文/郭廣君

一、建立檔案管理的信息系統(tǒng)

實現(xiàn)檔案的信息化管理，必須建立檔案管理的計算機信息系統(tǒng)，因此還需要提前做好以下幾項工作：首先，建立一套計算機應用條件下的檔案管理流程，并對管理流程進行細化，對每一個操作步驟嚴格要求，盡快適應檔案信息管理的需要。其次，完善管理系統(tǒng)的各個功能，根據(jù)指定的工作流程，設計相應的功能，提高管理效率，實現(xiàn)全自動化辦公。最后，為確保檔案管理系統(tǒng)的安全，建立完善的內部控制制度，保證信息安全。

在電子檔案使用過程中，首先應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

二、完善管理制度，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理信息化以后，運用新的信息技術，因此檔案管理也出現(xiàn)了很多新的管理理論和方法，這樣在工作中就會遇到一些新的基本理論和新的問題，主要的問題有電子檔案的鑒定問題、工作人員的專業(yè)技能問題、檔案管理機構職能上的變化、電子文件的管理問題、數(shù)字檔案館的建設、檔案信息對外公開度的方式等等。新的工作模式雖然更為先進，但也必然會帶來新的問題，對這些基本的理論問題必須作出科學合理的解釋并解決，在新的工作指導方針下，建立一套完善的工作制度，并且保證其具體實現(xiàn)，這是檔案管理信息化成敗的關鍵。檔案管理信息化最終的管理者還是人，只是現(xiàn)在借助了現(xiàn)代化的設備和軟件，如果只有硬件設備，而實際的管理者無法操作，那么就顯得毫無意義。因此，檔案管理者必須提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，具備多元化的知識背景，適應現(xiàn)在管理的需要。檔案管理層的知識結構對檔案管理有著重要影響，必須用現(xiàn)代化的知識武裝每一位工作者，所以一定要建立一支具有現(xiàn)代科學技術和知識的檔案管理隊伍。首先，作為檔案管理者，必須掌握多元化的知識結構，現(xiàn)代化的檔案管理運用了很多先進的理論，也是一些優(yōu)秀科技成果的集合，檔案工作者只有不斷地學習，掌握這些先進的管理理論，具備這種先進的管理思維。尤其是現(xiàn)代化的檔案管理運用了很多信息技術和多媒體技術，要求工作者掌握這些設備運用的同時，還要有一定的計算機知識和現(xiàn)代數(shù)學知識。其次，掌握專業(yè)知識和技能。主要包括檔案學、檔案管理學、目錄學、檔案自動化管理，以及標引、檢索、復制等基本技能。這些專業(yè)的知識和專業(yè)技能是每一位工作者必須具備的，要改變以往檔案管理者老弱病殘的局面，用專業(yè)的人才管理專業(yè)的檔案。最后，根據(jù)國外檔案管理學的發(fā)展趨勢，檔案管理工作者還需要掌握現(xiàn)代化的管理技術，以及檔案信息分析，提高檔案信息的服務功能。上級檔案管理部門需要為管理者學習提供條件，鼓勵員工繼續(xù)深造。努力打造一支知識多元化，具備專業(yè)管理知識和技能，同時梯隊建設完善的檔案管理隊伍。

三、加強檔案管理的安全化措施

檔案信息是重要的社會資源，同時也可能涉及到一些個人隱私和國家機密，尤其是一些商業(yè)機密和行業(yè)檔案，很容易被一部分人利用，因此一定要有較高的信息安全素養(yǎng)。信息安全素養(yǎng)是指在網絡環(huán)境下，管理電子文件和信息的安全意識和能力。對于很多檔案資料而言，檔案的安全就是信息生命的保證，一旦信息泄露，那么檔案的保存價值將不復存在。強化檔案管理的安全措施，提高管理人員的信息安全素養(yǎng)，對于研究檔案管理的安全領域和發(fā)展檔案管理學有重要幫助。隨著經濟的快速發(fā)展，各行各業(yè)都在出現(xiàn)新的檔案，而不同檔案的管理要求也相差很大，這需要管理人員在管理水平上相應提高，深刻認識到檔案管理的重要性和使命感。努力轉變職能，深化檔案管理部門的服務意識，以更新的理念面對管理工作，強化檔案管理的安全措施，保護信息安全，真正發(fā)揮檔案資料的作用。

四、提高檔案信息管理和服務的水平

建立良好的信息基礎設施，實現(xiàn)信息最大程度的利用是人類推進信息化進程的目標。人類在推進信息化建設的進程中，對于檔案信息化建設也具有指導意義。檔案信息化是在信息技術水平不斷提高的基礎之上發(fā)展起來的，所以在檔案信息化建設的過程中，也要隨著信息技術的發(fā)展變化而變化，及時地作出相應的調整。在當下，檔案管理工作中，電子信息管理已經占有了相當重要的地位，所以，檔案信息化的建設必須立足當前，放眼未來，正確解決發(fā)展中遇到的各種問題。檔案管理部門也要轉變觀念，不斷學習，提高自身素質，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為經濟建設和社會發(fā)展服務。

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