覃衛(wèi)英

摘要：本文就企業(yè)人事檔案管理中的普遍問題進(jìn)行了探討，并就這些問題對(duì)癥下藥提出了解決措施，主要從管理意識(shí)、材料收集、管理體制、網(wǎng)絡(luò)化管理和硬件設(shè)施等方面展開了論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事；檔案；管理；規(guī)范；制度

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是使用和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人才激勵(lì)機(jī)制的不斷更新，近年來人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。怎樣使人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，更好的為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)，已成為擺在檔案管理人員面前的一個(gè)重大課題。

一、企業(yè)人事檔案管理中常見問題

（一）人事檔案管理意識(shí)薄弱

隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)往往以追求利潤(rùn)作為目標(biāo)，而人事檔案管理工作并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，其利潤(rùn)很難看到。

a）領(lǐng)導(dǎo)不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)注重短期的經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力反而不能快速實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，大多沒有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費(fèi)、配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。

b）檔案管理部門責(zé)任意識(shí)差。檔案管理部門認(rèn)為自己所從事的工作對(duì)企業(yè)及社會(huì)的貢獻(xiàn)較小，對(duì)自己的責(zé)任性認(rèn)識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，許多民營企業(yè)、中小企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。

c）員工檔案意識(shí)差。員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)比較模糊，認(rèn)為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時(shí)為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識(shí)的淡化。

（二）人事檔案材料收集整理不規(guī)范

收集材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，人事檔案材料有其嚴(yán)格的紙張規(guī)格要求和裝訂順序，通過整理使每一份檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的。但在實(shí)際工作中，有些單位在這方面做得非常欠缺，材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有的檔案雖已立卷成冊(cè)，但由于材料分類不準(zhǔn)確，查閱者不能順利地查到待查內(nèi)容，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著人事制度改革的不斷深化，相關(guān)人員的考察、考核、各種培訓(xùn)、聘任、晉升等歸檔材料的增多，給人事檔案收集提出了新要求。因此，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別，準(zhǔn)確分類歸檔。

（三）人事檔案管理體制較滯后

表現(xiàn)為管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。此外，還存在諸多問題：管理觀念仍比較落后；管理理論研究滯后；管理制度存在缺陷，缺乏人文關(guān)懷；缺乏必要的監(jiān)管機(jī)制；人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低，仍以手工操作為主，制約發(fā)展；人事檔案的案卷質(zhì)量有待提高，不少機(jī)構(gòu)的人事檔案還沒有達(dá)到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求；管理人員數(shù)量不足，隊(duì)伍不穩(wěn)，素質(zhì)參差不齊等。

（四）檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理明顯滯后

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)期，一些發(fā)達(dá)國家和地區(qū)，都以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享。而國內(nèi)多數(shù)企業(yè)仍采用落后的手工操作進(jìn)行管理，即便使用微機(jī)，也僅限于單機(jī)管理，不能實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化傳遞和利用。

（五）硬件設(shè)施解決落實(shí)差

對(duì)人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，有些企業(yè)單位沒有專用檔案室；有的單位因檔案多且檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀；有的管檔單位連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購置齊備。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策與思考

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案意識(shí)已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案意識(shí)，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，樹立責(zé)任感，及時(shí)、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識(shí)，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺遵守檔案管理制度。

（二）規(guī)范人事檔案的材料收集，完善內(nèi)容檔案內(nèi)容

收集材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著人事制度改革、政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的考核、考察、技能、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱的晉升、職務(wù)的任免審批等需要入檔的材料不斷增加，增大了人事檔案收集工作的難度。這就要求必須收集要及時(shí)、鑒別要仔細(xì)、整理要認(rèn)真，對(duì)于不符合歸檔要求的材料要及時(shí)處理，手續(xù)不完整的材料退回補(bǔ)辦，保證材料完整，手續(xù)完備。樹立起人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復(fù)、政治性強(qiáng)、不具有個(gè)性化記錄；應(yīng)有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過去，更要說明現(xiàn)在；應(yīng)遵循“適應(yīng)社會(huì)需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加能真實(shí)反映人才的能力、特長(zhǎng)的內(nèi)容，體現(xiàn)個(gè)人信用記錄的內(nèi)容。

（三）完善人事檔案管理制度

在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。

（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化培訓(xùn)

做好新形勢(shì)下的干部人事檔案管理工作，必須有一支在思想政治、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面過得硬的干部人事檔案工作隊(duì)伍。首先，要具有較高的思想政治素質(zhì)。檔案工作者往往是默默無聞的“地下工作者”，長(zhǎng)年工作在單調(diào)、乏味、枯燥的工作崗位上，收入待遇又低，沒有較高的思想素質(zhì)和政治涵養(yǎng)，耐不住寂寞、守不住清貧的人，很難在檔案工作崗位上工作長(zhǎng)久。檔案工作者要淡泊名利，忠于職守，踏實(shí)工作，提高為檔案事業(yè)建功的責(zé)任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次要具有廣博的科學(xué)文化素質(zhì)。檔案工作者要善于學(xué)習(xí)，要熟悉政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域各個(gè)方面的知識(shí)，要不斷地更新知識(shí)內(nèi)容、拓寬知識(shí)范圍、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高語言組織能力、文字表達(dá)能力、邏輯思維能力和綜合概括能力。再次要具有精湛的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。檔案工作者要熟練掌握檔案工作的方法，熟悉檔案工作的各種規(guī)章制度，精通檔案工作的各個(gè)方面，能夠靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段管理檔案。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

一是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使員工檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查詢、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行無紙化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以紀(jì)錄員工工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，一旦員工基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī)，保證員工信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

二是人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要建立員工人事檔案局域網(wǎng)，在安全保密的基礎(chǔ)上，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。

（六）加強(qiáng)人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

按照相關(guān)條例規(guī)定，檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等設(shè)施（要求：溫度l4℃～24℃，相對(duì)溫度45～65%），實(shí)行庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時(shí)要不斷改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。據(jù)我了解，只有少數(shù)企業(yè)才能基本達(dá)到要求，大部分企業(yè)還需加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，改善檔案管理的硬件設(shè)施，為提高人事檔案管理工作的質(zhì)量提供保障。

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