文/無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室 徐榮靖

隨著高等學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，財(cái)務(wù)規(guī)模的增大、財(cái)務(wù)活動范圍的擴(kuò)大、會計(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的增多、會計(jì)核算電算化的推廣實(shí)施，使得財(cái)務(wù)會計(jì)工作日趨復(fù)雜和艱巨，會計(jì)檔案管理的工作強(qiáng)度和難度也隨之增大。因此，進(jìn)一步加強(qiáng)高校會計(jì)檔案管理，提高管理水平就顯得更加重要。

一、高校會計(jì)檔案管理存在的問題

（一）歸檔資料不完整

目前許多高校僅將會計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表和其他資料進(jìn)行歸檔，對固定資產(chǎn)卡片、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等沒有作為會計(jì)檔案管理，對會計(jì)憑證所附的原始憑證，學(xué)校內(nèi)部沒有具體明確的規(guī)定，也沒有會計(jì)檔案移交清冊，特別是會計(jì)電算核算電子資料留存在財(cái)務(wù)部門沒有移交檔案管理部門，由于會計(jì)人員的更換、電腦的更換，有意無意、或多或少造成會計(jì)電子檔案資料的丟失。這種會計(jì)檔案歸檔資料存在不統(tǒng)一、不集中、不完整的問題，嚴(yán)重違反了《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。

（二）歸檔時間不及時

在年度終了后形成的會計(jì)檔案，按《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,各單位每年的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年。一年期滿后,應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊,移交本單位檔案部門統(tǒng)一正式保管。但是，許多高校為了查閱方便，拖延會計(jì)檔案移交檔案管理部門的時間，有的整體延遲移交，有的僅移交會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿，會計(jì)報(bào)表、工資資料、合同、協(xié)議等會計(jì)資料不按時移交，出現(xiàn)拖欠幾年移交的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)會計(jì)檔案丟失情況。

（三）查閱制度不健全

會計(jì)檔案查閱、借出的批準(zhǔn)權(quán)利沒有實(shí)行統(tǒng)一管理，有些部門和個人都可以下達(dá)查閱或借出的指令，隨意查閱或者復(fù)印，甚至出現(xiàn)被涂抹、拆封和更換現(xiàn)象。不僅違反了會計(jì)檔案保密要求，也違反了法律要求。由于會計(jì)檔案查閱制度不健全,部分高校出現(xiàn)了會計(jì)檔案霉變、毀壞，甚至遺失情況,增加了高校財(cái)務(wù)管理風(fēng)險和檔案管理風(fēng)險。

（四）鑒定銷毀滯后

《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。目前，多數(shù)高校對會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作普遍滯后，導(dǎo)致有效和無效會計(jì)檔案混雜存放，堆積如山，給會計(jì)檔案查閱和保管帶來很大困難。

（五）管理信息化水平不高

由于會計(jì)檔案量大、復(fù)雜，分類、編號、檔案編目等需要耗費(fèi)大量時間，所以相當(dāng)一部分高校會計(jì)檔案管理沒有實(shí)行信息化管理，會計(jì)檔案管理工作變成了會計(jì)資料的保管工作，給會計(jì)檔案查閱帶來很大的困難，影響了檔案的利用效率和檔案管理工作的效率。

二、高校會計(jì)檔案管理存在問題的成因分析

（一）認(rèn)識不到位，重視程度不夠

高校分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和會計(jì)檔案管理人員對《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)理解不夠，對會計(jì)檔案資料的重要性和會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。站在決策、監(jiān)督的角度重會計(jì)資料的形成過程，忽視預(yù)測、事后檢查對完整會計(jì)資料的依賴作用。特別是忘記了決策失誤或監(jiān)督管理不嚴(yán)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問題時，會計(jì)檔案資料對解決問題提供的法律證據(jù)的重要性。

（二）內(nèi)部管理制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格

一是沒有嚴(yán)格執(zhí)行《會計(jì)檔案管理辦法》，僅從減少會計(jì)人員數(shù)量或工作量、隨時查閱的角度看，確定會計(jì)檔案歸不歸檔或歸檔地點(diǎn)，必然導(dǎo)致會計(jì)檔案歸檔資料不完整，歸檔時間不及時，存放管理不統(tǒng)一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒有考慮會計(jì)檔案的保密性和完整性，審批權(quán)限不集中，查閱、借出、復(fù)印等沒有制度上明確區(qū)分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒有嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。

（三）財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門職責(zé)不清

會計(jì)檔案什么時間移交、移交的范圍、移交的手續(xù)辦理、什么時間鑒定與銷毀等等，在這些工作中財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門沒有明確的職責(zé)分工，各自從減輕自己工作強(qiáng)度出發(fā)，都在被動的工作。同時會計(jì)檔案的建立和日常管理尚未納入財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的年度工作績效考核，自然兩個部門也就不太在意劃分各自的職責(zé)范圍了，由此帶來會計(jì)檔案管理的不規(guī)范。

（四）專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

會計(jì)檔案是一種專業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會計(jì)和檔案管理兩個方面的專業(yè)知識。會計(jì)檔案由于管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作非常不規(guī)范。相當(dāng)一部分高校由綜合檔案室非會計(jì)人員兼管，沒有經(jīng)過會計(jì)業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，對會計(jì)檔案的歸檔范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)不清楚，使得整理出來的會計(jì)檔案案卷質(zhì)量不高，難以保證會計(jì)檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財(cái)務(wù)主管受業(yè)務(wù)水平制約，對鑒定保存到期的會計(jì)檔案是否還存在繼續(xù)保存的價值，不敢輕易下結(jié)論，寧可無限期保存，也不肯按時鑒定與銷毀。

