葉曉紅

摘要：核電設備采購工作始終處于項目式管理階段，高度依賴個人的技能和經(jīng)驗，不同設備采購負責人之間形成了信息孤島，以致組織在輸出人才的同時也流失了知識。工作經(jīng)驗與知識不能實現(xiàn)持續(xù)有效的積累和傳承，組織能力發(fā)展沒有可依賴的載體。

關鍵詞：設備采購；管理體系；基礎平臺

中圖分類號：TM623 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）20-0143-02

由于核電設備采購專業(yè)化、職業(yè)化、規(guī)范化的迫切需要，構建系統(tǒng)設備采購管理體系的條件也日漸成熟。為確保組織能力得到長期、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。使其成為設備采購的協(xié)同工作平臺、數(shù)據(jù)中心平臺、規(guī)范化業(yè)務平臺、知識管理平臺和組織發(fā)展平臺。文章主要針對研發(fā)的設備采購管理體系基礎平臺展開討論。

1 設備采購管理體系平臺介紹

設備采購基礎平臺主要包括市場管理、成本管理、進度管理、工作規(guī)范、業(yè)務標準化、學習園地、檔案管理和日常管理八大業(yè)務模塊和權限管理、我的工作臺兩個管理模塊，這些共同構建了一個完整的業(yè)務與組織發(fā)展的設備采購管理體系承載平臺。各模塊的主要功能介紹如下：

1.1 市場管理模塊

根據(jù)核電設備采購需求的整體市場管理需要和日常業(yè)務管理要求，完成了市場管理信息模塊需求分析，采購包技術信息數(shù)據(jù)庫、采購動態(tài)數(shù)據(jù)庫、內(nèi)外市場信息數(shù)據(jù)庫、價格數(shù)據(jù)庫、供應商資源數(shù)據(jù)庫、市場規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、通用市場數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，并將之前設備采購的信息的整理錄入，各專業(yè)采購組依托平臺開展日常管理工作。平臺投用后，實現(xiàn)采購包的市場信息全范圍、全過程、全尺度的有效管理，實現(xiàn)實時有效動態(tài)掌控，為日常采購和管理決策提供強有力支持。

1.2 成本管理模塊

以中國廣核集團工程有限公司的CPR1000核電機型的設備采購價格為基礎，結(jié)合設備特點和未來戰(zhàn)略發(fā)展需要，構建了內(nèi)部采購價格庫、外部市場價格信息庫、通用市場價格數(shù)據(jù)庫和價格分析模型庫。建立了多角度、全范圍的成本管理平臺。有效實現(xiàn)了全進度、全過程的成本控制與管理，對后續(xù)設備成本管理精確化和成本管理能力的提升意義重大。

1.3 進度管理模塊

進度管理采用采購任務與技術規(guī)范書出版時間及項目采購進度聯(lián)動，同時對采購過程的關鍵節(jié)點進行控制，如采購任務的啟動提示、上游技術規(guī)格書的出版跟蹤、采購過程中間控制點的預警及延誤原因記錄。通過平臺實現(xiàn)系統(tǒng)自動提醒，提高了進度管理的精確性和主動性，使管理層能隨時掌握業(yè)務動態(tài)。

1.4 工作規(guī)范模塊

與采購相關的所有程序與標準化文件如采購制度、工作導則、標準化來往文件、標準化過程報告、標準化招標文件、標準化合同文本等統(tǒng)一歸集在工作規(guī)范。每個員工都可通過這個標準化工作的載體，明確了解公司采購制度與程序，工作標準與導則，清晰業(yè)務步驟和規(guī)范。

1.5 業(yè)務標準化模塊

建立標準化文本循環(huán)體系，包括業(yè)務特征庫、合同子庫、經(jīng)驗反饋庫，三庫聯(lián)動，實現(xiàn)合同文本形成，使用、反饋、改進的有效閉合循環(huán)管理，使合同文本的持續(xù)改進有章法、有依據(jù)、有載體。

1.6 學習園地模塊

平臺要求強制共享工作經(jīng)驗和知識，每個采購負責人必須上傳采購過程中的工作經(jīng)驗，如采購總結(jié)、出差總結(jié)、技術培訓總結(jié)、工廠調(diào)研情況等資料。學習園地面向全采購分部開放，每個員工都可通過平臺獲取這些信息以改進自己的工作，從而實現(xiàn)整個采購團隊能力的有效

