佟小鵬

（牡丹江市政府采購(gòu)中心 黑龍江 牡丹江 157000）

一、檔案交接不及時(shí)

一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得-部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

二、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密

按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在-些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容和檔案交接工作的基本要求。

三、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格

(一)檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗前先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)末辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)末辦理，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。

(二)檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作

檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，要認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：（1）對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；（2）對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，-時(shí)歸還不了的要說(shuō)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；（3）對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；（4）按檔案移交要求編制檔案移交收據(jù)及表格；（5）撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。而對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：（1）了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；（2）向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；（3）必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

(三)認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作

檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，對(duì)由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門(mén)派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收入各執(zhí)一份，單位存檔一份。文接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。由于檔案有時(shí)數(shù)目很大，因此我們更應(yīng)加強(qiáng)基層單位檔案交接工作。

(四)加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)

為適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需要，要通過(guò)多種教育途徑，對(duì)檔案管理人員實(shí)施繼續(xù)教育，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案技術(shù)人才，建立一支能與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的檔案隊(duì)伍：（1）要有針對(duì)性地在培訓(xùn)內(nèi)容中，加強(qiáng)開(kāi)拓創(chuàng)新能力、愛(ài)崗敬業(yè)精神的培養(yǎng)；（2）在檔案培訓(xùn)中，要不求規(guī)模求效益，讓參加培訓(xùn)的檔案人員真正學(xué)有所得；（3）要有針對(duì)性的鼓勵(lì)檔案工作人員從多種渠道接受繼續(xù)教育；（4）采用現(xiàn)代化教育手段提高繼續(xù)教育的水平；（5）采用有效的教育方法提高檔案管理水平。

(五)加強(qiáng)機(jī)構(gòu)變更單位、重點(diǎn)工程、重大活動(dòng)檔案移交歸檔的監(jiān)控

1．新建、撤并單位的檔案工作

撤并單位要主動(dòng)與檔案行政管理部門(mén)聯(lián)系，向其反映情況，提出檔案移交方案，并要求檔案人員在經(jīng)費(fèi)凍結(jié)和工資停發(fā)前完成任務(wù)，以保證檔案接收工作的進(jìn)度；檔案館對(duì)撤并單位要及時(shí)進(jìn)行、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法行使監(jiān)督職能，對(duì)在撤并機(jī)關(guān)檔案移交工作中應(yīng)交不交或久拖不交造成嚴(yán)重后果的責(zé)任者，要依法追究其責(zé)任；撤并單位要明確檔案接收范圍，檔案整理一要規(guī)范，二要齊全。檔案移交工作要依照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十六條"撤并機(jī)關(guān)要將全部檔案移交給檔案館或業(yè)務(wù)主管部門(mén)或由合并后的機(jī)關(guān)代管"的規(guī)定，視其不同情況而定。

2．重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案，作為工程建設(shè)的原始記錄，真實(shí)地記錄了重點(diǎn)工程建設(shè)的過(guò)程，是國(guó)家的珍貴歷史記錄，也是我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的重要條件。因此，要求各有關(guān)單位要依法加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的收集工作，要各司其職，采取措施，在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目文件材料的積累、整理和審查工作，各項(xiàng)目主管部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)要及時(shí)了解工程建設(shè)的進(jìn)度，及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)，以保證項(xiàng)目文件材料的齊全、完整。

總之，基層單位檔案交接工作是一項(xiàng)責(zé)任重大的任務(wù)，前中共中央總書(shū)記、國(guó)家主席胡錦濤指出：“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對(duì)深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)科技進(jìn)步、提高國(guó)民素質(zhì)有促進(jìn)作用，而且對(duì)維護(hù)祖國(guó)統(tǒng)-、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)、保持社會(huì)穩(wěn)定具有重要作用?！?/p>

[1]王桂琴.淺談加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的建議[J].吉林工商學(xué)院學(xué)報(bào)。2011（05）.

[2]周祥路.淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及其改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）.

[3]李小霞.淺談怎樣進(jìn)行檔案移交工作[J].山西檔案，2008（S1）.