陳文靜

（黑龍江省農墾總局 八五六農場 黑龍江 158418）

傳統(tǒng)的以行政管理手段為主、法律手段為輔的檔案管理模式，已不能適應市場經濟體制下檔案工作的特點和要求，1996年全國人民代表大會常務委員會重新修訂了《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)?！稒n案法》明確了檔案行政管理部門的行政執(zhí)法權，賦予了檔案行政管理部門的行政處罰職能，既為檔案行政管理部門依法治檔提供了法律依據，又為檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供了法律保障。但在檔案工作的法制化建設中，檔案工作者執(zhí)法、守法的自覺性尚未完全形成，依法治檔意識還不夠強，制約了檔案法制化建設的進程。

一、建立項目法人制

項目法人制，是加強項目檔案管理法制化的重要措施，是實施項目檔案工作制度化管理的組織保障。項目建設(法人)單位是項目建設的主體，在項目管理中應發(fā)揮龍頭作用，檔案工作也是如此，應按照《檔案法》及建立項目法人制要求，建立檔案工作領導責任制和崗位責任制，并將檔案工作領導責任制貫穿項目建設全過程，形成以項目建設單位為管理核心，以納入合同為管理依據，以管理控制為管理手段，在各參建單位的全方位參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后嚴把驗收關的全程控制管理。

項目檔案管理的項目法人制，作為加強檔案法制化管理的第—條，2006年國家檔案局和國家發(fā)改委在制定《重大建設項目檔案驗收辦法》，把它作為一項重要內容列入重點檢查和考核內容，以保證項目檔案法人制的貫徹執(zhí)行。

二、納入合同管理制

合同是約束參建各方的法律依據，將檔案管理納入合同管理是市場經濟環(huán)境下規(guī)范項目檔案管理的行之有效的做法。項目建設(法人)單位在與設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應按《合同法》及其他法規(guī)文件的規(guī)定，分別設立有關檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的內容、套數、時間以及因修改增加新圖的責任、質量要求、審核責任和違約責任等，充分發(fā)揮合同的法律作用，以保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

1999年《中華人民共和國合同法》發(fā)布，其第16章——“建設工程合同”第274條、第275條規(guī)定，簽訂勘查、設計合同和施工合同時應對建設項目文件的交付、質量和驗收，在合同內容里做明確規(guī)定。同年年底，建設部、國家工商局發(fā)布的《關于印發(fā)建設工程施工合同(示范文本)的通知》第2部分——“通用條款”的第9部分32條規(guī)定，工程完工后，承包人必須提供完整的竣工資料和竣工圖，并應在專用條款內約定提交日期和份數，做出明確規(guī)定。

項目建設(法人)單位與設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂的合同一般分為主合同、合同附件、補充合同(協(xié)議)等幾部分。關于項目文件歸檔及檔案移交等有關內容，一般在主合同中只做一些原則的約定，具體的、詳細的內容，多數是在合同附件或合同補充(協(xié)議)中以專門的條款作出明確的約定，或根據國家、行業(yè)有關規(guī)定，可以單獨簽訂檔案合同。

三、加大對《檔案法》的宣傳力度

要通過不同渠道,采取不同方式加強對社會成員檔案法制化建設相關法律法規(guī)的宣傳教育,使每位社會成員學法、懂法、用法,讓《檔案法》深入人心,付諸行動,形成積極主動搜集和上交檔案資料、保護和提供檔案資料和檔案線索的良好行為。

四、實行工程監(jiān)理制

所謂項目監(jiān)理，是指對項目建設參與者的行為所進行的監(jiān)控、監(jiān)督和評價，以及采取相應的管理措施，保證建設行為的合法性、合理性和經濟性。

將檔案工作納入工程監(jiān)理制，主要是指監(jiān)理單位的檔案管理的職責，2000年頒發(fā)的《工程建設監(jiān)理規(guī)定》(GB50319)第14條“工程建設監(jiān)理程序”規(guī)定：工程監(jiān)理應“參與工程竣工驗收，簽署建設監(jiān)理意見”，并在“建設監(jiān)理任務完成后，向項目法人提交工程監(jiān)理檔案資料”。由于檔案驗收是建設項目竣工驗收的重要部分，竣工驗收包含檔案驗收。2002年國家檔案局頒發(fā)的《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》標準，將監(jiān)理的檔案管理職責做了更為具體的規(guī)定：監(jiān)理單位應對設計院編制的竣工圖進行審核簽字認可責任，對施工單位收集、編制、整理后的項目竣工文件的完整準確情況和案卷質量進行審查的職責。因此，監(jiān)理單位應根據這些規(guī)定以及項目建設(法人)單位要求，在合同規(guī)定范周內，配合業(yè)主制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，并在工程建設項目文件的形成、竣工文件的編制、竣工檔案的移交審核中充分發(fā)揮監(jiān)管的控制作用，保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效。

五、納入項目管理程序

將項目檔案工作納入項目管理程序，是檔案工作與項目建設同步的保障；將項目文件的歸檔要求貫穿于立項、設計、施工、監(jiān)理、驗收等各環(huán)節(jié)，能從源頭保證項目檔案完整、準確、有效。檔案部門作為項目管理的一個職能部門，按項目管理程序介入項目管理的各個環(huán)節(jié)，如參與開工交底、階段性檢查、交工驗收等節(jié)點控制檢查，能實時掌握項目文件形成、收集、積累情況，對檢查發(fā)現的問題，及時提出整改要求，采取措施加強過程控制。同時統(tǒng)一文件編制標準，提出規(guī)范整理要求，可以避免工作被動和歸檔滯后的現象。項目檔案工作納入項目管理程序的具體措施，就是要將項目檔案工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度落到實處，融入到項目管理程序中，才能真正實現檔案建設同步管理。

“三納入”就是要將項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目建設的各項程序，納入項目建設管理中，納入有關部門和有關人員的職責范圍。

“四同步”就是要將下達工程計劃任務與提出項目文件歸檔要求要同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件積累情況要同步；工程驗收與檔案驗收要同步；項目總結與歸檔的項目文件材料交接要同步。

“四參加”就是要求檔案人員應參加與工程管理相關會議及質量檢查，參加重要設備、儀器價格；參加項目建設竣工驗收及參加項目科研成果的審定。

[1]王冠男.高校檔案管理法制化建設初探[J].科技信息，2012（19）.

[2]宋穎.新建項目基建檔案工作初探[J].辦公室業(yè)務，2011（S1）.