提升。

1.7 檔案管理模塊

采購過程文件、報告等檔案是每一階段采購環(huán)節(jié)的工作成果，對檔案進行有效管理即可實現(xiàn)對采購過程有效控制。平臺的檔案管理模塊，對采購過程中產(chǎn)生的所有文件包括技術規(guī)格書、采購策劃、資格審查、評標辦法、評標報告、招標文件、投標文件、合同移交等共47類文件在采購階段推進的同時進行歸集。使采購過程記錄清晰、采購監(jiān)督有據(jù)可查，也為組織保留了標準化卷宗資料。

1.8 日常管理模塊

通過對日常業(yè)務需求研究，構建接口協(xié)調(diào)、對外經(jīng)營、會議紀要、內(nèi)業(yè)控制如工作周報、任務督辦、出差管理幾方面為主體的日常管理架構，建立了完成采購業(yè)務日常管理途徑。各專業(yè)組可依托平臺開展日常采購工作。其中，工作周報功能可清晰記錄每個采購任務的全采購周期進展及提請關注事宜，管理層可隨時對可能的風險點通過平臺下達指令，處理結(jié)果也將通過平臺反饋給管理層；對于特別重要事宜，管理層還可下達督辦任務，平臺也將對督辦過程進展和完成情況進行有效跟蹤。平臺投用后，將實現(xiàn)日常內(nèi)部業(yè)務與外部需求的無縫銜接，可更有效支持工程項目管理。

1.9 權限管理模塊

采購信息在任何一個公司都屬于核心商業(yè)機秘，采購體系的建成則意味著信息更集成，抓取更容易，因此必須要控制好平臺的信息開放面。權限管理則可有效解決此問題，平臺通過授權管理，可清晰、完整記錄查閱平臺的使用者，因此可有效監(jiān)督使用者合理的使用。

2 設備采購管理體系平臺應用

2.1 建立系統(tǒng)的工作管控平臺，全面提升公司管理效率

以“我的工作臺”為操作界面，通過8個模塊與“我的工作臺”聯(lián)動，可共同完成對每個采購任務全周期監(jiān)控，業(yè)務監(jiān)控常態(tài)化、自動化。從而使采購基礎平臺成為一個完整的體系性工作管控平臺，它全面改變了傳統(tǒng)的靠人來管理和督促。管理層可從之前疲于被動充當救火員而解脫出來，從而有充足的精力來進行整體謀劃。

平臺工作節(jié)點的設置則可強制采購人員和基層管理者要對設備采購全周期進行謀劃，包括前期采購謀劃、市場規(guī)劃、成本分析、進度控制、過程控制和經(jīng)驗反饋管理，實現(xiàn)對采購業(yè)務的全范圍、全過程管理，管理實現(xiàn)集

約化。

采購過程中，可不斷積累各項數(shù)據(jù)，全面實現(xiàn)采購相關信息統(tǒng)計自動化，使管理者可集中管理和使用，充分利用數(shù)據(jù)進行分析和決策，大幅提升工作效率。

2.2 搭建完整的信息積累與共享平臺，促進公司學習型組織建設

采購基礎平臺不僅服務于日常采購業(yè)務，同時它還具有一個強大的功能，即通過平臺系統(tǒng)建立了市場、成本、文件、標準化文本、工作規(guī)范、總結(jié)與反饋等完整的基礎信息數(shù)據(jù)庫，對歷史數(shù)據(jù)和工作成果實現(xiàn)了持續(xù)積累和有效共享。缺乏經(jīng)驗的采購人員或新管理者都可利用此平臺來快速補充業(yè)務能力，大幅改善了學習條件和工作環(huán)境，促進了學習型組織的建設，從根本上改變了采購結(jié)果的好壞高度依賴個人的技能和經(jīng)驗的被動局面。

2.3 建立組織能力發(fā)展載體，實現(xiàn)組織與個人能力的相互提升

通過平臺建設和使用，一方面固化了個人能力的工作成果，將個人經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為了組織經(jīng)驗，將個人的能力轉(zhuǎn)化為了組織的能力。再通過依托平臺支持開展工作，又利用組織的知識庫促進了個人工作能力的不斷提升，從而實現(xiàn)了個人能力與組織能力的相互轉(zhuǎn)化和相互促進，為組織能力的持續(xù)提升奠定了基礎。

3 結(jié)語

核電設備采購體系的建立不僅可支持員工所有的日常工作，同時也可為管理層的決策提供支持。該平臺的存在使核電設備采購管理體系可有效形成協(xié)同工作、數(shù)據(jù)中心、規(guī)范化業(yè)務、知識管理和組織發(fā)展平臺，可有效實現(xiàn)組織與個人能力相互促進，徹底解決項目式采購管理的高度依賴個人的技能和經(jīng)驗的缺點。