文/孫燕媛

一、對檔案信息化的認識

對檔案信息化的定義，目前國內(nèi)主要有以下幾種代表性觀點：一種認為“檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)?！绷硪环N認為 “檔案信息化是指檔案部門運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用?！备嗳粟呄蛴谡J同以下觀點： “檔案信息化是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn)，其基本內(nèi)涵與信息化的內(nèi)涵是一致的……檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項目構(gòu)成。檔案信息化建設(shè)絕不是某一個或幾個方面的事，它也不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程，也不能簡單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來。檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化建設(shè)，檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，檔案信息資源的有序組織，檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn)，檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標準的制定與實施，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等”。綜上所述，目前檔案信息化的含義，一方面涉及信息技術(shù)層面；另一方面則涉及社會支持環(huán)境。

2002年11月25日，國家檔案局、中央檔案館向全國各檔案部門印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，提出了檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容。主要包括：（1）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。主要任務(wù)包括：第一，提高應(yīng)用計算機管理檔案的普及率。第二，加強局域網(wǎng)建設(shè) (包括與當?shù)卣?wù)網(wǎng)的聯(lián)通)。 （2）檔案信息資源建設(shè)。主要以下幾項任務(wù)：檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè) (全部館藏案卷級目錄、重要全宗文件級目錄)，檔案目錄中心建設(shè) (區(qū)域檔案文獻機讀目錄中心)，電子文件歸檔管理，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。 （3）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要包括：檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與推廣，適應(yīng)電子政務(wù)要求的機關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)的建設(shè)，基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息庫建設(shè)，基于互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)，示范性數(shù)字檔案館建設(shè)。 （4）檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標志、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等方面規(guī)范、標準。主要任務(wù)包括：檔案信息化法制建設(shè)和檔案信息化標準體系建設(shè)。 （5）檔案信息化人才隊伍建設(shè)。堅持各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)干部進修制度；加強對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。 （6）檔案信息安全保障體系建設(shè)。主要包括：第一，組織建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。第二，各級檔案部門在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

二、檔案信息化的必要性

信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，深刻地影響著檔案管理的理論、原則、模式和方法，給檔案工作帶來挑戰(zhàn)和機遇。在社會信息化的大環(huán)境下，檔案信息資源作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，其信息化建設(shè)的重要性正日益凸現(xiàn)出來。目前，我國檔案信息化建設(shè)的必要性在于：

(一)檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案管理現(xiàn)代化的需要。信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源，以現(xiàn)代通信技術(shù)和電子計算機技術(shù)引起的信息革命在不斷沖擊、推動著信息業(yè)的變革和發(fā)展。檔案部門作為社會信息業(yè)的組成部分，正面臨著機遇與挑戰(zhàn)。國際檔案理事會主席王剛曾經(jīng)深刻論述了檔案信息資源在世界從工業(yè)社會向信息社會轉(zhuǎn)型的歷史進程中的重要作用，并且要求全世界檔案工作者深入思考現(xiàn)代化背景下的檔案工作與信息社會的密切關(guān)系，激勵我們學(xué)習(xí)和運用當代先進的科學(xué)知識與技術(shù)手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐。檔案工作自身要發(fā)展，僅靠傳統(tǒng)的手工管理方式，已不能適應(yīng)信息社會對檔案信息資源的需求。因此，檔案工作必須走現(xiàn)代化管理的道路。檔案管理現(xiàn)代化，離不開電子計算機為主的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如自動標引、光盤存儲、多媒體技術(shù)、人工智能、超文本等高新技術(shù)在檔案管理中將得到普遍應(yīng)用。只有以現(xiàn)代化的管理方式和手段來提高檔案管理的效率與質(zhì)量，檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位，檔案事業(yè)本身才能有發(fā)展的前途。

(二)電子文件的大量出現(xiàn)，需要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理方式。隨著計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，越來越多的社會活動和科技生產(chǎn)活動的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，這使電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用成為必然，電子文件應(yīng)用的范圍將日益擴大，數(shù)量將日益增加。電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，它對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的原則、理論、模式及技術(shù)等是一個挑戰(zhàn)，其產(chǎn)生與新技術(shù)息息相關(guān)，有關(guān)紙質(zhì)檔案的管理方式已不完全適用于它，需要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和建立獨特的管理模式。在檔案信息化建設(shè)中，電子文件的管理是檔案信息資源建設(shè)的重點。近年來，各級各類檔案部門都在密切關(guān)注并積極開展電子文件相關(guān)業(yè)務(wù)管理活動。

