【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的大小企業(yè)通過各種管理模式來提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。其中，企業(yè)在物資采購管理方面，主要通過規(guī)范采購流程以及嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算管理等方式，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與可持續(xù)發(fā)展。本文主要對物資采購中的集中管理模式和財(cái)務(wù)核算方法進(jìn)行詳細(xì)介紹，并闡述集中管理和財(cái)務(wù)核算在物資采購中的重要作用。

【關(guān)鍵詞】物資采購；集中管理；財(cái)務(wù)核算

物資采購的集中管理主要是指相關(guān)的企業(yè)對其在生產(chǎn)中所需要的物資進(jìn)行集中的采購，然后再對所采購的物資進(jìn)行集中的儲(chǔ)備、計(jì)劃、控制、配送等，使物資能夠合理的使用，這一系列工作流程便稱為物資采購的集中管理。通過對物資采購的集中管理，能有效地降低企業(yè)的生產(chǎn)成本等，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在物資采購集中管理中，對需要采購的物資進(jìn)行嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算，也是能有效促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)及物資合理管理的關(guān)鍵所在。

一、物資采購的集中管理方式分析

在企業(yè)的物資采購中，主要是通過對物資進(jìn)行集中采購、集中倉儲(chǔ)、集中配送以及集中結(jié)算四種方式來實(shí)現(xiàn)物資的集中管理。（1）物資的集中采購方式。物資的集中采購主要是針對傳統(tǒng)的分散采購而言，是指相關(guān)的企業(yè)設(shè)立專門的物資采購部門，該采購部門再將企業(yè)各分公司或各部門所需要的物資進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)。采購部門通過對企業(yè)所需的物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，然后再制定相關(guān)的采購計(jì)劃，并經(jīng)過詢價(jià)、價(jià)格與質(zhì)量比對、確定物資供應(yīng)商等環(huán)節(jié)對物資進(jìn)行集中采購。企業(yè)物資的集中采購較分散采購來說，不僅能有效地節(jié)省其采購的時(shí)間，大批量物資的集中采購還會(huì)一定程度的降低物資成本，為企業(yè)有效地節(jié)省開支。（2）物資的集中倉儲(chǔ)方式。物資的集中倉儲(chǔ)是指企業(yè)成立專門的倉儲(chǔ)部門，并由總的倉儲(chǔ)部門逐漸地取締企業(yè)中各種部門的零散倉庫。集中倉儲(chǔ)主要是由物資的驗(yàn)收區(qū)、物資的理貨區(qū)、物資的儲(chǔ)存區(qū)、物資的配貨區(qū)、物資的辦公管理區(qū)等區(qū)域所組成。物資驗(yàn)收區(qū)主要是負(fù)責(zé)將所采購的物資運(yùn)送到企業(yè)倉儲(chǔ)部門以后進(jìn)行卸貨、清點(diǎn)、分類、入庫等工作的區(qū)域；物資理貨區(qū)主要是將所收到的物資按照類型與用途的不同進(jìn)行合理的分類，再通過輸送機(jī)、分揀系統(tǒng)等相應(yīng)的理貨作業(yè)設(shè)備，對物資進(jìn)行高效率的分類；物資儲(chǔ)存區(qū)主要是用于擺放各類物資的區(qū)域，倉儲(chǔ)部門的相關(guān)工作人員將分類好的物資根據(jù)各區(qū)域的劃分對其進(jìn)行合理的置放，其儲(chǔ)存區(qū)可以按照物資體積的大小、物資出入庫頻率的高低、物資儲(chǔ)存周期的長短等因素進(jìn)行分類存放；物資配貨區(qū)是指倉儲(chǔ)部門按照企業(yè)各部門對于物資的需要進(jìn)行相應(yīng)配貨的區(qū)域；物資辦公管理區(qū)域主要是針對整個(gè)倉儲(chǔ)部門物資的一個(gè)管理區(qū)域，如對物資的退貨、物資的換貨與物資的補(bǔ)貨等工作，均是通過物資辦公管理區(qū)域來進(jìn)行實(shí)施并完成的。在物資采購中使用集中倉儲(chǔ)的模式來代替小規(guī)模分散的倉儲(chǔ)模式，不僅可以更合理的管理企業(yè)所采購的物資，還可以在物資需要使用時(shí)，通過儲(chǔ)存、分揀等一系列的工作流程有效的縮短了物資的流通時(shí)間，從而也間接地提高了企業(yè)的工作效率。（3）物資的集中配送方式。物資的集中配送主要是指以企業(yè)倉儲(chǔ)部門為中心，企業(yè)的各個(gè)物資所需部門為節(jié)點(diǎn)，并根據(jù)各部門對物資的申請與實(shí)際使用情況，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析后進(jìn)行物資的集中配送。物資的集中配送能有效減少企業(yè)各部門濫用物資的現(xiàn)象，通過集中的管理與配送，可為企業(yè)有效節(jié)約成本。（4）物資的集中結(jié)算方式。物資的集中結(jié)算主要是指對企業(yè)的采購部門及各分部門的物資采購金額進(jìn)行統(tǒng)一的管理和結(jié)算，并建立起合理的資金支付保障制度。企業(yè)通過對物資集中結(jié)算的方式，能有效地避免企業(yè)中各部門因人為因素而發(fā)生的“吃拿卡要”現(xiàn)象等。

