周宏云

摘要：水務(wù)工程檔案一直以來是相關(guān)水務(wù)工作的重點(diǎn)，也是水務(wù)工作崗位相關(guān)技術(shù)人員檔案專業(yè)和理論知識的結(jié)晶。水務(wù)工作檔案的管理貫穿于整個(gè)水務(wù)工程中，其中包括水務(wù)工程所涉及項(xiàng)目的開發(fā)建議書、工程可行性研究方案擬定書以及前期設(shè)計(jì)工作、前期工程招（投）標(biāo)工作、施工及質(zhì)監(jiān)管理、工程監(jiān)理至竣工驗(yàn)收的檔案歸集、試運(yùn)行（使用）的評定等工作。水務(wù)工程中檔案的歸集包括：水務(wù)工作涉及的需要?dú)w檔保存的合同文件、圖紙、圖表及聲像材料以及不同載體形式的資料記錄。本文旨在結(jié)合水務(wù)工程檔案目前現(xiàn)狀及存在的諸多問題，綜合探討出水務(wù)工程檔案的收集、歸檔和利用工作的新思路。

關(guān)鍵詞：水務(wù)工程；檔案管理；收集利用；新思路

水務(wù)工程的建設(shè)工作是城市的整體水務(wù)工程事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，不僅包括城市建筑物、構(gòu)筑物的形成架構(gòu)。涉及整個(gè)水務(wù)工程基本建設(shè)的檔案管理的全部過程包括：水務(wù)工程相關(guān)涉及項(xiàng)目的開發(fā)建議書、工程招（投）標(biāo)、工程監(jiān)理至竣工驗(yàn)收檔案歸集等過程。認(rèn)真貫徹國家規(guī)定的水務(wù)工程檔案管理，全面發(fā)揮現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的準(zhǔn)確有效性，積極加強(qiáng)檔案管理工作人員的自我素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，將會(huì)全面促進(jìn)當(dāng)代水務(wù)工程檔案的快速發(fā)展。

1 水務(wù)工程檔案工作的現(xiàn)狀

水務(wù)工程中文檔歸集包括：水務(wù)工作應(yīng)歸檔保存的合同文件、圖紙、圖表及聲像材料以及不同載體形式的資料記錄。要做到有效規(guī)劃城市水務(wù)工程建設(shè)，并為城市未來的整體水務(wù)建設(shè)提供出改造的相關(guān)依據(jù)，就需要做到有效地將各項(xiàng)水務(wù)工程的檔案系統(tǒng)及時(shí)而有效的集中歸檔。由此看來，在整個(gè)水務(wù)工程建設(shè)過程中，水務(wù)工程檔案的收集、編排、匯總并有效利用工作顯得尤為重要。比如，近年來在深圳城市涉及水務(wù)工程的建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量急劇增多，其規(guī)模正比例擴(kuò)大，參建施工隊(duì)伍迅速增長，隨著大量的業(yè)余非專業(yè)工作人員加入到水務(wù)工程的建設(shè)隊(duì)伍之中，導(dǎo)致水務(wù)工程中出現(xiàn)了參建的工作人員素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)狀，也最終導(dǎo)致了水務(wù)工程檔案的管理方法多樣、口徑不一致。甚至部分的施工和建設(shè)單位忽略了檔案管理工作的重要性，對工程涉及項(xiàng)目的檔案管理責(zé)任意識不強(qiáng)，只注重水務(wù)工程的建設(shè)和施工結(jié)果，而忽視可在各個(gè)工程環(huán)節(jié)對施工現(xiàn)場的操作程序、施工資料的整理和積累，最終在水務(wù)工程的檔案資料的內(nèi)容上表現(xiàn)為資料片面反映不全面、數(shù)據(jù)與實(shí)際矛盾、工程圖紙與成形實(shí)物資料不符，檔案的最終收集結(jié)果少，對水務(wù)工程資料的保管不系統(tǒng)、沒有原則、結(jié)果零亂。

2 水務(wù)工程檔案的收集、歸檔和利用

研究調(diào)查表明水務(wù)工程的檔案收集工作是整個(gè)水務(wù)工程檔案工作的難點(diǎn)之一，因?yàn)榧词乖谒畡?wù)工程檔案歸檔整理完畢，該水務(wù)工程的施工建設(shè)的收尾驗(yàn)收工作仍在延續(xù)，仍會(huì)產(chǎn)生新的施工文件材料或需要在原檔案材料的基礎(chǔ)上補(bǔ)充或更改，所以水務(wù)工程檔案的收集與歸檔利用是持續(xù)的過程。一般而言，水務(wù)工程的效益較大，而其面臨的風(fēng)險(xiǎn)也就越大，其檔案水務(wù)工程的資料也較不同，對水務(wù)工程檔案的利用將會(huì)對整個(gè)水務(wù)工程的運(yùn)行、延續(xù)會(huì)產(chǎn)生直接的影響。因此，收集、歸檔并利用水務(wù)工程的檔案至關(guān)重要。

3 水務(wù)工程檔案管理的新思路

如何完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地進(jìn)行水務(wù)工程檔案的歸檔主要從如下六個(gè)方面入手：

