文/江蘇省鹽城市政府督查處 田夏
秘書的主要職責(zé)是參與政務(wù)、處理事務(wù)、提供服務(wù),他們是連接決策者和執(zhí)行者的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。秘書工作中的一個(gè)重要任務(wù)就是從事大量的文字工作。向上請(qǐng)示報(bào)告工作,向下傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求,對(duì)內(nèi)溝通協(xié)調(diào),對(duì)外搜集信息,都需要“寫”來(lái)完成。從某個(gè)角度來(lái)講,秘書的寫作能力直接決定服務(wù)質(zhì)量,而寫作能力提高的關(guān)鍵在于寫作基本功的訓(xùn)練。三年多的秘書工作讓我逐漸悟到一些方法,寫作基本功訓(xùn)練可用“聽、記、讀、說(shuō)、寫、改”六個(gè)字來(lái)概括。
“聽”,首先要認(rèn)真聆聽領(lǐng)導(dǎo)講話,深刻理解講話精神,領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作經(jīng)驗(yàn)、具體要求,在寫作中加以貫徹落實(shí);其次是仔細(xì)聽取各部門領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào),了解各部門的基本情況、工作進(jìn)展、存在問(wèn)題和工作建議,并加以整理,給領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實(shí)的第一手資料;再就是要認(rèn)真聽取辦公室領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于起草文件、報(bào)告的具體要求、思路,并加以記錄,為自己的寫作把控方向;最后要虛心傾聽領(lǐng)導(dǎo)和同事們提出的寫作建議和心得介紹,在日常工作中,善于與其他秘書溝通交流,汲取他們的寫作經(jīng)驗(yàn)。
“記”,就是做好各種會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)談話記錄,整理完善學(xué)習(xí)筆記。會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況及會(huì)上發(fā)言和決議事項(xiàng)所作的原始記載,客觀地反映了本單位實(shí)施集體領(lǐng)導(dǎo)決策的全過(guò)程,對(duì)今后的工作起著重要的參考、咨詢和依據(jù)憑證作用,對(duì)起草文件、講話稿起著非常重要的指導(dǎo)作用。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)談話的記錄過(guò)程,也是體味領(lǐng)導(dǎo)思想、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的過(guò)程,再要起草文件、講話時(shí),就能自如地從領(lǐng)導(dǎo)的視角去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題了。整理筆記其實(shí)就是一個(gè)再學(xué)習(xí),再提高的過(guò)程,要將近期主要工作的思路、措施、成效以及亟待落實(shí)的工作項(xiàng)目牢記在心,把各項(xiàng)主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況、原因以及重要數(shù)據(jù)熟記于心,為起草文件和講話儲(chǔ)備科學(xué)客觀的基礎(chǔ)材料。
“讀”,一是廣泛閱讀報(bào)刊雜志,及時(shí)收看各級(jí)電視臺(tái)的新聞聯(lián)播,從中了解和掌握國(guó)家的方針政策和地區(qū)落實(shí)方針政策的具體措施、做法、成效;二是認(rèn)真閱讀上級(jí)重要文件和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的講話,充分把握上級(jí)的有關(guān)政策要求,掌握本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)工作的思路、重點(diǎn)及具體工作措施;三是仔細(xì)閱讀部門領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查報(bào)告、情況反映和有關(guān)信息,深入了解掌握各部門的實(shí)際情況、存在問(wèn)題、工作打算;四是堅(jiān)持閱讀秘書專業(yè)書籍和雜志,不斷提高業(yè)務(wù)-素養(yǎng)和能力。
