文/曲健

隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位人事檔案管理工作也日益重要，人事檔案主要指得是記錄單位人員的個人履歷、政治面貌、工作表現(xiàn)等個人資料，人事檔案對于個人工作調度和晉升等都起著重要的作用，就事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作屬于人事部門工作中的重要組成部分，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，對于事業(yè)單位任用和選拔人才有著重要的現(xiàn)實意義，通過人事檔案管理工作能力更好地對事業(yè)單位人員進行良好的配置。

一、當前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理認識程度不足。事業(yè)單位中，人事檔案的管理工作是一項默默無聞的工作，并不像其他部門的工作那么引人注目，也很難取得明顯的成績和榮譽。在我國的事業(yè)單位中，有少數(shù)檔案管理工作人員和單位管理人員對人事檔案管理的理解存在誤解，簡單的認為人事檔案管理就是隨便抄抄寫寫，保管資料的工作，并不屬于單位整體工作中的一部分，無法為單位帶來經(jīng)濟效益，因此只需要應對外調和查檔就行了。所以，部分領導很容易忽略人事檔案管理工作的重要性，沒有把人事檔案管理工作列為單位發(fā)展規(guī)劃，造成了人事檔案工作長期性地處在被動的狀態(tài)之中，很難提升人事檔案管理工作的水平。

（二）管理水平不高，基礎設施建設薄弱。隨著我國事業(yè)單位人事制度的不斷改革和創(chuàng)新，事業(yè)單位內部機構改革工作完善，各個崗位人員競爭上崗，過去的很多管理人員由于自身不具有較強的綜合素質和較高的專業(yè)化水準，對事業(yè)單位檔案管理工作認識存在誤區(qū)，同時很多單位的檔案管理者常常是身兼數(shù)職，無法將全部的精力投入到檔案管理工作中去，日常比較常見的問題都僅僅是把材料放在存檔盒內，并沒有做到第一時間歸檔處理，在很大程度上影響了人事檔案管理工作質量的提升。另外，事業(yè)單位人事檔案管理設備設施過久，很多單位都是把辦公室、閱檔室和倉庫融為一體，不但沒有鐵門鐵窗，其他硬件配置設置也不是很完善，各類防水、放火技術通常采取手工操作辦法。同時紙質檔案還易受溫度影響發(fā)生腐蝕，受陽光照耀引起檔案發(fā)黃，自己脫落等問題，不利于人事檔案的完整性和科學性。

（三）檔案收集工作缺乏力度。一方面是人事檔案歸檔工作不完善，執(zhí)行力度低，人事檔案歸檔工作不及時的問題在一些沒有專職人事檔案人員的事業(yè)單位中顯得更加突出。另一方面是人事檔案材料歸檔收集不完善的問題，例如某事業(yè)單位對人事檔案材料進行定期檢查的過程中，在對調查的2000多份人事檔案中，很多都存在信息不完整的問題。三是人事檔案材料的真實性和穩(wěn)定性還有待提升。人事檔案材料是客觀真實地對單位員工的生活工作情況進行記錄的過程，但是某些單位在進行檔案收集的過程中，很多材料還不夠真實準確，部分檔案材料在內容與形式上都存在雷同現(xiàn)象，這就導致了檔案材料無法準確地反映出真實情況，這些問題都在很大程度上影響了人事檔案的質量，出現(xiàn)了利用率低下的問題。

（四）人事檔案利用水平較低。事業(yè)單位人事檔案的功能并沒有得到完全的發(fā)揮，對于人事檔案管理人員而言，不管是對檔案的收集整理還是鑒別工作，從當前的情況來看，事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在重保密、輕利用的問題，檔案管理意識不明顯。雖然也有對人事檔案利用的情況，但是其范圍是很小的，所查閱的內容都是可以從其他途徑了解到的個人簡歷。另外，人事檔案利用的途徑也比較單一，只有當需要的人找上門來之后才轉變?yōu)楸粍拥胤眨@種現(xiàn)象就導致了人事檔案利用率低下，人事檔案作用越來越弱。