(三)檔案信息化建設(shè)，是充分開發(fā)利用檔案信息資源的需要。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源，早在1984年，鄧小平同志就提出： “開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)?！睓n案是一種重要的信息資源，它具有信息的一般屬性，也有其自身的特點，即原生性。原生信息是信息加工的基礎(chǔ)，檔案信息是整個社會信息系統(tǒng)的基石之一。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。檔案信息化建設(shè)，可以將檔案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。在上個世紀我國提出的信息高速公路的前景規(guī)劃是：一個前所未有的全國性 (最終將是全球性)電子通訊系統(tǒng)將使個人用戶都能與之相連，并將提供所能想像的所有電子形式的電子通訊聯(lián)絡(luò)，以使人們更加快捷、更加方便獲得各種信息。檔案信息資源的開發(fā)利用，應(yīng)與信息高速公路接軌，將蘊藏在各級各類檔案部門的內(nèi)容豐富的檔案信息挖掘出來，充分發(fā)揮其作用。

三、我國檔案信息化的現(xiàn)狀

我國檔案信息化的起步比較早，自1979年起，中央檔案館、中國人民解放軍檔案館、國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所等個別機構(gòu)就陸續(xù)購置計算機設(shè)備開始了檔案管理自動化課題的研究和實驗。至1985年底，全國已有20多個檔案館成功開發(fā)并運行計算機檔案管理系統(tǒng)。1993年，隨著國家經(jīng)濟信息化戰(zhàn)略的啟動，大量電子文件問世，為此1996年國家檔案局成立了 “電子歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”，檔案信息化逐步由自發(fā)進行轉(zhuǎn)向自覺開展。然而，從國家層面對檔案信息化建設(shè)的宏觀組織，卻要從2002年 《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》 (檔發(fā) 〔2002〕8號)發(fā)布算起，在此之前的10年，我國檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定的成效，但整體的發(fā)展速度還是比較緩慢的。造成這種 “起步早，發(fā)展慢”現(xiàn)象的原因是多方面的，我國檔案界也對這個問題進行了深入的反思。結(jié)合筆者自己從事檔案管理工作的經(jīng)歷，以管窺豹，以下幾個問題是值得關(guān)注的：一是國家投入與檔案信息化工作效益不相適應(yīng)，這種不相適應(yīng)是兩方面的，一方面是國家在檔案工作方面的投入與檔案信息化建設(shè)的面臨的任務(wù)不適應(yīng)，檔案軟硬件建設(shè)方面都需要國家政策、財政給予大力的支撐；另一方面，是檔案工作在信息化建設(shè)方面取得的成效與國家投入不相適應(yīng)，沒有產(chǎn)生良好的社會效益。二是檔案信息化建設(shè)長遠規(guī)劃與檔案工作的可持續(xù)發(fā)展不相適應(yīng)。三是檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)與檔案信息化工作發(fā)展不相適應(yīng)，整個檔案職業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng) (信息化意識和信息技能)偏低，不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

四、加快檔案信息化建設(shè)的舉措

針對我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，面對機遇與挑戰(zhàn)，筆者認為，推進檔案信息化建設(shè)的對策措施如下：

（一）加強宏觀管理。檔案信息化建設(shè)應(yīng)納入國民經(jīng)濟和社會信息化的大局中，電子文件的管理，數(shù)字檔案建設(shè)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等檔案信息化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)由國家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃和組織，避免各自為政，不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)遵循的基本原則，如雙套制管理原則、文檔一體化管理原則、信息網(wǎng)絡(luò)安全原則等，應(yīng)由國家檔案局來宏觀管理，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一組織。進行檔案信息化建設(shè)，是一項關(guān)系檔案事業(yè)發(fā)展全局的戰(zhàn)略舉措，必須納入國家信息化建設(shè)的總格局中，同步進行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）加強檔案管理軟硬件建設(shè)。各級各類檔案部門可借鑒已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、政府上網(wǎng)工程、互聯(lián)網(wǎng)站等系統(tǒng)連通，以各級檔案部門的局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，連接計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的管理和應(yīng)用還需要有優(yōu)秀的應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保障。各級各類檔案部門應(yīng)以檔案管理軟件的優(yōu)化和推廣為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案館試點與電子文件管理系統(tǒng)為主，加強檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

（三）加強檔案信息資源建設(shè)。各級各類檔案部門要全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案信息資源的合理配置與科學(xué)管理，充實和完善檔案數(shù)據(jù)庫，有計劃地進行館藏檔案數(shù)字化的工作，積極介入本部門、本地區(qū)電子文件管理工作，探索規(guī)范化的管理方式。

（四）加快行業(yè)規(guī)范與人才建設(shè)。國家檔案行政管理部門要在充分利用已有標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定，逐步推出適合我國國情的相關(guān)標準規(guī)范，完善檔案信息化建設(shè)的標準規(guī)范體系，使檔案信息化建設(shè)有章可循。檔案信息化建設(shè)離不開人的因素，要有針對性地培養(yǎng)一大批既能熟練應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

檔案信息化建設(shè)是目前我國檔案工作中面臨的一項緊迫任務(wù)。我們要深刻認識檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性，深入開發(fā)和廣泛利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的進程。

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