文/王順新

近些年來(lái)，我市許多大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照 《中華人民共和國(guó)檔案法》和《湖北省科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理考核細(xì)則》要求，大力加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用，有效地提高了醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，以適應(yīng)科技發(fā)展和技術(shù)交流以及科技進(jìn)步的需要，更好地為醫(yī)院工作服務(wù)。然而有些基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)，特別是縣級(jí)以下的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用不是很重視，為此，本文就基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案規(guī)范化管理和利用作一些探討。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，注重宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)，由于有些基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的意識(shí)談薄，醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，使檔案管理工作在一定程度上受到了局限性，醫(yī)院各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人以及職工對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)、作用、意義認(rèn)識(shí)不足，在一般人眼里只知道干部人事檔案、病歷檔案，而對(duì)其它類(lèi)別檔案了解甚少，許多有保存價(jià)值的文件材料如基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、影像類(lèi)，甚至有些文書(shū)資料等等檔案處于分散管理，無(wú)專(zhuān)人保管，未能做到及時(shí)收集、整理、歸檔，造成許多有價(jià)值的資料散失。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，并把檔案目標(biāo)管理列入醫(yī)院行政管理重要議事日程，同時(shí)要加大對(duì)檔案工作、檔案法規(guī)，特別是對(duì) 《檔案法》的宣傳力度，讓大家充分認(rèn)識(shí)檔案工作在醫(yī)院物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中的重要作用，樹(shù)立檔案法規(guī)意識(shí)，自覺(jué)遵守檔案法規(guī)，為醫(yī)院檔案達(dá)標(biāo)管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)要成立綜合檔案室，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造良好的外部條件。按照上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于醫(yī)院檔案管理晉級(jí)要求，充分做好檔案管理的宣傳工作，精心部署檔案庫(kù)房的設(shè)置，人員的配置，主動(dòng)協(xié)調(diào)各種矛盾，解決具體困難，并在經(jīng)費(fèi)上給予大力支持。同時(shí)還要成立以分管領(lǐng)導(dǎo)和一些有檔案工作經(jīng)驗(yàn)的同志組成的醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，辦公室主任具體負(fù)責(zé)落實(shí)，成立綜合檔案室，配備專(zhuān)職的檔案管理員，并實(shí)行各種門(mén)類(lèi)載體的檔案集中管理。醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)都設(shè)有兼職的檔案人員，建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的建立是醫(yī)院檔案收集、整理、分類(lèi)、歸檔的基礎(chǔ)，在專(zhuān)職檔案員的直接協(xié)調(diào)下，各職能科室要密切配合，對(duì)建院以來(lái)所有文書(shū)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、病案檔案以及實(shí)物檔案和影像檔案按照檔案管理的 “三合一”制度進(jìn)行全面、仔細(xì)、規(guī)范化的分類(lèi)、整理、歸檔，形成較為完整、系統(tǒng)、全面的綜合檔案。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的晉級(jí)評(píng)審奠定良好的基礎(chǔ)。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實(shí)工作崗位責(zé)任制

檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，必須有嚴(yán)格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制保障。要根據(jù) 《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際制定出 《醫(yī)院檔案工作管理辦法》，明確檔案工作體制，檔案工作任務(wù)，文件歸檔范圍、檔案時(shí)間和歸檔文件材料的質(zhì)量要求，同時(shí)還要分別制定出 《檔案人員崗位責(zé)任制》《兼職檔案人員崗位責(zé)任制》《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案查閱、借閱制度》《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》《檔案分類(lèi)及編號(hào)方案》以及 《案卷目錄、歸檔范圍、保管期限“三合一”制度》等檔案收集、整理、修改補(bǔ)充、借閱、統(tǒng)計(jì)一系列制度，逐步使醫(yī)院檔案管理步入規(guī)范化、制度化軌道。醫(yī)院在文件的形成、積累、收集、整理、歸檔工作中建立一套十分健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，無(wú)論對(duì)專(zhuān)職檔案員，還是兼職檔案員，都實(shí)行崗位責(zé)任目標(biāo)管理，每年定期進(jìn)行一次考核，并將考核結(jié)果與科室有關(guān)人員獎(jiǎng)金掛鉤，有效地促進(jìn)檔案資料統(tǒng)一集中歸檔的規(guī)范化、制度化。醫(yī)院綜合檔案室要堅(jiān)持做到參加工作竣工驗(yàn)收和設(shè)備開(kāi)箱工作，并且做到設(shè)備發(fā)票一定要有專(zhuān)職檔案員簽字。