二、新時期事業(yè)單位人事檔案管理新思路

（一）加強組織領導，增強檔案管理意識。切實加強組織領導，把人事檔案管理工作上升到重要的議事日程上來。俗話說，火車要跑快，全靠車頭帶。這句話說得是管理者的帶頭作用，將這句話用在事業(yè)單位的人事檔案管理上來依舊適用。要做好人事檔案管理工作就必須要從領導入手，讓事業(yè)單位管理人員充分認識到人事檔案的重要性，加強組織領導工作，把人事檔案管理提升到戰(zhàn)略高度。建立人事檔案管理領導小組，選派單位領導對其直接負責，對于人事檔案管理工作要一一過問，親自把關，定期對人事檔案管理工作進行考核，建立和完善檔案管理工作考核機制，促進人事檔案管理工作制度化和規(guī)范化。

（二）加強基礎設施建設，健全和完善管理制度。要加強人事檔案管理基礎設施建設，事業(yè)單位應該選派專人從事檔案管理工作。結合 《干部檔案工作條例》中的相關規(guī)定，嚴格配備人事部門檔案庫房的基礎設施和管理人員。做到每一千人的檔案必須配備一名專職管理人員；要保證檔案庫房具有防火、防潮、防盜的功能，配備專門的鐵制檔案存儲柜，檔案庫房的面積要保證每一千卷檔案25平方米左右，同時應該在庫房中配備空調、滅火器等控溫滅火設備和相應的管理工具。建立和完善人事檔案管理制度，逐漸健全檔案功能，保證人事檔案記錄內容的真實性和客觀性，為事業(yè)單位人事決策提供更加可靠的依據(jù)，從而讓人事檔案更好地為單位人才選拔工作服務。

（三）做好檔案收集工作，提高檔案管理質量。要做好人事檔案材料的收集工作，提升人事檔案管理工作水平。收集人事檔案材料屬于事業(yè)單位人事檔案管理中的基礎性工作，隨著我國政治經(jīng)濟體制改革的不斷推進，干部體制改革、各種考核培訓、專業(yè)技術晉升等需要歸檔的材料也日益增多，這就為人事檔案材料收集工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應該第一時間收集各種材料并仔細整理，認真鑒別。對于不符合相關規(guī)定要求的檔案材料要進行嚴格篩選，手續(xù)不完整的材料要退回并要求補辦，保證檔案材料能夠全面真實地反映當事人的信息。

（四）完善檔案功能，提升人事檔案的利用率。積極對人事檔案的功能進行完善，讓人事檔案中記錄的內容更加真實客觀，對于人事檔案的功能應該重新認識，其一是對檔案中原本已有的重要部分進行保留。其二是人事檔案的內涵應該進一步擴大，例如應該包含養(yǎng)老保險、醫(yī)保、失業(yè)保險等內容，注重對人員工作業(yè)績的記錄，適當增加一些其他方面的材料，從而讓人事檔案所反映的內容更加符合用人單位的要求。其三是對其他關于人員和單位都需要用到的各項功能進行補充，從而讓人事檔案更好地為事業(yè)單位服務，提高人事檔案的利用率。

三、結語

當前，事業(yè)單位人事檔案管理工作雖然取得了一定的成效，但是距離當前時代發(fā)展的需求還有一定的距離，我們必須從實際情況出發(fā)，對事業(yè)單位人事檔案工作進行改革和創(chuàng)新，在建立和完善人事檔案管理制度的過程中，加強人才的培養(yǎng)，豐富檔案信息資源建設，積極擴展人事檔案的利用率。唯有這樣才能夠促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展，對于事業(yè)單位人事部門選拔任用人才提供更科學的依據(jù)。

[1]肖芹.事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策 [J].辦公室業(yè)務.2013（02）：P33.

[2]王紅衛(wèi).淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作體會 [J].科技創(chuàng)新導報.2012（12）：P78.

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