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        加強會計電算化內(nèi)控制度的措施

        2013-07-17 00:46:54于立杰哈爾濱國裕數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)有限公司
        商場現(xiàn)代化 2013年10期
        關(guān)鍵詞:計算機系統(tǒng)安全控制電算化

        于立杰 哈爾濱國裕數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)有限公司

        隨著經(jīng)濟的發(fā)展,市場體制的日益完善,市場壓力的日益增加,對企業(yè)的日常管理提出了更高的要求,在此過程中,對于會計電算化的具體操作,由人工控制轉(zhuǎn)化為人與計算機的共同控制,原先的內(nèi)部控制已經(jīng)無法滿足會計電算化的發(fā)展需要了。

        一、會計電算化是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)

        1.內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的優(yōu)化管理。傳統(tǒng)的會計模式中,其具體的會計操作以內(nèi)部控制為主,就是由專業(yè)人員進行內(nèi)部牽制,在會計電算化,普及之后,會計賬務(wù)就通過計算機系統(tǒng)進行集中化處理了,因此就實現(xiàn)了傳統(tǒng)會計模式向會計電算化的轉(zhuǎn)變。一些諸如編制科目匯總表,明細賬之類的核對工作就被會計電算化取代了。當前的會計模式,主要是利用計算機系統(tǒng),進行會計管理,一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)記賬逐漸被電子計算機系統(tǒng)所取代。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,會計信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建,一些具體的會計實務(wù)可以在任意終端機上進行操作。

        2.控制對象的改革。在手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制針對的對象是會計管理環(huán)節(jié)中的具體信息以及處理的流程、業(yè)務(wù)狀況等。企業(yè)的工作情況都用紙張進行記錄,并且按照具體的信息可以劃分為轉(zhuǎn)賬憑證、原始憑證等。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的發(fā)展,會計電算化得到廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)會計中的紙張記錄已經(jīng)逐漸被計算機的某些系統(tǒng)軟件所取代,實現(xiàn)了會計管理的無紙化。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展,每一項業(yè)務(wù)進行交易的時候,其相關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機內(nèi),并且由計算機自動生成記錄。原先使用的一些紙張憑證就自然而然的取消了。原先在核算過程中的各種必要核對,隨著會計電算化的發(fā)展,一部分由計算機系統(tǒng)自動完成。

        3.管理漏洞。在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中,如果會計人員粗心大意,或者其他因素導(dǎo)致的會計信息記錄的錯誤會嚴重影響企業(yè)的內(nèi)部管理。在會計電算化系統(tǒng)中,需要輸入數(shù)據(jù)正確,計算機程序正確,計算機運算正確,得到的信息才是正確的,同時如果前三個環(huán)節(jié)中,任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,也會嚴重影響企業(yè)的內(nèi)部管理。

        二、進行電算化內(nèi)控制度的優(yōu)化

        1.系統(tǒng)內(nèi)部制度建設(shè)的優(yōu)化。在實際會計管理過程中,操作管理制度的日常運行,有利于操作人員盡職盡責,干好自己的工作,又不影響會計管理中的其他系列環(huán)節(jié)。在會計軟件的具體操作中,要做到系統(tǒng)明確,分環(huán)節(jié)有條不紊的進行,并且要進行嚴格操作管理制度的制定。以有利于會計軟件的準確有效的進行日常工作狀況的記錄,在具體工作環(huán)節(jié)中,為了確保會計軟件的合理運行,需要明確幾個要點。

        (1)操作人員要明確自己在這個會計系統(tǒng)中擁有的權(quán)限,自己的日常操作有章可循,做到自己負責的環(huán)節(jié),并且不能干涉會計系統(tǒng)中的其他環(huán)節(jié),建立健全相應(yīng)的規(guī)范制度,以確保操作人員進行日常的規(guī)范遵守以確保用戶管理系統(tǒng)的順利運行。

        (2)未經(jīng)允許的信息不能輸入到計算機,有些信息未經(jīng)審核就不能進行電子信息的具體輸入,比如有些原始憑證需要經(jīng)過相關(guān)專業(yè)人員確認后,才能記錄到計算機里。