（五）會計(jì)檔案信息化管理推進(jìn)力度不夠

會計(jì)檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施和軟件配備的不足或不達(dá)標(biāo)，無法實(shí)現(xiàn)或完全實(shí)現(xiàn)信息化管理。二是檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和檔案信息化管理技術(shù)不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理手段，不管效率如何，沒人考核，大家都習(xí)以為常。

三、提高高校會計(jì)檔案管理水平的措施和辦法

（一）加大宣傳力度，從思想上提高重視程度

提高會計(jì)檔案管理水平，首先要通過學(xué)校的相關(guān)宣傳媒體加強(qiáng)會計(jì)檔案管理規(guī)范性、政策性、重要性的宣傳，把會計(jì)檔案管理法律法規(guī)作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工普法教育的重要學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時要編輯和整理重視和不重視會計(jì)檔案管理所產(chǎn)生的正反兩方面相應(yīng)的案例加以宣傳，特別是對本校在不重視會計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題及其后果更應(yīng)該加以總結(jié)和宣傳，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的認(rèn)識水平和重視程度。

（二）建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行高校會計(jì)檔案內(nèi)部管理制度

制度建設(shè)是做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，也是提高工作質(zhì)量的保證。一是要建立嚴(yán)格執(zhí)行國家會計(jì)檔案管理辦法的考核制度，把考核結(jié)果同相關(guān)部門與人員的工作業(yè)績和績效分配結(jié)合起來，從制度上約束和激勵他們執(zhí)行國家會計(jì)檔案管理辦法的積極性和主動性。二是要建立財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門職責(zé)分工制度。財(cái)務(wù)部門既是會計(jì)檔案形成部門，也是會計(jì)檔案經(jīng)常使用部門。通過制度確保責(zé)任明確，有利于確定會計(jì)檔案管理中存在問題的責(zé)任承擔(dān)部門和人員，確保會計(jì)檔案的完整性、移交的及時性、保管的集中性。三是要建立會計(jì)檔案查閱、借出、復(fù)印的集中審批制度，明確不同情況的審批權(quán)限，無論是校內(nèi)還是校外查閱或借出會計(jì)檔案，都必須嚴(yán)格遵循保密和安全原則。四是建立健全會計(jì)檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責(zé)任追究制度，無論是在會計(jì)檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復(fù)印等過程中，都要對造成會計(jì)檔案不完整的責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行處罰，確保會計(jì)檔案的完好無損。

（三）配備會計(jì)檔案管理專職和專業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

配備既董會計(jì)業(yè)務(wù)掌握會計(jì)檔案管理知識專職、專業(yè)人員，是提高會計(jì)檔案管理水平的關(guān)鍵。會計(jì)人員擔(dān)任專職的會計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理知識的培訓(xùn)；檔案管理人員擔(dān)任專職的會計(jì)檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)會計(jì)知識的培訓(xùn)。同時會計(jì)檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務(wù)自學(xué)能力。只有建立了復(fù)合型的會計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍，才能真正發(fā)現(xiàn)問題、提出解決問題的辦法和建議，也才能從技術(shù)上和業(yè)務(wù)上解決問題。

（四）改革會計(jì)檔案鑒定與銷毀審批辦法

延遲進(jìn)行會計(jì)檔案鑒定與銷毀工作是一種普遍的現(xiàn)象，形成問題的原因也是共同的，僅從高校自身解決這個問題是難以實(shí)現(xiàn)的，為此，應(yīng)該重新審視《會計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)會計(jì)檔案鑒定與銷毀的規(guī)定，改革現(xiàn)在的審批辦法。建議實(shí)行第三方審核、鑒定、提出銷毀意見的辦法，如由財(cái)政檢查機(jī)關(guān)、或會計(jì)事務(wù)所、或?qū)徲?jì)事務(wù)所、或有公證作用的其他專業(yè)部門辦理鑒定與銷毀工作，由高校支付相應(yīng)的費(fèi)用，這樣做既可以發(fā)揮第三方的專業(yè)優(yōu)勢，也可以發(fā)揮他們對高校會計(jì)事項(xiàng)的歷史審計(jì)，高校領(lǐng)導(dǎo)銷毀過期檔案的后顧之憂問題得到有效解決。

（五）全力推進(jìn)會計(jì)檔案管理信息化

隨著社會各個方面信息化速度的加快，檔案管理信息化是歷史的必然趨勢。高校應(yīng)盡快按標(biāo)準(zhǔn)配備相應(yīng)的檔案信息化管理所需要的硬件和軟件，加快會計(jì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)和專用軟件使用的培訓(xùn)，有條件的高校要帶頭開發(fā)適合自己信息化管理的操作軟件，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的速度，提高會計(jì)檔案信息化管理水平，最終提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。同時也可以解決會計(jì)電算化業(yè)務(wù)的電子檔案，因會計(jì)檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)和會計(jì)電算化技術(shù)的缺乏，而不能與紙質(zhì)檔案同時移交、集中管理的問題。

[1]紀(jì)麗霞.高校會計(jì)檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案,2012(05):59.

[2]李業(yè)巍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下會計(jì)檔案管理初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(12):89.