二、物資采購的財(cái)務(wù)核算流程分析

企業(yè)的物資在集中采購管理的模式下，其在采購環(huán)節(jié)還包括對物資的財(cái)務(wù)核算流程，其中企業(yè)采購部門對物資的申購—詢價(jià)—供貨商的選擇—簽訂合同—驗(yàn)貨—收貨—物資入庫—物資出庫—物資合理使用等環(huán)節(jié)也均離不開企業(yè)財(cái)務(wù)的核算。通過對所采購的物資進(jìn)行嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督，可有效地防止企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)腐敗貪污等行為，更可以大幅度地降低企業(yè)的采購成本，企業(yè)物資采購的財(cái)務(wù)核算流程，如圖1所示。

圖1 物資采購的財(cái)務(wù)核算流程簡圖

1.確定請購部門的請購物資。企業(yè)的各請購部門根據(jù)其部門對于物資的實(shí)際需要制定出完整的請購計(jì)劃，并向物資采購部門提出采購申請。采購部門再根據(jù)請購部門所提出的物資申請結(jié)合物資的計(jì)劃預(yù)算、存量標(biāo)準(zhǔn)、庫存等情況，開出詳細(xì)請購單，并在請購單上注明所要采購物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、物資的需求日期、用途以及注意事項(xiàng)等等。采購部門再將開好的請購單交于部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字認(rèn)可，在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后再進(jìn)行下一步的會(huì)簽。請購單的會(huì)簽工作一般是由財(cái)務(wù)部門與采購部門根據(jù)請購物資的資金額度等進(jìn)行批準(zhǔn)權(quán)限，并上報(bào)企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，確定請購單被批準(zhǔn)之后采購部門再進(jìn)行接下來的采購工作。

2.根據(jù)請購單對物資的采購做前期準(zhǔn)備工作。采購部門根據(jù)所批準(zhǔn)的請購單再對物資的采購做前期準(zhǔn)備工作，如對物資進(jìn)行詢價(jià)，并同物資的供應(yīng)商進(jìn)行談價(jià)，再選擇合適的供貨商，并擬定相應(yīng)的采購合同。最后將其采購合同報(bào)備給企業(yè)的法律事務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核以及會(huì)簽，其中法律事務(wù)部門主要是審查物資采購合同中是否存在引起糾紛等法律風(fēng)險(xiǎn)的條款，而財(cái)務(wù)部門主要是對合同中所采購的物資規(guī)定的采購金額與付款的方式等條款進(jìn)行審核，如在物資采購中有押金或是預(yù)付款必須要在合同中標(biāo)明清楚。通過企業(yè)法律事務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門對物資采購合同進(jìn)行審查無誤，并在會(huì)簽后加蓋合同章，將物資采購合同正本留于法律事務(wù)部與供貨商各一份存檔，其復(fù)印本交由采購部門與財(cái)務(wù)部門各一份存檔。

3.全面核查所采購的物資。企業(yè)的采購部門對物資進(jìn)行采購后，其物資的驗(yàn)收、質(zhì)檢、交接以及入庫等環(huán)節(jié)均由物資采購部門、倉儲(chǔ)部門與財(cái)務(wù)部門共同合作完成。對所采購物資的質(zhì)檢報(bào)告、核對數(shù)據(jù)、交接單、入庫單等均以一式三份的形式由倉儲(chǔ)部門的負(fù)責(zé)人簽字后，再交由采購部門與財(cái)務(wù)部門各一份，倉儲(chǔ)部門自留一份。財(cái)務(wù)部門再對其收到的采購單據(jù)進(jìn)行檢查核實(shí)，確保所采購的物資已經(jīng)實(shí)際安全的送到本企業(yè)中。

