孫征難

（廣西河池市第一人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)科 廣西 河池 546300）

醫(yī)學(xué)檔案是指醫(yī)院在日常醫(yī)學(xué)活動中形成的對醫(yī)院有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院改革、發(fā)展以及一切醫(yī)學(xué)活動的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)學(xué)檔案作為一種專業(yè)檔案，除具備一般檔案的客觀真實性、信息性和知識存儲性外，還具有廣泛性、分散性、專業(yè)性等特點。醫(yī)學(xué)檔案管理水平的高低與醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的高低成正比，良好的醫(yī)學(xué)檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的依據(jù)和保證[1]。因此，加強醫(yī)學(xué)檔案管理，促使醫(yī)學(xué)檔案管理的制度化、科學(xué)化，充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)檔案資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院自身發(fā)展和廣大患者服務(wù)，已成為當前和今后一個時期醫(yī)學(xué)檔案管理的重要課題。

一、醫(yī)學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

對于醫(yī)院來講，醫(yī)學(xué)檔案是其改革與發(fā)展歷史的真實、全面的反映，是維護醫(yī)院自身權(quán)益的重要工具，是規(guī)范醫(yī)院管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展最有利的工具。目前，在醫(yī)學(xué)檔案管理的實際工作中，檔案的使用價值越來越得到重視，管理方式也逐步科學(xué)、正規(guī)化，但仍存在著許多不足。

（一）醫(yī)學(xué)檔案管理意識不強

由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，再加上其業(yè)務(wù)知識有一定的局限性，因而醫(yī)院的檔案工作在管理模式、管理手段、管理制度、管理人員等方面存在著許多問題[2]。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不能夠自覺運用科學(xué)管理的思想方法和原理原則去認識、分析和解決醫(yī)學(xué)檔案管理問題，醫(yī)學(xué)檔案管理的整體意識、結(jié)構(gòu)意識、人本意識、制度意識、市場意識、競爭意識和創(chuàng)新意識不強；其次，一些檔案管理人員對醫(yī)學(xué)檔案的重要性認識不足，檔案管理意識淡薄，檔案管理知識缺乏，直接導(dǎo)致在實際工作中只注重病歷、處方、X光片、住院記錄等醫(yī)療方面的資料積累而忽略了醫(yī)學(xué)科研、技術(shù)創(chuàng)新方面的資料收集，對檔案的再利用意識不高，只注重對資料的保存，沒有充分開發(fā)檔案資源，發(fā)揮其巨大的使用價值。

（二）醫(yī)學(xué)檔案管理制度不全

到目前為止，醫(yī)學(xué)檔案的管理制度、管理標準都還沒有統(tǒng)一，以致檔案管理出現(xiàn)混亂情況，以至于檔案管理人員無所適從，不知道怎么做才符合要求。同時，傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵和外延正受到迅猛發(fā)展的社會經(jīng)濟和技術(shù)手段的沖擊，但由于缺乏統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院只能根據(jù)自己的理解和實踐進行檔案管理，在很大程度上可能會遺漏一些很有價值的檔案材料；即使存檔材料齊全，但由于完善科學(xué)的管理制度的缺乏，也會導(dǎo)致檔案的文字材料內(nèi)容重點不突出、缺項漏項、圖表資料和文字資料不符等現(xiàn)象。此外，管理制度不全還會導(dǎo)致檔案管理的隨意、混亂，以致查找起來費時費力，降低了醫(yī)院的整體工作效率。

（三）醫(yī)學(xué)檔案管理模式落后

目前，醫(yī)學(xué)檔案管理還沒有形成科學(xué)有效的管理模式，醫(yī)院只能憑自身實際探索管理經(jīng)驗，缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性。首先，在管理設(shè)備方面，近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，醫(yī)院檔案管理的管理硬件(如設(shè)備，環(huán)境)和軟件(如管理思維、理念、方式)等都不能滿足日益發(fā)展的檔案安全管理的要求，有些醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，缺乏先進的醫(yī)學(xué)檔案管理理念，沒有專門的檔案管理室，導(dǎo)致檔案材料到處分散在各科室，檢索起來難度較大。其次，在管理技術(shù)方面，由于缺乏先進的技術(shù)手段，很多醫(yī)院還采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，降低了檔案的準確性和科學(xué)性，不利于檔案的有效利用和開發(fā)。最后，在管理范圍上，管理界限模糊，多部門管理檔案現(xiàn)象嚴重，例如，文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等由綜合檔案室管理，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等則由分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個單位里面基本上有三個不同部門管理檔案材料，造成檔案管理局面混亂、檢索難度增大。（四）醫(yī)學(xué)檔案管理人員素質(zhì)偏低

目前，各大醫(yī)院基本上沒有配備專職的檔案管理人員，一般都是以兼職形式人員來管理檔案，這些人員隊伍專業(yè)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，不能滿足時代發(fā)展的要求。此外，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，只重視對醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培訓(xùn)，忽略了檔案管理人員素質(zhì)的提高。醫(yī)院幾乎沒有對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們對檔案專業(yè)知識了解不多，檔案管理技術(shù)也不精通，只能根據(jù)傳統(tǒng)的辦法和經(jīng)驗進行管理，嚴重影響了檔案管理水平的提高。

二、加強醫(yī)學(xué)檔案管理的對策建議

隨著醫(yī)院的發(fā)展帶來檔案收集范圍的擴大，不同載體檔案數(shù)量急劇增加，必然要求高度重視檔案管理工作，在認清不足的基礎(chǔ)上，對癥下藥，從管理意識、管理制度、管理模式、管理人員四個方面完善醫(yī)學(xué)檔案管理，建立一個科學(xué)高效完整的檔案管理體系，逐步實現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理的系統(tǒng)化、標準化、信息化，以適應(yīng)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