3.1 建立完善有效的規(guī)章制度

水務(wù)工程檔案工作人員必須時(shí)刻關(guān)注國家頒布的關(guān)于水利工程檔案管理的文件，不斷更新和完善水務(wù)工程檔案管理的制度規(guī)范。根據(jù)水務(wù)工程的實(shí)際情況，系統(tǒng)的建立一套水務(wù)工程檔案歸檔的實(shí)施細(xì)則、水務(wù)工程文件所涉及的資料范圍、保管期限規(guī)定等的制度，做到有效保證水務(wù)工程檔案的原始性、完整性、系統(tǒng)性。

3.2 做好各環(huán)節(jié)組織管理工作

必須認(rèn)真貫徹國家規(guī)定的檔案管理的規(guī)章制度，根據(jù)國家水務(wù)工程檔案制度中的“三個(gè)納入”和“四個(gè)同步”的工作思路。仔細(xì)將水務(wù)工程的文件資料收集和管理納入項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、整理歸檔，將各環(huán)節(jié)的檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃中，規(guī)范相關(guān)部門和工作人員的工作職責(zé)。

3.3 充分發(fā)揮技術(shù)人員對水務(wù)工程檔案的作用

積極的運(yùn)用國家有關(guān)水務(wù)工程建設(shè)的檔案管理的規(guī)章制度及法律法規(guī)，并充分結(jié)合水務(wù)工程建設(shè)在施工和竣工驗(yàn)收過程中面臨的實(shí)際情況，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)性，綜合積累水務(wù)建設(shè)工程的文件資料，并全面加強(qiáng)水務(wù)工程的技術(shù)和管理人員的崗位意識，加強(qiáng)水務(wù)工程檔案管理人員的責(zé)任心。

3.4 重視水務(wù)工程結(jié)尾驗(yàn)收檔案的補(bǔ)充工作

檔案部門必須重視水務(wù)工程的驗(yàn)收階段的收尾工作，要求做到及時(shí)的跟蹤并掌握到水務(wù)工程建設(shè)涉及的第一手資料，并確保檔案是否準(zhǔn)確，資料是否齊全，圖標(biāo)資料是否正確。

3.5 做好日常檔案收集工作

及時(shí)全面掌握水務(wù)工程檔案的流通與銜接，通過對各階段水務(wù)工程資料進(jìn)行鑒定、整理、保管，做到日清月結(jié)，及時(shí)完善日常水務(wù)建設(shè)的資料完善.水務(wù)工程檔案歸檔的過程中，必須分清各環(huán)節(jié)的重點(diǎn)內(nèi)容，重點(diǎn)估計(jì)在施工中無可替代的各檔案資料，包括在水務(wù)工程建設(shè)檔案的歸檔工作中，必須細(xì)化分類處理工程建設(shè)中相關(guān)重要文件，包括工程建設(shè)質(zhì)量的評定要求、施工過程中可能性事故原因的分析、施工中的索賠和反索賠原始合同、各施工階段與竣工驗(yàn)收的評定要求，該資料合同是整個(gè)施工工程在運(yùn)行、管理、竣工驗(yàn)收的工作的重中之重。

3.6 加強(qiáng)水務(wù)工程檔案電子化管理

行政部門要及時(shí)加強(qiáng)對水務(wù)工程建設(shè)相關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)，對水務(wù)工程檔案的保管采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作模式、加強(qiáng)文檔電子化管理、最終達(dá)成對檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化的理想管理狀態(tài)，發(fā)揮檔案數(shù)字化軟件的便捷優(yōu)勢，將水務(wù)工程準(zhǔn)備階段起草文件、運(yùn)行的監(jiān)理文件、施工階段的圖紙和合同文件、竣工期的竣工圖和驗(yàn)收文件等有效地統(tǒng)一編排、合理存檔、便于各部門對檔案進(jìn)行管理。通過電子檔和紙質(zhì)檔在目錄和整體歸集，最終做到水務(wù)工程檔案的統(tǒng)一管理。通過水務(wù)工程檔案電子化管理，不僅優(yōu)化了水務(wù)工程檔案的調(diào)閱過程，提供了水務(wù)工程檔案的歸檔效率，保證了水務(wù)工程檔案的完整和準(zhǔn)確，也確?？梢韵到y(tǒng)地將各部門檔案進(jìn)行了有效的銜接和歸集。

4 結(jié)語

水務(wù)工程檔案的管理工作不僅是歸集施工建設(shè)的直接資料，也要管理施工附屬資料，包括文字性材料、圖片式資料、錄像等等直觀性資料。水務(wù)工程的檔案管理工作人員要謹(jǐn)記檔案的服務(wù)宗旨及其工作崗位的重要性，提升自我素質(zhì)的同時(shí)增強(qiáng)崗位服務(wù)意識，要不斷增強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)操作和理論知識，并不斷在實(shí)踐中學(xué)習(xí)不同業(yè)務(wù)模式的檔案特殊性，認(rèn)真收集并完善檔案，做到努力提高檔案管理水平，管理、運(yùn)用并發(fā)揮完善水務(wù)工程檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)水務(wù)工程檔案的進(jìn)一步提升。在水務(wù)工程建設(shè)的檔案管理中全面采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)辦公手段，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理出一套完整而系統(tǒng)的工程檔案網(wǎng)絡(luò)，為水務(wù)工程檔案的持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)水務(wù)工程檔案管理的質(zhì)的突破。

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