王歡

為進(jìn)一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平，加強(qiáng)市縣兩級(jí)檔案館際交流。吉林省開(kāi)展了市縣兩級(jí)檔案主管部門(mén)雙方就檔案信息化建設(shè)、檔案編研、檔案展覽及愛(ài)國(guó)主義教育基地等方面內(nèi)容進(jìn)行了深入細(xì)致地探討和交流。通過(guò)學(xué)習(xí)交流，雙方增進(jìn)了友誼，為推動(dòng)我區(qū)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)，同時(shí)盡快把這些檔案工作的經(jīng)驗(yàn)、做法融入到自己的工作中，不斷提升我地區(qū)的檔案信息化建設(shè)工作的管理水平。

1 加快市縣兩級(jí)檔案信息化建設(shè)的步伐

近年來(lái)，吉林省梨樹(shù)縣始終把檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大引擎，市縣兩級(jí)檔案部門(mén)積極謀劃、主動(dòng)作為，贏得了檔案信息化建設(shè)加速發(fā)展的時(shí)機(jī)，凸顯出數(shù)字檔案館建設(shè)持續(xù)快速發(fā)展的特點(diǎn)。

1.1 積極謀劃，筑牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)

為順應(yīng)電子政務(wù)的發(fā)展，不斷加強(qiáng)電子文件收、管、存、用的一體化管理。市檔案局每年均對(duì)各綜合檔案館下達(dá)館藏檔案目錄錄入目標(biāo)任務(wù)；對(duì)屬進(jìn)館范圍的各單位檔案的電子目錄進(jìn)行接收和備份管理，要求移交進(jìn)館的檔案必須實(shí)行電子目錄和紙質(zhì)目錄雙套制，并將機(jī)關(guān)電子文件歸檔、檔案數(shù)字化工作納入年度執(zhí)法檢查內(nèi)容，要求各單位報(bào)送上一年檔案的電子目錄和紙質(zhì)目錄進(jìn)行備案。目前，全市有50萬(wàn)條案卷目錄數(shù)據(jù)，140萬(wàn)條文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)，1545萬(wàn)頁(yè)全文數(shù)據(jù)；市級(jí)機(jī)關(guān)檔案室歸檔管理約20萬(wàn)件電子文件。

1.2 搶抓機(jī)遇，強(qiáng)力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

縣檔案局在《吉林省檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃（草案）》中提出“到2015年，市檔案館初步建成數(shù)字檔案館（電子文件中心），力爭(zhēng)達(dá)到國(guó)家一級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)”的工作規(guī)劃和要求，獲得市政府批準(zhǔn)，之后經(jīng)過(guò)匯報(bào)爭(zhēng)取與溝通協(xié)調(diào)，市上將“數(shù)字檔案館建設(shè)”列為全市“十二五”信息化發(fā)展重點(diǎn)專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目，并由縣委財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定通過(guò)實(shí)施。目前，“梨樹(shù)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目”2012年的150萬(wàn)元的項(xiàng)目投資已形成了數(shù)字化成果400萬(wàn)張，今年的220萬(wàn)元項(xiàng)目投資已完成招標(biāo)，將處理館藏檔案600萬(wàn)頁(yè)。

1.3 市局引領(lǐng)，縣市區(qū)數(shù)字檔案館全面啟動(dòng)

市檔案局的數(shù)字檔案館項(xiàng)目啟動(dòng)后，還及時(shí)給各縣區(qū)局找依據(jù)、壓任務(wù)、出文件，使縣區(qū)也迅速行動(dòng)起來(lái)，起到了以點(diǎn)帶面、上行下效、全面展開(kāi)的作用：梨樹(shù)縣館除國(guó)家搶救性數(shù)字化加工5萬(wàn)3千多卷檔案外，縣政府已批準(zhǔn)其逐年將縣級(jí)機(jī)關(guān)的檔案集中在縣館數(shù)字化處理；四平市館近期也在進(jìn)行數(shù)字檔案館項(xiàng)目470多萬(wàn)元的招投標(biāo)；梨樹(shù)縣數(shù)字檔案館建設(shè)列入了《政府工作報(bào)告》和國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃；其他縣區(qū)也逐步啟動(dòng)了館藏檔案數(shù)字化工作。