（一）強化醫(yī)學(xué)檔案管理意識

管理意識，是指管理者能夠自覺運用科學(xué)管理的思想方法和原理原則去認識、分析和解決管理問題，在長期的管理過程中形成的一種特殊的智慧、欲望和沖動。它是產(chǎn)生于人類社會的管理實踐中，同時又高于管理實踐，對管理實踐起著指導(dǎo)作用。

強化醫(yī)學(xué)檔案管理意識，就是要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，樹立先進的檔案管理理念。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部要充分重視醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重要性，把檔案管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，制定較完善的管理制度，統(tǒng)一檔案管理標準，增強醫(yī)學(xué)檔案的科學(xué)性和完整性；其次，醫(yī)學(xué)檔案管理人員要加強檔案相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，強化檔案安全意識，重視檔案的分類管理，提高利用率；此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工還需要樹立牢固的服務(wù)意識，變封閉型管理為開放型管理，既要“請進來”，為上門查閱檔案的人熱心服務(wù)；更要“走出去”，主動為醫(yī)學(xué)、教育、科研活動提供各種咨詢服務(wù)，以擴大醫(yī)院的知名度和信譽度，促進醫(yī)院長足發(fā)展。

（二）完善醫(yī)學(xué)檔案管理制度

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)，它不僅是醫(yī)院活動決策、計劃的依據(jù)，而且是醫(yī)院改革和發(fā)展成果管的重要條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。醫(yī)院的改革與發(fā)展歷程，無不以檔案形式體現(xiàn)出來。醫(yī)院是否具備完整、準確、系統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案，不僅要求檔案管理人員要認真做好科研文件的形成、積累、整理和歸檔工作，而且更重要的是醫(yī)院決策層應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定切實地把醫(yī)學(xué)檔案管理納入常規(guī)管理制度之中，與醫(yī)院的工作緊密結(jié)合，實現(xiàn)日常工作和建檔工作“同步”管理。

完善的管理制度是醫(yī)院檔案工作得以順利開展的必要保證。醫(yī)院要建立完善的科學(xué)管理體制，構(gòu)建由院長——檔案管理部門——專職檔案管理人員組成的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成自上而下的檔案管理機制，通過實行一把手負責(zé)制，運用行政手段檔案集中統(tǒng)一管理。同時，還要理順醫(yī)療技術(shù)部門、技術(shù)人員和檔案管理部門各自的職責(zé)：醫(yī)療技術(shù)部門和技術(shù)人員在日常醫(yī)學(xué)活動中形成相關(guān)醫(yī)學(xué)文件材料、圖像等，檔案管理部門則應(yīng)時刻跟蹤醫(yī)療技術(shù)部門的檔案整理情況，督促、指導(dǎo)醫(yī)療技術(shù)人員按照統(tǒng)一要求做好材料整理工作，并及時移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。建立健全檔案工作制度，嚴格按照既定制度進行檔案管理，推行檔案工作標準化、規(guī)范化、信息化管理。

（三）轉(zhuǎn)變醫(yī)學(xué)檔案管理模式

管理模式是在管理人性假設(shè)的基礎(chǔ)上設(shè)計出的一整套具體的管理理念、管理內(nèi)容、管理工具、管理程序、管理制度和管理方法論體系并將其反復(fù)運用于企業(yè)，使企業(yè)在運行過程中自覺加以遵守的管理規(guī)則。

轉(zhuǎn)變管理模式，首先要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，促進醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理進程。技術(shù)設(shè)備包括硬件和軟件兩個方面。硬件是基礎(chǔ)，軟件是手段。在硬件配備方面，要加強現(xiàn)代化信息處理技術(shù)設(shè)備特別是計算機的配備，普及計算機應(yīng)用。在軟件方面，要加強計算機輔助科研檔案管理、電子文件歸檔和電子檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，提高科研檔案編制質(zhì)量和管理效率，為開發(fā)利用和資源共享創(chuàng)造條件。其次，要運用先進的管理技術(shù)，全面推行信息化管理，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)行政上的檔案，既節(jié)省時間，也節(jié)省人力物力和財力，以提高工作效率。此外，規(guī)范醫(yī)學(xué)檔案管理范圍，按照統(tǒng)一要求分類存儲相關(guān)檔案材料，方便使用者及時查找閱讀。

（四）提高醫(yī)學(xué)檔案管理人員水平

醫(yī)學(xué)檔案管理工作不單純限于對病歷檔案的收集、保管、編目、統(tǒng)計，而是醫(yī)院的信息中心，要求檔案管理人員必須全面掌握專業(yè)知識，例如醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識、檔案管理知識、計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識等多種邊緣學(xué)科，使之能夠與高科技的信息融為一體，因此加大醫(yī)學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員素質(zhì)已成為必行之勢。通過建立檔案管理人才梯隊，編制完整系統(tǒng)的人才培養(yǎng)計劃，對檔案管理人員進行定期在職培訓(xùn)、離職培訓(xùn)等培訓(xùn)活動，開闊醫(yī)學(xué)檔案管理人員的眼界，更新專業(yè)知識，提高職業(yè)道德與職業(yè)素質(zhì)，增長業(yè)務(wù)知識，適應(yīng)醫(yī)學(xué)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

[1]啟勇，王杰寧，鄢驚雷.數(shù)字化醫(yī)院的內(nèi)涵特征和基本框架[J].中華醫(yī)院管理雜志，2005，1：57-58.

[2]陳福貴，張悅.對我院檔案管理的現(xiàn)狀分析與設(shè)想[J].中華醫(yī)院管理雜志，2006,6：420.

[3]孫小虹，項濱.醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考[J].中國醫(yī)院，2007,2：62-63.