒng)一，是二者能否有效聯(lián)接的關鍵。因此，在企業(yè)信息網(wǎng)絡各個管理信息子系統(tǒng)形成電子文件的軟硬環(huán)境和條件適應的基礎上，運用檔案管理技術原理和全面質(zhì)量管理技法，建立從信息資料收集整理到開發(fā)利用的具體通用的信息綜合管理業(yè)務規(guī)范。諸如信息獲取、加工、處理、傳閱、歸檔、復制、利用和安全保密的工作標準，以及信息形成部門工作制度；各子系統(tǒng)間信息交流、轉(zhuǎn)換、公布的實施辦法；統(tǒng)一各子系統(tǒng)信息庫、數(shù)據(jù)庫的設置、信息文件格式等，并納入企業(yè)標準進行統(tǒng)一管理考核，以規(guī)范化、制度化的信息管理標準的實施，保證二者的有效聯(lián)接和運行。

二是建立以檔案管理部門為龍頭的指導系統(tǒng)。依據(jù)國家頒行的《檔案法》所賦予檔案管理部門的監(jiān)督指導職權，建立以企業(yè)主要領導負責，以檔案管理部門為主，以專業(yè)檔案管理人員為骨干的信息管理指導系統(tǒng)，對各個信息管理系統(tǒng)實行技術業(yè)務指導，落實信息管理規(guī)范，并制定相應的指導制度。諸如制定企業(yè)領導管理信息負責制、檔案管理部門業(yè)務指導職責范圍、專業(yè)管理人員崗位責任制，以及企業(yè)信息網(wǎng)絡系統(tǒng)接受指導制度；在信息網(wǎng)絡的子系統(tǒng)中建立《信息管理業(yè)務指導記錄》、《信息管理檢查考核反饋單》，以及信息管理分析、考核、評價、獎罰制度等，以有效而適時的業(yè)務指導，提高二者聯(lián)接的質(zhì)量。

三是建立以信息開發(fā)利用為重點的監(jiān)督機制。在企業(yè)信息網(wǎng)絡系統(tǒng)運行中，由檔案管理部門行使依法監(jiān)督職權，并依據(jù)《檔案法》規(guī)定，編制對重大信息開發(fā)利用進行監(jiān)督的范圍和辦法。制定監(jiān)督工作責任制，以保證監(jiān)督機制的正常運行。諸如對科技、工程、財務及其他專門檔案管理部門，實行操作規(guī)范上的監(jiān)督，以保證電子文件的原始性、本源性和不可更改性；對重要信息、檔案的密級確定、公開公布時機和條件進行監(jiān)控，落實安全保密制度；適時介入科研成果鑒定、工程施工階段驗收、設備開箱檢驗和聲像制作過程，監(jiān)督資料收集和立卷歸檔的操作質(zhì)量等，以監(jiān)督職權的實施推進信息網(wǎng)絡現(xiàn)代化建設。

綜上所述，檔案信息是企業(yè)現(xiàn)實的，和今后任何時期的一項極具重要使用價值的信息資源，而將檔案管理技術引進企業(yè)信息網(wǎng)絡加以應用，是企業(yè)信息網(wǎng)絡現(xiàn)代化建設的基礎，只有把檔案管理置于企業(yè)信息管理的龍頭位置，不斷擴展檔案管理在企業(yè)信息網(wǎng)絡中的管理功能，并輔之以檔案管理現(xiàn)代化的推進，輔之以檔案管理技術與信息管理技術并舉的復合型人才開發(fā)，完全可以在檔案管理與信息網(wǎng)絡的有效聯(lián)接和運行中，建立起信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效、整體優(yōu)化的企業(yè)信息網(wǎng)絡系統(tǒng)運行機制，保證企業(yè)信息化程度不斷提高，使企業(yè)在市場經(jīng)濟競爭中立于不敗之地。