2 進(jìn)一步提升信息檔案的利用效果

1、提高檔案利用效果，必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)意識(shí)，走出自我封閉的思維模式。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行培訓(xùn)，更新知識(shí)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，使其養(yǎng)成較強(qiáng)的歸檔意識(shí)。經(jīng)常深入基層科室廣泛收集材料，建立完善的檔案收集網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)聯(lián)系，溝通信息，廣泛收集。

2、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加快現(xiàn)代化管理步伐。隨著檔案數(shù)量的不斷增加和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案利用的要求，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已不適應(yīng)檔案用戶(hù)的需求。改進(jìn)和更新檔案利用的方法和技術(shù)，推動(dòng)檔案信息資源利用的信息化建設(shè)是提升檔案管理與利用工作的趨勢(shì)，因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具，提高開(kāi)發(fā)檔案資源的能力與水平，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。在不斷采用現(xiàn)代化管理手段提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，以自己獨(dú)特的利用服務(wù)方式更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，不斷滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。

3、加大檔案利用宣傳力度，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，完善利用制度，不斷創(chuàng)造其他的便利社會(huì)各個(gè)方面和廣大人民群眾利用檔案的檔案利用形式，為利用者提供更豐富的、更便捷、更人性化、更高效的檔案信息服務(wù)方式，不斷推出社會(huì)關(guān)心、人民群眾需要的檔案信息，真正做到讓利用者方便，讓人民群眾滿意。今年以來(lái)，梨樹(shù)縣檔案服務(wù)窗口強(qiáng)化服務(wù)、深化內(nèi)容、細(xì)化管理，狠抓電子檔案管理使用工作，充分履行政府信息公開(kāi)職責(zé)，提升登記信息檔案的利用效果。

3 深化檔案信息內(nèi)容，及時(shí)匯集電子檔案資料

根據(jù)企業(yè)檔案查詢(xún)利用和規(guī)范化管理的要求，對(duì)書(shū)式檔案內(nèi)容突出“全、真、實(shí)”， 對(duì)入庫(kù)數(shù)據(jù)信息要求與書(shū)式檔案一一對(duì)應(yīng)，利用高速掃描儀和新系統(tǒng)軟件，按照掃描錄入、排序、質(zhì)檢等工作流程，對(duì)企業(yè)書(shū)式檔案進(jìn)行電子掃描，做到與原始檔案資料內(nèi)容一致，圖像清晰。

3.1 抓制度建設(shè)，細(xì)化管理措施，強(qiáng)化企業(yè)檔案利用服務(wù)管理

該局及時(shí)修訂完善企業(yè)檔案登記、錄入、歸檔、掃描、查詢(xún)等崗位責(zé)任制。建立企業(yè)登記檔案和電子檔案查詢(xún)利用制度，規(guī)定閱覽權(quán)限、復(fù)制打印權(quán)限，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使企業(yè)檔案利用服務(wù)工作有章可循、高效便捷，有效提高了企業(yè)檔案利用服務(wù)效能。

3.2 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升電子檔案查詢(xún)利用效果

今年以來(lái)，該局利用文書(shū)檔案及工商 “企業(yè)登記管理信息查詢(xún)系統(tǒng)”，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個(gè)人查詢(xún)企業(yè)設(shè)立、變更、注（吊）銷(xiāo)等各類(lèi)檔案資料600余批（次）。并對(duì)查詢(xún)檔案的名稱(chēng)、目的、查詢(xún)?nèi)说穆?lián)系方式等信息作了詳細(xì)記錄，及時(shí)做好跟蹤回訪工作。對(duì)做好檔案信息化工作具有很強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)效性。

檔案信息 利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的，這項(xiàng)工作做得好與壞，將直接影響黨和國(guó)家及單位的安全和利益，檔案利用效果則是對(duì)檔案利用工作及整個(gè)檔案管理工作的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)。如何充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，將檔案信息提供給用戶(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高檔案利用效果，這是新形勢(shì)下檔案工作者必須思考和解決的一個(gè)問(wèn)題。