■宋麗娟 河南科技大學計劃財務處

會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要歷史資料和證據。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其他電子會計核算資料屬于經濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關，是由會計部門負責辦理的有關電子數(shù)據資料，如電子經濟合同、電子財務數(shù)據統(tǒng)計資料、電子財務清查匯總資料、核定資金定額的電子數(shù)據資料、會計電子檔案移交清冊、會計電子檔案保管清冊、會計電子檔案銷毀清冊等。隨著經濟電子時代的到來，會計電子檔案與紙質會計檔案并存，而且會計電子檔案大有取代紙質會計檔案之勢。會計電子檔案的管理正在發(fā)生根本變化，其基本做法包括：

一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建

1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息

以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調閱其它業(yè)務財務管理系統(tǒng)數(shù)據的能力，全方位提供會計檔案電子信息。

2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質會計檔案

通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。

3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺

形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應用層面構成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

二、形成基礎會計檔案影像化整體方案

1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化

通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。

2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化

直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產、省代、稅費、收入等業(yè)務及相應業(yè)務管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據的直接生成。

3.通過現(xiàn)有業(yè)務管理流程改造引入影像化

對基于紙質檔案流轉的業(yè)務管理模式進行改造，在業(yè)務管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變?yōu)榛诩堎|檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對直聯(lián)銀行回單進行電子化對接

取得工行、招行、農行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數(shù)據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。

2.建立資金業(yè)務稽核機制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業(yè)務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數(shù)據完整性。

3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化

除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會計檔案“去紙質”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應用模式

提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎上實現(xiàn)取消打印保管紙質記賬憑證，僅保管紙質原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。

實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內紙質原始憑證。

2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據合成相關檔案信息滿足各項調閱需求。

五、開展業(yè)務協(xié)作，簡化會計檔案相關操作流程

1.完善流程

通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購、工程等部門合作，在業(yè)務管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據生成影像化原始憑證，減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。

六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式

對電子會計檔案信息產生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制，并通過相關制度體系予以落實。

1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系

明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質量責任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性

建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。

3.形成各業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據交換與校驗機制

統(tǒng)一電子會計檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據界面，建立標準化的系統(tǒng)間數(shù)據交換模式，設置系統(tǒng)間數(shù)據交換后的校驗復核機制，保證檔案數(shù)據獲取過程的一致性、完整性和安全性。

4.建立會計檔案管理系統(tǒng)數(shù)據完整性動態(tài)管理

建立電子會計檔案數(shù)據源泉管理機制，通過電子手段動態(tài)跟蹤管理檔案信息處理過程，保證范圍內的電子會計檔案信息及時收集到位，缺漏情況及時得到反映跟進，同時輔以定期抽樣檢查及反饋機制保證電子會計檔案管理系統(tǒng)數(shù)據的完整性。