4.物資的領(lǐng)用與盤查環(huán)節(jié)。企業(yè)物資在領(lǐng)用時(shí)，相關(guān)需要領(lǐng)用的部門應(yīng)填寫一式三份的領(lǐng)料單，并經(jīng)由部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字批準(zhǔn)后才可到倉儲(chǔ)部門進(jìn)行領(lǐng)用。所填寫的領(lǐng)料單，物資領(lǐng)用部門自留一份、財(cái)務(wù)部門留存一份、倉儲(chǔ)部門留存一份。財(cái)務(wù)部門在每月月底需與倉儲(chǔ)部門一起將所領(lǐng)用的物資進(jìn)行核查，確保其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在每月的月底，采購部門與倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際采購數(shù)量與庫存數(shù)量對物資進(jìn)行核查與盤點(diǎn)，再將盤查的數(shù)據(jù)交由財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)入庫單與領(lǐng)料單等單據(jù)，和采購、倉儲(chǔ)部門所統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，確認(rèn)無誤后再核算采購物資的成本，并與采購部門所統(tǒng)計(jì)的物資成本數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以求做到賬實(shí)相符。

5.采購物資的報(bào)銷入賬環(huán)節(jié)。依據(jù)物資采購的合同規(guī)定，各類物資的采購資金均應(yīng)通過采購部門付款給供貨商。在物資采購后，供貨商應(yīng)給采購部門開具相應(yīng)的物資采購發(fā)票，由采購部門將物資請購單、物資采購發(fā)票、物資入庫單等單據(jù)進(jìn)行整理后統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行核算并入賬。物資需由采購部門協(xié)同倉儲(chǔ)部門辦理物資的入庫手續(xù)后才能進(jìn)行報(bào)賬，且相關(guān)的賬務(wù)單據(jù)都要經(jīng)過其部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能生效。財(cái)務(wù)部門在收到采購部門送來的采購單據(jù)后，通過仔細(xì)的核查，確保其各種單據(jù)的齊全度與正規(guī)性，確認(rèn)無誤后，再按照合同所規(guī)定的付款方式進(jìn)行付款。

三、物資采購的集中管理和財(cái)務(wù)核算對企業(yè)的重要性

通過有效的管理手段保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不被損害，一直是企業(yè)長期追求的目標(biāo)之一，其中在物資采購中只有將集中管理方式與嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算相結(jié)合，才能保證企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，降低企業(yè)的物資成本，對促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有著十分重要的意義。（1）降低企業(yè)的物資成本。通對對企業(yè)的物資采購環(huán)節(jié)實(shí)施集中管理并進(jìn)行嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算，使企業(yè)運(yùn)行這一有效的管控方法，達(dá)到降低企業(yè)物資成本的目的。企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)行的過程中，其資金的使用有相當(dāng)大的一部分是用在物資的采購當(dāng)中，所以合理地節(jié)約物資使用量對降低企業(yè)的物資成本起著關(guān)鍵的作用。通過企業(yè)對物資采購的集中管理與財(cái)務(wù)核算等途徑可以有效的降低其物資成本。（2）有效管控企業(yè)的流動(dòng)資金。企業(yè)如能對流動(dòng)資金的占用情況進(jìn)行有效的管控，便可以很好地提高企業(yè)資金的利用效果，使企業(yè)的流動(dòng)資金能夠更加高效與順暢的使用，以此為企業(yè)帶來更多的利潤。在我國企業(yè)中，其流動(dòng)資金主要是由成品資金、生產(chǎn)資金、儲(chǔ)備資金等資金所組成的，且企業(yè)中的儲(chǔ)備資金一般在企業(yè)流動(dòng)資金中占有的比例較大。而企業(yè)的儲(chǔ)備資金，其中大部分是用在了對企業(yè)所需物資的采購中，因此，若是能合理的壓縮儲(chǔ)備資金的使用度從而可以有效地管控好企業(yè)的流動(dòng)資金。企業(yè)應(yīng)針對其源頭問題對企業(yè)的物資采購環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，并對采購物資所需的資金進(jìn)行嚴(yán)格的核算。通過對物資采購所需的資金進(jìn)行有效管控，從而降低企業(yè)儲(chǔ)備資金的占量，使流動(dòng)資金能用到更加重要的方面。（3）促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在我國市場競爭日益激烈的情況下，相同的企業(yè)之間，如在管理方式、經(jīng)營方式等方面大抵相同的情況下，若是在物資采購的環(huán)節(jié)中占用了大量的資金，或者所采購的物資出現(xiàn)長久地?cái)R置不用、過度消耗的現(xiàn)象，將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，甚至?xí)诩ち业氖袌龈偁幹薪档推髽I(yè)的競爭力。對企業(yè)物資采購進(jìn)行集中的管理與財(cái)務(wù)核算，將會(huì)很大程度地避免這類問題的發(fā)生，從而給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

在我國的企業(yè)中，關(guān)于物資采購方面若是實(shí)施集中管理和嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算，并通過采購部門、倉儲(chǔ)部門、法律事務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等各部門之間的鼎力合作，能有效地控制物資采購的成本，提高資金使用效率，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參 考 文 獻(xiàn)

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