        (3)為了確保會計電算化系統(tǒng)的正常運行,需要解決輸入計算機會計信息未經(jīng)允許卻登記機內(nèi)賬簿的問題,比如有些已經(jīng)輸入計算機憑證,需要由相關(guān)審核人員核對無誤后才可進行登記機內(nèi)賬簿。

        (4)規(guī)范日常上網(wǎng)的具體操作,在操作員進行會計管理的時候,利用一些方式,確定具體操作人員的相關(guān)上網(wǎng)狀況,可以利用日記記錄下來。對這一系列的日記定期查看,以確保系統(tǒng)運行的正常。

        (5)(實現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)的相關(guān)職務(wù)的分離原則,設(shè)立各個電腦操作崗位,比如數(shù)據(jù)復(fù)核審查,會計檔案管理等,明確各自環(huán)節(jié)的具體任務(wù),各司其責,不能越權(quán)處理一些會計實務(wù),保證會計電算化整體環(huán)節(jié)的和諧,以有利于會計數(shù)據(jù)的有效性,可靠性。

        2.對電算化程序的具體控制措施。為了保證財務(wù)信息處理的質(zhì)量,需要避免一系列差錯與事故的發(fā)生,在此過程中要制定必要的上機規(guī)定,以嚴格規(guī)范操作員的個人操作行為,對于會計工作的具體環(huán)節(jié)進行嚴格規(guī)范,有利于確保每個會計管理環(huán)節(jié)的有序性,合理性。

        3.系統(tǒng)安全控制的優(yōu)化。在會計電算化過程,安全控制是非常重要的環(huán)節(jié)。它是會計電算化系統(tǒng)的外部環(huán)節(jié),主要包括硬件安全,人員安全、軟件安全。所謂的硬件安全是計算機系統(tǒng)本身的安全性,比如電腦硬盤有無壞點,是否有獨立的安全供電系統(tǒng);所謂的人員安全是指操作人員的權(quán)限限制、密碼控制以及操作日記記錄等;軟件安全主要指會計軟件本身運行的安全性,抗病毒,抗木馬的能力,包括數(shù)據(jù)保護、訪問控制、入侵檢測等。為了確保會計電算化系統(tǒng)的順利運行,需要進行系統(tǒng)安全控制,以確保計算機系統(tǒng)的正常運行。

        4.檔案管理制度的建立健全。為了確保檔案管理工作的樹立進行,需要明確以下幾個方面。

        (1)在管理過程中存檔的手續(xù)必須由會計主管以及系統(tǒng)管理員的簽章才能確認存檔保管。

        (2)進行安全保障措施的建立,比如備份的磁盤介質(zhì)上應(yīng)該貼有保護標簽,存在放安全的地方,進行多備份,并分別存儲于不同的地方進行保管。

        (3)對于已經(jīng)存檔的磁盤介質(zhì)要定期進行檢查,有利于確保磁性介質(zhì)的有效性。

        (4)磁盤介質(zhì)一旦確認保管后,一般情況下,是不能外借的,必須要借的時候,可以采取復(fù)制的方法接觸。如需原件借出,必須進行嚴格的登記手續(xù),收回時及時檢查存儲內(nèi)容的完整安全性。

        5.實現(xiàn)計算機軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制協(xié)調(diào)。在軟件方面,應(yīng)該及時對軟件進行更新升級,將問題發(fā)生的機率控制在最低。在硬件方面,必須保證其質(zhì)量,對于重要的硬件設(shè)備及時進行雙系統(tǒng)備份。

        三、結(jié)語

        會計電算化是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),隨著它的廣泛應(yīng)用,給企業(yè)帶來了很多方便,當然也帶了一系列弊端,針對這些弊端,采取合適的方法加以解決,促進會計電算化的深化發(fā)展。

        [1]李淑連.會計電算化條件下審計中存在的主要問題及對策[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報,2008,(4).

        [2]楊耀偉.企業(yè)會計電算化核算下內(nèi)部控制的必要性[J].財會通訊(理財版),2008,(12).

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