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        談談現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

        2013-08-15 00:46:01夏彥忠
        黑龍江史志 2013年11期
        關鍵詞:企事業(yè)檔案館檔案管理

        夏彥忠

        (甘南縣規(guī)劃處 黑龍江 齊齊哈爾 162100)

        一、檔案創(chuàng)新概述

        創(chuàng)新是社會發(fā)展的靈魂,也是檔案事業(yè)得以發(fā)展和前進的必然要求。新世紀以來,隨著各種新概念、新標準和新方法的不斷提出,傳統(tǒng)的檔案管理工作也提出了新的發(fā)展要求和發(fā)展理念,逐步形成了一套適用范圍廣、自動化程度高和高新技術含量高的管理體系,為社會發(fā)展提供了應有的服務和理論依據(jù)。在目前的社會發(fā)展中逐步形成了以創(chuàng)新思想和理念為主的工作模式,也是現(xiàn)代化社會發(fā)展中最為關鍵的一部分。

        有人說,創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂。的確,時代在不停的進步與變化,一切事物想要跟上時代的步伐與節(jié)奏就必須在自身原有的基礎上進行觀念、思維和發(fā)明上的更新與改革,要么創(chuàng)造出新的事物,要么改變現(xiàn)有的狀態(tài),實現(xiàn)自我發(fā)展。

        (一)創(chuàng)新與基礎的關系

        工作創(chuàng)新并不是說完全憑借幻想去完成的,也不是傳統(tǒng)意義上的空中樓閣,而是需要我們在實際基礎上加以總結和歸納,從而形成一套具有實際應用價值的工作模式,也是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)社會發(fā)展中最值得我們關注和重視的工作環(huán)節(jié)。建國以來,經(jīng)過半個世紀的發(fā)展,其在應用中逐步形成了一套綜合性的、整體性和具備良好實踐性的工作經(jīng)驗,并行成了系統(tǒng)化、綜合化的管理措施和管理模式,也為當前的檔案發(fā)展提供了良好的發(fā)展基礎和應用前提。

        (二)創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系

        工作創(chuàng)新是目前各企業(yè)發(fā)展中都不可缺少的一部分,也是整個企業(yè)社會發(fā)展中最為關鍵和重視的一部分。在目前的檔案管理工作中,就其創(chuàng)新進行分析和總結,其在管理的過程中是一個初級發(fā)展階段,也是由計劃經(jīng)濟模式向市場經(jīng)濟發(fā)展的一種模式,也是一種綜合性的發(fā)展趨勢和發(fā)展體系。在現(xiàn)代化社會發(fā)展中,檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展還處于一個較慢的環(huán)節(jié),其中還存在著諸多的缺陷與不足,使得檔案創(chuàng)新管理中各種條件受到限制和影響,造成了檔案管理事業(yè)在發(fā)展之中存在著后勁不足。在目前的檔案管理工作中,創(chuàng)新就是要重視現(xiàn)實,以社會實際發(fā)展要求為基礎來面向未來、重視發(fā)展,圍繞如何解決現(xiàn)有的檔案問題去進行總結和優(yōu)化,從而使得檔案管理工作能夠發(fā)揮出應有的效益,實現(xiàn)突破。

        (三)創(chuàng)新與學習、借鑒的關系

        學習是創(chuàng)新的主要基礎,也是當前社會發(fā)展中最值得我們關注和重視的一部分。同時,隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展,檔案創(chuàng)新管理工作是借鑒傳統(tǒng)的創(chuàng)新模式,也是實現(xiàn)學習創(chuàng)新動力的關鍵,更是實現(xiàn)整個檔案管理事業(yè)順利持續(xù)發(fā)展的基礎前提。在目前的檔案管理工作中,通常都是以以創(chuàng)新作為動力來學習各種相關的經(jīng)驗和基礎知識,推行出各種工作模式和管理要點,且在工作中堅持推陳出新的學習理念和原則,應用否定的認識規(guī)律來對各種問題進行批判和研究,在學習、借鑒中創(chuàng)新。

        二、服務手段創(chuàng)新

        (一)建立檔案館(室)網(wǎng)頁,開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁,積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務。

        (二)建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。

        該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。

        (三)電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務器上歸檔。

        三、拓展服務領域

        (一)信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內的對象服務轉化為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

        (二)興辦服務實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天,從信息資源開發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構,還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。

        (三)加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的文獻情報,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),實行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。

        四、結束語

        總之,加強檔案的管理,要從完善各項規(guī)章制度,提高信息化管理水平,提高管理人員素質等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念,解放思想,與時俱進,檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐,在推動檔案改革方面發(fā)揮更大的作用。

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