文/中國飛行試驗(yàn)研究院 劉文佳 陳鵬

辦公室作為一個(gè)綜合與全面的辦事機(jī)構(gòu)，是任何一個(gè)事業(yè)單位都不可或缺的重要組成部分。如今隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革不斷完善，辦公室對促進(jìn)企事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展起著更為重要的作用，承擔(dān)著監(jiān)督指導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、管理服務(wù)等多重功能，因而，新形勢下，辦公室工作只有不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，才能發(fā)揮更大的作用。本文則基于此具體探討辦公室工作質(zhì)量的管理。

一、現(xiàn)代辦公室工作管理的作用

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和社會(huì)的不斷發(fā)展，各級單位必須對內(nèi)部管理工作進(jìn)行必要的強(qiáng)化與規(guī)范，而辦公室作為引導(dǎo)全局的職能機(jī)構(gòu)，其工作質(zhì)量的好壞對其他部門產(chǎn)生著直接的影響，總體來講，辦公室管理主要有以下幾點(diǎn)作用。

（一）重要的參謀功能

現(xiàn)代辦公室管理需要將各種工作信息及時(shí)傳遞到各個(gè)部門，提供有效地參考，并且辦公室工作需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意見來對各種文稿進(jìn)行處理，進(jìn)行實(shí)際的調(diào)查等工作，同時(shí)也需要對重大事件提出有效地建議與意見，輔助單位領(lǐng)導(dǎo)完成重要的決策。

（二）重要的紐帶作用

辦公室是現(xiàn)代企事業(yè)單位中不同職能部門與員工之間的重要紐帶，起著傳達(dá)與溝通的重要作用，辦公室處在領(lǐng)導(dǎo)者與基層的中間位置，因而可以對重要事件決策進(jìn)行有效地調(diào)節(jié)與權(quán)衡，促進(jìn)制定的決策能夠同客觀條件互相適應(yīng)。

二、辦公室工作管理中存在的問題

（一）缺乏創(chuàng)新觀念

如今社會(huì)高速發(fā)展，信息技術(shù)的不斷發(fā)展帶來了人們生活與工作的變化，而辦公室工作管理的內(nèi)容與形式同樣需要不斷地更新，發(fā)揮其高層次與全方位的作用，但如今一些企事業(yè)單位辦公室工作管理依然固守著“治人”的傳統(tǒng)思想與方式，簡單地指揮、控制與監(jiān)督，導(dǎo)致辦公室工作效率低下。

（二）服務(wù)管理水平待提升

服務(wù)管理水平的不足首先體現(xiàn)在服務(wù)對象不清，辦公室人員服務(wù)對象包括領(lǐng)導(dǎo)與全體職工，而許多辦公室干部認(rèn)為只要將領(lǐng)導(dǎo)所交代的事情辦完就行，沒有主動(dòng)了解基層職工的需求。并且在工作中過于被動(dòng)，不會(huì)積極去思考一件事，有事情就做，沒有事情就等著領(lǐng)導(dǎo)吩咐，從而造成了辦公室工作效率與服務(wù)水平低。

（三）管理制度不完善

辦公室管理工作沒有明確的職責(zé)與目標(biāo)規(guī)定，存在著諸多不規(guī)范的地方，造成了不必要的資源與時(shí)間的浪費(fèi)，降低了工作效率，制度的不完善也導(dǎo)致了員工的工作目標(biāo)的不明確，不清楚辦公室工作應(yīng)當(dāng)如何做，做到什么程度，導(dǎo)致員工缺乏活力激情，毫無進(jìn)取之心。

三、優(yōu)化辦公室工作質(zhì)量管理的途徑

現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公室管理工作，必須要堅(jiān)持以人為本的理念，樹立起良好的服務(wù)意思、大局意識、創(chuàng)新意識與學(xué)習(xí)意識等，不斷提升工作質(zhì)量與效率，現(xiàn)提出以下幾點(diǎn)途徑供參考。

（一）健全制度，規(guī)范管理

要完善辦公室管理，提升辦公室工作質(zhì)量與效率，必須要建立起長足有效的管理制度規(guī)劃，發(fā)揮管理功能，對部門與職員進(jìn)行有效地約束，管理制度的制定需要結(jié)合單位的實(shí)際情況，將原則落實(shí)到各項(xiàng)規(guī)章細(xì)節(jié)當(dāng)中，同時(shí)流程的建立需要引導(dǎo)與示范，在執(zhí)行上要下功夫控制，做到一視同仁，形成規(guī)范，促進(jìn)辦公室工作凡事都有章可循，提升辦事效率。

（二）以人為本，樹立正確管理意識

辦公室工作管理的主體為職工，因而其管理工作的優(yōu)化與實(shí)施必須要始終堅(jiān)持以人為本，利用人性化的管理模式促進(jìn)員工積極參與，企事業(yè)單位需要時(shí)刻為員工著想，促進(jìn)員工全身心地投入到工作當(dāng)中，切實(shí)提升他們的主動(dòng)性與積極性，從而為辦公室各項(xiàng)工作的開展打好基礎(chǔ)。同時(shí)，作為綜合管理部門，辦公室的工作目的需要同本企事業(yè)單位整體管理目標(biāo)完全一致，服從于整體利益，因此，辦公室工作人員必須要樹立起全局意識，形成大局觀，直接為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而服務(wù)。

（三）把握基本原則，樹立服務(wù)意識

辦公室工作的基本原則需要包含準(zhǔn)確性、高效性與保密性等特征，這些也是辦公室員工必須遵守的基本原則，因而首先要促進(jìn)員工把握工作的基本原則，要求辦公室人員以一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，踏實(shí)認(rèn)真去了解并完成自己的工作，進(jìn)一步推進(jìn)辦公室工作的制度化與規(guī)范化。同時(shí)，辦公室工作員工需要樹立起牢固的服務(wù)意識，積極適應(yīng)企事業(yè)單位內(nèi)部與市場現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)知識與技能，例如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理心理學(xué)、組織行為學(xué)等，提升自身的理論實(shí)踐水平，在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定完善的工作計(jì)劃，嚴(yán)密部署，提高服務(wù)素質(zhì)和管理水平。

（四）創(chuàng)新管理方法模式

辦公室工作的性質(zhì)與重要性決定其方法與思路必須要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地推陳出新，企事業(yè)單位需要利用有效地管理方法來調(diào)動(dòng)起員工的工作熱情與主動(dòng)性，利用新的思維模式為載體促進(jìn)辦公室工作的高效運(yùn)行。例如將辦公室管理同工作人員完成的各項(xiàng)工作任務(wù)有效地結(jié)合起來，以企事來單位整體辦公速度和素質(zhì)提升為推進(jìn)點(diǎn)，促進(jìn)辦公室工作對企事業(yè)各項(xiàng)工作的保障作用，從而推進(jìn)整體工作，促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量的提升。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公室工作日趨復(fù)雜化與重要化，在促進(jìn)單位協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)等方面扮演者越來越重要的角色。因而辦公室工作工作必須要不斷創(chuàng)新，提升管理服務(wù)水平?？偠灾嵘龁挝坏母偁幜?，必須要從完善辦公室工作管理機(jī)制、提升管理服務(wù)意識與創(chuàng)新方法等多方面入手，推動(dòng)辦公室工作的健康發(fā)展，從而提升辦公室工作效率。

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