三、適應(yīng)檔案工作的需要，改善綜合檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)和保管條件

為了確保檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，作為基礎(chǔ)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)，建立綜合檔案室、推行檔案庫(kù)房技術(shù)管理是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。國(guó)家檔案局在 《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》中明確指出： “檔案庫(kù)房技術(shù)管理是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)檔案庫(kù)房技術(shù)管理，是實(shí)現(xiàn)檔案保管條件現(xiàn)代化的重要方面，各級(jí)各類(lèi)檔案館、室均應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作?！备骰鶎俞t(yī)療機(jī)構(gòu)要根據(jù)國(guó)家檔案局的指示要求，在充分考慮檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，做到新建檔案室的樓層設(shè)計(jì)、布局安排合理，檔案庫(kù)房寬敞、整潔、明亮。同時(shí)，在資金上要給予大力支持，要配備必要的鐵制檔案柜、檔案密集架、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)器、去濕機(jī)、滅火器等較為先進(jìn)的檔案保護(hù)設(shè)備，并安裝防盜門(mén)窗，防光窗簾，保護(hù)條件要達(dá)到防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防污染的基本要求。目前全國(guó)各大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作正朝著檔案自動(dòng)化方面發(fā)展，實(shí)行微機(jī)化管理，這是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展方向，也是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容與最終目標(biāo)。因此，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)也要向大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)，力爭(zhēng)在較短的時(shí)間內(nèi)逐步實(shí)現(xiàn)檔案專(zhuān)用軟件管理，全面推進(jìn)檔案管理理論與方法的進(jìn)步和發(fā)展。

四、注重檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案人員的素質(zhì)，突出檔案管理的利用價(jià)值

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，是檔案工作的重要組成部分，它在整個(gè)檔案工作中占有十分重要的地位。檔案的收集、整理、編研、歸檔以及管理工作，最終目的是為檔案信息資源的利用服務(wù)。所以檔案工作總得來(lái)說(shuō)可以概括為兩個(gè)方面，一是管理檔案；二是開(kāi)發(fā)利用檔案。近幾年來(lái)，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案室在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方面緊緊圍繞醫(yī)院行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研教學(xué)、后勤服務(wù)等工作做出了大量的工作，并取得了一定的成績(jī)。如為醫(yī)院醫(yī)療糾紛打官司、病人及家屬借閱或復(fù)印病歷、科研人員利用病歷檔案進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)院辦理土地證、職工歷年科研獲獎(jiǎng)情況、職工提高福利待遇、職工職稱(chēng)晉升以及基建改修等等提供了可靠的依據(jù)，體現(xiàn)了檔案管理工作的重要性和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

為了提高基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合檔案室檔案利用服務(wù)工作，為單位內(nèi)部職工、病人及家屬以及社會(huì)其它機(jī)構(gòu)提供良好的檔案利用服務(wù)，對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求：

1.樹(shù)立 “服務(wù)、創(chuàng)新、發(fā)展”的主題思想，明確服務(wù)方向，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案利用服務(wù)工作是一項(xiàng)重要而有價(jià)值的工作，也是醫(yī)院的形象窗口。檔案管理人員要緊緊圍繞本單位工作中心，開(kāi)創(chuàng)檔案利用服務(wù)新方式，做好檔案利用服務(wù)。同時(shí)，要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極創(chuàng)造條件為用戶提供利用服務(wù)，方便用戶，并對(duì)檔案利用服務(wù)中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況、新特點(diǎn)加以研究，制定整改措施，便于開(kāi)展針對(duì)性的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.熟悉檔案內(nèi)容，及時(shí)了解和滿足用戶的客觀需求。檔案管理人員應(yīng)通過(guò)對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、編制檢索工具等實(shí)踐工作，全面掌握熟悉本檔案室的檔案內(nèi)容及存放位置，對(duì)重點(diǎn)卷宗和珍貴檔案要了如指掌，并能根據(jù)客觀需要，做好檔案利用的預(yù)測(cè)工作，提高利用服務(wù)層次。

3.注重研究檔案開(kāi)發(fā)與利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，追蹤利用效果，做好信息反饋工作。認(rèn)真研究分析一段時(shí)期內(nèi)的利用工作，總結(jié)出利用的特點(diǎn)和規(guī)律，并通過(guò)利用追蹤，做好信息反饋，以便促進(jìn)檔案內(nèi)涵建設(shè)，通過(guò)檔案管理水平。