“說(shuō)”,說(shuō)話簡(jiǎn)練明達(dá)是對(duì)秘書口才的要求之一,也是秘書加強(qiáng)寫作基本功訓(xùn)練的重要途徑之一。首先“三思而后言”,俗話說(shuō):“會(huì)說(shuō)話的想話說(shuō),不會(huì)說(shuō)話的搶話說(shuō)?!蔽丛_口,先想一想這個(gè)話該怎樣說(shuō),怎么才能把主要意思表達(dá)清楚,這就像寫文章時(shí)的“精心構(gòu)思”;其次圍繞中心,用盡量簡(jiǎn)潔的針對(duì)性強(qiáng)的語(yǔ)言,鮮明地表達(dá)自己的觀點(diǎn),切忌支支吾吾、拖泥帶水,這就是文章寫作時(shí)的“主題鮮明”;最后要注意分層表達(dá),講述的內(nèi)容要條理化。請(qǐng)示問(wèn)題、匯報(bào)工作按問(wèn)題的性質(zhì)與輕重緩急作適當(dāng)?shù)臍w類排列,避免眉毛胡子一把抓,顛三倒四、東拉西扯,這就如寫文章時(shí)的“層次分明”。
“寫”,就是起草文稿的過(guò)程,這是“六字”中關(guān)鍵。秘書寫作,基本都是“受命”而作,因此必須遵循嚴(yán)格的程序進(jìn)行:1.領(lǐng)會(huì)意圖,擬定思路。動(dòng)筆前需要認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)的囑托,務(wù)求準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,并以此為指向去思考問(wèn)題,確定寫作提綱,這是寫作的關(guān)鍵。2.歸類甄別,選定題材。在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料、發(fā)言提綱時(shí),雖然也有一定公文格式,但不是固定不變的,要根據(jù)會(huì)議要求、領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際工作需要而定,要注重內(nèi)容的選取??偨Y(jié)工作時(shí)要客觀真實(shí)、全面詳細(xì),要多用數(shù)字和事實(shí)說(shuō)話;分析問(wèn)題時(shí)要準(zhǔn)確,要有針對(duì)性和前瞻性;部署任務(wù)時(shí)要符合實(shí)際,要有可操作性和科學(xué)性。3、綜合梳理,組合文稿。對(duì)之前的準(zhǔn)備工作一一進(jìn)行梳理,形成一個(gè)立體的概念,就可以落筆了。這時(shí)需要注意的有兩點(diǎn),一是執(zhí)筆者先要淡出自己個(gè)人的主體角色,盡量以組織的、領(lǐng)導(dǎo)的視覺(jué)和思維方式進(jìn)入起草過(guò)程;二是文稿的語(yǔ)言雖然有別于文學(xué)創(chuàng)作,但同樣需要生動(dòng)形象,富有文采。適當(dāng)運(yùn)用名人名言、成語(yǔ)典故、諺語(yǔ)俗語(yǔ)和修辭手法,可以增強(qiáng)文章的表現(xiàn)力。同時(shí),注重運(yùn)用好“全面”與“部分”、“最好”與“一般”、“顯著”與“穩(wěn)步”等程度用語(yǔ),切忌以偏蓋全,失去準(zhǔn)確性。
“改”,文章不厭百回改。我們常用的改稿方式有:1.朗讀法。稿子剛剛成型時(shí),一邊朗誦一邊改,不但可以改掉錯(cuò)字別字,理順句子,精簡(jiǎn)詞句,正確標(biāo)點(diǎn),加強(qiáng)修辭,還能注意文字的節(jié)奏音韻;稿子相對(duì)成熟時(shí),不妨用“試一試”的方式,模仿用稿領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣、口吻來(lái)讀讀稿子;用“想一想”的方式,站在聽眾的角度琢磨琢磨稿子。2.反復(fù)法。第一稿寫成后,先放一放再?gòu)念^修改,從謀篇布局,到選材立意,到遣詞造句逐一推敲,然后再放一放,再改一改,如此反復(fù)就能精益求精;3.集思廣益法。在寫稿過(guò)程中,要充分聽取領(lǐng)導(dǎo)、同仁的寫作建議。初稿寫成后要及時(shí)送給領(lǐng)導(dǎo)審閱,聽取領(lǐng)導(dǎo)的修改意見(jiàn),然后進(jìn)行針對(duì)性的修改。經(jīng)過(guò)這幾個(gè)來(lái)回的修改,一篇令人滿意的稿子就出爐了。
[1]蔣紅波.秘書提高文字寫作能力的“三要素”[J].辦公室業(yè)務(wù),2008(9).
[2]李秀芹.秘書要具有精深的語(yǔ)言文字功夫——胡喬木秘書思想研究之二[J].秘書之友,2007(4).
[3]朱煒.六年秘書悟“六字”[J].秘書,2002(1).